Schemalägg ett möte i Microsoft Outlook för Mac

Document created by Cisco Localization Team on Oct 12, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Jun 16, 2017
Version 7Show Document
  • View in full screen mode

 

Förutsättningar för att schemalägga ett möte


För att schemalägga ett onlinemöte och skicka mötesinbjudningar med WebEx-integrering till Microsoft Outlook måste du tänka på följande:

  • WebEx-integrering till Outlook tillhandahåller grundläggande alternativ för att schemalägga ett möte. Vissa alternativ som visas på din WebEx-webbplats finns kanske inte i WebEx-integreringen till Outlook.

     

  • WebEx-integreringen till Outlook stöder inte alla återkommande-alternativ som finns i Microsoft Outlook.

     

  • I alla mötesinbjudningar som du skickar från Microsoft Outlook visar mötets starttid i din dators tidszon vilket kanske inte stämmer överens med tidszonen som du har angett i inställningarna på din WebEx-webbplats.

     

Schemalägga ett WebEx-möte

         
1   För att schemalägga ett WebEx-möte måste du göra något av följande:
  • Välj WebEx-ikonen i Mac-menyn och sedan Schemalägg WebEx-möte.
  • Välj Nya objekt > Möte eller Avtalad tid eller, från Microsoft Outlook-kalendern, välj Nytt möte eller Ny avtalad tid.
  • I Microsoft Outlook väljer du Schemalägg WebEx-möte från Cisco WebEx-menyn.
2   I mötet eller den avtalade tiden i Outlook anger du den allmänna mötesinformation:
  • Ange ett ämne för mötet i rutan Ämne.
  • I listorna Starttid och Sluttid anger du mötets start- respektive sluttid.
  • (Valfritt) För att ange ett återkommande mönster för ditt möte, klicka på Återkommande och välj sedan återkommande-alternativ. För information om skillnader i återkommande mönster mellan WebEx och Microsoft Outlook, se Begränsningar av återkommande mönster i WebEx-integreringen till Outlook.

  • (Valfritt) Välj Hitta rum eller Schemaläggning > Lägg till rum för att schemalägga ett TelePresence-rum som låter användare delta via en TelePresence-enhet.

    Observera      

    Om din WebEx-webbplats och ditt konto har stöd för Meeting Center-videokonferens kan inbjudna, när du lägger till TelePresence-rummet som en rumsresurs, välja Delta i möte direkt från TelePresence-enheten. Denna funktion kallas också Enkel knapptryckning (One Button to Push, OBTP).

  • (Valfritt) Ange andra alternativ som Microsoft Outlook tillhandahåller, t.ex. en påminnelse om mötet.
3   Ange namnen på eller e-postadresserna till de personer som du vill bjuda in till mötet i rutan Till.
Observera      

Om din WebEx-webbplats och ditt konto har stöd för Meeting Center-videokonferens kommer mötesinbjudan, när du schemalägger ett WebEx-möte, att inkludera information som låter de inbjudna delta via videosystem och -program.

4   Välj Ändra inställningar för att ange inställningar för WebEx-mötet gällande följande.
  • (Valfritt) Välj Mötesmallen att använda i mötet.
  • (Valfritt) Ange ett möteslösenord för inbjudna till WebEx. Om din webbplats kräver ett möteslösenord visas en asterisk intill rutan.
  • (Valfritt) Markera rutan Inkludera inte lösenord i e-postinbjudan om du vill göra mötet säkrare.
  • (Valfritt) Välj alla alternativa värdar som du vill ha i listan över inbjudna. För mer information, se https://help.webex.com/docs/DOC-11643.
5   Välj Visa avancerade inställningar för att ange följande inställningar:
  • Välj Mötestyp.
  • Välj Ljudanslutning.
  • Markera Kräv att inbjudna registrerar sig för att välja att deltagare måste registrera sig innan mötet.
  • Markera Godkänn alla registreringsförfrågningar automatiskt för att godkänna alla registreringsförfrågningar.
6   Välj OK.
7   Välj Skicka för att skicka mötesinbjudan till personerna som du har bjudit in.

Schemalägg en personlig konferens eller ett möte med enbart ljud

Om du använder ljud från telefonitjänstleverantör (TSP) kan du schemalägga ett möte med enbart ljud.

         
1   För att schemalägga ett personligt konferensmöte ska du göra något av följande:
  • Välj WebEx-ikonen i Mac-menyn och sedan Schemalägg personligt konferensmöte eller Möte med endast ljud.
  • Välj Nya objekt > Möte eller Avtalad tid eller, från Microsoft Outlook-kalendern, välj Nytt möte eller Ny avtalad tid.
  • I Microsoft Outlook väljer du Schemalägg personligt konferensmöte eller Möte med enbart ljud från Cisco WebEx-menyn.
2   I mötet eller den avtalade tiden i Outlook anger du den allmänna mötesinformation:
  • Ange ett ämne för mötet i rutan Ämne.
  • I listorna Starttid och Sluttid anger du mötets start- respektive sluttid.
  • (Valfritt) För att ange ett återkommande mönster för ditt möte, klicka på Återkommande och välj sedan återkommande-alternativ. För information om skillnader i återkommande mönster mellan WebEx och Microsoft Outlook, se Begränsningar av återkommande mönster i WebEx-integreringen till Outlook.

  • (Valfritt) Ange andra alternativ som Microsoft Outlook tillhandahåller, t.ex. en påminnelse om mötet.
3   Ange namnen eller e-postadresserna i rutan Till för att bjuda in deltagare till mötet.
4   Välj Ändra inställningar för att ange det personliga konferensmötets inställningar gällande följande.
  • (Valfritt) Ange ett möteslösenord för inbjudna till WebEx. Om din webbplats kräver ett möteslösenord visas en asterisk intill rutan.
  • (Valfritt) Markera Exclude password from email invitation (inkludera inte lösenord i e-postinbjudan) om du vill göra mötet säkrare.
  • (Valfritt) Välj alla alternativa värdar som du vill ha i listan över inbjudna. För mer information, se https://help.webex.com/docs/DOC-11643.
5   Välj Visa avancerade inställningar för att ange följande inställningar:
  • Välj Mötestyp.
  • Välj Ljudanslutning.
  • Markera Kräv att inbjudna registrerar sig för att välja att deltagare måste registrera sig innan mötet.
  • Markera Godkänn alla registreringsförfrågningar automatiskt för att godkänna alla registreringsförfrågningar.
6   Välj OK.
7   Välj Skicka för att skicka mötesinbjudan till personerna som du har bjudit in.

Schemalägg ett WebEx- och TelePresence-möte

  
          
1   För att schemalägga ett WebEx och TelePresence-möte ska du göra något av följande:
  • Välj Nya objekt > Möte eller Avtalad tid eller, från Microsoft Outlook-kalendern, välj Nytt möte eller Ny avtalad tid.
  • I Microsoft Outlook väljer du Schemalägg WebEx och TelePresence-möte från Cisco WebEx-menyn.
    Observera      

    Du måste ange WebEx- och TelePresence-inställningar innan du anger den allmänna mötesinformationen.

  • Välj WebEx-ikonen i Mac-menyn och sedan Schemalägg WebEx- och TelePresence-möte.
    Observera      

    Du måste ange WebEx- och TelePresence-inställningar innan du anger den allmänna mötesinformationen.

2   I mötet eller den avtalade tiden i Outlook anger du den allmänna mötesinformation:
  • Ange ett ämne för mötet i rutan Ämne.
  • I listorna Starttid och Sluttid anger du mötets start- respektive sluttid.
  • (Valfritt) För att ange ett återkommande mönster för ditt möte, klicka på Återkommande och välj sedan återkommande-alternativ. För information om skillnader i återkommande mönster mellan WebEx och Microsoft Outlook, se Begränsningar av återkommande mönster i WebEx-integreringen till Outlook.

  • (Valfritt) Ange andra alternativ som Microsoft Outlook tillhandahåller, t.ex. en påminnelse om mötet.
3   Ange namnen på eller e-postadresserna till de personer som du vill bjuda in till mötet i rutan Till.
Observera      

Om du valde Avtalad tid för att schemalägga ditt möte ska du välja Bjud in deltagare för att kunna se rutan Till.

4   Välj Lägg till WebEx och TelePresence i menyn Lägg till WebEx-möte.
5   I dialogrutan WebEx och TelePresence anger du WebEx-alternativen för ditt möte:
  1. (Valfritt) Ange ett möteslösenord för inbjudna till WebEx. Om din webbplats kräver ett möteslösenord visas en asterisk intill rutan.      
    Observera             

    Ett WebEx-möteslösenord skiljer sig från den PIN-kod som du kan ange för ett TelePresence-möte.

          
         
  2. (Valfritt) Markera Exclude password from email invitation (inkludera inte lösenord i e-postinbjudan) om du vill göra mötet säkrare.
  3. (Valfritt) Välj alla alternativa värdar som du vill ha i listan över inbjudna. En alternativ värd är någon som har behörighet att starta och hålla dina möten när du inte kan delta själv. För mer information, se https://help.webex.com/docs/DOC-11643.
  4. (Valfritt) Välj Avancerade WebEx-inställningar för att ange följande uppgifter:
    • Välj Mötestypen.

       

    • Välj Ljudanslutning.

       

    • Markera Kräv att inbjudna registrerar sig för att välja att deltagare måste registrera sig innan mötet.

       

    • Markera Godkänn alla registreringsförfrågningar automatiskt för att godkänna alla registreringsförfrågningar.

       

6   I dialogrutan WebEx och TelePresence anger du TelePresence-alternativen för ditt möte:
  1. Ange TelePresence-rummet som ska användas för ditt möte

    Systemen du väljer läggs till i rutorna Till och Plats i mötesfönstret.

  2. (Tillval) Ange antalet ytterligare inringande videomötesdeltagare som kan ringa in till mötet under Lägg till inringande videomötesdeltagare.     
    Observera      

    Med detta alternativ kan du reservera kapacitet så att fler personer kan delta via videokonferenssystem som Cisco TelePresence EX Series eller enheter som har Cisco Jabber Video. Antalet som du anger exkluderar eventuella TelePresence-system som du lägger till i rutorna Till och Plats. Håll i åtanke det rekommenderade antalet på din webbplats och överskrid inte den rekommenderade gränsen.

               
  3. (Valfritt) Välj Avancerade TelePresence-inställningar för att ange följande uppgifter:
    • Mötes-PIN-kod: Skapa ett numeriskt lösenord för att hindra oinbjudna personer från att ringa in till TelePresence-mötet. PIN-koden ingår i e-postinbjudan

       

    • Faktureringskod: Ange faktureringskoden till detta möte om din administratör inte redan har angivit en.

       

    • Mötets anslutningstyp: Välj anslutningen du vill använda, t.ex. En knapp för att delta.

       

    • Lägg till anslutning för inringning: Välj + för att lägga till en anslutning för inringning, välj Video eller Ljud som anslutningstyp och ange sedan antalet personer som kan ringa in med den valda anslutningstypen. Siffran du anger står i själva verket för antalet enheter. Om fyra personer deltar i mötet på en enhet räknas det som en.

       

    • Lägg till anslutning för uppringning: Välj + för att lägga till en anslutning för uppringning, välj SIP-ljud, SIP-video, IP-ljud, IP-video eller ISDN-ljud som anslutningstyp och ange sedan kontaktinformationen till de inbjudna. Deras enheter ansluts då automatiskt på den schemalagda starttiden.

       

7   Välj OK.
8   Välj Skicka för att skicka mötesinbjudan till personerna som du har bjudit in.

Schemalägg ett möte i ett personligt rum

När du schemalägger ett möte i ett personligt rum kommer mötet att ske i ditt personliga rum och länken för att delta i mötet är URL:en till ditt personliga rum.

      
1   För att schemalägga ett möte i ett personligt rum ska du göra något av följande:
  • I Microsoft Outlook väljer du Schemalägg möte i personligt rum från Cisco WebEx-menyn.
  • Välj WebEx-ikonen i Mac-menyn och sedan Schemalägg möte i personligt rum.
  • Välj Nya objekt > Möte eller Avtalad tid eller, från Microsoft Outlook-kalendern, välj Nytt möte eller Ny avtalad tid och sedan Lägg till personligt rum i menyn Lägg till WebEx-möte.
Observera      

Om din WebEx-webbplats och ditt konto har stöd för Meeting Center-videokonferenser kommer, när du schemalägger ett möte i ett personligt rum, mötesinbjudan att innehålla information som låter de inbjudna delta via videosystem och -program.

2   Gör följande för att ange allmän mötesinformation:
  • Ange ett ämne för mötet i rutan Ämne.
  • I listorna Starttid och Sluttid anger du mötets start- respektive sluttid.
  • (Valfritt) För att ange ett återkommande mönster för ditt möte, klicka på Återkommande och välj sedan återkommande-alternativ. För information om skillnader i återkommande mönster mellan WebEx och Microsoft Outlook, se Begränsningar av återkommande mönster i WebEx-integreringen till Outlook.

  • (Valfritt) Välj Rum eller välj Schemaläggningsassistent > Lägg till rum för att schemalägga ett TelePresence-rum som låter användare delta från en TelePresence-enhet.

    Observera      

    Om din WebEx-webbplats och ditt konto har stöd för Meeting Center-videokonferens kan inbjudna, när du lägger till TelePresence-rummet som en rumsresurs, välja Delta i möte direkt från TelePresence-enheten. Denna funktion kallas också Enkel knapptryckning (One Button to Push, OBTP).

  • (Valfritt) Ange andra alternativ som Microsoft Outlook tillhandahåller, t.ex. en påminnelse om mötet.
3   Ange namnen på eller e-postadresserna till de personer som du vill bjuda in till mötet i rutan Till.
Observera      

Om du valde Avtalad tid för att schemalägga ditt möte ska du välja Bjud in deltagare för att kunna se rutan Till.

4   Välj Skicka för att skicka mötesinbjudan till personerna som du har bjudit in.

Redigera ett schemalagt möte

 

När du har schemalagt ett möte med WebEx-integrering till Outlook kan du när som helst använda Outlook för att redigera mötet. Du kan t.ex. ändra starttid, ange ett nytt lösenord, välja ett annat ljudanslutningsalternativ o.s.v.

   

När du har redigerat ett schemalagt möte skickar integreringen till Outlook en uppdaterad mötesinbjudan till de deltagare som du har bjudit in till mötet och uppdaterar mötesinformationen på din WebEx-webbplats.

   

Observera


   

Om du schemalägger en ny tid för en enstaka förekomst av ett återkommande WebEx-möte med Microsoft Outlook kommer ändringarna också att visas på din WebEx-webbplats.

   
  
     
1   I din Microsoft Outlook-kalender öppnar du posten för det schemalagda mötet.
2   Du kan ändra något av följande:
  • För att ändra inställningarna för ett WebEx-möte väljer du Ändra inställningar.
  • För att lägga till eller ändra ett återkommande mönster, välj Återkommande.     
  • För att redigera texten i mötets e-postinbjudan går du till fönstret Avtalad tid.
3   Gör något av följande, om det är tillämpligt:
  • För att skicka den uppdaterade mötesinbjudan till inbjudna deltagare och spara det uppdaterade mötet i din Microsoft Outlook-kalender, välj Skicka uppdatering.

  • För att spara det uppdaterade mötet i din Microsoft Outlook-kalender, välj Spara och stäng.

Avboka ett schemalagt möte

Om du schemalägger ett möte med hjälp av Outlook-integreringen kan du avboka mötet i Outlook.

Du kan använda knappen Avbryt WebEx-möte, Avbryt möte i personligt rum eller Avbryt personligt konferensmöte i WebEx-verktygsfältet i Outlook för att avboka och ta bort WebEx-informationen från mötet eller den avtalade tiden i Outlook. Detta vill du kanske göra om du behöver ändra typen av WebEx-möte, t.ex. om du från början schemalade ett WebEx-möte som du vill ändra till ett möte i ett personligt rum.


Observera


   
  • Om du avbokar ett WebEx-möte via din WebEx-webbplats kommer dessa ändringar inte att återspeglas i Outlook. Om du till exempel avbokar mötet från din webbplats kommer mötet inte att avbokas i din Outlook-kalender. Därför rekommenderar vi att du endast använder Outlook för att avboka ett möte. Det är inte möjligt att redigera ett möte via din WebEx-webbplats om mötet har schemalagts via Outlook.

     

  • Om du avbryter en enstaka förekomst av ett återkommande WebEx-möte med Microsoft Outlook kommer ändringarna också att visas på din WebEx-webbplats.

     

  • Om du sparar mötet eller den avtalade tiden efter att du har använt någon av dessa knappar för att avboka och du inte har lagt till ett annat WebEx-möte, ett möte i ett personligt rum eller ett personligt konferensmöte kommer det att bli ett vanligt Microsoft Outlook-möte utan någon WebEx-information.

     

   

Du kan också avboka ett möte från Microsoft Outlook-kalendern som beskrivet nedan.

      
1   I din Microsoft Outlook-kalender öppnar du posten för det schemalagda mötet.
2   Välj Avbryt.
3   Välj Ja i bekräftelsemeddelandet.
4   Välj Skicka avbokning.

Begränsningar av återkommande mönster i WebEx-integreringen till Outlook

Följande tabell visar skillnader mellan återkommande mönster i WebEx och Microsoft Outlook.

                   
Tabell 1 WebEx-möten
      

Typ      

      
      

Outlook-alternativ      

      
      

Motsvarande alternativ för WebEx-möte      

      
      

Veckovis      

      
      

Var [X] vecka på: [söndag, måndag, tisdag, onsdag, torsdag, fredag, lördag]      

      

Angående Event Center-händelser och Training Center-utbildningssessioner:

Varje vecka på: [söndag, måndag, tisdag, onsdag, torsdag, fredag, lördag]

Om du använder Microsoft Outlook för att schemalägga ett möte som upprepas var X:e vecka och X är större än 1, schemaläggs mötet så som du angett i Outlook, men det visas som ett veckovist möte på din WebEx-webbplats.

Veckostarten pekar alltid på standardvärdet som är söndag. Anpassning stöds inte, så om du ändrar veckostarten till en annan dag synkroniseras inte veckostarten med WebEx-webbplatsen.

      

Månadsvis      

      

Den [första, andra, tredje, fjärde, sista] dagen Stöds inte i varje månad

      

Stöds ej      

                   
      

Den [första, andra, tredje, fjärde, sista] vardagen eller helgdagen      

      
      

Stöds ej      

      
      

Årligen      

      
                   

[första, andra, tredje, fjärde, sista] [dag, vardag, helgdag] i [januari .... december]      

      
                   

Stöds ej.      

      
                               
Tabell 2 Personliga konferensmöten i WebEx
      

Typ      

      
      

Outlook-alternativ      

      
      

Motsvarande alternativ för personligt konferensmöte i WebEx

      
      

Månadsvis             

      
      

Dag [X] var [y]:e månad

      

Dag [x] i varje månad.

Den [första, andra, tredje, fjärde, sista] vardagen eller helgdagen

Stöds ej      

      

Årligen

      

Varje [januari....december] [1,....31]

      

Stöds ej      

                   
      

[första, andra, tredje, fjärde, sista] [dag, vardag, helgdag] i [januari .... december]      

      
      

Stöds ej      

      

[första, andra, tredje, fjärde, sista] [söndag, stöd inte. måndag, tisdag, onsdag, torsdag, fredag, lördag] i [januari .... december]

Stöds ej      

Slutdatum

             

Inget slutdatum.

Om tidsperioden är längre än ett år kommer den att omvandlas till ett år.

Upphör efter [x] förekomster.

Om tidsperioden är längre än ett år kommer den att omvandlas till ett år.

                   

Upphör vid [datuminmatning]

      
                   

Om tidsperioden är längre än ett år kommer den att omvandlas till ett år.

      

 


Attachments

    Outcomes