Vergaderingen plannen met WebEx- en TelePresence-integratie met Microsoft Outlook voor Windows

Document created by Cisco Localization Team on Oct 12, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Jun 15, 2017
Version 7Show Document
  • View in full screen mode

 

Voorwaarden voor het plannen van een vergadering


  

Als u een WebEx- en TelePresence-vergadering wilt plannen, moet uw beheerder WebEx- en TelePresence-vergaderingen (hybride CMR-vergaderingen) inschakelen voor uw site, WebEx en TelePresence inschakelen voor uw account en vervolgens het vergaderingstype Meeting Center Pro TelePresence inschakelen voor uw account. Neem contact op met uw beheerder voor meer informatie.

Controleer het volgende voordat u een vergadering plant met de WebEx- en TelePresence-integratie met Microsoft Outlook:  
  • De opties voor het plannen van een vergadering in de integratie van Outlook met WebEx en TelePresence. Niet alle planningsopties zijn beschikbaar in deze integratie.

     

  • De integratie van Outlook met WebEx en TelePresence ondersteunt niet alle terugkeerpatronen die beschikbaar zijn in Outlook. Bovendien worden uitzonderingen op de terugkerende reeks vergaderingen of een wijziging aan een enkele vergadering in een reeks niet ondersteund.
  • In alle uitnodigingen voor vergaderingen die u verzendt vanuit Outlook, wordt de begintijd van de vergadering standaard weergegeven in de tijdzone zoals die is ingesteld op uw computer en niet volgens de sitevoorkeuren van uw WebEx-site. U kunt een andere tijdzone opgeven voor een vergadering in Outlook; de begintijd van de vergadering zal juist worden weergegeven in de Outlook-agenda van de genodigden.

     

  •     

    Als u een vergadering wilt bewerken of annuleren die u met de integratie met Outlook hebt gepland, moet u de vergadering in Outlook bewerken of annuleren en niet op uw WebEx-site.

        

  •     

    Als u de vergaderinstellingen voor een terugkerende vergadering aanpast in Outlook, moet u de wijzigingen op de volledige reeks vergaderingen toepassen. Als u de wijzigingen toepast op maar één vergadering van een terugkerende WebEx- en TelePresence-vergadering, worden de wijzigingen doorgevoerd in Outlook en uw TelePresence-planningsysteem, maar niet op uw WebEx-site.

        

  • tijdens het plannen van een vergadering kunt u een numeriek wachtwoord maken om te beletten dat willekeurige personen kunnen inbellen in de TelePresence-vergadering. Deze optie bevindt zich in het gedeelte Geavanceerde TelePresence. Een pincode voor een TelePresence-vergadering verschilt van een wachtwoord voor een WebEx-vergadering.

     

   
   

Opmerking


  • De host en de deelnemers krijgen dezelfde e-mailuitnodiging. E-mailuitnodigingen bevatten geen vertrouwelijke informatie over de host, zoals de hostsleutel of hosttoegangscode. Hosts kunnen hun hostsleutel of hosttoegangscode vinden door zich via de browser of de mobiele app WebEx Meetings aan te melden en de Vergaderinformatie bekijken.

     

  • Plan niet meer dan twee vergaderingen voor dezelfde periode, u kunt namelijk niet de host zijn van twee vergaderingen die tegelijkertijd actief zijn. Zelfs als u toestaat dat alternatieve hosts uw vergaderingen zonder u kunnen starten, wordt u nog steeds beschouwd als de host van de vergaderingen die u plant, tenzij u een gedelegeerde van een host bent.

     


Een WebEx- en TelePresence-vergadering plannen

  

Met de integratie in Outlook kunt u een WebEx- en TelePresence-vergadering (hybride CMR-vergadering) plannen waaraan personen kunnen deelnemen met behulp van WebEx Meeting Center of TelePresence.


Opmerking


Als u twee opeenvolgende WebEx- en TelePresence-vergaderingen plant en de tweede direct na het einde van de eerste vergadering gepland staat, en als het TelePresence-planningssysteem de eerste vergadering automatisch verlengt tot na het geplande einde, eindigt voor sommige TSP-audioaccounts de tweede vergadering automatisch omdat u niet tegelijkertijd dezelfde hosttoegangscode van het TSP-audioaccount voor beide vergaderingen kunt gebruiken. Als u dit probleem wilt vermijden, kunt u twee verschillende TSP-audioaccounts met verschillende hosttoegangscodes maken en het ene account voor de eerste vergadering gebruiken en het andere account voor de tweede vergadering. U kunt ook uw beheerder vragen om de optie voor het TelePresence-systeem waarmee de vergadering automatisch wordt verlengd, uit te schakelen.


       
              
1   Voer een van de volgende handelingen uit om een vergadering te plannen:
  • Selecteer Nieuwe items > Vergadering of Afspraak of ga naar de Microsoft Outlook-agenda en selecteer Nieuwe vergadering of Nieuwe afspraak.
  • Selecteer het pictogram Plannen in het deelvenster WebEx-productiviteitstools.
  • Selecteer Vergadering plannen > WebEx- en TelePresence-vergadering plannen in de Microsoft Outlook-werkbalk.
    Opmerking      

    U dient de WebEx-instellingen in te voeren voordat u de algemene vergaderinformatie opgeeft.

Opmerking      

Als uw WebEx-site en -account Meeting Center-videoconferenties ondersteunen en u een WebEx-vergadering plant, bevat de uitnodiging voor de vergadering informatie waarmee genodigden kunnen deelnemen vanaf videosystemen en -toepassingen.

2   Ga als volgt te werk om algemene vergaderinformatie op te geven:
  • Typ het onderwerp van de vergadering in het vak Onderwerp.
  • In de vervolgkeuzelijsten Begintijd en Eindtijd geeft u de begin- en eindtijd voor de vergadering op.
  • (Optioneel) Als u een terugkeerpatroon voor uw vergadering wilt opgeven, klikt u op Terugkerend en kiest u de gewenste opties voor terugkerende vergaderingen. Raadpleeg Beperkingen voor terugkeerpatroon voor de WebEx-integratie met Outlook voor informatie over verschillen in terugkeerpatronen tussen WebEx en Microsoft Outlook.

  • Voer de vergaderinglocatie in het veld Locatie in.
3   Voer in het veld Aan de namen of e-mailadressen in van degenen die u voor de vergadering wilt uitnodigen.
4   Selecteer WebEx en TelePresence toevoegen. Deze stap is niet vereist als u in stap 1 Een WebEx- en TelePresence-vergadering plannen hebt geselecteerd.
5   In het deelvenster Vergaderopties kunt u de WebEx- en TelePresence-opties opgeven voor uw vergadering:
  • Schakel Mensen toestaan om deel te nemen met behulp van WebEx in.

    Deze optie is standaard niet geselecteerd. Schakel deze optie elke keer dat u een vergadering plant en WebEx eraan wilt toevoegen in.

         
  • Geef een wachtwoord voor de vergadering op voor WebEx-genodigden. Als er op uw site een vergaderingwachtwoord is vereist, wordt er een asterisk naast het vak weergegeven.    
    Opmerking      

    Een wachtwoord voor een WebEx-vergadering verschilt van de pincode die u kunt opgeven voor een TelePresence-vergadering.

         
  • (Optioneel) Selecteer Wachtwoord uitsluiten van e-mailuitnodiging om uw vergaderingen beter te beveiligen.
  • (Optioneel) Schakel in het vak Alternatieve hosts selecteren de namen in van een of meer deelnemers die u wilt aanwijzen als alternatieve hosts die de vergadering zonder u kunnen leiden. Voor meer informatie gaat u naar https://help.webex.com/docs/DOC-11575.
6   (Optioneel) Selecteer Geavanceerde WebEx-instellingen om details op te geven voor het volgende:
  1. (Optioneel) Onder het gedeelte Informatie over de vergadering kunt u de algemene vergaderopties wijzigen.
  2. (Optioneel) Selecteer het tabblad Audio en tracering om het audioverbindingstype en andere verwante opties te kiezen.
  3. (Optioneel) Selecteer het tabblad Registratie om te kiezen of deelnemers zich voorafgaand aan de vergadering moeten registreren.
  4. (Optioneel) Selecteer het tabblad Resources om de volgende opties op te geven:
    • Selecteer een ander tabblad met Informatie over de vergadering om weer te geven in het vergadervenster.

       

    • Geef een presentatie voor uploaden op, zodat deze automatisch wordt afgespeeld voor deelnemers voordat u aan de vergadering deelneemt.

       

7   Selecteer TelePresence-ruimten toevoegen.    
8   Selecteer in TelePresence-ruimten toevoegen de TelePresence-ruimten of -systemen die u aan uw vergadering wilt toevoegen.

De systemen die u selecteert, worden toegevoegd aan de vakken Aan en Locatie in het vergaderingvenster. Zie TelePresence-systemen toevoegen tijdens het plannen.

9   (Optioneel) Geef bij Deelnemers voor video-inbellen toevoegen het aantal extra deelnemers voor video-inbellen op die kunnen inbellen in de vergadering.

Met deze optie kunt u capaciteit in het systeem reserveren voor meer personen om deel te nemen wanneer videoapparaten worden gebruikt zoals de Cisco TelePresence EX Series en apparaten die gebruikmaken van Cisco Jabber Video-toepassingen. Het aantal dat u opgeeft, bevat geen TelePresence-systemen die u toevoegt in de vakken Aan en Locatie. U moet het aanbevolen aantal voor uw site kennen en deze aanbevolen limiet niet overschrijden.

10   (Optioneel) Selecteer Geavanceerde TelePresence-instellingen om bijkomende details op te geven, zoals in- en uitbelinstellingen. Zie Geavanceerde TelePresence-opties voor meer informatie.
11   Selecteer OK.
12   Selecteer Verzenden.

Een vergadering met alleen WebEx plannen

 

Met behulp van de Integratie in Outlook kunt u een WebEx-vergadering plannen zonder dat u naar uw WebEx-site hoeft te gaan.

   
           
1   Voer een van de volgende handelingen uit om een vergadering te plannen:
  • Selecteer Nieuwe items > Vergadering of Afspraak of ga naar de Microsoft Outlook-agenda en selecteer Nieuwe vergadering of Nieuwe afspraak.
  • Selecteer het pictogram Plannen in het deelvenster WebEx-productiviteitstools.
  • Selecteer Vergadering plannen > WebEx- en TelePresence-vergadering plannen in de Microsoft Outlook-werkbalk.
    Opmerking      

    U dient de WebEx-instellingen in te voeren voordat u de algemene vergaderinformatie opgeeft.

2   Geef in de Outlook-vergadering of -afspraak de algemene vergaderinformatie op:
  • Typ het onderwerp van de vergadering in het vak Onderwerp.
  • In de vervolgkeuzelijsten Begintijd en Eindtijd geeft u de begin- en eindtijd voor de vergadering op.
  • (Optioneel) Als u een terugkeerpatroon voor uw vergadering wilt opgeven, klikt u op Terugkerend en kiest u de gewenste opties voor terugkerende vergaderingen. Raadpleeg Beperkingen voor terugkeerpatroon voor de WebEx-integratie met Outlook voor informatie over verschillen in terugkeerpatronen tussen WebEx en Microsoft Outlook.

  • (Optioneel) Geef informatie op bij andere opties in Microsoft Outlook, zoals een herinneringsbericht voor een vergadering.
3   Voer in het veld Aan de namen of e-mailadressen in van degenen die u voor de vergadering wilt uitnodigen. Zorg ervoor dat er geen TelePresence-ruimten zijn toegevoegd aan de vakken Aan of Locatie.
Opmerking      

Als u Afspraak hebt geselecteerd om uw vergadering te plannen, selecteert u Deelnemers uitnodigen om het vak Aan weer te geven.

4   Selecteer WebEx en TelePresence toevoegen.

Deze stap is niet vereist als u in stap 1 Een WebEx- en TelePresence-vergadering plannen hebt geselecteerd.

5   In het deelvenster Vergaderopties kunt u de WebEx-opties opgeven:
  • Selecteer Mensen toestaan om deel te nemen met behulp van WebEx.

    Deze optie is standaard niet geselecteerd. Schakel deze optie elke keer dat u een vergadering plant en WebEx eraan wilt toevoegen in.

         
  • Geef een wachtwoord voor de vergadering op voor WebEx-genodigden. Als er op uw site een vergaderingwachtwoord is vereist, wordt er een asterisk naast het vak weergegeven.
  • (Optioneel) Selecteer Wachtwoord uitsluiten van e-mailuitnodiging om uw vergaderingen beter te beveiligen.
  • (Optioneel) Schakel in het vak Alternatieve hosts selecteren de namen in van een of meer deelnemers die u wilt aanwijzen als alternatieve hosts die de vergadering zonder u kunnen leiden.      Zie https://help.webex.com/docs/DOC-11575 voor meer informatie.
6   (Optioneel) Selecteer Geavanceerde WebEx-instellingen om bijkomende details op te geven, zoals audioverbinding en registratie.
  1. (Optioneel) Onder het gedeelte Informatie over de vergadering kunt u de algemene vergaderopties wijzigen.
  2. (Optioneel) Selecteer het tabblad Audio en tracering om het audioverbindingstype en andere verwante opties te kiezen.
  3. (Optioneel) Selecteer het tabblad Registratie om te kiezen of deelnemers zich voorafgaand aan de vergadering moeten registreren.
  4. (Optioneel) Selecteer het tabblad Resources om de volgende opties op te geven:
    • Selecteer een ander tabblad met Informatie over de vergadering om weer te geven in het vergadervenster.

       

    • Geef een presentatie voor uploaden op, zodat deze automatisch wordt afgespeeld voor deelnemers voordat u aan de vergadering deelneemt.

       

7   Bevestig dat er geen opties zijn geselecteerd in het gedeelte TelePresence van het deelvenster Vergaderopties en dat Deelnemers voor video-inbellen toevoegen is ingesteld op 0.
8   Selecteer OK.
9   Selecteer Verzenden om de uitnodigingen voor de vergadering te verzenden naar de personen die u hebt uitgenodigd.

Een vergadering met alleen TelePresence plannen

         
1   Voer een van de volgende handelingen uit om een vergadering te plannen:
  • Selecteer Nieuwe items > Vergadering of Afspraak of ga naar de Microsoft Outlook-agenda en selecteer Nieuwe vergadering of Nieuwe afspraak.
  • Selecteer het pictogram Plannen in het deelvenster WebEx-productiviteitstools.
  • Selecteer Vergadering plannen > WebEx- en TelePresence-vergadering plannen in de Microsoft Outlook-werkbalk.
2   Ga als volgt te werk om algemene vergaderinformatie op te geven:
  • Typ het onderwerp van de vergadering in het vak Onderwerp.
  • In de vervolgkeuzelijsten Begintijd en Eindtijd geeft u de begin- en eindtijd voor de vergadering op.
  • (Optioneel) Als u een terugkeerpatroon voor uw vergadering wilt opgeven, klikt u op Terugkerend en kiest u de gewenste opties voor terugkerende vergaderingen. Raadpleeg Beperkingen voor terugkeerpatroon voor de WebEx-integratie met Outlook voor informatie over verschillen in terugkeerpatronen tussen WebEx en Microsoft Outlook.

3   Voer in het veld Aan de namen of e-mailadressen in van degenen die u voor de vergadering wilt uitnodigen.
4   Selecteer WebEx- en TelePresence-vergadering toevoegen.

Deze stap is niet vereist als u in stap 1 Een WebEx- en TelePresence-vergadering plannen hebt geselecteerd.

5   Zorg dat Mensen toestaan om deel te nemen met behulp van WebEx is uitgeschakeld.
6   In het deelvenster Vergaderopties kunt u de TelePresence-opties opgeven:
  • Selecteer TelePresence-ruimten toevoegen.

    De systemen die u selecteert, worden toegevoegd aan de vakken Aan en Locatie in het vergaderingvenster.

  • (Optioneel) Geef bij Deelnemers voor video-inbellen toevoegen het aantal extra deelnemers voor video-inbellen op die kunnen inbellen in de vergadering.

    Met deze optie kunt u capaciteit in het systeem reserveren voor meer personen om deel te nemen wanneer videoapparaten worden gebruikt zoals de Cisco TelePresence EX Series en apparaten die gebruikmaken van Cisco Jabber Video-toepassingen. Het aantal dat u opgeeft, bevat geen TelePresence-systemen die u toevoegt in de vakken Aan en Locatie. U moet het aanbevolen aantal voor uw site kennen en deze aanbevolen limiet niet overschrijden.

  • (Optioneel) Selecteer Geavanceerde TelePresence-instellingen om bijkomende details op te geven, zoals in- en uitbelinstellingen. Zie Geavanceerde TelePresence-opties voor meer informatie.
7   Selecteer Verzenden.

TelePresence-systemen toevoegen tijdens het plannen

Met behulp van de integratie met Outlook kunt u gemakkelijk TelePresence-systemen toevoegen aan een vergadering die u wilt plannen. Het dialoogvenster TelePresence-ruimten selecteren geeft alle TelePresence-systemen in uw organisatie weer. U hoeft geen lange algemene adreslijst van uw organisatie door te spitten.

       
       
1   Zorg ervoor dat u in een vergaderingvenster bent waarbij het deelvenster Vergaderopties is geopend.
2   Selecteer TelePresence-ruimten toevoegen.
3   Blader naar de systemen of gebruik een van de volgende opties:
  • Zoeken: typ tekst die deel uitmaakt van de naam van een ruimte. Deze optie zoekt niet op locatie.

  • Locatie: kies een locatie, zodat alleen de ruimten in die locatie worden weergegeven.

4   Selecteer de systemen die u wilt toevoegen.
5   Selecteer Ruimten > OK.    

U kunt ook het adresboek van Outlook of de Room Finder (ruimtezoeker) gebruiken om TelePresence-systemen te zoeken in de ruimten van uw organisatie. De ruimten die zijn uitgerust met TelePresence, zijn echter niet gemakkelijk te identificeren in een lijst en het is mogelijk dat hun locaties niet duidelijk zijn.

Opmerking      

Alle TelePresence-ruimten die u selecteert, moeten ook in de Cisco TelePresence Management Suite Extension voor Microsoft Exchange (Cisco TMSXE) staan, anders worden ze niet gepland.

         

Een Persoonlijke conferentie of vergadering met alleen geluid plannen

Met behulp van de integratie met Outlook kunt u een persoonlijke WebEx-conferentie plannen. Bij een persoonlijke conferentie start u eerst het audiogedeelte, maar is er altijd een onlinegedeelte beschikbaar om aan deel te nemen.

Als u TSP-audio (telefonieserviceprovider) gebruikt, kunt u ook een vergadering met alleen geluid plannen.

                   
          
1   Voer een van de volgende handelingen uit om een persoonlijke conferentie te plannen:
  • Selecteer Nieuwe items > Vergadering of Afspraak of ga naar de Microsoft Outlook-agenda en selecteer Nieuwe vergadering of Nieuwe afspraak.
  • Selecteer het pictogram Plannen in het deelvenster WebEx-productiviteitstools.
  • Selecteer Vergadering plannen > Persoonlijke conferentie plannen of Vergadering met alleen geluid plannen in het Outlook-venster.
    Opmerking      

    U dient de WebEx-instellingen in te voeren voordat u de algemene vergaderinformatie opgeeft.

2   Geef in de Outlook-vergadering of -afspraak de algemene vergaderinformatie op:
  • Typ het onderwerp van de vergadering in het vak Onderwerp.
  • In de vervolgkeuzelijsten Begintijd en Eindtijd geeft u de begin- en eindtijd voor de vergadering op.
  • (Optioneel) Als u een terugkeerpatroon voor uw vergadering wilt opgeven, klikt u op Terugkerend en kiest u de gewenste opties voor terugkerende vergaderingen. Raadpleeg Beperkingen voor terugkeerpatroon voor de WebEx-integratie met Outlook voor informatie over verschillen in terugkeerpatronen tussen WebEx en Microsoft Outlook.

  • (Optioneel) Geef informatie op bij andere opties in Microsoft Outlook, zoals een herinneringsbericht voor een vergadering.
3   Voer in het veld Aan de namen of e-mailadressen in om personen voor de vergadering uit te nodigen.    
Opmerking      

Als u Afspraak hebt geselecteerd om uw vergadering te plannen, selecteert u Planningassistent om het vak Aan weer te geven.

         
4   Selecteer Persoonlijke conferentie toevoegen. Deze stap is niet vereist als u in stap 1 Een persoonlijke conferentie plannen hebt geselecteerd.
5   Voer indien vereist de gevraagde informatie over de persoonlijke conferentie in.
6   Voer het volgende uit in het dialoogvenster WebEx-instellingen:
  • (Optioneel) Onder het gedeelte Informatie over de vergadering kunt u de algemene vergaderopties wijzigen.
  • (Optioneel) Selecteer het tabblad Audio en tracering om het audioverbindingstype en andere verwante opties te kiezen.
    • Als u WebEx Audio gebruikt, selecteert u Persoonlijke conferentie en vervolgens het Persoonlijke conferentie-account dat u wilt gebruiken.

       

    • Als u nog geen Persoonlijke conferentie-account hebt opgegeven, moet u er een maken.

       

    • Als u TSP-audio (telefonieserviceprovider) gebruikt, selecteert u Teleconferentieservice en vervolgens het Persoonlijke conferentie-account dat u wilt gebruiken.

       

  • (Optioneel) Selecteer het tabblad Resources om de volgende opties op te geven:
    • Selecteer een ander tabblad met Informatie over de vergadering om weer te geven in het vergadervenster.

       

    • Selecteer een of meer van de deelnemers voor uw vergadering om als alternatieve host voor de vergadering aan te wijzen. Een alternatieve host is iemand die toestemming heeft om uw vergadering te starten en te hosten als u zelf niet aan de vergadering kunt deelnemen. Zie https://help.webex.com/docs/DOC-11575 voor meer informatie.

       

    • Geef een presentatie voor uploaden op, zodat deze automatisch wordt afgespeeld voor deelnemers voordat u aan de vergadering deelneemt.

       

7   Selecteer OK.
8   Selecteer Verzenden om de uitnodigingen voor de vergadering te verzenden naar de personen die u hebt uitgenodigd.

Een geplande vergadering bewerken

 

Zodra u een vergadering hebt gepland met WebEx-integratie met Outlook, kunt u de vergadering op elk gewenst moment via Outlook bewerken. U kunt bijvoorbeeld de begintijd wijzigen, een nieuw wachtwoord opgeven, een andere optie voor de audioverbinding kiezen, enzovoort.

   

Zodra u een geplande vergadering bewerkt, verzendt WebEx-integratie met Outlook een bijgewerkte uitnodiging voor de vergadering naar de deelnemers die u hebt uitgenodigd. Daarnaast wordt de informatie over de vergadering op uw WebEx-site bijgewerkt.

   

Opmerking


   

Als u één vergadering in een reeks terugkerende WebEx-vergaderingen opnieuw plant via Microsoft Outlook, worden de wijzigingen ook weergegeven op uw WebEx-site.

   
  
     
1   Open het item voor de geplande vergadering in uw Microsoft Outlook-agenda.
2   U kunt het volgende wijzigen:
  • Selecteer Instellingen wijzigen om de instellingen van de WebEx-vergadering te wijzigen.
  • Selecteer Terugkerend om een terugkerend patroon toe te voegen of te wijzigen.     
  • Als u de tekst in het uitnodigingsbericht voor de vergadering wilt bewerken, doet u dit op het tabblad Afspraak.
3   Voer een van de volgende handelingen uit:
  • Selecteer Update verzenden om de bijgewerkte vergaderuitnodiging naar uitgenodigde deelnemers te verzenden en de bijgewerkte vergadering op te slaan in uw Outlook-agenda.

  • Selecteer Opslaan en sluiten om de bijgewerkte vergadering op te slaan in uw Outlook-agenda.

Een geplande vergadering annuleren

Als u een vergadering plant met gebruik van de invoegtoepassing Integratie met Outlook, kunt u de vergadering in Outlook annuleren.

U kunt de knop WebEx-vergadering annuleren, Vergadering in een persoonlijke ruimte annuleren of Persoonlijke conferentie annuleren in de WebEx-werkbalk in Outlook gebruiken om de WebEx-informatie van de Outlook-vergadering of -afspraak te annuleren of te verwijderen. U kunt ervoor kiezen dit te doen als u het type WebEx-vergadering wijzigt; als u bijvoorbeeld oorspronkelijk een WebEx-vergadering hebt gepland en deze in een Vergadering in een persoonlijke ruimte hebt gewijzigd.


Opmerking


   
  • Als u een WebEx-vergadering annuleert via uw WebEx-site, worden uw wijzigingen niet weergegeven in Microsoft Outlook. Als u bijvoorbeeld via uw site de vergadering annuleert, wordt de vergadering niet geannuleerd in uw Outlook-agenda. Daarom wordt het aanbevolen alleen Outlook te gebruiken om vergaderingen te annuleren. U kunt een vergadering die gepland is via Outlook niet bewerken op uw WebEx-site.

     

  • Als u één vergadering in een reeks terugkerende WebEx-vergaderingen annuleert via Microsoft Outlook, worden de wijzigingen ook weergegeven op uw WebEx-site.

     

  • Als u de vergadering of afspraak opslaat nadat u een van deze annuleringsknoppen hebt gebruikt en u geen andere WebEx-vergadering, Vergadering in een persoonlijke ruimte of Persoonlijke conferentie hebt toegevoegd, wordt deze vergadering of afspraak een gewone Microsoft Outlook-vergadering zonder WebEx-informatie.

     

   

U kunt ook een vergadering annuleren via de Microsoft Outlook-agenda, zoals hieronder wordt beschreven.

      
1   Open het item voor de geplande vergadering in uw Microsoft Outlook-agenda.
2   Selecteer Vergadering annuleren.
3   Selecteer Ja in het bevestigingsbericht.
4   Selecteer Annulering verzenden.

Geavanceerde TelePresence-opties

  

Met deze opties kunt u uw TelePresence-vergadering aanpassen.  

    
               
      

Optie      

      
      

Wat u met deze optie doen kunt doen      

      
      

Vergaderingpincode

      
      

Maak een numeriek wachtwoord om te voorkomen dat willekeurige personen kunnen inbellen in de TelePresence-vergadering.      

       

De pincode staat vermeld in de e-mailuitnodiging. De genodigden moeten de pincode opgeven om deel te kunnen nemen aan de TelePresence-vergadering.

       

Een pincode voor een TelePresence-vergadering verschilt van een wachtwoord voor een WebEx-vergadering.

      
      

Factureringscode

      
      

Geef de factureringscode op voor deze vergadering als uw beheerder dat nog niet heeft gedaan.

       

De TelePresence-factureringscode verschilt van de WebEx-traceercode.

      
      

Geplande systemen            

      
      

Deze opties bepalen hoe de geplande TelePresence-systemen verbinding maken met de vergadering op de geplande begintijd:      

Eén knop om deel te nemen: Wanneer u de TelePresence-ruimte als ruimteresource toevoegt, kunnen genodigden rechtstreeks vanaf het TelePresence-apparaat Deelnemen aan vergadering selecteren. Deze functie wordt ook wel OBTP (One Button to Push) genoemd.

Automatisch deelnemen: Sta toe dat de geplande systemen op de begintijd van de vergadering automatisch verbinding maken.

              

Vergadering selecteren voor deelnemen: op de geplande systemen zijn de inbelgegevens en een knop beschikbaar die de vergadering weergeeft. Kies deze optie als u wilt dat deelnemers de knop kunnen gebruiken om deel te nemen aan de vergadering.

              

Voor systemen die deze optie niet ondersteunen, kunt u een e-mailuitnodiging met de inbelgegevens naar de genodigden sturen.

Alleen ruimten reserveren: Reserveer de fysieke ruimten, maar sta niet toe dat de systemen op de begintijd verbinding maken.

             
      

Inbel- en uitbelinstellingen voor TelePresence              

      
      

Selecteer Toevoegen om de verbindingsmethoden op te geven voor apparaten of systemen die niet in de lijst van geplande systemen staan.

Tabblad Inbellen

       

Selecteer het verbindingstype SIP-audio of SIP-video en geef vervolgens op hoeveel personen mogen inbellen met het geselecteerde verbindingstype. Het aantal verwijst technisch gezien naar het aantal apparaten. Als vier personen deelnemen aan de vergadering op één apparaat, telt dit als één.

U kunt de e-mailuitnodiging met de inbelgegevens naar genodigden sturen.

Opmerking      

Het aantal dat u opgeeft in X personen toestaan om in te bellen om deel te nemen met het SIP-videoverbindingstype komt overeen met het aantal in X meer personen toestaan deel te nemen met videoapparaten in het deelvenster Vergaderopties.

                     

Tabblad Uitgaand bellen

       

Selecteer een verbindingstype: IP-video, IP-audio, ISDN-video, ISDN-audio, SIP-video of SIP-audio en geef de contactinformatie voor de genodigden op. Hun apparaten maken automatische verbinding op de aangegeven begintijd.

              

Instellingen voor bewerken      

Als u een door u toegevoegde verbindingsmethode wilt bewerken of verwijderen, selecteert u desgewenst Bewerken of Verwijderen.

             
   

Beperkingen voor terugkeerpatroon voor de WebEx-integratie met Outlook

De herhalingsopties die u kunt gebruiken met de integratie in Outlook, zijn beperkt tot de opties die beschikbaar zijn op uw WebEx-site en in uw TelePresence-planningssysteem. Afhankelijk van uw WebEx- of TelePresence-service wordt het gebruik van herhalingspatronen mogelijk niet ondersteund.


Opmerking


De hybride CMR-integratie ondersteunt geen uitzonderingen op een reeks terugkerende vergaderingen. Met andere woorden, de integratie ondersteunt geen wijzigingen aan een afzonderlijke vergadering uit een reeks vergaderingen. Wijzigingen die u aanbrengt aan een hybride CMR-vergadering, zijn van toepassing op de hele reeks.

WebEx-vergaderingen ondersteunen echter wel uitzonderingen voor een reeks vergaderingen.


In de volgende tabel staan de verschillen tussen de terugkeerpatronen van WebEx en Microsoft Outlook.

                   
Tabel 1 WebEx-vergaderingen
      

Type      

      
      

Outlook-optie      

      
      

Geconverteerd naar de optie WebEx-vergadering      

      
      

Wekelijks      

      
      

Om de [x] week/weken op: [zondag, maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdag, zaterdag]      

      

Voor gebeurtenissen van Event Center en trainingssessies van Training Center:

Elke week op: [zondag, maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdag, zaterdag]

Als u een vergadering plant die om de X weken terugkeert, waarbij X staat voor meer dan 1, wordt de vergadering in Microsoft Outlook gepland zoals u hebt opgegeven, maar zal deze op uw WebEx-site als een wekelijkse vergadering worden weergegeven.

De start van de week verwijst altijd naar de standaardwaarde 'zondag'. Wijzigen wordt niet ondersteund. Als u de start van de week wijzigt in een andere dag, wordt de start van de week niet gesynchroniseerd met de WebEx-site.

      

Maandelijks      

      

De [eerste, tweede, derde, vierde, laatste] dag Niet ondersteund van elke maand

      

Niet ondersteund      

                   
      

De [eerste, tweede, derde, vierde, laatste] weekdag of weekenddag      

      
      

Niet ondersteund      

      
      

Jaarlijks      

      
                   

De [eerste, tweede, derde, vierde, laatste] [dag, weekdag, weekenddag] van [januari ... december]      

      
                   

Niet ondersteund.      

      
                               
Tabel 2 Persoonlijke WebEx-conferenties
      

Type      

      
      

Outlook-optie      

      
      

Geconverteerd naar de optie Persoonlijke WebEx-conferentie

      
      

Maandelijks             

      
      

Dag [x] om de [y] maanden

      

Dag [x] van elke maand.

De [eerste, tweede, derde, vierde, laatste] weekdag of weekenddag

Niet ondersteund      

      

Jaarlijks

      

Elke [1,....31] [januari....december]

      

Niet ondersteund      

                   
      

De [eerste, tweede, derde, vierde, laatste] [dag, weekdag, weekenddag] van [januari ... december]      

      
      

Niet ondersteund      

      

De [eerste, tweede, derde, vierde, laatste] [zondag, Niet ondersteund. maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdag, zaterdag] van [januari....december]

Niet ondersteund      

Einddatum

             

Geen einddatum.

Als de periode langer is dan een jaar, wordt dit omgezet naar één jaar.

Eindigt na [x] keer.

Als de periode langer is dan een jaar, wordt dit omgezet naar één jaar.

                   

Eindigt op [datum]

      
                   

Als de periode langer is dan een jaar, wordt dit omgezet naar één jaar.

      

 


Attachments

    Outcomes