Planificación de una reunión con Microsoft Outlook para Mac

Document created by Cisco Localization Team on Oct 12, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Jun 16, 2017
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Requisitos previos para planificar una reunión


Al planificar una reunión en línea mediante la integración de WebEx con Microsoft Outlook y enviar las invitaciones de la reunión, debe tener en cuenta lo siguiente:

  • La integración de WebEx con Outlook proporciona opciones básicas para planificar una reunión. Es posible que algunas opciones que aparecen en el sitio de WebEx no estén disponibles en la integración de WebEx con Outlook.

     

  • La integración de WebEx con Outlook no permite utilizar todas las opciones de repetición disponibles en Microsoft Outlook.

     

  • En cualquier invitación de una reunión que envíe con Microsoft Outlook, la hora de inicio de la reunión aparecerá con la zona horaria configurada en su ordenador y podrá no coincidir con la hora establecida en las preferencias del sitio de WebEx.

     

Planificación de una reunión de WebEx

         
1   Para planificar una reunión de WebEx, realice una de las siguientes acciones:
  • Seleccione el icono de WebEx en la barra de menú de Mac y seleccione Planificar reunión de WebEx.
  • Seleccione Nuevos elementos > Reunión o Cita, o en el calendario de Microsoft Outlook, seleccione Nueva reunión o Nueva cita.
  • En Microsoft Outlook, seleccione Planificar reunión de WebEx en el menú de Cisco WebEx.
2   En la cita o reunión de Outlook, especifique la información general de la reunión:
  • Escriba el tema de la reunión en el cuadro Asunto.
  • En las listas Hora de inicio y Hora de finalización, especifique la hora de inicio y de finalización de la reunión, respectivamente.
  • (Opcional) Para especificar un patrón de repetición para la reunión, seleccione Periodicidad y seleccione las opciones de repetición. Para obtener información sobre las diferencias entre los patrones de repetición de WebEx y de Microsoft Outlook, consulte Limitaciones del patrón de repetición de la integración de WebEx con Outlook.

  • (Opcional) Seleccione Buscador de salas o Asistente para programación > Agregar salas para planificar una reunión en una sala de TelePresence a la que los usuarios se puedan unir mediante un dispositivo de TelePresence.

    Nota      

    Si su cuenta y su sitio de WebEx son compatibles con las videoconferencias de Meeting Center, al añadir una sala de TelePresence como recurso, los invitados pueden seleccionar Unirse a la reunión directamente en el dispositivo de TelePresence. Esta función también se conoce como “pulsar un botón y unirse a una reunión” (OBTP).

  • (Opcional) También puede especificar otras opciones disponibles en Microsoft Outlook, como la notificación de reunión.
3   Introduzca los nombres o direcciones de correo electrónico de los invitados a la reunión en el cuadro Para.
Nota      

Si su sitio y su cuenta de WebEx son compatibles con las videoconferencias de Meeting Center, al planificar una reunión de WebEx, la invitación a la reunión incluye la información que permitirá que los invitados se unan desde sistemas y aplicaciones de vídeo.

4   Seleccione Cambiar configuración para especificar la configuración de la reunión de WebEx para las siguientes.
  • (Opcional) Seleccione la plantilla de reunión que debe usarse para la reunión.
  • (Opcional) Introduzca una contraseña de reunión para los invitados de WebEx. Si el sitio requiere una contraseña de reunión, aparecerá un asterisco junto al cuadro.
  • (Opcional) Active Excluir contraseña de la invitación por correo electrónico para que su reunión sea más segura.
  • (Opcional) Seleccione, de la lista de invitados, los organizadores alternativos que desee para la reunión. Para obtener más información, consulte https://help.webex.com/docs/DOC-11576.
5   Seleccione Mostrar configuración avanzada para especificar los siguientes parámetros:
  • Seleccione el tipo de reunión.
  • Seleccione la conexión de audio.
  • Active Requerir registro del invitado para elegir si los asistentes deben registrarse antes de la reunión.
  • Active Aceptar automáticamente todas las solicitudes de registro para aceptar todas las solicitudes de registro.
6   Seleccione Aceptar.
7   Seleccione Enviar para enviar las invitaciones de la reunión a las personas indicadas.

Planificar una reunión de conferencia personal o de solo audio

Si utiliza el audio de un proveedor de servicios de telefonía (TSP), puede planificar una reunión de sólo audio en su lugar.

         
1   Para planificar una reunión de conferencia personal, realice una de las siguientes acciones:
  • Seleccione el icono de WebEx en la barra de menú de Mac y seleccione Planificar reunión de conferencia personal o Reunión de sólo audio.
  • Seleccione Nuevos elementos > Reunión o Cita, o en el calendario de Microsoft Outlook, seleccione Nueva reunión o Nueva cita.
  • En Microsoft Outlook, seleccione Planificar reunión de conferencia personal o Reunión de sólo audio en el menú de Cisco WebEx.
2   En la cita o reunión de Outlook, especifique la información general de la reunión:
  • Escriba el tema de la reunión en el cuadro Asunto.
  • En las listas Hora de inicio y Hora de finalización, especifique la hora de inicio y de finalización de la reunión, respectivamente.
  • (Opcional) Para especificar un patrón de repetición para la reunión, seleccione Periodicidad y seleccione las opciones de repetición. Para obtener información sobre las diferencias entre los patrones de repetición de WebEx y de Microsoft Outlook, consulte Limitaciones del patrón de repetición de la integración de WebEx con Outlook.

  • (Opcional) También puede especificar otras opciones disponibles en Microsoft Outlook, como la notificación de reunión.
3   Introduzca los nombres o direcciones de correo electrónico en el cuadro Para para invitar a personas a la reunión.
4   Seleccione Cambiar configuración para especificar la configuración de la reunión de conferencia personal para las siguientes.
  • (Opcional) Introduzca una contraseña de reunión para los invitados de WebEx. Si el sitio requiere una contraseña de reunión, aparecerá un asterisco junto al cuadro.
  • (Opcional) Active Excluir contraseña de la invitación por correo electrónico para que su reunión sea más segura.
  • (Opcional) Seleccione, de la lista de invitados, los organizadores alternativos que desee para la reunión. Para obtener más información, consulte https://help.webex.com/docs/DOC-11576.
5   Seleccione Mostrar configuración avanzada para especificar los siguientes parámetros:
  • Seleccione el tipo de reunión.
  • Seleccione la conexión de audio.
  • Active Requerir registro del invitado para elegir si los asistentes deben registrarse antes de la reunión.
  • Active Aceptar automáticamente todas las solicitudes de registro para aceptar todas las solicitudes de registro.
6   Seleccione Aceptar.
7   Seleccione Enviar para enviar las invitaciones de la reunión a las personas indicadas.

Planificación de una reunión de WebEx y TelePresence

  
          
1   Para planificar una reunión de WebEx y TelePresence, realice una de las siguientes acciones:
  • Seleccione Nuevos elementos > Reunión o Cita, o en el calendario de Microsoft Outlook, seleccione Nueva reunión o Nueva cita.
  • En Microsoft Outlook, seleccione Planificar reunión de WebEx y TelePresence en el menú de Cisco WebEx.
    Nota      

    Deberá introducir la configuración de WebEx y TelePresence para especificar la información general de la reunión.

  • Seleccione el icono de WebEx en la barra de menú de Mac y seleccione Planificar reunión de WebEx y TelePresence.
    Nota      

    Deberá introducir la configuración de WebEx y TelePresence para especificar la información general de la reunión.

2   En la cita o reunión de Outlook, especifique la información general de la reunión:
  • Escriba el tema de la reunión en el cuadro Asunto.
  • En las listas Hora de inicio y Hora de finalización, especifique la hora de inicio y de finalización de la reunión, respectivamente.
  • (Opcional) Para especificar un patrón de repetición para la reunión, seleccione Periodicidad y seleccione las opciones de repetición. Para obtener información sobre las diferencias entre los patrones de repetición de WebEx y de Microsoft Outlook, consulte Limitaciones del patrón de repetición de la integración de WebEx con Outlook.

  • (Opcional) También puede especificar otras opciones disponibles en Microsoft Outlook, como la notificación de reunión.
3   Introduzca los nombres o direcciones de correo electrónico de los invitados a la reunión en el cuadro Para.
Nota      

Si seleccionó Cita para planificar la reunión, seleccione Invitar a los asistentes para ver el cuadro Para.

4   Seleccione Añadir WebEx y TelePresence en el menú Añadir reunión de WebEx.
5   En el cuadro de diálogo WebEx y TelePresence, especifique las opciones de WebEx de la reunión:
  1. (Opcional) Introduzca una contraseña de reunión para los invitados de WebEx. Si el sitio requiere una contraseña de reunión, aparecerá un asterisco junto al cuadro.      
    Nota             

    La contraseña de reunión de WebEx es distinta del PIN que puede especificar para una reunión de TelePresence.

          
         
  2. (Opcional) Active Excluir contraseña de la invitación por correo electrónico para que su reunión sea más segura.
  3. (Opcional) Seleccione, de la lista de invitados, los organizadores alternativos que desee para la reunión. Un organizador alternativo es un usuario con permiso para iniciar y organizar la reunión cuando usted no pueda asistir personalmente. Para obtener más información, consulte https://help.webex.com/docs/DOC-11576.
  4. (Opcional) Seleccione Configuración avanzada de WebEx para especificar la siguiente información:
    • Elija el tipo de reunión.

       

    • Elija la conexión de audio.

       

    • Active Requerir registro del invitado para elegir si los asistentes deben registrarse antes de la reunión.

       

    • Active Aceptar automáticamente todas las solicitudes de registro para aceptar todas las solicitudes de registro.

       

6   En el cuadro de diálogo WebEx y TelePresence, especifique las opciones de TelePresence para la reunión:
  1. Introduzca la sala de TelePresence que desea utilizar para la reunión.

    Los sistemas que seleccione se añadirán a los cuadros A y Ubicación en la ventana de la reunión.

  2. (Opcional) Introduzca el número de participantes de videollamada adicional que pueden llamar a la reunión en Agregar participantes de llamada directa.     
    Nota      

    Esta opción le permite reservar capacidad para que más personas se unan utilizando sistemas personales de conferencia de vídeo, como la serie EX de Cisco TelePresence, y dispositivos donde se ejecuten aplicaciones de Cisco Jabber Video. El número que introduzca excluirá cualquier sistema TelePresence que agregue en los cuadros Para y Ubicación. Deberá conocer el número recomendado para el sitio y no exceder dicho límite recomendado.

               
  3. (Opcional) Seleccione Configuración avanzada de TelePresence para especificar la siguiente información:
    • PIN de la reunión: Crear una contraseña numérica que evite que personas al azar accedan a la reunión de TelePresence. El PIN se incluye en la invitación por correo electrónico.

       

    • Código de facturación: Introducir el código de facturación para esta reunión si su administrador no ha especificado uno ya.

       

    • Tipo de conexión de la reunión: Seleccione la conexión que desea utilizar, como “un botón para unirse”.

       

    • Añadir conexión de llamada directa: Seleccione + para añadir una conexión de llamada directa, seleccione Vídeo o Audio para el tipo de conexión y especifique el número de personas que pueden llamar mediante el tipo de conexión seleccionado. Este número se refiere, técnicamente, al número de dispositivos; si cuatro personas se unen a la reunión desde un solo dispositivo, cuenta como una.

       

    • Añadir conexión de devolución de llamada: Seleccione + para añadir una conexión de llamada devuelta, seleccione Audio SIP, Vídeo SIP, Audio IP, Vídeo IP o Audio ISDN para el tipo de conexión, y, a continuación, introduzca la información de contacto de los invitados. Sus dispositivos se conectan automáticamente a la hora de inicio planificada.

       

7   Seleccione Aceptar.
8   Seleccione Enviar para enviar las invitaciones de la reunión a las personas indicadas.

Planificación de una reunión de sala personal

Cuando planifica una reunión de sala personal, esta tiene lugar en su sala personal y el enlace para unirse a ella es la URL de dicha sala.

      
1   Para planificar una reunión de sala personal, realice una de las siguientes acciones:
  • En Microsoft Outlook, seleccione Planificar reunión de sala personal en el menú de Cisco WebEx.
  • Seleccione el icono de WebEx en la barra de menú de Mac y seleccione Planificar reunión de sala personal.
  • Seleccione Nuevos elementos > Reunión o Cita o, en el calendario de Microsoft Outlook, seleccione Nueva reunión o Nueva cita y, a continuación, Añadir sala personal en el menú Añadir reunión de WebEx.
Nota      

Si su sitio y su cuenta de WebEx son compatibles con las videoconferencias de Meeting Center, al planificar una reunión de sala personal, la invitación a la reunión incluye la información que permitirá que los invitados se unan desde sistemas y aplicaciones de vídeo.

2   Realice los pasos siguientes para especificar la información general de la reunión:
  • Escriba el tema de la reunión en el cuadro Asunto.
  • En las listas Hora de inicio y Hora de finalización, especifique la hora de inicio y de finalización de la reunión, respectivamente.
  • (Opcional) Para especificar un patrón de repetición para la reunión, seleccione Periodicidad y seleccione las opciones de repetición. Para obtener información sobre las diferencias entre los patrones de repetición de WebEx y de Microsoft Outlook, consulte Limitaciones del patrón de repetición de la integración de WebEx con Outlook.

  • (Opcional) Seleccione Salas o Asistente para programación > Agregar salas para planificar un sala de TelePresence y permitir que los usuarios se unan mediante un dispositivo de TelePresence.

    Nota      

    Si su cuenta y su sitio de WebEx son compatibles con las videoconferencias de Meeting Center, al añadir una sala de TelePresence como recurso, los invitados pueden seleccionar Unirse a la reunión directamente en el dispositivo de TelePresence. Esta función también se conoce como “pulsar un botón y unirse a una reunión” (OBTP).

  • (Opcional) También puede especificar otras opciones disponibles en Microsoft Outlook, como la notificación de reunión.
3   Introduzca los nombres o direcciones de correo electrónico de los invitados a la reunión en el cuadro Para.
Nota      

Si seleccionó Cita para planificar la reunión, seleccione Invitar a los asistentes para ver el cuadro Para.

4   Seleccione Enviar para enviar las invitaciones de la reunión a las personas indicadas.

Editar una reunión planificada

 

Una vez haya planificado una reunión mediante la integración de WebEx con Outlook, puede editarla con Outlook en cualquier momento. Por ejemplo, puede cambiar la hora de inicio, especificar una nueva contraseña, elegir una opción de conexión de audio diferente, etc.

   

Una vez editada una reunión planificada, la integración con Outlook envía una invitación actualizada a los asistentes invitados y actualiza la información en el sitio de WebEx.

   

Nota


   

Si vuelve a planificar una única convocatoria de una reunión periódica de WebEx con Microsoft Outlook, los cambios también aparecerán en el sitio de WebEx.

   
  
     
1   En el calendario de Microsoft Outlook, abra el elemento de la reunión planificada.
2   Puede cambiar cualquiera de los siguientes:
  • Para cambiar la configuración de la reunión de WebEx, seleccione Cambiar configuración.
  • Para agregar o cambiar un patrón de repetición, seleccione Periodicidad.     
  • Para editar el texto del mensaje de invitación a la reunión por correo electrónico, vaya a la ventana Cita.
3   Realizar una de estas acciones, según corresponda:
  • Para enviar la invitación a la reunión actualizada a los asistentes invitados y guardar la reunión actualizada en el calendario de Outlook, seleccione Enviar actualización.

  • Para guardar la reunión actualizada en el calendario de Outlook, seleccione Guardar y cerrar.

Cancelar una reunión planificada

Si planifica una reunión utilizando Integración con Outlook, puede cancelar la reunión en Outlook.

Puede utilizar el botón Cancelar reunión de WebEx, Cancelar reunión de sala personal o Cancelar reunión de conferencia personal de la barra de herramientas de WebEx de Outlook para cancelar una reunión o quitar la información de WebEx de la reunión o la cita de Outlook. Considere esta opción si decide cambiar el tipo de reunión de WebEx; por ejemplo, si, en un primer momento, planificó una reunión de WebEx y desea cambiarla a una reunión de sala personal.


Nota


   
  • Si cancela una reunión de WebEx mediante el sitio de WebEx, los cambios no aparecerán en Microsoft Outlook. Por ejemplo, si cancela la reunión a través de su sitio, la reunión no se cancelará en el calendario de Outlook. Por lo tanto, le recomendamos que solo utilice Outlook para cancelar una reunión. No se puede editar en el sitio de WebEx una reunión planificada con Outlook.

     

  • Si cancela una única convocatoria de una reunión periódica de WebEx con Microsoft Outlook, los cambios aparecerán solo en el sitio de WebEx.

     

  • Si guarda la reunión o la cita después de utilizar uno de estos botones de cancelación y no ha añadido otra reunión de WebEx, de sala personal o de conferencia personal, esta se convierte en una reunión periódica de Microsoft Outlook sin información de WebEx.

     

   

Asimismo, puede cancelar una reunión en el calendario de Microsoft Outlook como se describe a continuación.

      
1   En el calendario de Microsoft Outlook, abra el elemento de la reunión planificada.
2   Seleccione Cancelar.
3   Seleccione en el mensaje de confirmación.
4   Seleccione Enviar cancelación.

Limitaciones del patrón de repetición de la integración de WebEx con Outlook

La tabla siguiente muestra las diferencias entre los patrones de repetición de WebEx y Microsoft Outlook.

                   
Tabla 1 Reuniones de WebEx
      

Tipo      

      
      

Opción Outlook      

      
      

Equivalencia con WebEx      

      
      

Semanal      

      
      

Cada [x] semanas el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado]      

      

Para eventos de Event Center y sesiones de formación de Training Center:

Cada semana el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado]

Si planifica una reunión que se repita cada X semanas, donde la X tiene un valor superior a 1, en Microsoft Outlook, la reunión se planifica según lo especificado en Outlook, pero en cambio aparece como una reunión semanal en su sitio de WebEx.

El inicio de la semana siempre apunta al valor predeterminado de domingo. La personalización no es compatible, de forma que si cambia el inicio de la semana por un día diferente, el inicio de la semana no se sincroniza con el sitio de WebEx.

      

Mensual      

      

El [primer, segundo, tercer, cuarto, último] día No admitido de cada mes

      

No admitido.      

                   
      

El [primer, segundo, tercer, cuarto, último] día de cada semana o fin de semana      

      
      

No admitido.      

      
      

Anual      

      
                   

El [primer, segundo, tercero, cuarto, último] [día, día laborable, día de fin de semana] de [enero....diciembre]      

      
                   

No admitido.      

      
                               
Tabla 2 Reuniones de conferencia personal de WebEx
      

Tipo      

      
      

Opción Outlook      

      
      

Opción Convertido a reunión de Conferencia personal de WebEx

      
      

Mensual             

      
      

Día [X] de cada [y] meses

      

Día [X] de cada mes.

El [primer, segundo, tercer, cuarto, último] día de cada semana o fin de semana

No admitido.      

      

Anual

      

Cada [1,....31] de [enero....diciembre]

      

No admitido.      

                   
      

El [primer, segundo, tercer, cuarto, último] [día, día laborable, día de fin de semana] de [Enero....Diciembre]      

      
      

No admitido.      

      

El [primer, segundo, tercer, cuarto, último] [domingo, No admitido. lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado] de [enero.... diciembre]

No admitido.      

Fecha de finalización:

             

Sin fecha de finalización.

Si el período de tiempo es superior a un año, se convierte en un año.

Finalizar tras [x] ocurrencias.

Si el período de tiempo es superior a un año, se convierte en un año.

                   

Finalizar el [entrada de fecha]

      
                   

Si el período de tiempo es superior a un año, se convierte en un año.

      

 


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