在 Mac 版 Outlook 中安排会议

Document created by Cisco Localization Team on Oct 12, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Jun 16, 2017
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有关安排会议的准备工作


要使用“WebEx 与 Microsoft  Outlook 集成”安排在线会议并发送会议邀请,必须了解以下几点:

  • “WebEx 与 Outlook 集成”提供基本的会议安排选项。 某些出现在 WebEx 站点上的选项无法在“WebEx 与 Outlook 集成”中使用。

     

  • “WebEx 与 Outlook 集成”并非支持 Microsoft Outlook 中的所有重复周期选项。

     

  • 在任何从 Microsoft Outlook 发送的会议邀请中,会议的开始时间将以计算机上设置的时区显示,可能与 WebEx 站点上设置的时区首选项不一致。

     

安排 WebEx 会议

         
1   要安排 WebEx 会议,请执行以下一项操作:
  • 在 Mac 菜单栏上选择 WebEx 图标,然后选择安排 WebEx 会议
  • 选择新建项目 > 会议约会,或从 Microsoft Outlook 日历中选择新建会议新建约会
  • 在 Microsoft Outlook 中,从 Cisco WebEx 菜单选择安排 WebEx 会议
2   在 Outlook 会议或约会中指定常规会议信息:
  • 主题框中输入会议的主题。
  • 开始时间结束时间列表中指定会议的开始时间和结束时间。
  • (可选)要为您的会议指定一种重复模式,请选择重复周期,然后选择重复选项。 要了解 WebEx 和 Microsoft 的重复模式的不同之处,请参阅“WebEx 与 Outlook 集成”的重复模式限制

  • (可选)选择会议室查找工具安排 > 添加会议室以预约 TelePresence 会议室,从而允许用户从 TelePresence 设备加入会议。

    注      

    如果您的 WebEx 站点和帐户支持 Meeting Center 视频会议,当您添加 TelePresence 会议室作为会议室资源时,与会者可直接从 TelePresence 设备选择加入会议。 该功能也称为“一键加入”(OBTP)。

  • (可选)指定 Microsoft Outlook 提供的其他选项,例如会议通知。
3   收件人框中输入会议受邀者的姓名和电子邮件地址。
注      

如果您的 WebEx 站点和帐户支持 Meeting Center 视频会议,当您安排 WebEx 会议时,会议邀请中将包含允许受邀者通过视频会议系统和应用程序加入的信息。

4   选择更改设置以指定以下设置。
  • (可选)选择用于会议的会议模板
  • (可选)输入针对 WebEx 受邀者的会议密码。 如果站点要求必须提供会议密码,密码框一侧会出现星号。
  • (可选)选中电子邮件邀请中不包含密码以使会议更安全。
  • (可选)从受邀者列表中选择会议的候补主持人。 有关更多信息,请参阅 https://help.webex.com/docs/DOC-11615
5   选择显示高级设置以指定以下设置:
  • 选择会议类型
  • 选择音频连接
  • 选中要求受邀者注册以选择与会者是否需要在会议开始前注册。
  • 选中自动接受所有注册申请以接受所有注册申请。
6   选择确定
7   选择发送向邀请的人发送会议邀请。

安排个人会议或纯音频会议

如果您正在使用电话服务提供商(TSP)音频,可改为安排纯音频会议。

         
1   要安排个人会议,请执行以下一项操作:
  • 在 Mac 菜单栏上选择 WebEx 图标,然后选择安排个人会议纯音频会议
  • 选择新建项目 > 会议约会,或从 Microsoft Outlook 日历中选择新建会议新建约会
  • 在 Microsoft Outlook 中,从 Cisco WebEx 菜单选择安排个人会议纯音频会议
2   在 Outlook 会议或约会中指定常规会议信息:
  • 主题框中输入会议的主题。
  • 开始时间结束时间列表中指定会议的开始时间和结束时间。
  • (可选)要为您的会议指定一种重复模式,请选择重复周期,然后选择重复选项。 要了解 WebEx 和 Microsoft 的重复模式的不同之处,请参阅“WebEx 与 Outlook 集成”的重复模式限制

  • (可选)指定 Microsoft Outlook 提供的其他选项,例如会议通知。
3   收件人框中输入姓名或电子邮件地址以邀请人员加入会议。
4   选择更改设置以指定以下个人会议设置。
  • (可选)输入针对 WebEx 受邀者的会议密码。 如果站点要求必须提供会议密码,密码框一侧会出现星号。
  • (可选)选中电子邮件邀请中不包含密码以使会议更安全。
  • (可选)从受邀者列表中选择会议的候补主持人。 有关更多信息,请参阅 https://help.webex.com/docs/DOC-11615
5   选择显示高级设置以指定以下设置:
  • 选择会议类型
  • 选择音频连接
  • 选中要求受邀者注册以选择与会者是否需要在会议开始前注册。
  • 选中自动接受所有注册申请以接受所有注册申请。
6   选择确定
7   选择发送向邀请的人发送会议邀请。

安排 WebEx 和 TelePresence 会议

  
          
1   要安排 WebEx 和 TelePresence 联合会议,请执行以下一项操作:
  • 选择新建项目 > 会议约会,或从 Microsoft Outlook 日历中选择新建会议新建约会
  • 在 Microsoft Outlook 中,从 Cisco WebEx 菜单选择安排 WebEx 和 TelePresence 会议
    注      

    您将需要先输入 WebEx 和 TelePresence 设置,然后才能指定常规会议信息。

  • 在 Mac 菜单栏上选择 WebEx 图标,然后选择安排 WebEx 和 TelePresence 会议
    注      

    您将需要先输入 WebEx 和 TelePresence 设置,然后才能指定常规会议信息。

2   在 Outlook 会议或约会中指定常规会议信息:
  • 主题框中输入会议的主题。
  • 开始时间结束时间列表中指定会议的开始时间和结束时间。
  • (可选)要为您的会议指定一种重复模式,请选择重复周期,然后选择重复选项。 要了解 WebEx 和 Microsoft 的重复模式的不同之处,请参阅“WebEx 与 Outlook 集成”的重复模式限制

  • (可选)指定 Microsoft Outlook 提供的其他选项,例如会议通知。
3   收件人框中输入会议受邀者的姓名和电子邮件地址。
注      

如果您选择约会以安排会议,可选择邀请与会者以显示收件人框。

4   从“添加 WebEx 会议”菜单选择添加 WebEx 和 TelePresence
5   在“WebEx 和 TelePresence”对话框中指定会议的 WebEx 选项:
  1. (可选)输入针对 WebEx 受邀者的会议密码。 如果站点要求必须提供会议密码,密码框一侧会出现星号。      
    注             

    WebEx 会议密码和您为 TelePresence 会议指定的 PIN 不同。

          
         
  2. (可选)选中电子邮件邀请中不包含密码以使会议更安全。
  3. (可选)从受邀者列表中选择会议的候补主持人。 当您无法出席会议时,候补主持人有权开始并主持您的会议。 有关更多信息,请参阅 https://help.webex.com/docs/DOC-11615
  4. (可选)选择 WebEx 高级设置以指定以下详细信息:
    • 选择会议类型

       

    • 选择音频连接

       

    • 选中要求受邀者注册以选择与会者是否需要在会议开始前注册。

       

    • 选中自动接受所有注册申请以接受所有注册申请。

       

6   在“WebEx 和 TelePresence”对话框中指定会议的 TelePresence 选项:
  1. 输入用于会议的 TelePresence 会议室

    您选择的系统将被添加到会议窗口中的“收件人”和“地点”框中。

  2. (可选)在添加视频呼入参加者中输入可呼入会议的额外视频呼入参加者的数量。     
    注      

    该选项可让您预留空间,从而让更多人使用个人视频会议系统(例如 Cisco TelePresence EX 系列及运行 Cisco Jabber Video 应用程序的设备)加入会议。 您输入的数量不包括在收件人地点框中添加的 TelePresence  系统。 您应当注意站点上的建议数量,切勿超出该上限。

               
  3. (可选)选择 TelePresence 高级设置以指定以下详细信息:
    • 会议 PIN: 创建数字密码以防止他人呼入 TelePresence 会议。 PIN 包含在邀请电子邮件中。

       

    • 帐单代码: 如果管理员尚未指定该会议的帐单代码,请输入该代码。

       

    • 会议连接类型: 选择要使用的连接类型,例如“一键加入”。

       

    • 添加呼入连接: 选择 + 号以添加连接类型,选择视频音频作为连接类型,然后指定可通过该连接类型呼入的人数。 该数量在技术上是指设备数;如果四个人通过一个设备加入会议,将被算作一人。

       

    • 添加呼出连接: 选择 +  号以添加呼出连接,选择SIP 音频、SIP 视频、IP 音频、IP 视频ISDN 音频作为连接类型,然后输入受邀者的联系信息。 在安排的开始时间达到后将自动连接他们的设备。

       

7   选择确定
8   选择发送向邀请的人发送会议邀请。

安排“个人会议室”会议

当安排“个人会议室”会议时,会议将在个人会议室中召开,并且加入会议的链接就是个人会议室 URL。

      
1   要安排“个人会议室”会议,请执行以下一项操作:
  • 在 Microsoft Outlook 中,从 Cisco WebEx 菜单选择安排“个人会议室”会议
  • 在 Mac 菜单栏上选择 WebEx 图标,然后选择安排“个人会议室”会议
  • 选择新建项目 > 会议约会,或从 Microsoft Outlook 日历中选择新建会议新建约会,然后在“添加 WebEx 会议”菜单中选择添加个人会议室
注      

如果您的 WebEx 站点和帐户支持 Meeting Center 视频会议,当您安排“个人会议室”会议时,会议邀请中将包含允许受邀者通过视频会议系统和应用程序加入的信息。

2   执行以下操作以指定常规会议信息:
  • 主题框中输入会议的主题。
  • 开始时间结束时间列表中指定会议的开始时间和结束时间。
  • (可选)要为您的会议指定一种重复模式,请选择重复周期,然后选择重复选项。 要了解 WebEx 和 Microsoft 的重复模式的不同之处,请参阅“WebEx 与 Outlook 集成”的重复模式限制

  • (可选)选择会议室调度助手 > 添加会议室以预约 TelePresence 会议室,从而允许用户从 TelePresence 设备加入会议。

    注      

    如果您的 WebEx 站点和帐户支持 Meeting Center 视频会议,当您添加 TelePresence 会议室作为会议室资源时,与会者可直接从 TelePresence 设备选择加入会议。 该功能也称为“一键加入”(OBTP)。

  • (可选)指定 Microsoft Outlook 提供的其他选项,例如会议通知。
3   收件人框中输入会议受邀者的姓名和电子邮件地址。
注      

如果您选择约会以安排会议,可选择邀请与会者以显示收件人框。

4   选择发送向邀请的人发送会议邀请。

编辑已安排的会议

 

在使用“WebEx 与 Outlook 集成”安排会议后,您可使用 Outlook 随时对其进行编辑。 例如,您可更改会议的开始时间、指定新密码、选择不同的电话会议选项等。

   

在编辑已安排的会议后,“WebEx 与 Outlook 集成”将向此会议的所有受邀与会者发送更新的会议邀请,并在 WebEx 站点上更新会议信息。

   



   

如果使用 Microsoft Outlook 重新安排重复 WebEx 会议中的单次会议,该更改也会显示在您的 WebEx 站点上。

   
  
     
1   在您的 Microsoft Outlook 日历中打开已安排的会议项。
2   您可执行以下一项操作:
  • 要更改 WebEx 会议设置,选择更改设置
  • 要添加或更改重复模式,选择重复周期。     
  • 要编辑会议邀请电子邮件中的文本,在约会窗口上执行该操作。
3   根据需要执行以下操作之一:
  • 要向受邀的与会者发送更新的会议邀请并在 Outlook 日历中保存更新的会议,选择发送更新

  • 要在 Outlook 日历中保存更新的会议,选择保存并关闭。

取消已安排的会议

如果您使用 Outlook 集成安排会议,可在 Outlook 中取消会议。

您可在 Outlook 中的 WebEx 工具栏上使用取消 WebEx 会议取消“个人会议室”会议取消个人会议按钮从 Outlook 会议或约会中取消并删除 WebEx 信息。 如果您要更改 WebEx 会议的类型,例如,您最初安排的是 WebEx 会议,随后想将其改为“个人会议室”会议,可能会希望执行上述操作。




   
  • 如果您使用 WebEx 站点取消 WebEx 会议,所做的更改将不会显示在 Microsoft Outlook 中。 例如,如果使用站点更改会议的开始时间,Outlook 日历中的开始时间不会发生变化。 因此,我们建议您仅使用 Outlook 取消会议。 使用 WebEx 站点编辑一个原本使用 Outlook 安排的会议不是一个好的选择。

     

  • 如果使用 Microsoft Outlook 取消重复 WebEx 会议中的单次会议,该更改也会显示在您的 WebEx 站点上。

     

  • 如果在使用上述取消按钮后保存会议或约会,但尚未添加另一个 WebEx 会议、“个人会议室”会议或个人会议,该会议将变为不包含 WebEx 信息的 Microsoft Outlook 常规会议。

     

   

您还可根据下方的描述从 Microsoft Outlook 取消会议。

      
1   在您的 Microsoft Outlook 日历中打开已安排的会议项。
2   选择取消
3   在确认消息中选择
4   选择发送取消通知

“WebEx 与 Outlook 集成”的重复模式限制

下表将显示 WebEx 和 Microsoft Outlook 中的重复模式的区别。

                   
表 1 WebEx 会议
      

类型      

      
      

Outlook 选项      

      
      

对应的 WebEx 会议选项      

      
      

每周      

      
      

重复间隔为 [X] 周后的: [星期日、星期一、星期二、星期三、星期四、星期五、星期六]      

      

适用于 Event Center 活动和 Training Center 培训课程:

每周的: [星期日、星期一、星期二、星期三、星期四、星期五、星期六]

如果您在 Microsoft Outlook 中安排一个每隔 X 周重复的会议,且 X 大于 1,会议将按您指定的选项安排,但在 WebEx 站点上,该会议将显示为每周重复的会议。

每周的起始时间始终指向缺省值“星期日”。 不支持自定义,因此您将每周的起始时间更改为其他时间,将无法与 WebEx 站点同步。

      

每月      

      

每月的第 [一、二、三、四、最后一] 天

      

不支持      

                   
      

每月第 [一、二、三、四、最后一个] 工作日或周末      

      
      

不支持      

      
      

每年      

      
                   

[1 月到 12 月] 的 [第一、第二、第三、第四、最后一个] [天、星期、工作日]      

      
                   

不支持。      

      
                               
表 2 WebEx 个人会议
      

类型      

      
      

Outlook 选项      

      
      

转换为 WebEx 个人会议选项

      
      

每月             

      
      

每 [Y] 个月的第 [X] 天

      

每月的第 [X] 天。

每月第 [一、二、三、四、最后一个] 工作日或周末

不支持      

      

每年

      

每个 [ 1 月到 12 月] 的 [1 日到 31 日]

      

不支持      

                   
      

[1 月到 12 月] 的 [第一、第二、第三、第四、最后一个] [天、星期、工作日]      

      
      

不支持      

      

[1 月到 12 月] 的 [第一、第二、第三、第四、最后一个] [星期一、星期二、星期三、星期四、星期五]

不支持      

结束日期

             

无结束日期

如果时长超过一年,将会转为一年。

[x] 次后结束

如果时长超过一年,将会转为一年。

                   

结束日期:[输入日期]

      
                   

如果时长超过一年,将会转为一年。

      

 


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