Pianificazione di una riunione in Microsoft Outlook per Windows (WBS31)

Document created by Cisco Localization Team on Oct 12, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Feb 8, 2017
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Prerequisiti per la pianificazione di una riunione

Per pianificare una riunione online con l'integrazione WebEx per Outlook e inviare gli inviti, tenere presente che:

  • L'integrazione WebEx per Outlook fornisce le opzioni di base per la pianificazione di una riunione. Alcune opzioni che verranno visualizzate sul sito di WebEx potrebbero non essere disponibili nell'integrazione WebEx per Outlook.

     

  • L'integrazione WebEx per Outlook non supporta tutte le opzioni di ricorrenza disponibili in Microsoft Outlook.

     

  • Negli inviti alle riunioni inviati da Microsoft Outlook, l'ora di inizio della riunione viene visualizzata nel fuso orario impostato nel proprio computer e potrebbe non corrispondere alle preferenze del fuso orario impostate sul sito WebEx.

     

Pianificazione di una riunione WebEx

          
1    Per pianificare una riunione, effettuare una delle seguenti operazioni:
  • Selezionare Nuovi elementi > Riunione o Appuntamento oppure, nel calendario di Microsoft Outlook, selezionare Nuova riunione o Nuovo appuntamento.
  • Selezionare l'icona Pianifica nel pannello Strumenti di produttività WebEx.
  • Selezionare Pianifica riunione > Pianifica riunione WebEx sulla barra degli strumenti di Microsoft Outlook.
    Nota      

    Sarà necessario immettere le impostazioni WebEx per poter specificare le informazioni generali sulla riunione.

2    Nella riunione o nell'appuntamento Outlook, specificare le informazioni generali sulla riunione:
  • Digitare un argomento per la riunione nella casella Oggetto.
  • Negli elenchi Ora di inizio e Ora di fine, specificare rispettivamente gli orari d'inizio e fine della riunione.
  • (Opzionale) Per specificare uno schema di ricorrenza per la riunione, selezionare Ricorrenza, quindi selezionare le relative opzioni. Per informazioni sulle differenze negli schemi di ricorrenza tra WebEx e Microsoft Outlook, vedere Limitazione degli schemi di ricorrenza per l'integrazione WebEx per Outlook.

  • (Opzionale) Selezionare Sale o selezionare Assistente pianificazione > Aggiungi sale per pianificare una sala TelePresence e consentire agli utenti di accedere da un dispositivo TelePresence.

    Nota      

    Se il sito WebEx e l'account supportano i servizi di videoconferenza Meeting Center, quando si aggiunge la sala TelePresence come risorsa sala riunioni, gli invitati possono selezionare Partecipa alla riunione direttamente dal dispositivo TelePresence. Questa funzione è nota anche come Pulsante singolo per l'accesso (OBTP, One Button to Push).

  • (Opzionale) Specificare altre opzioni offerte da Microsoft Outlook, come una notifica di riunione.
3    Inserire i nomi o gli indirizzi e-mail delle persone da invitare alla riunione nella casella A.
Nota      

Se è stata selezionata l'opzione Appuntamento per la pianificazione della riunione, selezionare Invita partecipanti per visualizzare la casella A.

Se il sito WebEx e l'account supportano i servizi di videoconferenza Meeting Center, quando si pianifica una riunione WebEx, l'invito alla riunione include le informazioni che consentono agli invitati di partecipare da sistemi e applicazioni video.

4    Selezionare Aggiungi riunione WebEx.

Questa operazione non è necessaria se è stata selezionata l'opzione Pianifica riunione WebEx al punto 1.

5    Nella finestra di dialogo Impostazioni WebEx, effettuare le seguenti operazioni:
  • (Opzionale) Nella sezione Informazioni riunione, è possibile apportare le modifiche alle opzioni generali della riunione.
  • (Opzionale) Selezionare la scheda Audio e Traccia per scegliere il tipo di connessione audio e altre opzioni correlate.
  • (Opzionale) Selezionare la scheda Iscrizione per scegliere se i partecipanti devono iscriversi prima della riunione.
  • (Opzionale) Selezionare la scheda Risorse per specificare le seguenti opzioni:
    • Selezionare una scheda Info riunione diversa da visualizzare nella finestra della riunione.

       

    • Selezionare uno o più partecipanti come organizzatori alternativi per la riunione. Un organizzatore alternativo è qualcuno che ha l'autorizzazione ad avviare e organizzare la propria riunione quando si è impossibilitati a farlo. Per ulteriori informazioni, vedere https://help.webex.com/docs/DOC-11644.

       

    • Specificare una presentazione da caricare in modo che venga riprodotta automaticamente per i partecipanti prima di accedere alla riunione.

       

6    Selezionare OK.
7    Selezionare Invia per inviare gli inviti per la riunione alle persone invitate.

Pianificazione di una riunione nella sala riunioni personale

Quando si pianifica una riunione in una sala riunioni personale, la riunione avviene nella sala riunioni personale e il collegamento per accedere alla riunioni corrisponde all'URL della sala riunioni personale.

       
1    Per pianificare una riunione nella sala riunioni personale, effettuare una delle seguenti operazioni:
  • In Microsoft Outlook, selezionare Nuovi elementi > Riunione o Appuntamento oppure, nel calendario di Outlook, selezionare Nuova riunione o Nuovo appuntamento. Quando si apre la finestra Riunione o Appuntamento, selezionare Aggiungi sala riunioni personale.
  • In Microsoft Outlook, selezionare Pianifica una riunione > Pianifica una riunione nella sala riunioni personale.
  • Selezionare l'icona Pianifica nel pannello Strumenti di produttività WebEx, quindi selezionare Aggiungi sala riunioni personale.
 
Nota      

Se il sito WebEx e l'account supportano i servizi di videoconferenza Meeting Center, quando si pianifica una riunione WebEx, l'invito alla riunione includerà le informazioni che consentono agli invitati di partecipare da sistemi e applicazioni video.

2    Attenersi alla seguente procedura per specificare le informazioni generali sulla riunione:
  • Digitare un argomento per la riunione nella casella Oggetto.
  • Negli elenchi Ora di inizio e Ora di fine, specificare rispettivamente gli orari d'inizio e fine della riunione.
  • (Opzionale) Per specificare uno schema di ricorrenza per la riunione, selezionare Ricorrenza, quindi selezionare le relative opzioni. Per informazioni sulle differenze negli schemi di ricorrenza tra WebEx e Microsoft Outlook, vedere Limitazione degli schemi di ricorrenza per l'integrazione WebEx per Outlook.

  • (Opzionale) Selezionare Sale o selezionare Assistente pianificazione > Aggiungi sale per pianificare una sala TelePresence e consentire agli utenti di accedere da un dispositivo TelePresence.

    Nota      

    Se il sito WebEx e l'account supportano i servizi di videoconferenza Meeting Center, quando si aggiunge la sala TelePresence come risorsa sala riunioni, gli invitati possono selezionare Partecipa alla riunione direttamente dal dispositivo TelePresence. Questa funzione è nota anche come Pulsante singolo per l'accesso (OBTP, One Button to Push).

  • (Opzionale) Specificare altre opzioni offerte da Microsoft Outlook, come una notifica di riunione.
3    Inserire i nomi o gli indirizzi e-mail delle persone da invitare alla riunione nella casella A.
Nota      

Se è stata selezionata l'opzione Appuntamento per la pianificazione della riunione, selezionare Invita partecipanti per visualizzare la casella A.

4    Selezionare Invia per inviare gli inviti per la riunione alle persone invitate.

Pianificazione di una conferenza personale o di una riunione solo audio

Se invece si utilizza l'audio di un provider di servizi di telefonia (TSP), è possibile pianificare una riunione solo audio.

            
1    Per pianificare una conferenza personale, effettuare una delle seguenti operazioni:
  • Selezionare Nuovi elementi > Riunione o Appuntamento oppure, nel calendario di Microsoft Outlook, selezionare Nuova riunione o Nuovo appuntamento.
  • Selezionare l'icona Pianifica nel pannello Strumenti di produttività WebEx.
  • Selezionare Pianifica riunione > Pianifica conferenza personale o Pianifica riunione solo audio sulla barra degli strumenti di Microsoft Outlook.
    Nota      

    Sarà necessario immettere le impostazioni WebEx per poter specificare le informazioni generali sulla riunione.

2    Nella riunione o nell'appuntamento Outlook, specificare le informazioni generali sulla riunione:
  • Digitare un argomento per la riunione nella casella Oggetto.
  • Negli elenchi Ora di inizio e Ora di fine, specificare rispettivamente gli orari d'inizio e fine della riunione.
  • (Opzionale) Per specificare uno schema di ricorrenza per la riunione, selezionare Ricorrenza, quindi selezionare le relative opzioni. Per informazioni sulle differenze negli schemi di ricorrenza tra WebEx e Microsoft Outlook, vedere Limitazione degli schemi di ricorrenza per l'integrazione WebEx per Outlook.

  • (Opzionale) Specificare altre opzioni offerte da Microsoft Outlook, come una notifica di riunione.
3    Immettere i nomi o gli indirizzi e-mail nella casella A per invitare le persone alla riunione.     
Nota      

Se è stata selezionata l'opzione Appuntamento per la pianificazione della riunione, selezionare Assistente di pianificazione per visualizzare la casella A.

          
4    Selezionare Aggiungi conferenza personale.

Questa operazione non è necessaria se è stata selezionata l'opzione Pianifica conferenza personale al punto 1.

5    Se necessario, immettere le informazioni della conferenza personale richieste.
6    Se necessario, nella scheda Audio e Traccia di Impostazioni WebEx, scegliere il tipo di connessione audio e altre opzioni richieste.
7    (Opzionale) Selezionare la scheda Risorse per aggiungere gli organizzatori alternativi.

Un organizzatore alternativo è qualcuno che ha l'autorizzazione ad avviare e organizzare la propria riunione quando si è impossibilitati a farlo. Per ulteriori informazioni, vedere https://help.webex.com/docs/DOC-11644.

8    Selezionare OK.
9    Selezionare Invia per inviare gli inviti per la riunione alle persone invitate.

Come modificare una riunione pianificata

  

Una volta pianificata una riunione utilizzando l'integrazione WebEx per Outlook, è possibile utilizzare Outlook per modificare la riunione in qualsiasi momento. Ad esempio, è possibile modificarne l'ora di inizio, specificare una nuova password, scegliere una diversa opzione di connessione audio e così via.

    

Una volta modificata una riunione pianificata, l'integrazione WebEx per Outlook invia un invito alla riunione aggiornato a tutti i partecipanti invitati alla riunione e aggiorna anche le informazioni sulla riunione sul sito WebEx.

    

Nota


    

Se si ripianifica una singola occorrenza di una riunione WebEx ricorrente utilizzando Microsoft Outlook, le modifiche vengono visualizzate anche sul sito di WebEx.

    
   
      
1    Nel calendario di Microsoft Outlook, aprire la voce relativa alla riunione pianificata.
2    È possibile effettuare una delle operazioni seguenti:
  • Per modificare le impostazioni della riunione WebEx, selezionare Modifica impostazioni.
  • Per aggiungere o modificare un modello di ricorrenza, fare clic su Ricorrenza.      
  • Per modificare il testo del messaggio e-mail di invito alla riunione, utilizzare la scheda Appuntamento.
3    Effettuare una delle seguenti operazioni:
  • Per inviare l'invito alla riunione aggiornata ai partecipanti invitati e salvare la riunione aggiornata nel calendario di Outlook, fare clic su Invia aggiornamento.

  • Per salvare la riunione aggiornata nel calendario di Outlook, selezionare Salva e chiudi.

Annullamento di una riunione pianificata

Se si pianifica una riunione utilizzando l'integrazione per Outlook, è possibile annullare la riunione in Outlook.

È possibile utilizzare il pulsante Annulla riunione WebEx, Annulla riunione nella sala riunioni personale o Annulla conferenza personale sulla barra degli strumenti WebEx di Outlook per annullare e rimuovere le informazioni WebEx dalla riunione o dall'appuntamento Outlook. È possibile effettuare questa operazione se si modifica il tipo di riunione WebEx; ad esempio, se è stata originariamente pianificata una riunione WebEx e si desidera modificarla in una riunione nella sala riunioni personale.


Nota


    
  • Se si annulla una riunione WebEx utilizzando il sito di WebEx, le modifiche non vengono visualizzate in Microsoft Outlook. Ad esempio, se si annulla la riunione utilizzando il sito, la riunione non viene annullata nel calendario di Outlook. Di conseguenza, si consiglia di utilizzare solo Outlook per annullare una riunione. Non è possibile utilizzare il sito di WebEx per modificare una riunione pianificata con Outlook.

     

  • Se si annulla una singola occorrenza di una riunione WebEx ricorrente utilizzando Microsoft Outlook, le modifiche vengono visualizzate anche sul sito di WebEx.

     

  • Se si salva la riunione o l'appuntamento dopo aver usato uno di questi pulsanti di annullamento e non è stata aggiunta un'altra riunione WebEx, riunione nella sala riunioni personale o conferenza personale, tale riunione o appuntamento diventa una normale riunione Microsoft Outlook senza informazioni WebEx.

     

    

È possibile annullare una riunione anche dal calendario di Microsoft Outlook come descritto di seguito.

       
1    Nel calendario di Microsoft Outlook, aprire la voce relativa alla riunione pianificata.
2    Selezionare Annulla riunione.
3    Selezionare nel messaggio di conferma.
4    Selezionare Invia annullamento.

Limitazione degli schemi di ricorrenza per l'integrazione WebEx per Outlook

La tabella seguente mostra le differenze tra gli schemi di ricorrenza WebEx e Microsoft Outlook.

 
                    
Tabella 1 WebEx Meetings
       

Tipo       

       
       

Opzione Outlook       

       
       

Opzione Convertito in riunione WebEx       

       
       

Settimanale       

       
       

Ogni [X] settimane il: [domenica, lunedì, martedì, mercoledì, giovedì, venerdì, sabato]       

       

Per eventi di Event Center e sessioni di formazione di Training Center:

Ogni settimana il: [domenica, lunedì, martedì, mercoledì, giovedì, venerdì, sabato]

Se si pianifica una riunione che si ripete ogni X settimane, dove X è maggiore di 1, in Microsoft Outlook, la riunione verrà pianificata in Outlook come specificato, ma apparirà come riunione settimanale sul sito di WebEx.

L'inizio della settimana punta sempre al giorno predefinito, domenica. La personalizzazione non è supportata; pertanto, se si desidera modificare l'inizio della settimana in un giorno diverso, l'inizio della settimana non verrà sincronizzato con il sito di WebEx.

       

Mensile       

       

Il [primo, secondo, terzo, quarto, ultimo] giorno Non supportato di ogni mese

       

Non supportato       

                    
       

Il [primo, secondo, terzo, quarto, ultimo] giorno feriale o del fine settimana       

       
       

Non supportato       

       
       

Annuale       

       
                    

[primo, secondo, terzo, quarto, ultimo] [giorno, giorno della settimana, giorno del week-end] di [Gennaio....Dicembre]       

       
                    

Non supportato.       

       
 
                                
Tabella 2 Conferenze personali WebEx
       

Tipo       

       
       

Opzione Outlook       

       
       

Opzione Convertito a riunione WebEx di tipo Conferenza personale

       
       

Mensile              

       
       

Giorno [X] ogni [Y] mese

       

Giorno [X] di ogni mese.

Il [primo, secondo, terzo, quarto, ultimo] giorno feriale o del fine settimana

Non supportato       

       

Annuale

       

Ogni [Gennaio....Dicembre] [1,....31]

       

Non supportato       

                    
       

[primo, secondo, terzo, quarto, ultimo] [giorno, giorno della settimana, giorno del week-end] di [Gennaio....Dicembre]       

       
       

Non supportato       

       

[primo, secondo, terzo, quarto, ultimo] [domenica, non supportata. lunedì, martedì, mercoledì, giovedì, venerdì, sabato] di [Gennaio.... Dicembre]

Non supportato       

Data di fine

              

Nessuna data di fine.

Se l'intervallo di tempo supera l'anno, il valore viene convertito in un anno.

Terminare dopo [x] ricorrenze.

Se l'intervallo di tempo supera l'anno, il valore viene convertito in un anno.

                    

Terminare entro il [data]

       
                    

Se l'intervallo di tempo supera l'anno, il valore viene convertito in un anno.

       
 

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