Nachdem Sie Ihr Meeting angesetzt haben, sendet Webex automatisch eine E-Mail an die Personen, die Sie eingeladen haben, um sie darüber zu informieren. Wenn Sie die Einladung ändern oder stornieren, sendet das System automatisch allen Benutzern eine neue E-Mail, damit sie auf dem neuesten Stand bleiben.

Meeting ansetzen

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Melden Sie sich bei User Hub an, klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü Ansetzen und wählen Sie Meeting ansetzen .

  1. Wenn Sie über gespeicherte Meeting-Vorlagen verfügen, können Sie eine aus dem Dropdown-Menü Meeting-Vorlagen auswählen.

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Fügen Sie die grundlegenden Meeting-Informationen hinzu:

  • Meeting-Typ – Meeting-Typen sind standardmäßige oder angepasste Gruppen von Meeting-Funktionen, die für Ihre Site verfügbar sind. Ihrem Konto können ein oder mehrere Meeting-Typen zugeordnet sein.
  • Meeting-Thema – Wählen Sie ein Thema, das die Benutzer wiedererkennen und für das sie sich begeistern können.
  • Datum und Uhrzeit – Gibt an, wann das Meeting stattfindet. Wenn Sie Personen aus anderen Zeitzonen einladen, klicken Sie auf Zeitzonenplaner So finden Sie für alle einen geeigneten Zeitpunkt.

    Sie können das Meeting auch so einrichten, dass es täglich, wöchentlich, monatlich usw. wiederholt wird, indem Sie das Kontrollkästchen „Wiederholung“ aktivieren.

  • Eingeladene Teilnehmer – Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie zu Ihrem Meeting einladen möchten. Wenn sie über ein Konto auf dieser Site verfügen, können Sie auswählen neben seinem Namen, wenn Sie möchten, dass er zum Mitgastgeber wird.
  • Meeting-Tagesordnung – Fügen Sie alle Kontexte oder Details hinzu, die Ihre Teilnehmer über das anstehende Meeting haben sollen.
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Klicken Sie auf Sicherheit , fügen Sie die folgenden Informationen hinzu:

  • Meeting-Passwort – Verwenden Sie das bereitgestellte Passwort oder geben Sie ein eigenes Passwort ein. Teilnehmer müssen dieses Passwort eingeben, um Ihrem Meeting beizutreten.
  • Meeting-Passwort ausschließen – Wenn Sie das Meeting-Passwort in der E-Mail-Einladung nicht wünschen, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen.
  • Automatisch zulassen Option auswählen für Personen, die Sie nicht in die Meeting-Einladung aufgenommen haben:
    • Sie können dem Meeting beitreten
    • Sie warten in der Lobby, bis sie vom Gastgeber hereingelassen werden
    • Sie können dem Meeting nicht beitreten

     

    Welche Optionen angezeigt werden, hängt von den Sicherheitseinstellungen ab, die der Site-Administrator für Ihre Webex-Seite festgelegt hat.

    Eingeladene Benutzer, die sich mit ihrem Webex Konto anmelden, können dem Meeting beitreten, ohne ein Passwort einzugeben oder in der Lobby zu warten.

  • Automatische Sperre – Um Ihr Meeting nach Beginn zu sperren, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, und legen Sie fest, nach wie vielen Minuten das Meeting gesperrt wird.
  • Beitreten vor dem Gastgeber – Ermöglicht es Diskussionsteilnehmern und Teilnehmern, Ihrem Meeting beizutreten, und Diskussionsteilnehmern, ihre Audioverbindung herzustellen, bevor das Meeting beginnt.
  • Öffentliches Meeting – Wenn die Option aktiviert ist, wird das Meeting in Ihrem öffentlichen Kalender angezeigt und jeder kann die Details anzeigen.
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Klicken Sie auf Audioverbindungsoptionen und fügen Sie die folgenden Informationen hinzu:

  • Audioverbindungstyp
    • Webex Audio – Wählen Sie diese Option aus, um Einwahl-, Rückruf- und Computer-Audio-Optionen zu unterstützen. Sie können dann auch gebührenfreie und globale Einwahlnummern einbeziehen und Töne für Beitritt und Verlassen festlegen, die er hören kann, wenn jemand dem Webinar beitritt oder dieses verlässt.

       
      Bei Verwendung von Webex Audio mit dem Name bekannt geben Diskussionsteilnehmer, die die Option Computer für Audio verwenden Option kann ihre Namen nicht aufzeichnen und ankündigen
    • Nur VoIP verwenden – Beschränken Sie alle Diskussionsteilnehmer auf die Verwendung von Computer-Audio.
    • Anderer Telekonferenzdienst – Damit können Sie Telekonferenzinformationen von Drittanbietern eingeben.
    • Keine: Kein Audio.
  • Ton bei Beitritt und Verlassen – Wählen Sie den Ton aus, den Personen hören, wenn jemand dem Meeting beitritt oder dieses verlässt.
  • Ton der Teilnehmer ausschalten
    • Zulassen, dass Gastgeber und Co-Host die Stummschaltung der Teilnehmer aufheben (moderierter Modus zum Aufheben der Stummschaltung): Gastgeber und Co-Hosts können die Stummschaltung von Teilnehmern und SIP-basierten Videogeräten aufheben, ohne eine Anforderung zum Aufheben der Stummschaltung zu senden.
    • Teilnehmern erlauben, ihre eigene Stummschaltung im Meeting aufzuheben – Wenn Sie die Stummschaltung der Teilnehmer beim Beitritt auswählen, wählen Sie diese Option aus, damit sie ihre Stummschaltung aufheben können.

       
      Wählen Sie diese Option nicht aus, wenn nur der Gastgeber oder Mitgastgeber die Stummschaltung von Teilnehmern aufheben kann.
    • Teilnehmer beim Beitritt zum Meeting immer stummschalten – Teilnehmer beim Beitritt zum Meeting automatisch stummschalten. Ermöglichen Sie es den Teilnehmern, ihre Hände zu heben, damit Sie ihre Stummschaltung aufheben können .
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(Optional) Klicken Sie auf Erweiterte Optionen und wählen Sie dann erweiterte Einstellungsoptionen für Tracking-Codes, Mitgastgeber, Teilgruppen-Sitzungen, Registrierung und mehr .


 
Um diese Einstellungen als Vorlage für eine zukünftige Verwendung zu speichern, klicken Sie auf Als Vorlage speichern
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Klicken Sie aufAnplanen .

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(Optional) Um Ihre angesetzten Meetings zu einer anderen Kalender-App hinzuzufügen, öffnen Sie das Meeting über Kalender und wählen Sie dann Zu meinem Kalender hinzufügen ausZu meinem Kalender hinzufügen. Diese Option wird neben dem Namen des Meetings angezeigt.

Eine iCalender-Datei (.ics) wird heruntergeladen. Wählen Sie die ICS-Datei aus, und akzeptieren Sie das Meeting. Um andere zu Ihrem Meeting einzuladen, senden Sie die ICS-Datei als E-Mail-Anhang.

Angesetztes Meeting bearbeiten

Nachdem Sie Ihr Meeting angesetzt haben, können Sie zurückkehren und die Details bearbeiten, wenn Sie etwas vergessen haben oder bestimmte Einstellungen ändern möchten. Sie können ein Meeting nicht mehr bearbeiten, nachdem Sie es gestartet haben.

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Melden Sie sich bei User Hub .

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Klicken Sie im Navigationsbereich auf Kalender , wählen Sie das Meeting aus, das Sie bearbeiten möchten, aus der Liste Bevorstehende aus.

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Klicken Sie auf Bearbeiten und aktualisieren Sie die Meeting-Details.


 

Sie können Meetings, die über Microsoft Outlook , Webex-App auf der jeweiligen Plattform angesetzt wurden, nur bearbeiten. Das Bearbeitungssymbol wird für diese Meetings nicht angezeigt.

Wenn Sie Teilnehmer zum Meeting hinzufügen, entfernen Sie die ursprünglichen Teilnehmer nicht aus der Liste, da sie möglicherweise Stornierungs-E-Mails erhalten.

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Klicken Sie auf „Speichern“ und wählen Sie dann aus, an wen Sie die aktualisierten Meeting-Informationen senden möchten.