Planificación de una reunión con Microsoft Outlook en Windows (WBS31)

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Requisitos previos para planificar una reunión

Al planificar una reunión en línea con la integración de WebEx con Outlook y enviar las invitaciones de la reunión, debe tener en cuenta lo siguiente:

  • La integración de WebEx con Outlook proporciona opciones básicas para planificar una reunión. Es posible que algunas opciones que aparecen en el sitio de WebEx no estén disponibles en la integración de WebEx con Outlook.

     

  • La integración de WebEx con Outlook no permite utilizar todas las opciones de repetición disponibles en Microsoft Outlook.

     

  • En cualquier invitación de una reunión que envíe con Microsoft Outlook, la hora de inicio de la reunión aparecerá con la zona horaria configurada en su ordenador y podrá no coincidir con la hora establecida en las preferencias del sitio de WebEx.

     

Planificación de una reunión de WebEx

          
1    Para planificar una reunión, realice una de las siguientes acciones:
  • Seleccione Nuevos elementos > Reunión o Cita, o en el calendario de Microsoft Outlook, seleccione Nueva reunión o Nueva cita.
  • Seleccione el icono Planificar del panel Herramientas de productividad de WebEx.
  • Seleccione Planificar reunión > Planificar reunión de WebEx en la barra de herramientas de Microsoft Outlook.
    Note      

    Deberá introducir la configuración de WebEx para especificar la información general de la reunión.

2    En la cita o reunión de Outlook, especifique la información general de la reunión:
  • Escriba el tema de la reunión en el cuadro Asunto.
  • En las listas Hora de inicio y Hora de finalización, especifique la hora de inicio y de finalización de la reunión, respectivamente.
  • (Opcional) Para especificar un patrón de repetición para la reunión, seleccione Periodicidad y seleccione las opciones de repetición. Para obtener información sobre las diferencias entre los patrones de repetición de WebEx y Microsoft Outlook, consulte Limitación del patrón de repetición de la integración de WebEx con Outlook.

  • (Opcional) Seleccione Salas o Asistente para programación > Agregar salas para planificar un sala de TelePresence y permitir que los usuarios se unan mediante un dispositivo de TelePresence.

    Note      

    Si su cuenta y su sitio de WebEx son compatibles con las videoconferencias de Meeting Center, al añadir una sala de TelePresence como recurso, los invitados pueden seleccionar Unirse a la reunión directamente en el dispositivo de TelePresence. Esta función también se conoce como “pulsar un botón y unirse a una reunión” (OBTP).

  • (Opcional) También puede especificar otras opciones disponibles en Microsoft Outlook, como la notificación de reunión.
3    Introduzca los nombres o direcciones de correo electrónico de los invitados a la reunión en el cuadro Para.
Note      

Si seleccionó Cita para planificar la reunión, seleccione Invitar a los asistentes para ver el cuadro Para.

Si su sitio y su cuenta de WebEx son compatibles con las videoconferencias de Meeting Center, al planificar una reunión de WebEx, la invitación a la reunión incluye la información que permitirá que los invitados se unan desde sistemas y aplicaciones de vídeo.

4    Seleccione Añadir reunión de WebEx.

Este paso no es necesario si seleccionó Planificar una reunión de WebEx en el paso 1.

5    En el cuadro de diálogo Configuración de WebEx realice lo siguiente:
  • (Opcional) En la sección Información de la reunión, puede realizar cambios en las opciones generales de la reunión.
  • (Opcional) Seleccione la pestaña Audio y seguimiento para elegir el tipo de conexión de audio y otras opciones relacionadas.
  • (Opcional) Seleccione la pestaña Registro para elegir si los asistentes deben registrarse antes de la reunión.
  • (Opcional) Seleccione la pestaña Recursos para especificar las siguientes opciones:
    • Seleccione otra pestaña de información de la reunión para que aparezca en la ventana de la reunión.

       

    • Seleccione uno o varios asistentes de la reunión para convertirlos en organizadores alternativos de dicha reunión. Un organizador alternativo es un usuario con permiso para iniciar y organizar la reunión cuando usted no pueda asistir personalmente. Para obtener más información, consulte https://help.webex.com/docs/DOC-11576.

       

    • Especifique una presentación para cargarla y que se reproduzca automáticamente para que los asistentes puedan verla antes de que se una a la reunión.

       

6    Seleccione Aceptar.
7    Seleccione Enviar para enviar las invitaciones de la reunión a las personas indicadas.

Planificación de una reunión de sala personal

Cuando planifica una reunión de sala personal, esta tiene lugar en su sala personal y el enlace para unirse a ella es la URL de dicha sala.

       
1    Para planificar una reunión de sala personal, realice una de las siguientes acciones:
  • En Microsoft Outlook, seleccione Nuevos elementos > Reunión o Cita, o en el calendario, seleccione Nueva reunión o Nueva cita. Cuando se abra la ventana Reunión o Cita, seleccione Añadir sala personal.
  • En Microsoft Outlook, seleccione Planificar reunión > Planificar una reunión de sala personal.
  • Seleccione el icono Planificar del panel Herramientas de productividad de WebEx y seleccione Añadir sala personal.
 
Note      

Si su sitio y su cuenta de WebEx son compatibles con las videoconferencias de Meeting Center, al planificar una reunión de WebEx, la invitación a la reunión incluirá la información que permitirá que los invitados se unan desde sistemas y aplicaciones de vídeo.

2    Realice los pasos siguientes para especificar la información general de la reunión:
  • Escriba el tema de la reunión en el cuadro Asunto.
  • En las listas Hora de inicio y Hora de finalización, especifique la hora de inicio y de finalización de la reunión, respectivamente.
  • (Opcional) Para especificar un patrón de repetición para la reunión, seleccione Periodicidad y seleccione las opciones de repetición. Para obtener información sobre las diferencias entre los patrones de repetición de WebEx y Microsoft Outlook, consulte Limitación del patrón de repetición de la integración de WebEx con Outlook.

  • (Opcional) Seleccione Salas o Asistente para programación > Agregar salas para planificar un sala de TelePresence y permitir que los usuarios se unan mediante un dispositivo de TelePresence.

    Note      

    Si su cuenta y su sitio de WebEx son compatibles con las videoconferencias de Meeting Center, al añadir una sala de TelePresence como recurso, los invitados pueden seleccionar Unirse a la reunión directamente en el dispositivo de TelePresence. Esta función también se conoce como “pulsar un botón y unirse a una reunión” (OBTP).

  • (Opcional) También puede especificar otras opciones disponibles en Microsoft Outlook, como la notificación de reunión.
3    Introduzca los nombres o direcciones de correo electrónico de los invitados a la reunión en el cuadro Para.
Note      

Si seleccionó Cita para planificar la reunión, seleccione Invitar a los asistentes para ver el cuadro Para.

4    Seleccione Enviar para enviar las invitaciones de la reunión a las personas indicadas.

Planificar una reunión de conferencia personal o de solo audio

Si utiliza el audio de un proveedor de servicios de telefonía (TSP), puede planificar una reunión de sólo audio en su lugar.

            
1    Para planificar una reunión de conferencia personal, realice una de las siguientes acciones:
  • Seleccione Nuevos elementos > Reunión o Cita, o en el calendario de Microsoft Outlook, seleccione Nueva reunión o Nueva cita.
  • Seleccione el icono Planificar del panel Herramientas de productividad de WebEx.
  • Seleccione Planificar reunión > Planificar reunión de conferencia personal o Planificar reunión de sólo audio en la barra de herramientas de Microsoft Outlook.
    Note      

    Deberá introducir la configuración de WebEx para especificar la información general de la reunión.

2    En la cita o reunión de Outlook, especifique la información general de la reunión:
  • Escriba el tema de la reunión en el cuadro Asunto.
  • En las listas Hora de inicio y Hora de finalización, especifique la hora de inicio y de finalización de la reunión, respectivamente.
  • (Opcional) Para especificar un patrón de repetición para la reunión, seleccione Periodicidad y seleccione las opciones de repetición. Para obtener información sobre las diferencias entre los patrones de repetición de WebEx y Microsoft Outlook, consulte Limitación del patrón de repetición de la integración de WebEx con Outlook.

  • (Opcional) También puede especificar otras opciones disponibles en Microsoft Outlook, como la notificación de reunión.
3    Introduzca los nombres o direcciones de correo electrónico en el cuadro Para para invitar a personas a la reunión.     
Note      

Si seleccionó Cita para planificar la reunión, seleccione Asistente de planificación para ver el cuadro Para.

          
4    Seleccione Agregar reunión de conferencia personal.

Este paso no es necesario si seleccionó Planificar reunión de conferencia personal en el paso 1.

5    Si es preciso, introduzca la información de la reunión de conferencia personal que se le solicite.
6    Si es necesario, en la pestaña Audio y seguimiento de la configuración de WebEx, seleccione el tipo de conexión de audio y otras opciones requeridas.
7    (Opcional) Seleccione la pestaña Recursos para añadir organizadores alternativos.

Un organizador alternativo es un usuario con permiso para iniciar y organizar la reunión cuando usted no pueda asistir personalmente. Para obtener más información, consulte https://help.webex.com/docs/DOC-11576.

8    Seleccione Aceptar.
9    Seleccione Enviar para enviar las invitaciones de la reunión a las personas indicadas.

Editar una reunión planificada

  

Una vez haya planificado una reunión mediante la integración de WebEx con Outlook, puede editarla con Outlook en cualquier momento. Por ejemplo, puede cambiar la hora de inicio, especificar una nueva contraseña, elegir una opción de conexión de audio diferente, etc.

    

Una vez editada una reunión planificada, la integración de WebEx con Outlook envía una invitación actualizada a los asistentes invitados y actualiza la información en el sitio de WebEx.

    

Note


    

Si vuelve a planificar una única convocatoria de una reunión periódica de WebEx con Microsoft Outlook, los cambios también aparecerán en el sitio de WebEx.

    
   
      
1    En el calendario de Microsoft Outlook, abra el elemento de la reunión planificada.
2    Puede cambiar cualquiera de los siguientes:
  • Para cambiar la configuración de la reunión de WebEx, seleccione Cambiar configuración.
  • Para agregar o cambiar un patrón de repetición, seleccione Periodicidad.      
  • Para editar el texto del mensaje de correo electrónico de la invitación a la reunión, vaya a la pestaña Cita.
3    Realice una de las acciones siguientes, según sea necesario:
  • Para enviar la invitación a la reunión actualizada a los asistentes invitados y guardar la reunión actualizada en el calendario de Outlook, seleccione Enviar actualización.

  • Para guardar la reunión actualizada en el calendario de Outlook, seleccione Guardar y cerrar.

Cancelar una reunión planificada

Si planifica una reunión utilizando Integración con Outlook, puede cancelar la reunión en Outlook.

Puede utilizar el botón Cancelar reunión de WebEx, Cancelar reunión de sala personal o Cancelar reunión de conferencia personal de la barra de herramientas de WebEx de Outlook para cancelar una reunión o quitar la información de WebEx de la reunión o la cita de Outlook. Considere esta opción si decide cambiar el tipo de reunión de WebEx; por ejemplo, si, en un primer momento, planificó una reunión de WebEx y desea cambiarla a una reunión de sala personal.


Note


    
  • Si cancela una reunión de WebEx mediante el sitio de WebEx, los cambios no aparecerán en Microsoft Outlook. Por ejemplo, si cancela la reunión a través de su sitio, la reunión no se cancelará en el calendario de Outlook. Por lo tanto, le recomendamos que solo utilice Outlook para cancelar una reunión. No se puede editar en el sitio de WebEx una reunión planificada con Outlook.

     

  • Si cancela una única convocatoria de una reunión periódica de WebEx con Microsoft Outlook, los cambios aparecerán solo en el sitio de WebEx.

     

  • Si guarda la reunión o la cita después de utilizar uno de estos botones de cancelación y no ha añadido otra reunión de WebEx, de sala personal o de conferencia personal, esta se convierte en una reunión periódica de Microsoft Outlook sin información de WebEx.

     

    

Asimismo, puede cancelar una reunión en el calendario de Microsoft Outlook como se describe a continuación.

       
1    En el calendario de Microsoft Outlook, abra el elemento de la reunión planificada.
2    Seleccione Cancelar reunión.
3    Seleccione en el mensaje de confirmación.
4    Seleccione Enviar cancelación.

Limitación del patrón de repetición de la integración de WebEx con Outlook

La tabla siguiente muestra las diferencias entre los patrones de repetición de WebEx y Microsoft Outlook.

 
                    
Tabla 1. Reuniones de WebEx
       

Tipo       

       
       

Opción Outlook       

       
       

Opción Convertido a reunión de WebEx       

       
       

Semanales:       

       
       

Cada [x] semanas el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado]       

       

Para eventos de Event Center y sesiones de formación de Training Center:

Cada semana el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado]

Si planifica una reunión que se repita cada X semanas, donde la X tiene un valor superior a 1, en Microsoft Outlook, la reunión se planifica según lo especificado en Outlook, pero en cambio aparece como una reunión semanal en su sitio de WebEx.

El inicio de la semana siempre apunta al valor predeterminado de domingo. La personalización no es compatible, de forma que si cambia el inicio de la semana por un día diferente, el inicio de la semana no se sincroniza con el sitio de WebEx.

       

Mensuales:       

       

El [primer, segundo, tercer, cuarto, último] día No admitido de cada mes

       

No admitido       

                    
       

El [primer, segundo, tercer, cuarto, último] día de cada semana o fin de semana       

       
       

No admitido       

       
       

Anual       

       
                    

El [primer, segundo, tercero, cuarto, último] [día, día laborable, día de fin de semana] de [enero....diciembre]       

       
                    

No admitido.       

       
 
                                
Tabla 2. Reuniones de conferencia personal de WebEx
       

Tipo       

       
       

Opción Outlook       

       
       

Opción Convertido a reunión de Conferencia personal de WebEx

       
       

Mensuales:              

       
       

Día [X] de cada [y] meses

       

Día [X] de cada mes.

El [primer, segundo, tercer, cuarto, último] día de cada semana o fin de semana

No admitido       

       

Anual

       

Cada [1,....31] de [enero....diciembre]

       

No admitido       

                    
       

El [primer, segundo, tercer, cuarto, último] [día, día laborable, día de fin de semana] de [Enero....Diciembre]       

       
       

No admitido       

       

El [primer, segundo, tercer, cuarto, último] [domingo, No admitido. lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado] de [enero.... diciembre]

No admitido       

Fecha de finalización:

              

Sin fecha de finalización.

Si el período de tiempo es superior a un año, se convierte en un año.

Finalizar tras [x] ocurrencias.

Si el período de tiempo es superior a un año, se convierte en un año.

                    

Finalizar el [entrada de fecha]

       
                    

Si el período de tiempo es superior a un año, se convierte en un año.

       
 

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