Schemalägga ett möte i Microsoft Outlook för Windows (WBS31)

Document created by Cisco Localization Team on Oct 12, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Feb 8, 2017
Version 4Show Document
  • View in full screen mode
 

Förutsättningar för att schemalägga ett möte

När du schemalägger ett onlinemöte och skickar mötesinbjudningar med WebEx-integrering till Outlook måste du tänka på följande:

  • WebEx-integrering till Outlook tillhandahåller grundläggande alternativ för att schemalägga ett möte. Vissa alternativ som visas på din WebEx-webbplats finns kanske inte i WebEx-integreringen till Outlook.

     

  • WebEx-integreringen till Outlook stöder inte alla återkommande-alternativ som finns i Microsoft Outlook.

     

  • I alla mötesinbjudningar som du skickar från Microsoft Outlook visar mötets starttid i din dators tidszon vilket kanske inte stämmer överens med tidszonen som du har angett i inställningarna på din WebEx-webbplats.

     

Schemalägga ett WebEx-möte

          
1    För att schemalägga ett möte, gör något av följande:
  • Välj Nya objekt > Möte eller Avtalad tid eller, från Microsoft Outlook-kalendern, välj Nytt möte eller Ny avtalad tid.
  • Välj ikonen Schemalägg på panelen WebEx produktivitetsverktyg.
  • Välj Schemalägg möte > Schemalägg WebEx-möte i Microsoft Outlook-verktygsfältet.
    Note      

    Du måste ange WebEx-inställningarna innan du anger den allmänna mötesinformationen.

2    I mötet eller den avtalade tiden i Outlook anger du den allmänna mötesinformation:
  • Ange ett ämne för mötet i rutan Ämne.
  • I listorna Starttid och Sluttid anger du mötets start- respektive sluttid.
  • (Valfritt) För att ange ett återkommande mönster för ditt möte, klicka på Återkommande och välj sedan återkommande-alternativ. För information om skillnader i återkommande mönster mellan WebEx och Microsoft Outlook, se Begränsningar av återkommande mönster i WebEx-integreringen till Outlook.

  • (Valfritt) Välj Rum eller välj Schemaläggningsassistent > Lägg till rum för att schemalägga ett TelePresence-rum som låter användare delta från en TelePresence-enhet.

    Note      

    Om din WebEx-webbplats och ditt konto har stöd för Meeting Center-videokonferens kan inbjudna, när du lägger till TelePresence-rummet som en rumsresurs, välja Delta i möte direkt från TelePresence-enheten. Denna funktion kallas också Enkel knapptryckning (One Button to Push, OBTP).

  • (Valfritt) Ange andra alternativ som Microsoft Outlook tillhandahåller, t.ex. en påminnelse om mötet.
3    Ange namnen på eller e-postadresserna till de personer som du vill bjuda in till mötet i rutan Till.
Note      

Om du valde Avtalad tid för att schemalägga ditt möte ska du välja Bjud in deltagare för att kunna se rutan Till.

Om din WebEx-webbplats och ditt konto har stöd för Meeting Center-videokonferens kommer mötesinbjudan, när du schemalägger ett WebEx-möte, att inkludera information som låter de inbjudna delta via videosystem och -program.

4    Välj Lägg till WebEx-möte.

Detta steg är inte nödvändigt om du valde Schemalägg WebEx-möte i steg 1.

5    I dialogrutan WebEx-inställningar ska du fylla i följande:
  • (Valfritt) Under avsnittet Mötesinformation kan du göra ändringar i de allmänna mötesalternativen.
  • (Valfritt) Välj fliken Ljud och spårning för att välja typ av ljudanslutning och andra relaterade alternativ.
  • (Valfritt) Välj fliken Registrering för att ange om deltagare måste registrera sig innan mötet.
  • (Valfritt) Välj fliken Resurser för att ange följande alternativ:
    • Välj en annan Mötesinformation-flik som ska visas i mötesfönstret.

       

    • Välj en eller flera mötesdeltagare som blir alternativa värdar för mötet. En alternativ värd är någon som har behörighet att starta och hålla dina möten när du inte kan delta själv. För mer information, se https://help.webex.com/docs/DOC-11643.

       

    • Ange en presentation att överföra som kommer att spelas upp automatiskt för deltagarna innan de deltar i mötet.

       

6    Välj OK.
7    Välj Skicka för att skicka mötesinbjudan till personerna som du har bjudit in.

Schemalägg ett möte i ett personligt rum

När du schemalägger ett möte i ett personligt rum kommer mötet att ske i ditt personliga rum och länken för att delta i mötet är URL:en till ditt personliga rum.

       
1    För att schemalägga ett möte i ett personligt rum ska du göra något av följande:
  • I Microsoft Outlook väljer du Nya objekt > Möte eller Avtalad tid eller från Outlook-kalendern väljer du Nytt möte eller Ny avtalad tid. När fönstret öppnas för mötet eller den avtalade tiden väljer du Lägg till personligt rum.
  • I Microsoft Outlook väljer du Schemalägg ett möte > Schemalägg ett möte i ett personligt rum.
  • Välj ikonen Schemalägg på panelen WebEx produktivitetsverktyg och sedan Lägg till personligt rum.
 
Note      

Om din WebEx-webbplats och ditt konto har stöd för Meeting Center-videokonferenser kommer mötesinbjudan, när du schemalägger ett WebEx-möte, att inkludera information som låter de inbjudna delta via videosystem och -program.

2    Ange allmän information om mötet på följande sätt:
  • Ange ett ämne för mötet i rutan Ämne.
  • I listorna Starttid och Sluttid anger du mötets start- respektive sluttid.
  • (Valfritt) För att ange ett återkommande mönster för ditt möte, klicka på Återkommande och välj sedan återkommande-alternativ. För information om skillnader i återkommande mönster mellan WebEx och Microsoft Outlook, se Begränsningar av återkommande mönster i WebEx-integreringen till Outlook.

  • (Valfritt) Välj Rum eller välj Schemaläggningsassistent > Lägg till rum för att schemalägga ett TelePresence-rum som låter användare delta från en TelePresence-enhet.

    Note      

    Om din WebEx-webbplats och ditt konto har stöd för Meeting Center-videokonferens kan inbjudna, när du lägger till TelePresence-rummet som en rumsresurs, välja Delta i möte direkt från TelePresence-enheten. Denna funktion kallas också Enkel knapptryckning (One Button to Push, OBTP).

  • (Valfritt) Ange andra alternativ som Microsoft Outlook tillhandahåller, t.ex. en påminnelse om mötet.
3    Ange namnen på eller e-postadresserna till de personer som du vill bjuda in till mötet i rutan Till.
Note      

Om du valde Avtalad tid för att schemalägga ditt möte ska du välja Bjud in deltagare för att kunna se rutan Till.

4    Välj Skicka för att skicka mötesinbjudan till personerna som du har bjudit in.

Schemalägg en personlig konferens eller ett möte med enbart ljud

Om du använder ljud från telefonitjänstleverantör (TSP) kan du schemalägga ett möte med enbart ljud.

            
1    För att schemalägga ett personligt konferensmöte ska du göra något av följande:
  • Välj Nya objekt > Möte eller Avtalad tid eller, från Microsoft Outlook-kalendern, välj Nytt möte eller Ny avtalad tid.
  • Välj ikonen Schemalägg på panelen WebEx produktivitetsverktyg.
  • Välj Schemalägg möte > Schemalägg personligt konferensmöte eller Schemalägg möte med endast ljud i Microsoft Outlook-verktygsfältet.
    Note      

    Du måste ange WebEx-inställningarna innan du anger den allmänna mötesinformationen.

2    I mötet eller den avtalade tiden i Outlook anger du den allmänna mötesinformation:
  • Ange ett ämne för mötet i rutan Ämne.
  • I listorna Starttid och Sluttid anger du mötets start- respektive sluttid.
  • (Valfritt) För att ange ett återkommande mönster för ditt möte, klicka på Återkommande och välj sedan återkommande-alternativ. För information om skillnader i återkommande mönster mellan WebEx och Microsoft Outlook, se Begränsningar av återkommande mönster i WebEx-integreringen till Outlook.

  • (Valfritt) Ange andra alternativ som Microsoft Outlook tillhandahåller, t.ex. en påminnelse om mötet.
3    Ange namnen eller e-postadresserna i rutan Till för att bjuda in deltagare till mötet.     
Note      

Om du valde Avtalad tid för att schemalägga ditt möte ska du välja Schemaläggningsassistent för att kunna se rutan Till.

          
4    Välj Lägg till personligt konferensmöte.

Detta steg är inte nödvändigt om du valde Schemalägg personligt konferensmöte i steg 1.

5    Vid behov anger du den begärda informationen om det personliga konferensmötet.
6    Vid behov, i WebEx-inställningarnas flik Ljud och spårning väljer du typen av ljudanslutning och andra alternativ som krävs.
7    (Valfritt) Välj fliken Resurser för att lägga till alternativa värdar.

En alternativ värd är någon som har behörighet att starta och hålla dina möten när du inte kan delta själv. För mer information, se https://help.webex.com/docs/DOC-11643.

8    Välj OK.
9    Välj Skicka för att skicka mötesinbjudan till personerna som du har bjudit in.

Redigera ett schemalagt möte

  

När du har schemalagt ett möte med WebEx-integrering till Outlook kan du när som helst använda Outlook för att redigera mötet. Du kan t.ex. ändra starttid, ange ett nytt lösenord, välja ett annat ljudanslutningsalternativ o.s.v.

    

När du har redigerat ett schemalagt möte skickar WebEx-integrering till Outlook en uppdaterad mötesinbjudan till deltagarna som du har bjudit in till mötet, och uppdaterar mötesinformationen på din WebEx-webbplats.

    

Note


    

Om du schemalägger en ny tid för en enstaka förekomst av ett återkommande WebEx-möte med Microsoft Outlook kommer ändringarna också att visas på din WebEx-webbplats.

    
   
      
1    Öppna det schemalagda mötet i Microsoft Outlook-kalendern.
2    Du kan ändra något av följande:
  • För att ändra inställningarna för ett WebEx-möte väljer du Ändra inställningar.
  • För att lägga till eller ändra ett återkommande mönster, välj Återkommande.      
  • Redigera texten i e-postinbjudan under fliken Avtalad tid.
3    Gör något av följande, som tillämpligt:
  • För att skicka den uppdaterade mötesinbjudan till inbjudna deltagare och spara det uppdaterade mötet i din Microsoft Outlook-kalender, välj Skicka uppdatering.

  • För att spara det uppdaterade mötet i din Microsoft Outlook-kalender, välj Spara och stäng.

Avboka ett schemalagt möte

Om du schemalägger ett möte med hjälp av Outlook-integreringen kan du avboka mötet i Outlook.

Du kan använda knappen Avbryt WebEx-möte, Avbryt möte i personligt rum eller Avbryt personligt konferensmöte i WebEx-verktygsfältet i Outlook för att avboka och ta bort WebEx-informationen från mötet eller den avtalade tiden i Outlook. Detta vill du kanske göra om du behöver ändra typen av WebEx-möte, t.ex. om du från början schemalade ett WebEx-möte som du vill ändra till ett möte i ett personligt rum.


Note


    
  • Om du avbokar ett WebEx-möte via din WebEx-webbplats kommer dessa ändringar inte att återspeglas i Outlook. Om du till exempel avbokar mötet från din webbplats kommer mötet inte att avbokas i din Outlook-kalender. Därför rekommenderar vi att du endast använder Outlook för att avboka ett möte. Det är inte möjligt att redigera ett möte via din WebEx-webbplats om mötet har schemalagts via Outlook.

     

  • Om du avbryter en enstaka förekomst av ett återkommande WebEx-möte med Microsoft Outlook kommer ändringarna också att visas på din WebEx-webbplats.

     

  • Om du sparar mötet eller den avtalade tiden efter att du har använt någon av dessa knappar för att avboka och du inte har lagt till ett annat WebEx-möte, ett möte i ett personligt rum eller ett personligt konferensmöte kommer det att bli ett vanligt Microsoft Outlook-möte utan någon WebEx-information.

     

    

Du kan också avboka ett möte från Microsoft Outlook-kalendern som beskrivet nedan.

       
1    Öppna det schemalagda mötet i Microsoft Outlook-kalendern.
2    Välj Avboka möte.
3    Välj Ja i bekräftelsemeddelandet.
4    Välj Skicka avbokning.

Begränsning för återkommande mönster i WebEx-integreringen till Outlook

Följande tabell visar skillnader mellan återkommande mönster i WebEx och Microsoft Outlook.

 
                    
Tabell 1 WebEx Meetings
       

Typ       

       
       

Outlook-alternativ       

       
       

Konverterad till WebEx mötesalternativ       

       
       

Varje vecka       

       
       

Var [X] vecka på: [söndag, måndag, tisdag, onsdag, torsdag, fredag, lördag]       

       

För Event Center-evenemang och Training Center-utbildningssessioner:

Varje vecka på: [Söndag, måndag, tisdag, onsdag, torsdag, fredag, lördag]

Om du använder Microsoft Outlook för att schemalägga ett möte som upprepas var X:e vecka och X är större än 1, schemaläggs mötet så som du angett i Outlook, men det visas som ett veckovist möte på din WebEx-webbplats.

Veckostarten pekar alltid på standardvärdet som är söndag. Anpassning stöds inte, så om du ändrar veckostarten till en annan dag synkroniseras inte veckostarten med WebEx-webbplatsen.

       

Varje månad       

       

Den [första, andra, tredje, fjärde, sista] dagen Stöds inte i varje månad

       

Stöds ej       

                    
       

Den [första, andra, tredje, fjärde, sista] vardagen eller helgdag       

       
       

Stöds ej       

       
       

Årligen       

       
                    

[första, andra, tredje, fjärde, sista] [dag, vardag, helgdag] i [januari .... december]       

       
                    

Stöds ej.       

       
 
                                
Tabell 2 Personliga konferensmöten i WebEx
       

Typ       

       
       

Outlook-alternativ       

       
       

Motsvarande alternativ för personligt konferensmöte i WebEx

       
       

Varje månad              

       
       

Dag [X] var [y]:e månad

       

Dag [x] i varje månad.

Den [första, andra, tredje, fjärde, sista] vardagen eller helgdag

Stöds ej       

       

Årligen

       

Varje [Januari....December] [1,....31]

       

Stöds ej       

                    
       

[första, andra, tredje, fjärde, sista] [dag, vardag, helgdag] i [januari .... december]       

       
       

Stöds ej       

       

[första, andra, tredje, fjärde, sista] [söndag, stöd inte. måndag, tisdag, onsdag, torsdag, fredag, lördag] i [januari .... december]

Stöds ej       

Slutdatum

              

Inget slutdatum.

Om tidsperioden är längre än ett år kommer den att omvandlas till ett år.

Upphör efter [x] förekomster.

Om tidsperioden är längre än ett år kommer den att omvandlas till ett år.

                    

Upphör vid [datuminmatning]

       
                    

Om tidsperioden är längre än ett år kommer den att omvandlas till ett år.

       
 

Attachments

    Outcomes