在 Windows 版 Microsoft Outlook 中安排会议(WBS31)

Document created by Cisco Localization Team on Oct 12, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Dec 8, 2016
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有关安排会议的准备工作

要使用“WebEx 与 Outlook 集成”安排在线会议并发送会议邀请,必须了解以下几点:

  • “WebEx 与 Outlook 集成”提供基本的会议安排选项。 某些出现在 WebEx 站点上的选项无法在“WebEx 与 Outlook 集成”中使用。

     

  • “WebEx 与 Outlook 集成”并非支持 Microsoft Outlook 中的所有重复周期选项。

     

  • 在任何从 Microsoft Outlook 发送的会议邀请中,会议的开始时间将以计算机上设置的时区显示,可能与 WebEx 站点上设置的时区首选项不一致。

     

安排 WebEx 会议

          
1    要安排会议,请执行以下一项操作:
  • 选择新建项目 > 会议约会,或从 Microsoft Outlook 日历中选择新建会议新建约会
  • 在“WebEx 快捷会议工具”面板上选择安排图标。
  • 在 Microsoft Outlook 工具栏上选择安排会议 > 安排 WebEx 会议
    注      

    您将需要先输入 WebEx 设置,然后才能指定常规会议信息。

2    在 Outlook 会议或约会中指定常规会议信息:
  • 主题框中输入会议的主题。
  • 开始时间结束时间列表中指定会议的开始时间和结束时间。
  • (可选)要为您的会议指定一种重复模式,请选择重复周期,然后选择重复选项。 要了解 WebEx 和 Microsoft 的重复模式的不同之处,请参阅“WebEx 与 Outlook 集成”的重复模式限制

  • (可选)选择会议室调度助手 > 添加会议室以预约 TelePresence 会议室,从而允许用户从 TelePresence 设备加入会议。

    注      

    如果您的 WebEx 站点和帐户支持 Meeting Center 视频会议,当您添加 TelePresence 会议室作为会议室资源时,与会者可直接从 TelePresence 设备选择加入会议。 该功能也称为“一键加入”(OBTP)。

  • (可选)指定 Microsoft Outlook 提供的其他选项,例如会议通知。
3    收件人框中输入会议受邀者的姓名和电子邮件地址。
注      

如果您选择约会以安排会议,可选择邀请与会者以显示收件人框。

如果您的 WebEx 站点和帐户支持 Meeting Center 视频会议,当您安排 WebEx 会议时,会议邀请中将包含允许受邀者通过视频会议系统和应用程序加入的信息。

4    选择添加 WebEx 会议

如果您在第 1 步中选择安排 WebEx 会议,可略过此步骤。

5    在“WebEx 设置”对话框中,完成以下设置:
  • (可选)在会议信息区域中,可更改常规会议选项。
  • (可选)选择音频和跟踪标签页以选择音频连接类型和其他相关选项。
  • (可选)选择注册标签页以选择与会者是否需要在会议开始前注册。
  • (可选)选择资源标签页以指定以下选项:
    • 选择要显示在会议窗口中的其他会议信息标签页。

       

    • 选择一个或多个与会者以担任会议的候补主持人。 当您无法出席会议时,候补主持人有权开始并主持您的会议。 有关更多信息,请参阅 https://help.webex.com/docs/DOC-11615

       

    • 指定要上传的演示,这样可在您加入会议前自动向与会者播放。

       

6    选择确定
7    选择发送向邀请的人发送会议邀请。

安排“个人会议室”会议

当安排“个人会议室”会议时,会议将在个人会议室中召开,并且加入会议的链接就是个人会议室 URL。

       
1    要安排“个人会议室”会议,请执行以下一项操作:
  • 在 Microsoft Outlook 中选择新建项目 > 会议约会,或从 Outlook 日历中选择新建会议新建约会。 当会议或约会窗口开启后,选择添加个人会议室
  • 在 Microsoft Outlook 中选择安排会议 > 安排“个人会议室”会议
  • 在“WebEx 快捷会议工具”中选择安排图标并选择添加个人会议室
 
注      

如果您的 WebEx 站点和帐户支持 Meeting Center 视频会议,当您安排 WebEx 会议时,会议邀请中将包含允许受邀者通过视频会议系统和应用程序加入的信息。

2    执行以下操作以指定常规会议信息:
  • 主题框中输入会议的主题。
  • 开始时间结束时间列表中指定会议的开始时间和结束时间。
  • (可选)要为您的会议指定一种重复模式,请选择重复周期,然后选择重复选项。 要了解 WebEx 和 Microsoft 的重复模式的不同之处,请参阅“WebEx 与 Outlook 集成”的重复模式限制

  • (可选)选择会议室调度助手 > 添加会议室以预约 TelePresence 会议室,从而允许用户从 TelePresence 设备加入会议。

    注      

    如果您的 WebEx 站点和帐户支持 Meeting Center 视频会议,当您添加 TelePresence 会议室作为会议室资源时,与会者可直接从 TelePresence 设备选择加入会议。 该功能也称为“一键加入”(OBTP)。

  • (可选)指定 Microsoft Outlook 提供的其他选项,例如会议通知。
3    收件人框中输入会议受邀者的姓名和电子邮件地址。
注      

如果您选择约会以安排会议,可选择邀请与会者以显示收件人框。

4    选择发送向邀请的人发送会议邀请。

安排个人会议或纯音频会议

如果您正在使用电话服务提供商(TSP)音频,可改为安排纯音频会议。

            
1    要安排个人会议,请执行以下一项操作:
  • 选择新建项目 > 会议约会,或从 Microsoft Outlook 日历中选择新建会议新建约会
  • 在“WebEx 快捷会议工具”面板上选择安排图标。
  • 在 Microsoft Outlook 工具栏中选择安排会议 > 安排个人会议安排纯音频会议
    注      

    您将需要先输入 WebEx 设置,然后才能指定常规会议信息。

2    在 Outlook 会议或约会中指定常规会议信息:
  • 主题框中输入会议的主题。
  • 开始时间结束时间列表中指定会议的开始时间和结束时间。
  • (可选)要为您的会议指定一种重复模式,请选择重复周期,然后选择重复选项。 要了解 WebEx 和 Microsoft 的重复模式的不同之处,请参阅“WebEx 与 Outlook 集成”的重复模式限制

  • (可选)指定 Microsoft Outlook 提供的其他选项,例如会议通知。
3    收件人框中输入姓名或电子邮件地址以邀请人员加入会议。     
注      

如果您选择约会以安排会议,可选择调度助手以显示收件人框。

          
4    选择添加个人会议

如果您在第 1 步中选择安排个人会议,可略过此步骤。

5    如有必要,输入所需的个人会议信息。
6    如有必要,在 WebEx 设置的音频和跟踪标签页中选择音频连接类型和其他所需的选项。
7    (可选)选择资源标签页以添加候补主持人:

当您无法出席会议时,候补主持人有权开始并主持您的会议。 有关更多信息,请参阅 https://help.webex.com/docs/DOC-11615

8    选择确定
9    选择发送向邀请的人发送会议邀请。

编辑已安排的会议

  

在使用“WebEx 与 Outlook 集成”安排会议后,您可使用 Outlook 随时对其进行编辑。 例如,您可更改会议的开始时间、指定新密码、选择不同的电话会议选项等。

    

在编辑已安排的会议后,“WebEx 与 Outlook 集成”将向此会议的所有受邀与会者发送更新的会议邀请,并在 WebEx 站点上更新会议信息。

    



    

如果使用 Microsoft Outlook 重新安排重复 WebEx 会议中的单次会议,该更改也会显示在您的 WebEx 站点上。

    
   
      
1    在您的 Microsoft Outlook 日历中,打开安排的会议项目。
2    您可执行以下一项操作:
  • 要更改 WebEx 会议设置,选择更改设置
  • 要添加或更改重复模式,选择重复周期。      
  • 要编辑会议邀请电子邮件中的文本,在约会标签页上执行该操作。
3    根据需要执行以下操作之一:
  • 要向受邀的与会者发送更新的会议邀请并在 Outlook 日历中保存更新的会议,选择发送更新

  • 要在 Outlook 日历中保存更新的会议,选择保存并关闭。

取消已安排的会议

如果您使用 Outlook 集成安排会议,可在 Outlook 中取消会议。

您可在 Outlook 中的 WebEx 工具栏上使用取消 WebEx 会议取消“个人会议室”会议取消个人会议按钮从 Outlook 会议或约会中取消并删除 WebEx 信息。 如果您要更改 WebEx 会议的类型,例如,您最初安排的是 WebEx 会议,随后想将其改为“个人会议室”会议,可能会希望执行上述操作。




    
  • 如果您使用 WebEx 站点取消 WebEx 会议,所做的更改将不会显示在 Microsoft Outlook 中。 例如,如果使用站点更改会议的开始时间,Outlook 日历中的开始时间不会发生变化。 因此,我们建议您仅使用 Outlook 取消会议。 使用 WebEx 站点编辑一个原本使用 Outlook 安排的会议不是一个好的选择。

     

  • 如果使用 Microsoft Outlook 取消重复 WebEx 会议中的单次会议,该更改也会显示在您的 WebEx 站点上。

     

  • 如果在使用上述取消按钮后保存会议或约会,但尚未添加另一个 WebEx 会议、“个人会议室”会议或个人会议,该会议将变为不包含 WebEx 信息的 Microsoft Outlook 常规会议。

     

    

您还可根据下方的描述从 Microsoft Outlook 取消会议。

       
1    在您的 Microsoft Outlook 日历中,打开安排的会议项目。
2    选择取消会议。
3    在确认消息中选择
4    选择发送取消通知

“WebEx 与 Outlook 集成”的重复模式限制

下表将显示 WebEx 和 Microsoft Outlook 中的重复模式的区别。

 
                    
表 1   WebEx 会议
       

类型       

       
       

Outlook 选项       

       
       

对应的 WebEx 会议选项       

       
       

每周       

       
       

重复间隔为 [X] 周后的: [星期日、星期一、星期二、星期三、星期四、星期五、星期六]       

       

适用于 Event Center 活动和 Training Center 培训课程:

每周的: [星期日、星期一、星期二、星期三、星期四、星期五、星期六]

如果您在 Microsoft Outlook 中安排一个每隔 X 周重复的会议,且 X 大于 1,会议将按您指定的选项安排,但在 WebEx 站点上,该会议将显示为每周重复的会议。

每周的起始时间始终指向缺省值“星期日”。 不支持自定义,因此您将每周的起始时间更改为其他时间,将无法与 WebEx 站点同步。

       

每月       

       

每月的第 [一、二、三、四、最后一] 天

       

不支持       

                    
       

每月第 [一、二、三、四、最后一个] 工作日或周末       

       
       

不支持       

       
       

每年       

       
                    

[1 月到 12 月] 的 [第一、第二、第三、第四、最后一个] [天、星期、工作日]       

       
                    

不支持。       

       
 
                                
表 2   WebEx 个人会议
       

类型       

       
       

Outlook 选项       

       
       

转换为 WebEx 个人会议选项

       
       

每月              

       
       

每 [Y] 个月的第 [X] 天

       

每月的第 [X] 天。

每月第 [一、二、三、四、最后一个] 工作日或周末

不支持       

       

每年

       

每个 [ 1 月到 12 月] 的 [1 日到 31 日]

       

不支持       

                    
       

[1 月到 12 月] 的 [第一、第二、第三、第四、最后一个] [天、星期、工作日]       

       
       

不支持       

       

[1 月到 12 月] 的 [第一、第二、第三、第四、最后一个] [星期一、星期二、星期三、星期四、星期五]

不支持       

结束日期

              

无结束日期

如果时长超过一年,将会转为一年。

[x] 次后结束

如果时长超过一年,将会转为一年。

                    

结束日期:[输入日期]

       
                    

如果时长超过一年,将会转为一年。

       
 

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