Een vergadering plannen in Microsoft Outlook voor Mac

Document created by Cisco Localization Team on Oct 12, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Jun 16, 2017
Version 7Show Document
  • View in full screen mode

 

Voorwaarden voor het plannen van een vergadering


Let op het volgende bij het plannen van een online vergadering met de WebEx-integratie met Microsoft Outlook en het verzenden van uitnodigingen:

  • De WebEx-integratie met Outlook biedt basisopties voor het plannen van een vergadering. Een aantal opties die op uw WebEx-site worden weergegeven, zijn mogelijk niet beschikbaar in WebEx-integratie met Outlook.

     

  • De WebEx-integratie met Outlook ondersteunt niet alle opties voor terugkerende vergaderingen die beschikbaar zijn in Microsoft Outlook.

     

  • In alle uitnodigingen voor vergaderingen die u vanuit Microsoft Outlook verzendt, wordt de begintijd van de vergadering weergegeven in de tijdzone zoals die is ingesteld op uw computer. Dit komt mogelijk niet overeen met de tijdzonevoorkeuren die u in uw WebEx-service hebt ingesteld.

     

Een WebEx-vergadering plannen

         
1   Voer een van de volgende handelingen uit om een WebEx-vergadering te plannen:
  • Selecteer het WebEx-pictogram in de Mac-menubalk en selecteer vervolgens WebEx-vergadering plannen.
  • Selecteer Nieuwe items > Vergadering of Afspraak of ga naar de Microsoft Outlook-agenda en selecteer Nieuwe vergadering of Nieuwe afspraak.
  • Selecteer in Microsoft Outlook de optie WebEx-vergadering plannen in het Cisco WebEx-menu.
2   Geef in de Outlook-vergadering of -afspraak de algemene vergaderinformatie op:
  • Typ het onderwerp van de vergadering in het vak Onderwerp.
  • In de vervolgkeuzelijsten Begintijd en Eindtijd geeft u de begin- en eindtijd voor de vergadering op.
  • (Optioneel) Als u een terugkeerpatroon voor uw vergadering wilt opgeven, klikt u op Terugkerend en kiest u de gewenste opties voor terugkerende vergaderingen. Raadpleeg Beperkingen voor terugkeerpatroon voor de WebEx-integratie met Outlook voor informatie over verschillen in terugkeerpatronen tussen WebEx en Microsoft Outlook.

  • (Optioneel) Selecteer de Room Finder (Ruimtezoeker) of selecteer Planningassistent > Ruimten toevoegen om een TelePresence-ruimte te plannen, zodat gebruikers vanaf een TelePresence-apparaat kunnen deelnemen.

    Opmerking      

    Als uw WebEx-site en uw account Meeting Center-videoconferenties ondersteunen en u de TelePresence-ruimte als een ruimteresource toevoegt, kunnen genodigden rechtstreeks vanaf het TelePresence-apparaat Deelnemen aan vergadering selecteren. Deze functie wordt ook wel OBTP (One Button to Push) genoemd.

  • (Optioneel) Geef informatie op bij andere opties in Microsoft Outlook, zoals een herinneringsbericht voor een vergadering.
3   Voer in het veld Aan de namen of e-mailadressen in van degenen die u voor de vergadering wilt uitnodigen.
Opmerking      

Als uw WebEx-site en -account Meeting Center-videoconferenties ondersteunen en u een WebEx-vergadering plant, bevat de uitnodiging voor de vergadering informatie waarmee genodigden kunnen deelnemen vanaf videosystemen en -toepassingen.

4   Selecteer Instellingen wijzigen om de instellingen voor een WebEx-vergadering op te geven voor het volgende.
  • (Optioneel) Selecteer de Vergaderingssjabloon die u voor de vergadering wilt gebruiken.
  • (Optioneel) Geef een wachtwoord voor de vergadering op voor WebEx-genodigden. Als er op uw site een vergaderingwachtwoord is vereist, wordt er een asterisk naast het vak weergegeven.
  • (Optioneel) Vink de optie Wachtwoord uitsluiten van e-mailuitnodiging aan om uw vergadering beter te beveiligen.
  • (Optioneel) Selecteer in de lijst met genodigden alle alternatieve hosts die u voor de vergadering wilt hebben. Zie https://help.webex.com/docs/DOC-11575 voor meer informatie.
5   Selecteer Geavanceerde instellingen weergeven om de volgende instellingen op te geven:
  • Selecteer het vergaderingstype.
  • Selecteer de Audioverbinding.
  • Schakel Registratie van genodigden vereisen in om te kiezen of deelnemers zich voorafgaand aan de vergadering moeten registreren.
  • Schakel Automatisch alle registraties accepteren in om alle registratieverzoeken automatisch te accepteren.
6   Selecteer OK.
7   Selecteer Verzenden om de uitnodigingen voor de vergadering te verzenden naar de personen die u hebt uitgenodigd.

Een Persoonlijke conferentie of vergadering met alleen geluid plannen

Als u TSP-audio (telefonieserviceprovider) gebruikt, kunt u ook een vergadering met alleen geluid plannen.

         
1   Voer een van de volgende handelingen uit om een persoonlijke conferentie te plannen:
  • Selecteer het WebEx-pictogram in de Mac-menubalk en selecteer vervolgens Persoonlijke conferentie plannen of Vergadering met alleen geluid.
  • Selecteer Nieuwe items > Vergadering of Afspraak of ga naar de Microsoft Outlook-agenda en selecteer Nieuwe vergadering of Nieuwe afspraak.
  • Selecteer in Microsoft Outlook de optie Persoonlijke conferentie plannen of Vergadering met alleen geluid in het Cisco WebEx-menu.
2   Geef in de Outlook-vergadering of -afspraak de algemene vergaderinformatie op:
  • Typ het onderwerp van de vergadering in het vak Onderwerp.
  • In de vervolgkeuzelijsten Begintijd en Eindtijd geeft u de begin- en eindtijd voor de vergadering op.
  • (Optioneel) Als u een terugkeerpatroon voor uw vergadering wilt opgeven, klikt u op Terugkerend en kiest u de gewenste opties voor terugkerende vergaderingen. Raadpleeg Beperkingen voor terugkeerpatroon voor de WebEx-integratie met Outlook voor informatie over verschillen in terugkeerpatronen tussen WebEx en Microsoft Outlook.

  • (Optioneel) Geef informatie op bij andere opties in Microsoft Outlook, zoals een herinneringsbericht voor een vergadering.
3   Voer in het veld Aan de namen of e-mailadressen in om personen voor de vergadering uit te nodigen.
4   Selecteer Instellingen wijzigen om de instellingen voor een persoonlijke conferentie op te geven voor het volgende.
  • (Optioneel) Geef een wachtwoord voor de vergadering op voor WebEx-genodigden. Als er op uw site een vergaderingwachtwoord is vereist, wordt er een asterisk naast het vak weergegeven.
  • (Optioneel) Vink de optie Wachtwoord uitsluiten van e-mailuitnodiging aan om uw vergadering beter te beveiligen.
  • (Optioneel) Selecteer in de lijst met genodigden alle alternatieve hosts die u voor de vergadering wilt hebben. Zie https://help.webex.com/docs/DOC-11575 voor meer informatie.
5   Selecteer Geavanceerde instellingen weergeven om de volgende instellingen op te geven:
  • Selecteer het vergaderingstype.
  • Selecteer de Audioverbinding.
  • Schakel Registratie van genodigden vereisen in om te kiezen of deelnemers zich voorafgaand aan de vergadering moeten registreren.
  • Schakel Automatisch alle registraties accepteren in om alle registratieverzoeken automatisch te accepteren.
6   Selecteer OK.
7   Selecteer Verzenden om de uitnodigingen voor de vergadering te verzenden naar de personen die u hebt uitgenodigd.

Een WebEx- en TelePresence-vergadering plannen

  
          
1   Voer een van de volgende handelingen uit om een WebEx- en TelePresence-vergadering te plannen:
  • Selecteer Nieuwe items > Vergadering of Afspraak of ga naar de Microsoft Outlook-agenda en selecteer Nieuwe vergadering of Nieuwe afspraak.
  • Selecteer in Microsoft Outlook de optie WebEx- en TelePresence-vergadering plannen in het Cisco WebEx-menu.
    Opmerking      

    U dient de WebEx- en TelePresence-instellingen in te voeren voordat u de algemene vergaderinformatie opgeeft.

  • Selecteer het WebEx-pictogram in de Mac-menubalk en selecteer vervolgens WebEx- en TelePresence-vergadering plannen.
    Opmerking      

    U dient de WebEx- en TelePresence-instellingen in te voeren voordat u de algemene vergaderinformatie opgeeft.

2   Geef in de Outlook-vergadering of -afspraak de algemene vergaderinformatie op:
  • Typ het onderwerp van de vergadering in het vak Onderwerp.
  • In de vervolgkeuzelijsten Begintijd en Eindtijd geeft u de begin- en eindtijd voor de vergadering op.
  • (Optioneel) Als u een terugkeerpatroon voor uw vergadering wilt opgeven, klikt u op Terugkerend en kiest u de gewenste opties voor terugkerende vergaderingen. Raadpleeg Beperkingen voor terugkeerpatroon voor de WebEx-integratie met Outlook voor informatie over verschillen in terugkeerpatronen tussen WebEx en Microsoft Outlook.

  • (Optioneel) Geef informatie op bij andere opties in Microsoft Outlook, zoals een herinneringsbericht voor een vergadering.
3   Voer in het veld Aan de namen of e-mailadressen in van degenen die u voor de vergadering wilt uitnodigen.
Opmerking      

Als u Afspraak hebt geselecteerd om uw vergadering te plannen, selecteert u Deelnemers uitnodigen om het vak Aan weer te geven.

4   Selecteer WebEx en TelePresence toevoegen vanuit het menu WebEx-vergadering toevoegen.
5   Geef in het dialoogvenster WebEx en TelePresence de WebEx-opties voor uw vergadering op:
  1. (Optioneel) Geef een wachtwoord voor de vergadering op voor WebEx-genodigden. Als er op uw site een vergaderingwachtwoord is vereist, wordt er een asterisk naast het vak weergegeven.      
    Opmerking             

    Een wachtwoord voor een WebEx-vergadering verschilt van de pincode die u kunt opgeven voor een TelePresence-vergadering.

          
         
  2. (Optioneel) Vink de optie Wachtwoord uitsluiten van e-mailuitnodiging aan om uw vergadering beter te beveiligen.
  3. (Optioneel) Selecteer in de lijst met genodigden alle alternatieve hosts die u voor de vergadering wilt hebben. Een alternatieve host is iemand die toestemming heeft om uw vergadering te starten en te hosten als u zelf niet aan de vergadering kunt deelnemen. Zie https://help.webex.com/docs/DOC-11575 voor meer informatie.
  4. (Optioneel) Selecteer Geavanceerde WebEx-instellingen om de volgende details op te geven:
    • Kies het Vergaderingstype.

       

    • Kies de audioverbinding.

       

    • Schakel Registratie van genodigden vereisen in om te kiezen of deelnemers zich voorafgaand aan de vergadering moeten registreren.

       

    • Schakel Automatisch alle registraties accepteren in om alle registratieverzoeken automatisch te accepteren.

       

6   Geef in het dialoogvenster WebEx en TelePresence de TelePresence-opties voor uw vergadering op:
  1. Voer de TelePresence-ruimte in die u voor de vergadering wilt gebruiken

    De systemen die u selecteert, worden toegevoegd aan de vakken Aan en Locatie in het vergaderingvenster.

  2. (Optioneel) Geef bij Deelnemers voor video-inbellen toevoegen het aantal extra deelnemers voor video-inbellen op die kunnen inbellen bij de vergadering.     
    Opmerking      

    Met deze optie kunt u capaciteit in het systeem reserveren voor meer personen om deel te nemen wanneer videoapparaten worden gebruikt zoals de Cisco TelePresence EX Series en apparaten die gebruikmaken van Cisco Jabber Video-toepassingen. Het aantal dat u opgeeft, bevat geen TelePresence-systemen die u toevoegt in de vakken Aan en Locatie. U moet het aanbevolen aantal voor uw site kennen en deze aanbevolen limiet niet overschrijden.

               
  3. (Optioneel) Selecteer Geavanceerde TelePresence-instellingen om de volgende details op te geven:
    • Vergaderpincode: Maak een numeriek wachtwoord om te voorkomen dat willekeurige personen kunnen inbellen in de TelePresence-vergadering. De pincode staat vermeld in de e-mailuitnodiging

       

    • Factureringscode: Geef de factureringscode op voor deze vergadering als uw beheerder dat nog niet heeft gedaan.

       

    • Type vergaderingsverbinding: Selecteer de verbinding die u wilt gebruiken, zoals One Button to Join.

       

    • Verbinding voor inbellen toevoegen: Selecteer + om een inbelverbinding toe te voegen, selecteer Video of Audio voor het verbindingstype en geef vervolgens het aantal personen op dat kan inbellen met behulp van het geselecteerde verbindingstype. Het aantal verwijst technisch gezien naar het aantal apparaten. Als vier personen deelnemen aan de vergadering op één apparaat, telt dit als één.

       

    • Verbinding voor uitgaand bellen toevoegen: Selecteer + om een verbinding voor uitgaand bellen toe te voegen, selecteer SIP-audio, SIP-video, IP-audio, IP-video of ISDN-audio als verbindingstype en voer vervolgens de contactgegevens van de genodigden in. Hun apparaten maken automatische verbinding op de aangegeven begintijd.

       

7   Selecteer OK.
8   Selecteer Verzenden om de uitnodigingen voor de vergadering te verzenden naar de personen die u hebt uitgenodigd.

Een vergadering in een persoonlijke ruimte plannen

Wanneer u een vergadering in een persoonlijke ruimte plant, vindt de vergadering plaats in uw persoonlijke ruimte en is de koppeling om deel te nemen aan de vergadering de URL van uw persoonlijke ruimte.

      
1   Voer een van de volgende handelingen uit om een vergadering in een persoonlijke ruimte te plannen:
  • Selecteer in Microsoft Outlook de optie Vergadering in persoonlijke ruimte plannen in het Cisco WebEx-menu.
  • Selecteer het WebEx-pictogram in de Mac-menubalk en selecteer vervolgens Vergadering in persoonlijke ruimte plannen.
  • Selecteer Nieuwe items > Vergadering of Afspraak of ga naar de Microsoft Outlook-agenda en selecteer Nieuwe vergadering of Nieuwe afspraak en selecteer Persoonlijke ruimte toevoegen in het menu WebEx-vergadering toevoegen.
Opmerking      

Als uw WebEx-site en -account Meeting Center-videoconferenties ondersteunen en u een vergadering in de persoonlijke ruimte plant, bevat de uitnodiging voor de vergadering informatie waarmee genodigden kunnen deelnemen vanaf videosystemen en -toepassingen.

2   Ga als volgt te werk om algemene vergaderinformatie op te geven:
  • Typ het onderwerp van de vergadering in het vak Onderwerp.
  • In de vervolgkeuzelijsten Begintijd en Eindtijd geeft u de begin- en eindtijd voor de vergadering op.
  • (Optioneel) Als u een terugkeerpatroon voor uw vergadering wilt opgeven, klikt u op Terugkerend en kiest u de gewenste opties voor terugkerende vergaderingen. Raadpleeg Beperkingen voor terugkeerpatroon voor de WebEx-integratie met Outlook voor informatie over verschillen in terugkeerpatronen tussen WebEx en Microsoft Outlook.

  • (Optioneel) Selecteer Ruimten of selecteer Planningassistent > Ruimten toevoegen om een TelePresence-ruimte te plannen, zodat gebruikers vanaf een TelePresence-apparaat kunnen deelnemen.

    Opmerking      

    Als uw WebEx-site en uw account Meeting Center-videoconferenties ondersteunen en u de TelePresence-ruimte als een ruimteresource toevoegt, kunnen genodigden rechtstreeks vanaf het TelePresence-apparaat Deelnemen aan vergadering selecteren. Deze functie wordt ook wel OBTP (One Button to Push) genoemd.

  • (Optioneel) Geef informatie op bij andere opties in Microsoft Outlook, zoals een herinneringsbericht voor een vergadering.
3   Voer in het veld Aan de namen of e-mailadressen in van degenen die u voor de vergadering wilt uitnodigen.
Opmerking      

Als u Afspraak hebt geselecteerd om uw vergadering te plannen, selecteert u Deelnemers uitnodigen om het vak Aan weer te geven.

4   Selecteer Verzenden om de uitnodigingen voor de vergadering te verzenden naar de personen die u hebt uitgenodigd.

Een geplande vergadering bewerken

 

Zodra u een vergadering hebt gepland met WebEx-integratie met Outlook, kunt u de vergadering op elk gewenst moment via Outlook bewerken. U kunt bijvoorbeeld de begintijd wijzigen, een nieuw wachtwoord opgeven, een andere optie voor de audioverbinding kiezen, enzovoort.

   

Zodra u een geplande vergadering bewerkt, verzendt de integratie met Outlook een bijgewerkte uitnodiging voor de vergadering naar de deelnemers die u hebt uitgenodigd. Daarnaast wordt de informatie over de vergadering op uw WebEx-site bijgewerkt.

   

Opmerking


   

Als u één vergadering in een reeks terugkerende WebEx-vergaderingen opnieuw plant via Microsoft Outlook, worden de wijzigingen ook weergegeven op uw WebEx-site.

   
  
     
1   Open het item voor de geplande vergadering in uw Microsoft Outlook-agenda.
2   U kunt het volgende wijzigen:
  • Selecteer Instellingen wijzigen om de instellingen van de WebEx-vergadering te wijzigen.
  • Selecteer Terugkerend om een terugkerend patroon toe te voegen of te wijzigen.     
  • Als u de tekst in het uitnodigingsbericht voor de vergadering wilt bewerken, doet u dit in het venster Afspraak.
3   Voer een van de volgende handelingen uit:
  • Selecteer Update verzenden om de bijgewerkte vergaderuitnodiging naar uitgenodigde deelnemers te verzenden en de bijgewerkte vergadering op te slaan in uw Outlook-agenda.

  • Selecteer Opslaan en sluiten om de bijgewerkte vergadering op te slaan in uw Outlook-agenda.

Een geplande vergadering annuleren

Als u een vergadering plant met gebruik van de invoegtoepassing Integratie met Outlook, kunt u de vergadering in Outlook annuleren.

U kunt de knop WebEx-vergadering annuleren, Vergadering in een persoonlijke ruimte annuleren of Persoonlijke conferentie annuleren in de WebEx-werkbalk in Outlook gebruiken om de WebEx-informatie van de Outlook-vergadering of -afspraak te annuleren of te verwijderen. U kunt ervoor kiezen dit te doen als u het type WebEx-vergadering wijzigt; als u bijvoorbeeld oorspronkelijk een WebEx-vergadering hebt gepland en deze in een Vergadering in een persoonlijke ruimte hebt gewijzigd.


Opmerking


   
  • Als u een WebEx-vergadering annuleert via uw WebEx-site, worden uw wijzigingen niet weergegeven in Microsoft Outlook. Als u bijvoorbeeld via uw site de vergadering annuleert, wordt de vergadering niet geannuleerd in uw Outlook-agenda. Daarom wordt het aanbevolen alleen Outlook te gebruiken om vergaderingen te annuleren. U kunt een vergadering die gepland is via Outlook niet bewerken op uw WebEx-site.

     

  • Als u één vergadering in een reeks terugkerende WebEx-vergaderingen annuleert via Microsoft Outlook, worden de wijzigingen ook weergegeven op uw WebEx-site.

     

  • Als u de vergadering of afspraak opslaat nadat u een van deze annuleringsknoppen hebt gebruikt en u geen andere WebEx-vergadering, Vergadering in een persoonlijke ruimte of Persoonlijke conferentie hebt toegevoegd, wordt deze vergadering of afspraak een gewone Microsoft Outlook-vergadering zonder WebEx-informatie.

     

   

U kunt ook een vergadering annuleren via de Microsoft Outlook-agenda, zoals hieronder wordt beschreven.

      
1   Open het item voor de geplande vergadering in uw Microsoft Outlook-agenda.
2   Selecteer Annuleren.
3   Selecteer Ja in het bevestigingsbericht.
4   Selecteer Annulering verzenden.

Beperkingen voor terugkeerpatroon voor de WebEx-integratie met Outlook

In de volgende tabel staan de verschillen tussen de terugkeerpatronen van WebEx en Microsoft Outlook.

                   
Tabel 1 WebEx-vergaderingen
      

Type      

      
      

Outlook-optie      

      
      

Geconverteerd naar de optie WebEx-vergadering      

      
      

Wekelijks      

      
      

Om de [x] week/weken op: [zondag, maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdag, zaterdag]      

      

Voor gebeurtenissen van Event Center en trainingssessies van Training Center:

Elke week op: [zondag, maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdag, zaterdag]

Als u een vergadering plant die om de X weken terugkeert, waarbij X staat voor meer dan 1, wordt de vergadering in Microsoft Outlook gepland zoals u hebt opgegeven, maar zal deze op uw WebEx-site als een wekelijkse vergadering worden weergegeven.

De start van de week verwijst altijd naar de standaardwaarde 'zondag'. Wijzigen wordt niet ondersteund. Als u de start van de week wijzigt in een andere dag, wordt de start van de week niet gesynchroniseerd met de WebEx-site.

      

Maandelijks      

      

De [eerste, tweede, derde, vierde, laatste] dag Niet ondersteund van elke maand

      

Niet ondersteund      

                   
      

De [eerste, tweede, derde, vierde, laatste] weekdag of weekenddag      

      
      

Niet ondersteund      

      
      

Jaarlijks      

      
                   

De [eerste, tweede, derde, vierde, laatste] [dag, weekdag, weekenddag] van [januari ... december]      

      
                   

Niet ondersteund.      

      
                               
Tabel 2 Persoonlijke WebEx-conferenties
      

Type      

      
      

Outlook-optie      

      
      

Geconverteerd naar de optie Persoonlijke WebEx-conferentie

      
      

Maandelijks             

      
      

Dag [x] om de [y] maanden

      

Dag [x] van elke maand.

De [eerste, tweede, derde, vierde, laatste] weekdag of weekenddag

Niet ondersteund      

      

Jaarlijks

      

Elke [1,....31] [januari....december]

      

Niet ondersteund      

                   
      

De [eerste, tweede, derde, vierde, laatste] [dag, weekdag, weekenddag] van [januari ... december]      

      
      

Niet ondersteund      

      

De [eerste, tweede, derde, vierde, laatste] [zondag, Niet ondersteund. maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdag, zaterdag] van [januari....december]

Niet ondersteund      

Einddatum

             

Geen einddatum.

Als de periode langer is dan een jaar, wordt dit omgezet naar één jaar.

Eindigt na [x] keer.

Als de periode langer is dan een jaar, wordt dit omgezet naar één jaar.

                   

Eindigt op [datum]

      
                   

Als de periode langer is dan een jaar, wordt dit omgezet naar één jaar.

      

 


Attachments

    Outcomes