Windows 版 Microsoft Outlook からミーティングをスケジュールする (WBS31)

Document created by Cisco Localization Team on Oct 12, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Dec 8, 2016
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ミーティングのスケジューリング前提条件

WebEx と Outlook の連携を使用してオンラインミーティングをスケジュールしたり、ミーティング招待状を送信したりする場合は、以下の点に注意します:

  • WebEx と Outlook の連携はミーティングのスケジューリングのための基本オプションを提供します。 WebEx サイトで利用できるオプションの一部は Outlook の連携では利用できません。

     

  • WebEx と Outlook の連携は Microsoft Outlook で使用できるすべての繰り返しのオプションをサポートしているわけではありません。

     

  • Microsoft Outlook から送信されるミーティング招待状では、 WebEx サービスのサイト設定にあるタイムゾーンではなく、お使いのコンピュータに設定されているタイムゾーンでのミーティングの開始時刻が表示されます。

     

WebEx ミーティングをスケジュールする

          
1    ミーティングをスケジューリングするには次のことを実行します:
  • Microsoft Outlook のカレンダーで [新規] > [会議] または [予定] を選択し、[新規会議] または [新規予定] を選択します。
  • WebEx 生産性向上ツールのパネルで [スケジュール] を選択します。
  • Microsoft Outlook ツールバー  [新しい会議] > [WebEx ミーティングをスケジュール] を選択します。
    注意      

    ミーティング情報を指定する前に WebEx 設定を入力する必要があります。

2    Outlook 会議または予定でミーティング情報を指定します。
  • [議題] ボックスにミーティングの議題を入力します。
  • [開始時刻] および [終了時刻] のドロップダウンリストで、それぞれミーティングの開始時刻と終了時刻を指定します。
  • (オプション) 定期的なミーティングを指定するには、[繰り返し] をクリックしてから、繰り返しオプションを選択します。 WebEx の繰り返しパターンと Microsoft Outlook の繰り返しパターンの差異についての情報は、WebEx と Outlook の連携での繰り返しパターン制限を参照してください。

  • (オプション) 会議室を選択するか、または [スケジュールアシスタント > 会議室を追加] を選択して TelePresence 会議室をスケジュールすれば、ユーザーは TelePresence 端末から参加することができます。

    注意      

    あなたの WebEx サイトとアカウントで Meeting Center ビデオ会議が有効になっている場合、TelePresence 会議室を会議室リソースとして追加すると、出席者は TelePresence 端末から直接 [ミーティングに参加] を選択することができます。 これは、One Button to Push (OBTP) とも呼ばれています。

  • (オプション) ミーティングリマインダなどの Microsoft Outlook の他のオプションを指定します。
3    [宛先] ボックスにミーティングに招待したい相手の名前またはメールアドレスを入力します。
注意      

ミーティングのスケジューリングで [予定] を選択している場合、[出席者を招待] を選択して [宛先] ボックスを確認します。

WebEx サイトおよびアカウントが Meeting Center ビデオ会議に対応している場合、WebEx ミーティングをスケジュールすると、招待者がビデオ会議システムまたはアプリケーションから参加するための情報が招待状に含まれます。

4    [WebEx ミーティングの追加] を選択します。

ステップ 1 で、[WebEx ミーティングのスケジュール] を選択済みの場合、このステップは必要ありません。

5    WebEx 設定のダイアログで次の内容を完了します:
  • (オプション) [ミーティング情報] セクションでミーティングオプションに変更を加えます。
  • (オプション) [音声とトラッキング] タブを選択して、音声接続タイプと関連オプションを選択します。
  • (オプション) 出席者がミーティング前に登録することを必須にするかどうかを選択するには、[登録] を選択します。
  • (オプション) 次のオプションを指定するには、[リソース] を選択します:
    • 別のミーティング情報タブを選択するとミーティングウィンドウに表示されます。

       

    • ミーティングの代理主催者として指名する出席者を選択します。 代理主催者はあなたがミーティングに出席できない場合にあなたに代わってミーティングを開始したり、進行するユーザーです。 詳細については、https://help.webex.com/docs/DOC-11578 を参照してください。

       

    • アップロードするプレゼンテーションを指定することで、あなたがミーティングに参加するまでの間、出席者に対しプレゼンテーションが自動的に再生されます。

       

6    [OK] を選択します。
7    [送信] を選択し、招待したユーザーにミーティング招待状を送信します。

パーソナル会議室ミーティングに参加する

パーソナル会議室のミーティングをスケジューリングすると、ミーティングはパーソナル会議室内で開催され、参加リンクはパーソナル会議室 URL となります。

       
1    パーソナル会議のミーティングをスケジューリングするには次の操作を実行します:
  • Microsoft Outlook で [新規] > [会議] または [予定] を選択し、[新規会議] または [新規予定] を選択します。 [会議] または [予定] ウィンドウが開いたら、[パーソナル会議室の追加] を選択します。
  • Microsoft Outlook で [ミーティングをスケジュール > パーソナル会議室ミーティングをスケジュール] を選択します。
  • WebEx 生産性向上ツールパネルで [スケジュール] を選択し、[パーソナル会議室を追加] を選択します。
 
注意      

WebEx サイトおよびアカウントが Meeting Center ビデオ会議に対応している場合、WebEx ミーティングをスケジュールすると、招待者がビデオ会議システムまたはアプリケーションから参加するための情報が招待状に含まれます。

2    以下の作業を行ってミーティング情報全般を指定します:
  • [議題] ボックスにミーティングの議題を入力します。
  • [開始時刻] および [終了時刻] のドロップダウンリストで、それぞれミーティングの開始時刻と終了時刻を指定します。
  • (オプション) 定期的なミーティングを指定するには、[繰り返し] をクリックしてから、繰り返しオプションを選択します。 WebEx の繰り返しパターンと Microsoft Outlook の繰り返しパターンの差異についての情報は、WebEx と Outlook の連携での繰り返しパターン制限を参照してください。

  • (オプション) 会議室を選択するか、または [スケジュールアシスタント > 会議室を追加] を選択して TelePresence 会議室をスケジュールすれば、ユーザーは TelePresence 端末から参加することができます。

    注意      

    あなたの WebEx サイトとアカウントで Meeting Center ビデオ会議が有効になっている場合、TelePresence 会議室を会議室リソースとして追加すると、出席者は TelePresence 端末から直接 [ミーティングに参加] を選択することができます。 これは、One Button to Push (OBTP) とも呼ばれています。

  • (オプション) ミーティングリマインダなどの Microsoft Outlook の他のオプションを指定します。
3    [宛先] ボックスにミーティングに招待したい相手の名前またはメールアドレスを入力します。
注意      

ミーティングのスケジューリングで [予定] を選択している場合、[出席者を招待] を選択して [宛先] ボックスを確認します。

4    [送信] を選択し、招待したユーザーにミーティング招待状を送信します。

パーソナル会議または音声のみのミーティングをスケジュールする

TSP の音声を使用する場合、音声のみのミーティングをスケジュールすることも可能です。

            
1    パーソナル会議のミーティングをスケジューリングするには次のことを実行します:
  • Microsoft Outlook のカレンダーで [新規] > [会議] または [予定] を選択し、[新規会議] または [新規予定] を選択します。
  • WebEx 生産性向上ツールのパネルで [スケジュール] を選択します。
  • Microsoft Outlook ツールバーで、[ミーティングをスケジュール] > [パーソナル会議のミーティングをスケジュール] または [音声のみのミーティング] を選択します。
    注意      

    ミーティング情報を指定する前に WebEx 設定を入力する必要があります。

2    Outlook 会議または予定でミーティング情報を指定します。
  • [議題] ボックスにミーティングの議題を入力します。
  • [開始時刻] および [終了時刻] のドロップダウンリストで、それぞれミーティングの開始時刻と終了時刻を指定します。
  • (オプション) 定期的なミーティングを指定するには、[繰り返し] をクリックしてから、繰り返しオプションを選択します。 WebEx の繰り返しパターンと Microsoft Outlook の繰り返しパターンの差異についての情報は、WebEx と Outlook の連携での繰り返しパターン制限を参照してください。

  • (オプション) ミーティングリマインダなどの Microsoft Outlook の他のオプションを指定します。
3    [宛先] ボックスで名前またはメールアドレスを入力し、ミーティングにユーザーを招待します。     
注意      

ミーティングのスケジューリングで [予定] を選択している場合、[スケジュールアシスタント] を選択して [宛先] ボックスを確認します。

          
4    [パーソナル会議のミーティングを追加] を選択します。

ステップ 1 で、[パーソナル会議のミーティングのスケジュール] を選択済みの場合、このステップは必要ありません。

5    必要に応じて、必須のパーソナル会議のミーティング情報を入力します。
6    必要に応じて、[音声とトラッキング] タブを選択して、音声接続タイプと関連オプションを選択します。
7    (オプション) 代理主催者を追加するには、[リソース] を選択します:

代理主催者はあなたがミーティングに出席できない場合にあなたに代わってミーティングを開始したり、進行するユーザーです。 詳細については、https://help.webex.com/docs/DOC-11578 を参照してください。

8    [OK] を選択します。
9    [送信] を選択し、招待したユーザーにミーティング招待状を送信します。

スケジュール済みミーティングの編集

  

WebEx と Outlook の連携を使ってスケジュールしたミーティングは Outlook からいつでも変更することができます。 たとえば、開始時刻の変更、新規パスワードの指定、別の電話会議オプションの選択などの操作を実行できます。

    

スケジュール済みミーティングを変更すると、Outlook 連携は、ミーティングに招待した出席者に更新されたミーティング招待状を送信し、さらに WebEx サイト上のミーティング情報も更新します。

    

注意


    

繰り返しの WebEx ミーティングの 1 回分のスケジュールに変更を加える場合に Microsoft Outlook を使用すると、その変更は WebEx サイトでも表示されます。

    
   
      
1    Microsoft Outlook カレンダー上で、スケジュール済みミーティングの項目を開きます。
2    以下のいずれかの作業を行うことができます:
  • WebEx ミーティングの設定を変更するには、[設定の変更] を選択します。
  • 繰り返しパターンを追加したり変更したりするには、[繰り返し] をクリックします。      
  • ミーティング招待メールのテキストを編集するには、[予定] タブで操作します。
3    必要に応じて以下のいずれかの作業を行います:
  • 招待した出席者に更新したミーティング招待状を送信し、Outlook カレンダーに更新したミーティングを保存するには、[更新情報の送信] を選択します。

  • 更新したミーティングを Outlook カレンダーに保存するには、[保存して終了] を選択します。

スケジュール済みミーティングの取り消し

Outlook 連携を使ってミーティングをスケジュールした場合は Outlook からミーティングを取り消すことができます。

Outlook の WebEx ツールバーから、[WebEx ミーティングの取り消し]、[パーソナル会議室ミーティングの取り消し]、[パーソナル会議のミーティングの取り消し] のボタンを使って、Outlook 会議または約束から WebEx 情報をキャンセルまたは削除することができます。 例えば、WebEx ミーティングをスケジュール済みで、パーソナル会議室のミーティングに変更したい場合、WebEx ミーティングのタイプを変更する場合にこの操作を行います。


注意


    
  • WebEx サイトで WebEx ミーティングを中止しても、Microsoft Outlook には変更内容が表示されません。 例えば、サイトを使用してミーティング取り消した場合、Outlook のカレンダーのでは中止されません。 このため、ミーティングの変更には Outlook だけを使用することをお薦めします。 Outlook を使用してスケジュールされたミーティングは、WebEx サイトから編集しないでください。

     

  • 繰り返しの WebEx ミーティングの 1 回分のスケジュールを取り消す場合に Microsoft Outlook を使用すると、その変更は WebEx サイトでも表示されます。

     

  • 次のいずれかのキャンセルボタンを使用した後にミーティングまたは予定を保存し、さらに別の WebEx ミーティング、パーソナル会議室のミーティング、パーソナル会議のミーティングを追加していない場合、そのミーティングは WebEx 情報を持たない通常の Microsoft Outlook ミーティングになります。

     

    

次の方法を使えば、Microsoft Outlook カレンダーからもミーティングを取り消すことができます。

       
1    Microsoft Outlook カレンダー上で、スケジュール済みミーティングの項目を開きます。
2    [ミーティングを取り消す] を選択します。
3    確認のメッセージで [はい] を選択します。
4    [キャンセルを送信] を選択します。

WebEx と Outlook の連携で使用できる繰り返しパターン

次の表では WebEx の繰り返しパターンと Microsoft Outlook の繰り返しパターンの差異を示します。

 
                    
表 1 WebEx ミーティング
       

タイプ       

       
       

Outlook オプション       

       
       

WebEx ミーティングに変換のオプション       

       
       

週単位       

       
       

[X] 週ごとの: [日曜日、月曜日、火曜日、水曜日、木曜日、金曜日、土曜日]       

       

Event Center イベントおよび Training Center トレーニングセッション:

毎週の: [日曜日、月曜日、火曜日、水曜日、木曜日、金曜日、土曜日]

Microsoft Outlook で 2 週間以上の間隔で繰り返すミーティングをスケジュールすると、Outlook では指定したとおりにミーティングがスケジュールされますが、 WebEx サイトでは毎週繰り返すミーティングとして表示されてしまいます。

週の開始は既定値の日曜日となります。 カスタマイズには対応していないため、別の曜日で週を開始させたい場合、週の開始は WebEx サイトと同期されなくなります。

       

月単位       

       

毎月 の [1 日、2 日、3 日、4 日、最終日] には対応なし

       

対応なし       

                    
       

[第 1 週、第 2 週、第 3 週、第 4 週、最終週] の平日または週末       

       
       

対応なし       

       
       

年単位       

       
                    

[1月....12月] の [第 1、第 2、第 3、第 4、最終週の][曜日、平日、週末]       

       
                    

対応なし       

       
 
                                
表 2 WebEx パーソナル会議のミーティング
       

タイプ       

       
       

Outlook オプション       

       
       

WebEx パーソナル会議のミーティングに変換するオプション

       
       

月単位              

       
       

[x] ヶ月ごとの [x] 日

       

毎月 [x] 日。

[第 1 週、第 2 週、第 3 週、第 4 週、最終週] の平日または週末

対応なし       

       

年単位

       

毎年の [1 月~12 月] [1~31 日]

       

対応なし       

                    
       

[1月....12月] の [第 1、第 2、第 3、第 4、最終週の][曜日、平日、週末]       

       
       

対応なし       

       

[1 月....12 月] の [第 1、第 2、第 3、第 4、最終週の] [日曜日、 月曜日、火曜日、水曜日、木曜日、金曜日、土曜日] には対応なし

対応なし       

終了日

              

終了日未定。

期間が 1 年以上の場合に 1 年となります。

[x] 回後に終了。

期間が 1 年以上の場合に 1 年となります。

                    

[日付] に終了

       
                    

期間が 1 年以上の場合に 1 年となります。

       
 

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