Een vergadering plannen in Microsoft Outlook voor Windows (WBS31)

Document created by Cisco Localization Team on Oct 12, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Feb 8, 2017
Version 4Show Document
  • View in full screen mode
 

Voorwaarden voor het plannen van een vergadering

Let op het volgende bij het plannen van een online vergadering met de WebEx-integratie met Outlook en het verzenden van uitnodigingen:

  • De WebEx-integratie met Outlook biedt basisopties voor het plannen van een vergadering. Een aantal opties die op uw WebEx-site worden weergegeven, zijn mogelijk niet beschikbaar in WebEx-integratie met Outlook.

     

  • De WebEx-integratie met Outlook ondersteunt niet alle opties voor terugkerende vergaderingen die beschikbaar zijn in Microsoft Outlook.

     

  • In alle uitnodigingen voor vergaderingen die u vanuit Microsoft Outlook verzendt, wordt de begintijd van de vergadering weergegeven in de tijdzone zoals die is ingesteld op uw computer. Dit komt mogelijk niet overeen met de tijdzonevoorkeuren die u in uw WebEx-service hebt ingesteld.

     

Een WebEx-vergadering plannen

          
1    Voer een van de volgende handelingen uit om een vergadering te plannen:
  • Selecteer Nieuwe items > Vergadering of Afspraak of ga naar de Microsoft Outlook-agenda en selecteer Nieuwe vergadering of Nieuwe afspraak.
  • Selecteer het pictogram Plannen in het deelvenster WebEx-productiviteitstools.
  • Selecteer Vergadering plannen > WebEx-vergadering plannen in de Microsoft Outlook-werkbalk.
    Opmerking      

    U dient de WebEx-instellingen in te voeren voordat u de algemene vergaderinformatie opgeeft.

2    Geef in de Outlook-vergadering of -afspraak de algemene vergaderinformatie op:
  • Typ het onderwerp van de vergadering in het vak Onderwerp.
  • In de vervolgkeuzelijsten Begintijd en Eindtijd geeft u de begin- en eindtijd voor de vergadering op.
  • (Optioneel) Als u een terugkeerpatroon voor uw vergadering wilt opgeven, klikt u op Terugkerend en kiest u de gewenste opties voor terugkerende vergaderingen. Raadpleeg Beperking voor terugkeerpatroon voor de WebEx-integratie met Outlook voor informatie over verschillen in terugkeerpatronen tussen WebEx en Microsoft Outlook.

  • (Optioneel) Selecteer Ruimten of selecteer Planningassistent > Ruimten toevoegen om een TelePresence-ruimte te plannen, zodat gebruikers vanaf een TelePresence-apparaat kunnen deelnemen.

    Opmerking      

    Als uw WebEx-site en uw account Meeting Center-videoconferenties ondersteunen en u de TelePresence-ruimte als een ruimteresource toevoegt, kunnen genodigden rechtstreeks vanaf het TelePresence-apparaat Deelnemen aan vergadering selecteren. Deze functie wordt ook wel OBTP (One Button to Push) genoemd.

  • (Optioneel) Geef informatie op bij andere opties in Microsoft Outlook, zoals een herinneringsbericht voor een vergadering.
3    Voer in het veld Aan de namen of e-mailadressen in van degenen die u voor de vergadering wilt uitnodigen.
Opmerking      

Als u Afspraak hebt geselecteerd om uw vergadering te plannen, selecteert u Deelnemers uitnodigen om het vak Aan weer te geven.

Als uw WebEx-site en -account Meeting Center-videoconferenties ondersteunen en u een WebEx-vergadering plant, bevat de uitnodiging voor de vergadering informatie waarmee genodigden kunnen deelnemen vanaf videosystemen en -toepassingen.

4    Selecteer WebEx-vergadering toevoegen.

Deze stap is niet vereist als u in stap 1 WebEx-vergadering plannen hebt geselecteerd.

5    Vul in het dialoogvenster WebEx-instellingen de volgende informatie in:
  • (Optioneel) Onder het gedeelte Informatie over de vergadering kunt u de algemene vergaderopties wijzigen.
  • (Optioneel) Selecteer het tabblad Audio en tracering om het audioverbindingstype en andere verwante opties te kiezen.
  • (Optioneel) Selecteer het tabblad Registratie om te kiezen of deelnemers zich voorafgaand aan de vergadering moeten registreren.
  • (Optioneel) Selecteer het tabblad Resources om de volgende opties op te geven:
    • Selecteer een ander tabblad met Informatie over de vergadering om weer te geven in het vergadervenster.

       

    • Selecteer een of meer van de deelnemers voor uw vergadering om als alternatieve host voor de vergadering aan te wijzen. Een alternatieve host is iemand die toestemming heeft om uw vergadering te starten en te hosten als u zelf niet aan de vergadering kunt deelnemen. Zie https://help.webex.com/docs/DOC-11575 voor meer informatie.

       

    • Geef een presentatie voor uploaden op, zodat deze automatisch wordt afgespeeld voor deelnemers voordat u aan de vergadering deelneemt.

       

6    Selecteer OK.
7    Selecteer Verzenden om de uitnodigingen voor de vergadering te verzenden naar de personen die u hebt uitgenodigd.

Een vergadering in een persoonlijke ruimte plannen

Wanneer u een vergadering in een persoonlijke ruimte plant, vindt de vergadering plaats in uw persoonlijke ruimte en is de koppeling om deel te nemen aan de vergadering de URL van uw persoonlijke ruimte.

       
1    Voer een van de volgende handelingen uit om een vergadering in een persoonlijke ruimte te plannen:
  • Selecteer vanuit Microsoft Outlook Nieuwe items > Vergadering of Afspraak of ga naar de Outlook-agenda en selecteer Nieuwe vergadering of Nieuwe afspraak. Selecteer Persoonlijke ruimte toevoegen zodra het venster Vergadering of Afspraak wordt geopend.
  • Selecteer vanuit Microsoft Outlook Een vergadering plannen > Een vergadering in een persoonlijke ruimte plannen.
  • Selecteer het pictogram Plannen in het deelvenster WebEx-productiviteitstools en selecteer Persoonlijke ruimte toevoegen.
 
Opmerking      

Als uw WebEx-site en -account Meeting Center-videoconferenties ondersteunen en u een WebEx-vergadering plant, bevat de uitnodiging voor de vergadering informatie waarmee genodigden kunnen deelnemen vanaf videosystemen en -toepassingen.

2    Ga als volgt te werk om algemene vergaderinformatie op te geven:
  • Typ het onderwerp van de vergadering in het vak Onderwerp.
  • In de vervolgkeuzelijsten Begintijd en Eindtijd geeft u de begin- en eindtijd voor de vergadering op.
  • (Optioneel) Als u een terugkeerpatroon voor uw vergadering wilt opgeven, klikt u op Terugkerend en kiest u de gewenste opties voor terugkerende vergaderingen. Raadpleeg Beperking voor terugkeerpatroon voor de WebEx-integratie met Outlook voor informatie over verschillen in terugkeerpatronen tussen WebEx en Microsoft Outlook.

  • (Optioneel) Selecteer Ruimten of selecteer Planningassistent > Ruimten toevoegen om een TelePresence-ruimte te plannen, zodat gebruikers vanaf een TelePresence-apparaat kunnen deelnemen.

    Opmerking      

    Als uw WebEx-site en uw account Meeting Center-videoconferenties ondersteunen en u de TelePresence-ruimte als een ruimteresource toevoegt, kunnen genodigden rechtstreeks vanaf het TelePresence-apparaat Deelnemen aan vergadering selecteren. Deze functie wordt ook wel OBTP (One Button to Push) genoemd.

  • (Optioneel) Geef informatie op bij andere opties in Microsoft Outlook, zoals een herinneringsbericht voor een vergadering.
3    Voer in het veld Aan de namen of e-mailadressen in van degenen die u voor de vergadering wilt uitnodigen.
Opmerking      

Als u Afspraak hebt geselecteerd om uw vergadering te plannen, selecteert u Deelnemers uitnodigen om het vak Aan weer te geven.

4    Selecteer Verzenden om de uitnodigingen voor de vergadering te verzenden naar de personen die u hebt uitgenodigd.

Een Persoonlijke conferentie of vergadering met alleen geluid plannen

Als u TSP-audio (telefonieserviceprovider) gebruikt, kunt u ook een vergadering met alleen geluid plannen.

            
1    Voer een van de volgende handelingen uit om een persoonlijke conferentie te plannen:
  • Selecteer Nieuwe items > Vergadering of Afspraak of ga naar de Microsoft Outlook-agenda en selecteer Nieuwe vergadering of Nieuwe afspraak.
  • Selecteer het pictogram Plannen in het deelvenster WebEx-productiviteitstools.
  • Selecteer Vergadering plannen > Persoonlijke conferentie plannen of Vergadering met alleen geluid plannen in de Microsoft Outlook-werkbalk.
    Opmerking      

    U dient de WebEx-instellingen in te voeren voordat u de algemene vergaderinformatie opgeeft.

2    Geef in de Outlook-vergadering of -afspraak de algemene vergaderinformatie op:
  • Typ het onderwerp van de vergadering in het vak Onderwerp.
  • In de vervolgkeuzelijsten Begintijd en Eindtijd geeft u de begin- en eindtijd voor de vergadering op.
  • (Optioneel) Als u een terugkeerpatroon voor uw vergadering wilt opgeven, klikt u op Terugkerend en kiest u de gewenste opties voor terugkerende vergaderingen. Raadpleeg Beperking voor terugkeerpatroon voor de WebEx-integratie met Outlook voor informatie over verschillen in terugkeerpatronen tussen WebEx en Microsoft Outlook.

  • (Optioneel) Geef informatie op bij andere opties in Microsoft Outlook, zoals een herinneringsbericht voor een vergadering.
3    Voer in het veld Aan de namen of e-mailadressen in om personen voor de vergadering uit te nodigen.     
Opmerking      

Als u Afspraak hebt geselecteerd om uw vergadering te plannen, selecteert u Planningassistent om het vak Aan weer te geven.

          
4    Selecteer Persoonlijke conferentie toevoegen.

Deze stap is niet vereist als u in stap 1 Een persoonlijke conferentie plannen hebt geselecteerd.

5    Voer indien vereist de gevraagde informatie over de persoonlijke conferentie in.
6    Indien vereist kunt u op het tabblad Audio en tracering bij de WebEx-instellingen het audioverbindingstype en andere opties kiezen.
7    (Optioneel) Selecteer het tabblad Resources om alternatieve hosts toe te voegen.

Een alternatieve host is iemand die toestemming heeft om uw vergadering te starten en te hosten als u zelf niet aan de vergadering kunt deelnemen. Zie https://help.webex.com/docs/DOC-11575 voor meer informatie.

8    Selecteer OK.
9    Selecteer Verzenden om de uitnodigingen voor de vergadering te verzenden naar de personen die u hebt uitgenodigd.

Een geplande vergadering bewerken

  

Zodra u een vergadering hebt gepland met WebEx-integratie met Outlook, kunt u de vergadering op elk gewenst moment via Outlook bewerken. U kunt bijvoorbeeld de begintijd wijzigen, een nieuw wachtwoord opgeven, een andere optie voor de audioverbinding kiezen, enzovoort.

    

Zodra u een geplande vergadering bewerkt, verzendt WebEx-integratie met Outlook een bijgewerkte uitnodiging voor de vergadering naar de deelnemers die u hebt uitgenodigd. Daarnaast wordt de informatie over de vergadering op uw WebEx-site bijgewerkt.

    

Opmerking


    

Als u één vergadering in een reeks terugkerende WebEx-vergaderingen opnieuw plant via Microsoft Outlook, worden de wijzigingen ook weergegeven op uw WebEx-site.

    
   
      
1    Open in uw Microsoft Outlook-agenda het item voor de geplande vergadering.
2    U kunt het volgende wijzigen:
  • Selecteer Instellingen wijzigen om de instellingen van de WebEx-vergadering te wijzigen.
  • Selecteer Terugkerend om een terugkerend patroon toe te voegen of te wijzigen.      
  • Als u de tekst in het uitnodigingsbericht voor de vergadering wilt bewerken, doet u dit op het tabblad Afspraak.
3    Voer een van de volgende handelingen uit:
  • Selecteer Update verzenden om de bijgewerkte vergaderuitnodiging naar uitgenodigde deelnemers te verzenden en de bijgewerkte vergadering op te slaan in uw Outlook-agenda.

  • Selecteer Opslaan en sluiten om de bijgewerkte vergadering op te slaan in uw Outlook-agenda.

Een geplande vergadering annuleren

Als u een vergadering plant met gebruik van de invoegtoepassing Integratie met Outlook, kunt u de vergadering in Outlook annuleren.

U kunt de knop WebEx-vergadering annuleren, Vergadering in een persoonlijke ruimte annuleren of Persoonlijke conferentie annuleren in de WebEx-werkbalk in Outlook gebruiken om de WebEx-informatie van de Outlook-vergadering of -afspraak te annuleren of te verwijderen. U kunt ervoor kiezen dit te doen als u het type WebEx-vergadering wijzigt; als u bijvoorbeeld oorspronkelijk een WebEx-vergadering hebt gepland en deze in een Vergadering in een persoonlijke ruimte hebt gewijzigd.


Opmerking


    
  • Als u een WebEx-vergadering annuleert via uw WebEx-site, worden uw wijzigingen niet weergegeven in Microsoft Outlook. Als u bijvoorbeeld via uw site de vergadering annuleert, wordt de vergadering niet geannuleerd in uw Outlook-agenda. Daarom wordt het aanbevolen alleen Outlook te gebruiken om vergaderingen te annuleren. U kunt een vergadering die gepland is via Outlook niet bewerken op uw WebEx-site.

     

  • Als u één vergadering in een reeks terugkerende WebEx-vergaderingen annuleert via Microsoft Outlook, worden de wijzigingen ook weergegeven op uw WebEx-site.

     

  • Als u de vergadering of afspraak opslaat nadat u een van deze annuleringsknoppen hebt gebruikt en u geen andere WebEx-vergadering, Vergadering in een persoonlijke ruimte of Persoonlijke conferentie hebt toegevoegd, wordt deze vergadering of afspraak een gewone Microsoft Outlook-vergadering zonder WebEx-informatie.

     

    

U kunt ook een vergadering annuleren via de Microsoft Outlook-agenda, zoals hieronder wordt beschreven.

       
1    Open in uw Microsoft Outlook-agenda het item voor de geplande vergadering.
2    Selecteer Vergadering annuleren.
3    Selecteer Ja in het bevestigingsbericht.
4    Selecteer Annulering verzenden.

Beperking voor terugkeerpatroon voor de WebEx-integratie met Outlook

In de volgende tabel staan de verschillen tussen de terugkeerpatronen van WebEx en Microsoft Outlook.

 
                    
Tabel 1 WebEx-vergaderingen
       

Type       

       
       

Outlook-optie       

       
       

Omgezet naar WebEx-vergaderoptie       

       
       

Wekelijks       

       
       

Om de [x] week/weken op: [zondag, maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdag, zaterdag]       

       

Voor evenementen van Event Center en sessies van Training Center:

Elke week op: [zondag, maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdag, zaterdag]

Als u een vergadering plant die om de X weken terugkeert, waarbij X staat voor meer dan 1, wordt de vergadering in Microsoft Outlook gepland zoals u hebt opgegeven, maar zal deze op uw WebEx-site als een wekelijkse vergadering worden weergegeven.

De start van de week verwijst altijd naar de standaardwaarde 'zondag'. Wijzigen wordt niet ondersteund. Als u de start van de week wijzigt in een andere dag, wordt de start van de week niet gesynchroniseerd met de WebEx-site.

       

Maandelijks       

       

De [eerste, tweede, derde, vierde, laatste] dag Niet ondersteund van elke maand

       

Niet ondersteund       

                    
       

De [eerste, tweede, derde, vierde, laatste] werkdag of dag in het weekeinde       

       
       

Niet ondersteund       

       
       

Jaarlijks       

       
                    

De [eerste, tweede, derde, vierde, laatste] [dag, weekdag, weekenddag] van [januari ... december]       

       
                    

Niet ondersteund.       

       
 
                                
Tabel 2 Persoonlijke WebEx-conferenties
       

Type       

       
       

Outlook-optie       

       
       

Geconverteerd naar de optie Persoonlijke WebEx-conferentie

       
       

Maandelijks              

       
       

Dag [x] om de [y] maanden

       

Dag [x] van elke maand.

De [eerste, tweede, derde, vierde, laatste] werkdag of dag in het weekeinde

Niet ondersteund       

       

Jaarlijks

       

Elke [januari....december] [1,....31]

       

Niet ondersteund       

                    
       

De [eerste, tweede, derde, vierde, laatste] [dag, weekdag, weekenddag] van [januari ... december]       

       
       

Niet ondersteund       

       

De [eerste, tweede, derde, vierde, laatste] [zondag, Niet ondersteund. maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdag, zaterdag] van [januari....december]

Niet ondersteund       

Einddatum

              

Geen einddatum.

Als de periode langer is dan een jaar, wordt dit omgezet naar één jaar.

Eindigt na [x] keer.

Als de periode langer is dan een jaar, wordt dit omgezet naar één jaar.

                    

Eindigt op [datum]

       
                    

Als de periode langer is dan een jaar, wordt dit omgezet naar één jaar.

       
 

Attachments

    Outcomes