Programmer une réunion dans Microsoft Outlook pour Mac

Document created by Cisco Localization Team on Oct 12, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Jun 16, 2017
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Prérequis pour la programmation d'une réunion


Pour programmer une réunion en ligne avec l'extension WebEx pour Microsoft Outlook et pour envoyer les invitations aux réunions, tenez compte de ce qui suit :

  • L'extension WebEx pour Outlook fournit les options de base pour la programmation d'une réunion. Certaines options qui apparaissent sur votre site WebEx ne sont pas disponibles dans l'extension WebEx pour Outlook.

     

  • L'extension WebEx pour Outlook ne prend pas en charge toutes les options de récurrence disponibles dans Microsoft Outlook.

     

  • Dans toute invitation que vous envoyez à partir de Microsoft Outlook, l'heure de démarrage de la réunion s'affiche selon le fuseau horaire configuré sur votre ordinateur et peut ne pas correspondre à celui configuré dans les préférences de votre site WebEx.

     

Programmer une réunion WebEx

         
1   Pour programmer une réunion WebEx, effectuez une des opérations suivantes :
  • Cliquez sur l'icône WebEx dans la barre de menu Mac et sélectionnez Programmer une réunion WebEx.
  • Sélectionnez Nouveaux éléments > Réunion ou Rendez-vous ou, à partir du calendrier Microsoft Outlook, sélectionnez Nouvelle réunion ou Nouveau rendez-vous.
  • Dans Microsoft Outlook, sélectionnez Programmer une réunion WebEx dans le menu Cisco WebEx.
2   Dans la réunion ou le rendez-vous Outlook, spécifiez les Informations générales de la réunion :
  • Saisissez un sujet pour la réunion dans la case Objet.
  • Dans les listes Heure de démarrage et Heure de fin, indiquez respectivement les heures de démarrage et de fin de la réunion.
  • (Facultatif) Pour spécifier un critère de récurrence pour votre réunion, cliquez sur Récurrence, puis sélectionnez les options de récurrence. Pour des informations sur les différences dans les critères de récurrence entre WebEx et Microsoft Outlook, consultez les Limites des critères de récurrence pour l'intégration WebEx pour Outlook.

  • (Facultatif ) Sélectionnez Sélecteur de salle ou Programmation > Ajouter des salles pour programmer une salle TelePresence pour permettre aux utilisateurs de rejoindre la réunion à partir d'un périphérique TelePresence.

    Remarque      

    Si votre site WebEx et votre compte prennent en charge le service de conférence vidéo Meeting Center, lorsque vous ajoutez la salle TelePresence en tant que ressource de salle, les invités peuvent sélectionner Rejoindre la réunion directement à partir du périphérique TelePresence. Cette fonctionnalité est également connue sous le nom de One Button To Push (OBTP).

  • (Facultatif) Spécifiez les autres options fournies par Microsoft Outlook, comme une notification de réunion.
3   Saisissez les noms ou les adresses électroniques des personnes à inviter à la réunion dans la caseÀ.
Remarque      

Si votre site WebEx et votre compte prennent en charge le service de conférence vidéo Meeting Center, lorsque vous programmez une réunion WebEx, l'invitation à la réunion contient les informations qui permettent aux invités de rejoindre la réunion à partir des systèmes et applications vidéo.

4   Sélectionnez Modifier les paramètres pour spécifier les paramètres de WebEx Meeting (Réunion WebEx) pour ce qui suit.
  • (Facultatif) Sélectionnez le Modèle de réunion à utiliser pour la réunion.
  • (Facultatif) Saisissez un mot de passe pour les invités WebEx. Si un mot de passe de réunion est obligatoire sur votre site, un astérisque s'affiche à côté de la case.
  • (Facultatif) Cochez Exclure le mot de passe du courrier électronique d'invitation pour augmenter le niveau de sécurité de votre réunion.
  • (Facultatif) Sélectionnez les organisateurs suppléants que vous souhaitez pour la réunion dans la liste des invités. Pour plus d'informations, voir https://help.webex.com/docs/DOC-11577.
5   Sélectionnez Afficher les paramètres avancés pour spécifier les paramètres suivants :
  • Sélectionnez le Type de réunion.
  • Sélectionnez la Connexion audio.
  • Cochez Exiger l'inscription des invités pour choisir si les invités doivent s'inscrire avant de rejoindre la réunion.
  • Cochez Accepter automatiquement toutes les demandes d'inscription pour accepter toutes les demandes d'inscription.
6   Sélectionnez OK.
7   Sélectionnez Envoyer pour envoyer les invitations à la réunion aux personnes que vous avez invitées.

Programmer une réunion Conférence personnelle ou Audio uniquement

Si vous utilisez l'audio du fournisseur de service téléphonique (TSP), vous pouvez, à la place, programmer une réunion audio uniquement.

         
1   Pour programmer une réunion Conférence personnelle, effectuez l'une des actions suivantes :
  • Cliquez sur l'icône WebEx dans la barre de menu Mac, puis sélectionnez Programmer une réunion Conférence personnelle ou Réunion audio uniquement.
  • Sélectionnez Nouveaux éléments > Réunion ou Rendez-vous ou, à partir du calendrier Microsoft Outlook, sélectionnez Nouvelle réunion ou Nouveau rendez-vous.
  • Dans Microsoft Outlook, sélectionnez Programmer une réunion Conférence personnelle ou une Réunion audio uniquement à partir du menu Cisco WebEx.
2   Dans la réunion ou le rendez-vous Outlook, spécifiez les Informations générales de la réunion :
  • Saisissez un sujet pour la réunion dans la case Objet.
  • Dans les listes Heure de démarrage et Heure de fin, indiquez respectivement les heures de démarrage et de fin de la réunion.
  • (Facultatif) Pour spécifier un critère de récurrence pour votre réunion, cliquez sur Récurrence, puis sélectionnez les options de récurrence. Pour des informations sur les différences dans les critères de récurrence entre WebEx et Microsoft Outlook, consultez les Limites des critères de récurrence pour l'intégration WebEx pour Outlook.

  • (Facultatif) Spécifiez les autres options fournies par Microsoft Outlook, comme une notification de réunion.
3   Saisissez les noms ou les adresses électroniques dans la case À pour inviter des personnes à la réunion.
4   Sélectionner Modifier les paramètres pour spécifier les paramètres de la réunion Conférence personnelle pour ce qui suit.
  • (Facultatif) Saisissez un mot de passe pour les invités WebEx. Si un mot de passe de réunion est obligatoire sur votre site, un astérisque s'affiche à côté de la case.
  • (Facultatif) Cochez Exclure le mot de passe du courrier électronique d'invitation pour augmenter le niveau de sécurité de votre réunion.
  • (Facultatif) Sélectionnez les organisateurs suppléants que vous souhaitez pour la réunion dans la liste des invités. Pour plus d'informations, voir https://help.webex.com/docs/DOC-11577.
5   Sélectionnez Afficher les paramètres avancés pour spécifier les paramètres suivants :
  • Sélectionnez le Type de réunion.
  • Sélectionnez la Connexion audio.
  • Cochez Exiger l'inscription des invités pour choisir si les invités doivent s'inscrire avant de rejoindre la réunion.
  • Cochez Accepter automatiquement toutes les demandes d'inscription pour accepter toutes les demandes d'inscription.
6   Sélectionnez OK.
7   Sélectionnez Envoyer pour envoyer les invitations à la réunion aux personnes que vous avez invitées.

Programmer une réunion WebEx et TelePresence

  
          
1   Pour programmer une réunion WebEx et TelePresence, effectuez l'une des actions suivantes :
  • Sélectionnez Nouveaux éléments > Réunion ou Rendez-vous ou, à partir du calendrier Microsoft Outlook, sélectionnez Nouvelle réunion ou Nouveau rendez-vous.
  • Dans Microsoft Outlook, sélectionnez Programmer une réunion WebEx et TelePresence dans le menu Cisco WebEx.
    Remarque      

    Vous devrez saisir les paramètres WebEx et TelePresence avant de spécifier les informations générales de la réunion.

  • Sélectionnez l'icône WebEx dans la barre de menu Mac, puis sélectionnez Programmer une réunion WebEx et TelePresence.
    Remarque      

    Vous devrez saisir les paramètres WebEx et TelePresence avant de spécifier les informations générales de la réunion.

2   Dans la réunion ou le rendez-vous Outlook, spécifiez les Informations générales de la réunion :
  • Saisissez un sujet pour la réunion dans la case Objet.
  • Dans les listes Heure de démarrage et Heure de fin, indiquez respectivement les heures de démarrage et de fin de la réunion.
  • (Facultatif) Pour spécifier un critère de récurrence pour votre réunion, cliquez sur Récurrence, puis sélectionnez les options de récurrence. Pour des informations sur les différences dans les critères de récurrence entre WebEx et Microsoft Outlook, consultez les Limites des critères de récurrence pour l'intégration WebEx pour Outlook.

  • (Facultatif) Spécifiez les autres options fournies par Microsoft Outlook, comme une notification de réunion.
3   Saisissez les noms ou les adresses électroniques des personnes à inviter à la réunion dans la caseÀ.
Remarque      

Si vous avez sélectionné Rendez-vous pour programmer votre réunion, sélectionnez Inviter des participants pour voir la case À.

4   Sélectionnez Ajouter WebEx et TelePresence à partir du menu Ajouter une réunion WebEx.
5   Dans la boîte de dialogue WebEx et TelePresence, spécifiez les options WebEx pour votre réunion :
  1. (Facultatif) Saisissez un mot de passe pour les invités WebEx. Si un mot de passe de réunion est obligatoire sur votre site, un astérisque s'affiche à côté de la case.      
    Remarque             

    Notez qu'un mot de passe de réunion WebEx est différent du PIN que vous pouvez spécifier pour une réunion TelePresence.

          
         
  2. (Facultatif) Cochez Exclure le mot de passe du courrier électronique d'invitation pour augmenter le niveau de sécurité de votre réunion.
  3. (Facultatif) Sélectionnez les organisateurs suppléants que vous souhaitez pour la réunion dans la liste des invités. Un organisateur suppléant est une personne autorisée à démarrer et organiser votre réunion lorsque vous ne pouvez pas y assister vous-même. Pour plus d'informations, voir https://help.webex.com/docs/DOC-11577.
  4. (Facultatif) Sélectionnez Paramètres avancés WebEx pour spécifier les informations suivantes :
    • Choisissez le Type de réunion.

       

    • Choisissez la Connexion audio.

       

    • Cochez Exiger l'inscription des invités pour choisir si les invités doivent s'inscrire avant de rejoindre la réunion.

       

    • Cochez Accepter automatiquement toutes les demandes d'inscription pour accepter toutes les demandes d'inscription.

       

6   Dans la boîte de dialogue WebEx et TelePresence, spécifiez les options TelePresence pour votre réunion :
  1. Saisissez la Salle TelePresence à utiliser pour votre réunion

    Les systèmes que vous sélectionnez sont ajoutés dans les case À et Emplacement dans la fenêtre de réunion.

  2. (Facultatif) Saisissez le nombre de participants vidéo appelants supplémentaires qui peuvent appeler la réunion dans Ajouter des participants appelants vidéo.     
    Remarque      

    Cette option vous permet de réserver de la capacité pour que plus de personnes puissent rejoindre la réunion en utilisant des systèmes de conférence vidéo personnels tel que Cisco TelePresence série EX et les périphériques disposant des applications Cisco Jabber Video. Le nombre que vous saisissez ne tient pas compte des systèmes TelePresence que vous ajoutez dans les cases À et Emplacement. Vous devez connaitre le nombre recommandé pour votre site et ne pas dépasser cette limite recommandée.

               
  3. (Facultatif) Sélectionnez Paramètres avancés TelePresence pour spécifier les informations suivantes :
    • PIN de la réunion : Créer un mot de passe numérique pour empêcher différentes personnes d'appeler la réunion TelePresence. Le code PIN est inclus dans le courrier électronique d'invitation

       

    • Code de facturation : Saisir le code de facturation de cette réunion si votre administrateur n'en a pas déjà spécifié un.

       

    • Type de connexion à la réunion : Sélectionnez la connexion à utiliser, telle que One Button to Join (Un bouton pour rejoindre la réunion).

       

    • Ajouter une connexion d'appel : Sélectionnez le signe + pour ajouter une connexion d'appel, sélectionnez Vidéo ou Audio pour le type de connexion, puis spécifiez le nombre de personnes qui peuvent appeler en utilisant le type de connexion sélectionné. Le nombre se rapporte techniquement au nombre de périphériques ; si quatre personnes rejoignent la réunion sur un périphérique, un seul est compté.

       

    • Ajouter une connexion d'appel sortant : Sélectionnez le signe + pour ajouter une connexion d'appel sortant, sélectionnez Audio SIP, Vidéo SIP, Audio IP, Vidéo IP, ou Audio ISDN pour le type de connexion, puis saisissez les coordonnées des invités. Leurs périphériques seront automatiquement connectés à l'heure de démarrage programmée.

       

7   Sélectionnez OK.
8   Sélectionnez Envoyer pour envoyer les invitations à la réunion aux personnes que vous avez invitées.

Programmer une réunion salle personnelle

Lorsque vous programmez une réunion Salle personnelle, la réunion se déroule dans votre salle personnelle et le lien pour rejoindre la réunion est l'URL de votre salle personnelle.

      
1   Pour programmer une réunion Conférence personnelle, effectuez l'une des actions suivantes :
  • Dans Microsoft Outlook sélectionnez Programmer une réunion Salle personnelle à partir du menu Cisco WebEx.
  • Cliquez sur l'icône WebEx dans la barre de menu Mac et sélectionnez Programmer une réunion Salle personnelle.
  • Sélectionnez Nouveaux éléments > Réunion ou Rendez-vous ou, à partir du calendrier Microsoft Outlook, sélectionnez Nouvelle réunion ou Nouveau rendez-vous et sélectionnez Ajouter une salle personnelle à partir du menu Ajouter une réunion WebEx.
Remarque      

Si votre site WebEx et votre compte prennent en charge le service de conférence vidéo Meeting Center, lorsque vous programmez une réunion Salle personnelle, l'invitation à la réunion contient les informations qui permettent aux invités de rejoindre la réunion à partir des systèmes et applications vidéo.

2   Effectuez les actions suivantes pour spécifier les informations générales de la réunion :
  • Saisissez un sujet pour la réunion dans la case Objet.
  • Dans les listes Heure de démarrage et Heure de fin, indiquez respectivement les heures de démarrage et de fin de la réunion.
  • (Facultatif) Pour spécifier un critère de récurrence pour votre réunion, cliquez sur Récurrence, puis sélectionnez les options de récurrence. Pour des informations sur les différences dans les critères de récurrence entre WebEx et Microsoft Outlook, consultez les Limites des critères de récurrence pour l'intégration WebEx pour Outlook.

  • (Facultatif) Sélectionnez Salles ou sélectionnez Assistant de programmation > Ajouter des Salles pour programmer une salle TelePresence pour permettre aux utilisateurs de rejoindre les réunions à partir d'un périphérique TelePresence.

    Remarque      

    Si votre site WebEx et votre compte prennent en charge le service de conférence vidéo Meeting Center, lorsque vous ajoutez la salle TelePresence en tant que ressource de salle, les invités peuvent sélectionner Rejoindre la réunion directement à partir du périphérique TelePresence. Cette fonctionnalité est également connue sous le nom de One Button To Push (OBTP).

  • (Facultatif) Spécifiez les autres options fournies par Microsoft Outlook, comme une notification de réunion.
3   Saisissez les noms ou les adresses électroniques des personnes à inviter à la réunion dans la caseÀ.
Remarque      

Si vous avez sélectionné Rendez-vous pour programmer votre réunion, sélectionnez Inviter des participants pour voir la case À.

4   Sélectionnez Envoyer pour envoyer les invitations à la réunion aux personnes que vous avez invitées.

Éditer une réunion programmée

 

Après avoir programmé une réunion en utilisant l’extension WebEx pour Outlook, vous pouvez utiliser Outlook pour la modifier à tout moment. Par exemple, vous pouvez changer l'heure de démarrage, spécifier un nouveau mot de passe, choisir une autre option de connexion audio, etc.

   

Lorsque vous éditez une réunion programmée, l'extension pour Outlook envoie une invitation de réunion mise à jour aux participants que vous avez invités à la réunion et effectue également la mise à jour des informations relatives à la réunion sur votre site WebEx.

   

Remarque


   

Si vous reprogrammez une seule occurrence d'une réunion WebEx récurrente à l'aide de Microsoft Outlook, les modifications s'afficheront également sur votre site WebEx.

   
  
     
1   Dans votre calendrier Microsoft Outlook, ouvrez l'élément de la réunion programmée.
2   Vous pouvez modifier l'un des éléments suivants :
  • Pour modifier les paramètres de la réunion WebEx, sélectionnez Changer les paramètres.
  • Pour ajouter ou changer un critère de récurrence, sélectionnez Récurrence.     
  • Pour modifier le texte du message électronique d’invitation à une réunion, faites-le dans la fenêtre Rendez-vous.
3   Effectuez les actions suivantes, selon le cas :
  • Pour envoyer un message électronique d'invitation mis à jour à vos invités et enregistrer la réunion mise à jour dans votre calendrier Outlook, cliquez sur Envoyer la mise à jour.

  • Pour enregistrer la réunion mise à jour dans votre calendrier Outlook, cliquez sur Enregistrer et Fermer.

Annuler une réunion programmée

Si vous programmez une réunion en utilisant l'extension pour Outlook, vous pouvez annuler la réunion dans Outlook.

Vous pouvez utiliser le bouton Annuler la réunion WebEx, Annuler la réunion Salle Personnelle, ou Annuler la réunion Conférence Personnelle avec le bouton de la barre d'outils WebEx dans Outlook pour annuler et supprimer les informations de la réunion ou du rendez-vous Microsoft Outlook. Vous pouvez le faire si vous changez le type de la réunion WebEx ; par exemple, si vous avez initialement programmé une réunion WebEx et souhaitez la remplacer par une réunion Salle personnelle.


Remarque


   
  • Si vous annulez une réunion WebEx à partir de votre site WebEx, vos modifications ne sont pas répercutées dans Microsoft Outlook. Par exemple, si vous annulez la réunion en utilisant votre site, la réunion se s'annule pas sur votre calendrier Outlook. En conséquence, nous vous recommandons d'utiliser uniquement Outlook pour annuler une réunion. Éditer une réunion qui a été programmée avec Outlook en utilisant votre site WebEx n'est pas une option.

     

  • Si vous annulez une seule occurrence d'une réunion WebEx récurrente à l'aide de Microsoft Outlook, les modifications s'afficheront également sur votre site WebEx.

     

  • Si vous enregistrez une réunion ou un rendez-vous après avoir utilisé l'un de ces boutons d'annulation et que vous n'avez pas encore ajouté une réunion WebEx, une réunion Salle personnelle, ou une réunion Conférence Personnelle, elle devient une réunion Microsoft Outlook sans aucune information WebEx.

     

   

Vous pouvez également annuler une réunion à partir du calendrier Microsoft Outlook comme décrit ci-dessous.

      
1   Dans votre calendrier Microsoft Outlook, ouvrez l'élément de la réunion programmée.
2   Sélectionnez Annuler.
3   Sélectionnez Oui dans le message de confirmation.
4   Sélectionnez Envoyer l'annulation.

Limites des critères de récurrence pour l'extension WebEx pour Outlook

Le tableau suivant montre les différences entre les critères de récurrence WebEx et Microsoft Outlook.

                   
Tableau 1 Réunions WebEx
      

Type      

      
      

Option Outlook      

      
      

Convertie en Option Réunion WebEx      

      
      

Hebdomadaire      

      
      

Toutes les [X] semaines le : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi]      

      

Pour les événements Event Center et les sessions de formation Training Center :

Chaque semaine le : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi]

Si vous programmez une réunion dans Microsoft Outlook qui se répète chaque X semaine, avec X supérieur à 1, la réunion sera programmée dans Outlook selon vos spécifications, mais elle apparaîtra en tant que réunion hebdomadaire sur votre site WebEx.

Le commencement de la semaine pointe toujours vers la valeur par défaut du dimanche. La personnalisation n'est pas prise en charge, donc si vous modifiez le commencement de la semaine sur un autre jour, le commencement de la semaine ne sera pas synchronisé avec le site WebEx.

      

Mensuel      

      

Le [premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] jour Non pris en charge chaque mois

      

Non pris en charge      

                   
      

Le [premier, second, troisième, quatrième, dernier] jour de la semaine ou jour du weekend      

      
      

Non pris en charge      

      
      

Annuellement      

      
                   

[premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] [jour, jour ouvrable, jour du week-end] de [Janvier....Décembre]      

      
                   

Non pris en charge.      

      
                               
Tableau 2 Réunions Conférences Personnelles WebEx
      

Type      

      
      

Option Outlook      

      
      

Convertie en Option Réunion Conférence personnelle WebEx

      
      

Mensuel             

      
      

Le [X] de tous les [y] mois

      

Le [X] de chaque mois.

Le [premier, second, troisième, quatrième, dernier] jour de la semaine ou jour du weekend

Non pris en charge      

      

Annuellement

      

Chaque [Janvier....Décembre] [1,....31]

      

Non pris en charge      

                   
      

[premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] [jour, jour ouvrable, week-end] de [Janvier....Décembre]      

      
      

Non pris en charge      

      

[premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] [dimanche, Non pris en charge. Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi] de [Janvier....Décembre]

Non pris en charge      

Date de fin

             

Sans date de fin.

Si la durée est supérieure à un an, elle devient un an.

Se termine après [X] occurrences.

Si la durée est supérieure à un an, elle devient un an.

                   

Se termine le [date input]

      
                   

Si la durée est supérieure à un an, elle devient un an.

      

 


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