通过 Windows 版“WebEx 和 TelePresence 与 Microsoft Outlook 集成”安排会议

Document created by Cisco Localization Team on Oct 12, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Jun 15, 2017
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有关安排会议的准备工作


  

要安排 WebEx 和 TelePresence 联合会议,您的管理员需要为站点启用 WebEx 和 TelePresence 会议(“CMR 混合”会议),并为您的帐户启用 WebEx 和 TelePresence 以及 Meeting Center Pro TelePresence 会议类型。 请联系管理员以了解详情。

在使用“WebEx 和 TelePresence 与 Microsoft Outlook 集成”安排会议前,请先仔细阅读以下内容:  
  • 用于安排会议的“WebEx 和 TelePresence 与 Outlook 集成”选项。 并非所有安排选项都可在该集成中使用。

     

  • “WebEx 和 TelePresence 与 Outlook 集成”并非支持 Outlook 中的所有重复周期选项。 此外,该集成不支持在重复会议中创建例外会议或修改重复会议中的单个会议。
  • 在任何从 Outlook 发送的会议邀请中,会议开始时间在缺省状态下按计算机上所设置的时区显示,而不是 WebEx 站点首选项中设置的时区。 您可在 Outlook 中为会议指定不同的时区;会议开始时间将正确显示在每个受邀者的 Outlook 日历中。

     

  •     

    如果需要编辑或取消使用该 Outlook 集成安排的会议,请在 Outlook 而非 WebEx 站点中编辑会议。

        

  •     

    如果使用 Outlook 来修改重复会议的会议设置,须将更改应用到整个系列会议。 如果您只对 WebEx 和 TelePresence  重复会议中的单次会议应用更改,这些更改会在 Outlook 和 TelePresence 会议安排系统中生效,但不会在 WebEx 站点上生效。

        

  • 安排会议时,您可创建纯数字密码以防止他人呼入 TelePresence 会议。 该选项位于“TelePresence 高级选项”中。 TelePresence 会议 PIN 和 WebEx 会议密码不同。

     

   
   



  • 主持人和与会者将收到相同的电子邮件邀请。 电子邮件邀请中不包含任何主持人机密信息,例如主持人密钥或访问码。 主持人在浏览器或 WebEx Meetings 移动应用程序中登录并查看会议信息就能找到主持人密钥或访问码。

     

  • 在安排会议时,切勿在同一时间安排两个以上的会议,因为您无法同时主持两个进行中的会议。 即使您允许候补主持人在您不在场的情况下开始会议,您仍将被视为该会议的主持人,除非您是主持人的代理。

     


安排 WebEx 和 TelePresence 会议

  

通过 Outlook 集成,您可安排允许他人使用 WebEx Meeting Center 或 TelePresence 加入的 WebEx 和 TelePresence 联合会议(“CMR 混合”会议)。




对于某些“电话服务提供商(TSP)”音频帐户,如果您安排两个相邻的 WebEx 和 TelePresence 联合会议(第二个会议被安排在第一个会议结束后立即开始)并且 TelePresence 会议安排系统自动延长第一个会议直至超出预定的结束时间,则第二个会议将自动结束,原因是同一个 TSP 音频帐户和主持人访问码无法同时用于两个会议。 要解决该问题,您可使用不同的主持人访问码设置两个 TSP 帐户,并将这两个帐户分别用于安排第一个会议和第二个会议。 还可选择让管理员关闭 TelePresence 系统自动延长会议的选项。


       
              
1   要安排会议,请执行以下一项操作:
  • 选择新建项目 > 会议约会,或从 Microsoft Outlook 日历中选择新建会议新建约会
  • 在“WebEx 快捷会议工具”面板上选择安排图标。
  • 在 Microsoft Outlook 工具栏上选择安排会议 > 安排 WebEx 和 TelePresence 会议
    注      

    您将需要先输入 WebEx 设置,然后才能指定常规会议信息。

注      

如果您的 WebEx 站点和帐户支持 Meeting Center 视频会议,当您安排 WebEx 会议时,会议邀请中将包含允许受邀者通过视频会议系统和应用程序加入的信息。

2   执行以下操作以指定常规会议信息:
  • 主题框中输入会议的主题。
  • 开始时间结束时间列表中指定会议的开始时间和结束时间。
  • (可选)要为您的会议指定一种重复模式,请选择重复周期,然后选择重复选项。 要了解 WebEx 和 Microsoft 的重复模式的不同之处,请参阅“WebEx 与 Outlook 集成”的重复模式限制

  • 地点框中输入会议地点。
3   收件人框中输入会议受邀者的姓名和电子邮件地址。
4   选择添加 WebEx 和 TelePresence。 如果您在第 1 步中选择“安排 WebEx 和 TelePresence 会议”,可略过此步骤。
5   在“会议选项”面板中为该会议指定 WebEx 和 TelePresence 选项:
  • 选中允许其他人使用 WebEx 加入会议

    该选项在缺省情况下未被选中。 每当您安排会议并希望添加 WebEx 时都需要选择该选项。

         
  • 输入针对 WebEx 受邀者的会议密码。 如果站点要求必须提供会议密码,密码框一侧会出现星号。    
    注      

    WebEx 会议密码和您为 TelePresence 会议指定的 PIN 不同。

         
  • (可选)选择电子邮件邀请中不包含密码以使会议更安全。
  • (可选)在选择候补主持人框中选中一个或多个要指定为候补主持人的用户的姓名,这些人可在您不在场的情况下进行会议。 有关详细信息,请参阅 https://help.webex.com/docs/DOC-11615
6   (可选)选择 WebEx 高级设置以指定以下详细信息:
  1. (可选)在会议信息区域中,可更改常规会议选项。
  2. (可选)选择音频和跟踪标签页以选择音频连接类型和其他相关选项。
  3. (可选)选择注册标签页以选择与会者是否需要在会议开始前注册。
  4. (可选)选择资源标签页以指定以下选项:
    • 选择要显示在会议窗口中的其他会议信息标签页。

       

    • 指定要上传的演示,这样可在您加入会议前自动向与会者播放。

       

7   选择添加 TelePresence 会议室。    
8   选择添加 TelePresence 会议室中,选择要添加到会议中的 TelePresence 会议室或系统。

您选择的系统将被添加到会议窗口中的“收件人”和“地点”框中。 请参阅在安排会议时添加 TelePresence 系统

9   (可选)在添加视频呼入参加者中输入可呼入会议的额外视频呼入参加者的数量。

该选项可让您预留空间,从而让更多人使用个人视频会议系统(例如 Cisco TelePresence EX 系列及运行 Cisco Jabber Video 应用程序的设备)加入会议。 您输入的数量不包括在收件人地点框中添加的 TelePresence  系统。 您应当注意站点上的建议数量,切勿超出该上限。

10   (可选)选择“TelePresence 高级设置”以指定其他详细信息,例如呼入和呼出设置。 有关详细信息,请参阅 TelePresence  高级设置
11   选择确定
12   选择发送

安排纯 WebEx 会议

 

通过该 Outlook 集成,您可安排 WebEx 会议,无需转至 WebEx 站点。

   
           
1   要安排会议,请执行以下一项操作:
  • 选择新建项目 > 会议约会,或从 Microsoft Outlook 日历中选择新建会议新建约会
  • 在“WebEx 快捷会议工具”面板上选择安排图标。
  • 在 Microsoft Outlook 工具栏上选择安排会议 > 安排 WebEx 和 TelePresence 会议
    注      

    您将需要先输入 WebEx 设置,然后才能指定常规会议信息。

2   在 Outlook 会议或约会中指定常规会议信息:
  • 主题框中输入会议的主题。
  • 开始时间结束时间列表中指定会议的开始时间和结束时间。
  • (可选)要为您的会议指定一种重复模式,请选择重复周期,然后选择重复选项。 要了解 WebEx 和 Microsoft 的重复模式的不同之处,请参阅“WebEx 与 Outlook 集成”的重复模式限制

  • (可选)指定 Microsoft Outlook 提供的其他选项,例如会议通知。
3   收件人框中输入会议受邀者的姓名和电子邮件地址。 确保没有在收件人地点框中添加 TelePresence 会议室。
注      

如果您选择约会以安排会议,可选择邀请与会者以显示收件人框。

4   选择添加 WebEx 和 TelePresence

如果您在第 1 步中选择安排 WebEx 和 TelePresence 会议,可略过此步骤。

5   在“会议选项”面板中指定 WebEx 选项:
  • 选择允许其他人使用 WebEx 加入会议

    该选项在缺省情况下未被选中。 每当您安排会议并希望添加 WebEx 时都需要选择该选项。

         
  • 输入针对 WebEx 受邀者的会议密码。 如果站点要求必须提供会议密码,密码框一侧会出现星号。
  • (可选)选择电子邮件邀请中不包含密码以使会议更安全。
  • (可选)在选择候补主持人框中选中一个或多个要指定为候补主持人的用户的姓名,这些人可在您不在场的情况下进行会议。      有关更多信息,请参阅 https://help.webex.com/docs/DOC-11615
6   (可选)选择 WebEx 高级设置以指定更多详细信息,例如音频连接和注册。
  1. (可选)在会议信息区域中,可更改常规会议选项。
  2. (可选)选择音频和跟踪标签页以选择音频连接类型和其他相关选项。
  3. (可选)选择注册标签页以选择与会者是否需要在会议开始前注册。
  4. (可选)选择资源标签页以指定以下选项:
    • 选择要显示在会议窗口中的其他会议信息标签页。

       

    • 指定要上传的演示,这样可在您加入会议前自动向与会者播放。

       

7   确保没有在会议选项面板的 TelePresence 区域中选择任何选项并已将添加视频呼入参加者设为 0
8   选择确定
9   选择发送向邀请的人发送会议邀请。

安排纯 TelePresence 会议

         
1   要安排会议,请执行以下一项操作:
  • 选择新建项目 > 会议约会,或从 Microsoft Outlook 日历中选择新建会议新建约会
  • 在“WebEx 快捷会议工具”面板上选择安排图标。
  • 在 Microsoft Outlook 工具栏上选择安排会议 > 安排 WebEx 和 TelePresence 会议
2   执行以下操作以指定常规会议信息:
  • 主题框中输入会议的主题。
  • 开始时间结束时间列表中指定会议的开始时间和结束时间。
  • (可选)要为您的会议指定一种重复模式,请选择重复周期,然后选择重复选项。 要了解 WebEx 和 Microsoft 的重复模式的不同之处,请参阅“WebEx 与 Outlook 集成”的重复模式限制

3   收件人框中输入会议受邀者的姓名和电子邮件地址。
4   选择添加 WebEx 和 TelePresence 会议

如果您在第 1 步中选择安排 WebEx 和 TelePresence 会议,可略过此步骤。

5   确保取消选中允许使用 WebEx 加入会议
6   在“会议选项”面板中指定 TelePresence 选项:
  • 选择添加 TelePresence 会议室

    您选择的系统将被添加到会议窗口中的收件人地点框中。

  • (可选)在添加视频呼入参加者中输入可呼入会议的额外视频呼入参加者的数量。

    该选项可让您预留空间,从而让更多人使用个人视频会议系统(例如 Cisco TelePresence EX 系列及运行 Cisco Jabber Video 应用程序的设备)加入会议。 您输入的数量不包括在收件人地点框中添加的 TelePresence  系统。 您应当注意站点上的建议数量,切勿超出该上限。

  • (可选)选择 TelePresence 高级设置以指定其他详细信息,例如呼入和呼出设置。 有关详细信息,请参阅 TelePresence  高级设置
7   选择发送

在安排会议时添加 TelePresence 系统

通过该 Outlook 集成,您可将 TelePresence 系统轻松添加到您安排的会议中。 选择 TelePresence 会议室对话框中将显示组织中的所有 TelePresence 系统。 您无需对组织中庞大的全局地址列表进行搜索。

       
       
1   确保位于会议窗口中,并已开启“会议选项”面板。
2   选择添加 TelePresence 会议室
3   浏览至系统或使用以下一种方式进行搜索:
  • 搜索: 输入部分会议室名称。 该方式不会按位置搜索。

  • 地点: 选择地点以只显示位于该地点的会议室。

4   选择要添加的系统。
5   选择会议室 > 确定    

或者,您可使用 Outlook 通讯录或“会议室查找工具”在组织的所有会议室中查找 TelePresence 系统。 但是,配有 TelePresence 的会议室可能很难在列表中辨别,其位置可能也不明确。

注      

您选择的 TelePresence 会议室还必须列在 Cisco TelePresence Management Suite Extension for Microsoft Exchange (Cisco TMSXE) 中,否则无法预约。

         

安排个人会议或纯音频会议

借助 Outlook 集成,您可安排 WebEx 个人会议。 借助个人会议,您可先开始音频部分,但也可随时加入在线部分。

如果您正在使用电话服务提供商(TSP)音频,可改为安排纯音频会议。

                   
          
1   要安排个人会议,请执行以下一项操作:
  • 选择新建项目 > 会议约会,或从 Microsoft Outlook 日历中选择新建会议新建约会
  • 在“WebEx 快捷会议工具”面板上选择安排图标。
  • 在 Outlook 窗口中选择安排会议 > 安排个人会议安排纯音频会议
    注      

    您将需要先输入 WebEx 设置,然后才能指定常规会议信息。

2   在 Outlook 会议或约会中指定常规会议信息:
  • 主题框中输入会议的主题。
  • 开始时间结束时间列表中指定会议的开始时间和结束时间。
  • (可选)要为您的会议指定一种重复模式,请选择重复周期,然后选择重复选项。 要了解 WebEx 和 Microsoft 的重复模式的不同之处,请参阅“WebEx 与 Outlook 集成”的重复模式限制

  • (可选)指定 Microsoft Outlook 提供的其他选项,例如会议通知。
3   收件人框中输入姓名或电子邮件地址以邀请人员加入会议。    
注      

如果您选择约会以安排会议,可选择调度助手以显示收件人框。

         
4   选择添加个人会议。 如果您在第 1 步中选择安排个人会议,可略过此步骤。
5   如有必要,输入所需的个人会议信息。
6   在“WebEx 设置”对话框中,完成以下设置:
  • (可选)在会议信息区域中,可更改常规会议选项。
  • (可选)选择音频和跟踪标签页以选择音频连接类型和其他相关选项。
    • 如果您使用 WebEx 音频,选择个人会议,然后选择要使用的个人会议帐户。

       

    • 如果没有指定个人会议帐户,将需要生成一个帐户。

       

    • 如果您使用电话服务提供商(TSP),选择电话会议服务,然后选择要使用的个人会议帐户。

       

  • (可选)选择资源标签页以指定以下选项:
    • 选择要显示在会议窗口中的其他会议信息标签页。

       

    • 选择一个或多个与会者以担任会议的候补主持人。 当您无法出席会议时,候补主持人有权开始并主持您的会议。 有关更多信息,请参阅 https://help.webex.com/docs/DOC-11615

       

    • 指定要上传的演示,这样可在您加入会议前自动向与会者播放。

       

7   选择确定
8   选择发送向邀请的人发送会议邀请。

编辑已安排的会议

 

在使用“WebEx 与 Outlook 集成”安排会议后,您可使用 Outlook 随时对其进行编辑。 例如,您可更改会议的开始时间、指定新密码、选择不同的电话会议选项等。

   

在编辑已安排的会议后,“WebEx 与 Outlook 集成”将向此会议的所有受邀与会者发送更新的会议邀请,并在 WebEx 站点上更新会议信息。

   



   

如果使用 Microsoft Outlook 重新安排重复 WebEx 会议中的单次会议,该更改也会显示在您的 WebEx 站点上。

   
  
     
1   在您的 Microsoft Outlook 日历中打开已安排的会议项。
2   您可执行以下一项操作:
  • 要更改 WebEx 会议设置,选择更改设置
  • 要添加或更改重复模式,选择重复周期。     
  • 要编辑会议邀请电子邮件中的文本,在约会标签页上执行该操作。
3   根据需要执行以下操作之一:
  • 要向受邀的与会者发送更新的会议邀请并在 Outlook 日历中保存更新的会议,选择发送更新

  • 要在 Outlook 日历中保存更新的会议,选择保存并关闭。

取消已安排的会议

如果您使用 Outlook 集成安排会议,可在 Outlook 中取消会议。

您可在 Outlook 中的 WebEx 工具栏上使用取消 WebEx 会议取消“个人会议室”会议取消个人会议按钮从 Outlook 会议或约会中取消并删除 WebEx 信息。 如果您要更改 WebEx 会议的类型,例如,您最初安排的是 WebEx 会议,随后想将其改为“个人会议室”会议,可能会希望执行上述操作。




   
  • 如果您使用 WebEx 站点取消 WebEx 会议,所做的更改将不会显示在 Microsoft Outlook 中。 例如,如果使用站点更改会议的开始时间,Outlook 日历中的开始时间不会发生变化。 因此,我们建议您仅使用 Outlook 取消会议。 使用 WebEx 站点编辑一个原本使用 Outlook 安排的会议不是一个好的选择。

     

  • 如果使用 Microsoft Outlook 取消重复 WebEx 会议中的单次会议,该更改也会显示在您的 WebEx 站点上。

     

  • 如果在使用上述取消按钮后保存会议或约会,但尚未添加另一个 WebEx 会议、“个人会议室”会议或个人会议,该会议将变为不包含 WebEx 信息的 Microsoft Outlook 常规会议。

     

   

您还可根据下方的描述从 Microsoft Outlook 取消会议。

      
1   在您的 Microsoft Outlook 日历中打开已安排的会议项。
2   选择取消会议
3   在确认消息中选择
4   选择发送取消通知

Telepresence 高级选项

  

这些选项可帮助您自定义 TelePresence 会议。  

    
               
      

选项      

      
      

可执行的操作      

      
      

会议 PIN

      
      

创建数字密码以防止他人呼入 TelePresence 会议。      

       

PIN 包含在邀请电子邮件中。 受邀者必须输入 PIN 才能加入 TelePresence 会议。

       

TelePresence 会议 PIN 和 WebEx 会议密码不同。

      
      

帐单代码

      
      

如果管理员尚未指定该会议的帐单代码,请输入该代码。

       

TelePresence 的帐单代码与 WebEx 跟踪代码不同。

      
      

预约的系统            

      
      

这些选项将决定预约的 TelePresence 系统在安排的开始时间到达后连接会议的方式:      

一键加入: 当您添加 TelePresence 会议室作为会议室资源时,受邀者可直接从 TelePresence 设备选择加入会议。 该功能也称为“一键加入”(OBTP)。

自动加入: 允许预约的系统在开始时间到达后自动连接会议。

              

选择要加入的会议: 在预约的系统上提供显示会议和呼入信息的按钮。 如果选择该选项,参加者可通过该按钮来加入会议。

              

对于不支持该选项的系统,请向受邀者转发包含呼入信息的电子邮件邀请。

仅预约会议室: 预约实体会议室,但会议开始后无法与该会议室建立连接。

             
      

TelePresence 呼入和呼出设置              

      
      

选择添加以指定预约的系统中未列出的设备或系统的连接方式。

“呼入”标签页

       

选择连接类型(SIP 音频SIP 视频),然后指定可通过该连接类型呼入的人数。 该数量在技术上是指设备数;如果四个人通过一个设备加入会议,将被算作一人。

您可向受邀者转发邀请电子邮件,其中包含呼入信息。

注      

您在允许 X 人呼入中指定的可通过 SIP 视频连接方式加入的人数将对应“会议选项”面板上的还允许 X 人使用视频设备加入中的人数。

                     

“呼出”标签页

       

选择连接类型(IP 视频、IP 音频、ISDN 视频、ISDN 音频、SIP 视频SIP 音频)并输入受邀者的联系信息。 在安排的开始时间达到后将自动连接他们的设备。

              

编辑设置      

要编辑或删除已添加的连接方式,根据情况选择编辑删除

             
   

“WebEx 与 Outlook 集成”的重复模式限制

您在该 Outlook 集成中可使用的重复周期选项仅限于 WebEx 站点和 TelePresence 会议安排系统中提供的选项。 根据您的 WebEx 或 TelePresence 服务,可能无法使用某些重复模式。




“CMR 混合”集成不支持在重复会议中创建例外会议,也就是不支持修改重复会议中的单个会议。 对“CMR 混合”重复会议所做的任何更改都必须应用到整个重复会议。

但纯 WebEx 会议支持在重复会议中创建例外会议。


下表将显示 WebEx 和 Microsoft Outlook 中的重复模式的区别。

                   
表 1 WebEx 会议
      

类型      

      
      

Outlook 选项      

      
      

对应的 WebEx 会议选项      

      
      

每周      

      
      

重复间隔为 [X] 周后的: [星期日、星期一、星期二、星期三、星期四、星期五、星期六]      

      

适用于 Event Center 活动和 Training Center 培训课程:

每周的: [星期日、星期一、星期二、星期三、星期四、星期五、星期六]

如果您在 Microsoft Outlook 中安排一个每隔 X 周重复的会议,且 X 大于 1,会议将按您指定的选项安排,但在 WebEx 站点上,该会议将显示为每周重复的会议。

每周的起始时间始终指向缺省值“星期日”。 不支持自定义,因此您将每周的起始时间更改为其他时间,将无法与 WebEx 站点同步。

      

每月      

      

每月的第 [一、二、三、四、最后一] 天

      

不支持      

                   
      

每月第 [一、二、三、四、最后一个] 工作日或周末      

      
      

不支持      

      
      

每年      

      
                   

[1 月到 12 月] 的 [第一、第二、第三、第四、最后一个] [天、星期、工作日]      

      
                   

不支持。      

      
                               
表 2 WebEx 个人会议
      

类型      

      
      

Outlook 选项      

      
      

转换为 WebEx 个人会议选项

      
      

每月             

      
      

每 [Y] 个月的第 [X] 天

      

每月的第 [X] 天。

每月第 [一、二、三、四、最后一个] 工作日或周末

不支持      

      

每年

      

每个 [ 1 月到 12 月] 的 [1 日到 31 日]

      

不支持      

                   
      

[1 月到 12 月] 的 [第一、第二、第三、第四、最后一个] [天、星期、工作日]      

      
      

不支持      

      

[1 月到 12 月] 的 [第一、第二、第三、第四、最后一个] [星期一、星期二、星期三、星期四、星期五]

不支持      

结束日期

             

无结束日期

如果时长超过一年,将会转为一年。

[x] 次后结束

如果时长超过一年,将会转为一年。

                   

结束日期:[输入日期]

      
                   

如果时长超过一年,将会转为一年。

      

 


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