透過 Windows 版「WebEx 和 TelePresence 與 Microsoft Outlook 之整合」排定會議

Document created by Cisco Localization Team on Oct 12, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Jun 15, 2017
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排定會議先決條件


  

為了讓您排定 WebEx 和 TelePresence 會議,您的管理員必須為您的網站啟用 WebEx 和 TelePresence 會議(CMR 混合會議),為您的帳戶啟用 WebEx 和 TelePresence,並為您的帳戶啟用 Meeting Center Pro TelePresence 會議類型。 有關更多資訊,請聯絡您的管理員。

在使用「WebEx 和 TelePresence 與 Outlook 之整合」排定會議前請複查下列項目:  
  • WebEx 和 TelePresence 的 Outlook 整合的排定會議選項。 此整合並非支援所有排定選項。

     

  • WebEx 和 TelePresence 的 Outlook 整合不支援在 Outlook 中可用的所有重複模式。 此外,它不支援在重複會議系列中建立例外會議,或變更會議系列的單次會議。
  • 在您從 Outlook 傳送的任何會議邀請中,會議開始時間依預設以在您的電腦上設定的時區而不是在您的 WebEx 網站的網站喜好設定中設定的時區顯示。 您可以在 Outlook 中為會議指定不同的時區;會議開始時間將以正確時間顯示在每個受邀者的 Outlook 行事曆上。

     

  •     

    如果您需要編輯或取消使用 Outlook 整合排定的會議,請在 Outlook 中而不是在 WebEx 網站上編輯或取消該會議。

        

  •     

    如果您使用 Outlook 來修改重複會議的會議設定,請將變更套用到整個會議系列。 如果您僅將變更套用到重複進行的 WebEx 和 TelePresence 會議中的單次會議,則變更將在 Outlook 和您的 TelePresence 會議排定系統上生效,而不會在您的 WebEx 網站上生效。

        

  • 排定會議時,您可以建立數字密碼以防止閒雜人等撥入 TelePresence 會議。 此選項位於 TelePresence 進階設定部分。 TelePresence 會議 PIN 與 WebEx 會議密碼不同。

     

   
   

附註


  • 主持人和出席者會收到相同的電子郵件邀請。 電子郵件邀請不包含任何機密的主持人資訊,譬如主持人金鑰或主持人存取碼。 主持人可以透過瀏覽器或 WebEx Meetings 行動應用程式登入並檢視會議資訊來獲取其主持人金鑰或主持人存取碼。

     

  • 當排定會議時,不要將兩個以上的會議排定在同一時間段進行,因為您不能同時擔當兩個同時進行的會議的主持人。 即使您允許候補主持人在您未加入時開始會議,您將仍被視作您排定的會議的主持人,除非您是主持人的代表。

     


排定 WebEx 和 TelePresence 會議

  

您可以使用 Outlook 整合來排定允許人員使用 WebEx Meeting Center 或 TelePresence 加入的 WebEx 和 TelePresence 會議(CMR 混合會議)。


附註


對於有些電話服務提供者(TSP)音訊帳戶,如果您排定兩個相鄰的 WebEx 和 TelePresence 會議(其中第二個會議排定在第一個會議結束後立即開始),並且如果 TelePresence 會議排定系統將第一個會議自動延長到超過排定的結束時間,那麼第二個會議將自動結束,因為同一個 TSP 音訊帳戶主持人存取碼不能同時用於兩個會議。 若要解決此問題,您可以設定兩個具有不同主持人存取碼的 TSP 音訊帳戶,並將一個帳戶用於第一個會議,另一個帳戶用於第二個會議。 另一個方法是讓管理員關閉 TelePresence 系統的自動延長會議的選項。


       
              
1   若要排定會議,請執行以下操作之一:
  • 選取新項目 > 會議約會,或從 Microsoft Outlook 行事歷選取新會議新約會
  • 在「WebEx 生產力工具」面板上選取排定圖示。
  • 在 Microsoft Outlook 工具列上選取排定會議 > 排定 WebEx 和 TelePresence 會議
    附註      

    您將需要先進入 WebEx 設定,然後再指定一般會議資訊。

附註      

如果您的 WebEx 網站和帳戶支援 Meeting Center 視訊會議,那麼當您排定 WebEx 會議時,會議邀請將包含允許受邀者從視訊系統和應用程式加入會議的資訊。

2   執行以下操作來指定一般會議資訊:
  • 主旨方塊中鍵入會議主題。
  • 開始時間結束時間清單中,分別指定會議的開始時間和結束時間。
  • (可選)若要為會議指定重複模式,選取週期性,然後選取重複選項。 有關 WebEx 與 Microsoft Outlook 的重複模式的差異的資訊,請參閱「WebEx 與 Outlook」之整合的重複模式限制

  • 地點方塊中輸入會議地點。
3   收件者方塊中輸入受邀加入會議的人員的姓名或電子郵件地址。
4   選取「新增 WebEx 和 TelePresence 會議」。 如果您已在步驟 1 中選取「排定 WebEx 和 TelePresence 會議」,那麼此步驟不是必需的。
5   在「會議選項」面板中,為您的會議指定 WebEx 和 TelePresence 選項:
  • 選取允許人員使用 WebEx 加入

    預設情況下永遠不選取此選項。 每當您排定會議並要對其新增 WebEx 時,選取該選項。

         
  • 輸入供 WebEx 受邀者使用的會議密碼。 如果您的網站要求使用會議密碼,方塊旁會出現星號。    
    附註      

    WebEx 會議密碼與可為 TelePresence 會議指定的 PIN 不同。

         
  • (可選)選取電子郵件邀請中不包含密碼以使您的會議更安全。
  • (可選)在選取候補主持人方塊中,選取一個或多個您希望指定為候補主持人的出席者的姓名,他們可在您不在時進行會議。 有關詳細資訊,請參閱 https://help.webex.com/docs/DOC-11539
6   (可選)選取 WebEx 進階設定以指定有關下列設定的詳細資訊:
  1. (可選)在會議資訊部分下,您可以對一般會議選項進行變更。
  2. (可選)選取音訊與追蹤標籤以選擇音訊連線類型和其它相關選項。
  3. (可選)選取註冊標籤以選擇出席者是否必須在會議前進行註冊。
  4. (可選)選取資源標籤以指定下列選項:
    • 選取另一個將在會議視窗中顯示的「會議資訊」標籤。

       

    • 指定簡報以上傳,在您加入會議前將自動為出席者播放該簡報。

       

7   選取新增 TelePresence 會議室。    
8   選取新增 TelePresence 會議室中,選取您要新增至會議的 TelePresence 會議室或系統。

您選取的系統被新增至會議視窗中的「收件者」和「地點」方塊。 請參閱在排定會議期間新增 TelePresence 系統

9   (可選)在新增視訊撥入參加者中輸入其他可撥入會議的視訊撥入參加者的數量。

此選項允許您為更多使用 Cisco TelePresence EX Series 之類的個人視訊會議系統及執行 Cisco Jabber Video 應用程式的裝置加入會議的人員預留容量。 您輸入的數字不包含您在收件者地點方塊中新增的任何 TelePresence 系統。 您應該瞭解您的網站的建議數量,並且不要超過建議的上限。

10   (可選)選取「TelePresence 進階設定」以指定更多詳細資訊,譬如撥入和撥出設定。 有關詳細資訊,請參閱 TelePresence 進階選項
11   選取確定
12   選取傳送

排定純 WebEx 會議

 

您可以使用 Outlook 整合來排定 WebEx 會議,而無需轉至您的 WebEx 網站。

   
           
1   若要排定會議,請執行以下操作之一:
  • 選取新項目 > 會議約會,或從 Microsoft Outlook 行事歷選取新會議新約會
  • 在「WebEx 生產力工具」面板上選取排定圖示。
  • 在 Microsoft Outlook 工具列上選取排定會議 > 排定 WebEx 和 TelePresence 會議
    附註      

    您將需要先進入 WebEx 設定,然後再指定一般會議資訊。

2   在 Outlook 會議或約會中,指定一般會議資訊:
  • 主旨方塊中鍵入會議主題。
  • 開始時間結束時間清單中,分別指定會議的開始時間和結束時間。
  • (可選)若要為會議指定重複模式,選取週期性,然後選取重複選項。 有關 WebEx 與 Microsoft Outlook 的重複模式的差異的資訊,請參閱「WebEx 與 Outlook」之整合的重複模式限制

  • (可選)指定 Microsoft Outlook 提供的其它選項,譬如會議通知。
3   收件者方塊中輸入受邀加入會議的人員的姓名或電子郵件地址。 確保收件者位置方塊中沒有新增 TelePresence 會議室。
附註      

如果您已選取約會來排定您的會議,請選取邀請受邀者以檢視收件者方塊。

4   選取新增 WebEx 和 TelePresence 會議

如果您已在步驟 1 中選取排定 WebEx 和 TelePresence 會議,那麼此步驟不是必需的。

5   在「會議選項」面板中,指定 WebEx 選項:
  • 選取允許人員使用 WebEx 加入

    預設情況下永遠不選取此選項。 每當您排定會議並要對其新增 WebEx 時,選取該選項。

         
  • 輸入供 WebEx 受邀者使用的會議密碼。 如果您的網站要求使用會議密碼,方塊旁會出現星號。
  • (可選)選取電子郵件邀請中不包含密碼以使您的會議更安全。
  • (可選)在選取候補主持人方塊中,選取一個或多個您希望指定為候補主持人的出席者的姓名,他們可在您不在時進行會議。      有關更多資訊,請參閱 https://help.webex.com/docs/DOC-11539.
6   (可選)選取 WebEx 進階設定以指定更多詳細資訊,譬如音訊連線和註冊。
  1. (可選)在會議資訊部分下,您可以對一般會議選項進行變更。
  2. (可選)選取音訊與追蹤標籤以選擇音訊連線類型和其它相關選項。
  3. (可選)選取註冊標籤以選擇出席者是否必須在會議前進行註冊。
  4. (可選)選取資源標籤以指定下列選項:
    • 選取另一個將在會議視窗中顯示的「會議資訊」標籤。

       

    • 指定簡報以上傳,在您加入會議前將自動為出席者播放該簡報。

       

7   確認未在「會議選項」面板的「TelePresence」部分中選取任何選項,並且新增視訊撥入參加者已設定為0
8   選取確定
9   選取傳送以將會議邀請傳送給您已邀請的人員。

排定純 TelePresence 會議

         
1   若要排定會議,請執行以下操作之一:
  • 選取新項目 > 會議約會,或從 Microsoft Outlook 行事歷選取新會議新約會
  • 在「WebEx 生產力工具」面板上選取排定圖示。
  • 在 Microsoft Outlook 工具列上選取排定會議 > 排定 WebEx 和 TelePresence 會議
2   執行以下操作來指定一般會議資訊:
  • 主旨方塊中鍵入會議主題。
  • 開始時間結束時間清單中,分別指定會議的開始時間和結束時間。
  • (可選)若要為會議指定重複模式,選取週期性,然後選取重複選項。 有關 WebEx 與 Microsoft Outlook 的重複模式的差異的資訊,請參閱「WebEx 與 Outlook」之整合的重複模式限制

3   收件者方塊中輸入受邀加入會議的人員的姓名或電子郵件地址。
4   選取新增 WebEx 和 TelePresence 會議

如果您已在步驟 1 中選取排定 WebEx 和 TelePresence 會議,那麼此步驟不是必需的。

5   確保已取消選取允許人員使用 WebEx 加入
6   在「會議選項」面板中,指定 TelePresence 選項:
  • 選取新增 TelePresence 會議室

    您選取的系統被新增至會議視窗中的收件者地點方塊。

  • (可選)在新增視訊撥入參加者中輸入其他可撥入會議的視訊撥入參加者的數量。

    此選項允許您為更多使用 Cisco TelePresence EX Series 之類的個人視訊會議系統及執行 Cisco Jabber Video 應用程式的裝置加入會議的人員預留容量。 您輸入的數字不包含您在收件者地點方塊中新增的任何 TelePresence 系統。 您應該瞭解您的網站的建議數量,並且不要超過建議的上限。

  • (可選)選取 TelePresence 進階設定以指定更多詳細資訊,譬如撥入和撥出設定。 有關詳細資訊,請參閱 TelePresence 進階選項
7   選取傳送

在排定會議期間新增 TelePresence 系統

您可以使用 Outlook 整合輕鬆地將 TelePresence 系統新增至您正在排定的會議。 選取 TelePresence 會議室對話方塊顯示您組織中的所有 TelePresence 系統。 您無需遍尋您組織中龐大的「全域通訊清單」。

       
       
1   確保您位於已開啟「會議選項」面板的會議視窗中。
2   選取新增 TelePresence 會議室
3   瀏覽至系統或使用下列方法之一進行搜尋:
  • 搜尋: 鍵入包含部分會議室名稱的文字。 此操作不會按位置進行搜尋。

  • 位置: 選取位置以僅顯示該位置的會議室。

4   選取要新增的系統。
5   選取會議室 > 確定    

或者,您可以使用 Outlook 通訊錄或會議室尋找工具以在您組織中的所有會議室中搜尋 TelePresence 系統。 然而,可能無法在清單中輕鬆識別配備有 TelePresence 的會議室,並且它們的位置可能不清楚。

附註      

您選取的任何 TelePresence 會議室也必須在 Cisco TelePresence Management Suite Extension for Microsoft Exchange (Cisco TMSXE) 中列出;否則它們將不會被預約。

         

排定個人會議或純音訊會議

您可以使用 Outlook 整合來排定 WebEx 個人會議。 對於個人會議,您首先開始音訊部分,但永遠可以加入線上部分。

如果您在使用電話服務提供者(TSP)音訊,您可以改為排定純音訊會議。

                   
          
1   若要排定個人會議,請執行以下操作之一:
  • 選取新項目 > 會議約會,或從 Microsoft Outlook 行事歷選取新會議新約會
  • 在「WebEx 生產力工具」面板上選取排定圖示。
  • 在 Outlook 視窗中選取排定會議 > 排定個人會議排定純音訊會議
    附註      

    您將需要先進入 WebEx 設定,然後再指定一般會議資訊。

2   在 Outlook 會議或約會中,指定一般會議資訊:
  • 主旨方塊中鍵入會議主題。
  • 開始時間結束時間清單中,分別指定會議的開始時間和結束時間。
  • (可選)若要為會議指定重複模式,選取週期性,然後選取重複選項。 有關 WebEx 與 Microsoft Outlook 的重複模式的差異的資訊,請參閱「WebEx 與 Outlook」之整合的重複模式限制

  • (可選)指定 Microsoft Outlook 提供的其它選項,譬如會議通知。
3   收件者方塊中輸入姓名或電子郵件地址以邀請人員加入會議。    
附註      

如果您已選取約會來排定您的會議,請選取排程小幫手以檢視收件者方塊。

         
4   選取新增個人會議。 如果您已在步驟 1 中選取排定個人會議,那麼此步驟不是必需的。
5   如果必要,請輸入要求的個人會議資訊。
6   在「WebEx 設定」對話方塊中,完成下列操作:
  • (可選)在會議資訊部分下,您可以對一般會議選項進行變更。
  • (可選)選取音訊與追蹤標籤以選擇音訊連線類型和其它相關選項。
    • 如果您在使用 WebEx 音訊,請選取個人會議,然後選取您要使用的個人會議帳戶。

       

    • 如果您尚未指定個人會議帳戶,您需要生成一個個人會議帳戶。

       

    • 如果您在使用電話服務提供者(TSP)音訊,請選取通信會議服務,然後選取您要使用的個人會議帳戶。

       

  • (可選)選取資源標籤以指定下列選項:
    • 選取另一個將在會議視窗中顯示的「會議資訊」標籤。

       

    • 選取您會議的一個或多個出席者作為該會議的候補主持人。 候補主持人是有權在您無法出席自己的會議時開始和主持您的會議的人。 有關更多資訊,請參閱 https://help.webex.com/docs/DOC-11539.

       

    • 指定簡報以上傳,在您加入會議前將自動為出席者播放該簡報。

       

7   選取確定
8   選取傳送以將會議邀請傳送給您已邀請的人員。

編輯已排定的會議

 

當您使用「WebEx 與 Outlook 之整合」排定會議後,可以隨時使用 Outlook 對其進行編輯。 譬如,可以變更其開始時間、指定新密碼、選擇其它音訊連線選項等。

   

當您編輯已排定的會議後,「WebEx 與 Outlook 之整合」會向受邀參加會議的出席者傳送更新的會議邀請,並更新您 WebEx 網站上的會議資訊。

   

附註


   

如果您使用 Microsoft Outlook 重新排定重複的 WebEx 會議中的單次會議,那麼變更將同時顯示在您的 WebEx 網站上。

   
  
     
1   在您的 Microsoft Outlook 行事曆上,開啟已排定的會議項目。
2   您可以變更以下任何項目:
  • 若要變更 WebEx 會議設定,請選取變更設定
  • 若要新增或變更重複模式,請選取週期性。     
  • 若要編輯會議邀請電子郵件中的文字,請在約會標籤上執行此操作。
3   根據需要執行以下操作之一:
  • 若要向受邀的出席者傳送更新的會議邀請,並在 Outlook 行事曆中儲存更新的會議,請選取傳送更新

  • 若要將更新的會議儲存至 Outlook 行事曆,請選取儲存並關閉。

取消已排定的會議

如果您使用 Outlook 整合來排定會議,您可以在 Outlook 中取消會議。

您可以使用 Outlook 中 WebEx 工具列上的取消 WebEx 會議取消個人會議室會議取消個人會議按鈕以從 Outlook 會議或約會中移除 WebEx 資訊。 如果您要變更 WebEx 會議的類型,您可能需要執行此操作。譬如。您原來已排定一個 WebEx 會議並且希望將其變更為個人會議室會議。


附註


   
  • 如果您使用 WebEx 網站取消 WebEx 會議,那麼在 Microsoft Outlook 中將不會顯示您所做的變更。 譬如,如果使用網站取消會議,那麼不會在 Outlook 行事曆上取消此會議。 因此,我們建議您只使用 Outlook 來取消會議。 無法使用 WebEx 網站來編輯透過 Outlook 排定的會議。

     

  • 如果您使用 Microsoft Outlook 取消重複的 WebEx 會議中的單次會議,那麼變更將同時顯示在您的 WebEx 網站上。

     

  • 如果您在使用某個取消按鈕後儲存會議或約會,並且您尚未新增其它 WebEx 會議、個人會議室會議或個人會議,那麼該會議或約會將成為一般的 Microsoft Outlook 會議,其中不包含 WebEx 資訊。

     

   

您也可以如下所述從 Microsoft Outlook 行事歷取消會議。

      
1   在您的 Microsoft Outlook 行事曆上,開啟已排定的會議項目。
2   選取取消會議
3   在確認訊息中選取
4   選取傳送取消通知

TelePresence 進階選項

  

這些選項可幫助您自訂 TelePresence 會議。  

    
               
      

選項      

      
      

透過該選項可執行的操作      

      
      

會議 PIN

      
      

建立數字密碼以防止閒雜人等撥入 TelePresence 會議。      

       

PIN 包含在電子郵件邀請中。 受邀者必須輸入 PIN 才能加入 TelePresence 會議。

       

TelePresence 會議 PIN 與 WebEx 會議密碼不同。

      
      

收費代碼

      
      

如果您的管理員尚未指定收費代碼,請為此會議指定收費代碼。

       

TelePresence 的收費代碼與 WebEx 追蹤碼不同。

      
      

預約的系統            

      
      

這些選項定義預約的 TelePresence 系統如何在排定的開始時間連線至會議:      

一鍵加入: 當您將 TelePresence 會議室新增為會議室資源時,受邀者可以直接從 TelePresence 裝置選取加入會議。 此功能也稱為「一鍵操作」(OBTP)。

自動加入: 允許預約的系統在開始時間自動連線至會議。

              

選取會議以加入: 預約的系統上有一個表示會議和撥入資訊的按鈕可用。 選擇此選項以讓參加者選取該按鈕來加入會議。

              

對於不支援此選項的系統,請向受邀者轉寄包含撥入資訊的電子郵件邀請。

僅預約會議室: 預約實體會議室,但不允許在開始時間與系統建立任何連線。

             
      

TelePresence 撥入和撥出設定              

      
      

選取新增以為不在預約的系統的清單中的裝置或系統指定連線方式。

「撥入」標籤

       

選取連線類型 SIP 音訊SIP 視訊,然後指定可以使用選取的連線類型撥入的人員的數量。 該數量在技術上是指裝置數量;如果四個人在一個裝置上加入會議,則計為一個。

您可以向受邀者轉寄包含撥入資訊的電子郵件邀請。

附註      

您在允許 X 人撥入中指定的用於使用 SIP 視訊連線類型加入的數字對應於「會議選項」面板上的還允許 X 人使用視訊裝置加入中的數字。

                     

「撥出」標籤

       

選取連線類型,IP 視訊、IP 音訊、ISDN 視訊、ISDN 音訊、SIP 視訊SIP 音訊,然後輸入受邀者的聯絡資訊。 在排定的開始時間將自動連線它們的裝置。

              

編輯設定      

若要編輯或刪除您新增的連線方式,請根據需要選取編輯刪除

             
   

「WebEx 與 Outlook 之整合」的重複模式限制

您可以透過 Outlook 整合使用的重複選項僅限於 WebEx 網站和 TelePresence 會議排定系統上可用的選項。 根據您的 WebEx 或 TelePresence 服務,可能不支援使用重複模式。


附註


CMR 混合整合不支援重複會議系列的例外會議;換言之,它不支援對會議系列中的單次會議進行變更。 您對 CMR 混合會議系列所做的任何變更應該套用至整個系列。

然而,純 WebEx 會議不支援重複會議系列的例外會議。


下表顯示了 WebEx 與 Microsoft Outlook 重複模式之間的差異。

                   
表格 1 WebEx 會議
      

類型      

      
      

Outlook 選項      

      
      

轉換為 WebEx 會議選項      

      
      

每週      

      
      

每 [x] 週: [星期日,星期一,星期二,星期三,星期四,星期五,星期六]      

      

對於 Event Center 活動和 Training Center 訓練課:

每週的: [星期日,星期一,星期二,星期三,星期四,星期五,星期六]

如果您在 Microsoft Outlook 中排定一個每隔 X 週重複的會議(X 的值大於 1),則在 Outlook 中會議會按照您的指定值進行排定,但是在 WebEx 網站上則顯示為每週會議。

一週的開始永遠指向預設值「星期日」。 自訂不受支援,所以如果您將一週的開始變更為另一天,這週的開始將不會與 WebEx 網站同步。

      

每月      

      

每月的[第一天,第二天,第三天,第四天,最後一天]

      

不支援      

                   
      

[第一個,第二個,第三個,第四個,最後一個]週一到週五或週末      

      
      

不支援      

      
      

每年      

      
                   

[1 月....12 月] 的 [第一個,第二個,第三個,第四個,最後一個] [天,工作日,週末]      

      
                   

不支援。      

      
                               
表格 2 WebEx 個人會議
      

類型      

      
      

Outlook 選項      

      
      

轉換為 WebEx 個人會議選項

      
      

每月             

      
      

每 [y] 個月的第 [X] 天

      

每月的第 [X] 天。

[第一個,第二個,第三個,第四個,最後一個]週一到週五或週末

不支援      

      

每年

      

每年 [1 月....12 月] [1 日,....31 日]

      

不支援      

                   
      

[1 月....12 月] 的 [第一個,第二個,第三個,第四個,最後一個] [天,工作日,週末]      

      
      

不支援      

      

[1 月....12 月] 的 [第一個,第二個,第三個,第四個,最後一個] [星期日,不受支援。 星期一,星期二,星期三,星期四,星期五,星期六]

不支援      

結束日期

             

無結束日期。

如果時間段長於一年,它將被轉換為一年。

重複 [x] 次後結束。

如果時間段長於一年,它將被轉換為一年。

                   

在[輸入的日期]結束

      
                   

如果時間段長於一年,它將被轉換為一年。

      

 


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