Pianificazione di una riunione in Microsoft Outlook per Mac

Document created by Cisco Localization Team on Oct 12, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Jun 16, 2017
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Prerequisiti per la pianificazione di una riunione


Per pianificare una riunione online con l'integrazione WebEx per Microsoft Outlook e inviare gli inviti, tenere presente che:

  • L'integrazione WebEx per Outlook fornisce le opzioni di base per la pianificazione di una riunione. Alcune opzioni che verranno visualizzate sul sito di WebEx potrebbero non essere disponibili nell'integrazione WebEx per Outlook.

     

  • L'integrazione WebEx per Outlook non supporta tutte le opzioni di ricorrenza disponibili in Microsoft Outlook.

     

  • Negli inviti alle riunioni inviati da Microsoft Outlook, l'ora di inizio della riunione viene visualizzata nel fuso orario impostato nel proprio computer e potrebbe non corrispondere alle preferenze del fuso orario impostate sul sito WebEx.

     

Pianificazione di una riunione WebEx

         
1   Per pianificare una riunione WebEx, effettuare una delle seguenti operazioni:
  • Selezionare l'icona WebEx sulla barra dei menu Mac e selezionare Pianifica riunione WebEx.
  • Selezionare Nuovi elementi > Riunione o Appuntamento oppure, nel calendario di Microsoft Outlook, selezionare Nuova riunione o Nuovo appuntamento.
  • In Microsoft Outlook, selezionare Pianifica riunione WebEx dal menu di Cisco WebEx.
2   Nella riunione o nell'appuntamento Outlook, specificare le informazioni generali sulla riunione:
  • Digitare un argomento per la riunione nella casella Oggetto.
  • Negli elenchi Ora di inizio e Ora di fine, specificare rispettivamente gli orari d'inizio e fine della riunione.
  • (Opzionale) Per specificare uno schema di ricorrenza per la riunione, selezionare Ricorrenza, quindi selezionare le relative opzioni. Per informazioni sulle differenze negli schemi di ricorrenza tra WebEx e Microsoft Outlook, vedere Limitazione degli schemi di ricorrenza per l'integrazione WebEx per Outlook.

  • (Opzionale) Selezionare Ricerca sala o Pianificazione > Aggiungi sale per pianificare una sala TelePresence e consentire agli utenti di accedere da un dispositivo TelePresence.

    Nota      

    Se il sito WebEx e l'account supportano i servizi di videoconferenza Meeting Center, quando si aggiunge la sala TelePresence come risorsa sala riunioni, gli invitati possono selezionare Partecipa alla riunione direttamente dal dispositivo TelePresence. Questa funzione è nota anche come Pulsante singolo per l'accesso (OBTP, One Button to Push).

  • (Opzionale) Specificare altre opzioni offerte da Microsoft Outlook, come una notifica di riunione.
3   Inserire i nomi o gli indirizzi e-mail delle persone da invitare alla riunione nella casella A.
Nota      

Se il sito WebEx e l'account supportano i servizi di videoconferenza Meeting Center, quando si pianifica una riunione WebEx, l'invito alla riunione include le informazioni che consentono agli invitati di partecipare da sistemi e applicazioni video.

4   Selezionare Modifica impostazioni per specificare le impostazioni della riunione WebEx per quanto segue.
  • (Opzionale) Selezionare il Modello riunione da utilizzare per la riunione.
  • (Opzionale) Inserire una password per la riunione per gli invitati WebEx. Se il proprio sito richiede una password della riunione, accanto alla casella viene visualizzato un asterisco.
  • (Opzionale) Selezionare Escludi la password dall'invito e-mail per rendere più sicura la riunione.
  • (Opzionale) Selezionare eventuali organizzatori alternativi che si desidera nominare per la riunione dall'elenco degli invitati. Per ulteriori informazioni, vedere https://help.webex.com/docs/DOC-11644.
5   Selezionare Mostra impostazioni avanzate per specificare le seguenti impostazioni:
  • Selezionare il Tipo di riunione.
  • Selezionare la Connessione audio.
  • (Opzionale) Selezionare Richiedi iscrizione invitati per scegliere se i partecipanti devono iscriversi prima della riunione.
  • Selezionare Accetta automaticamente tutte le richieste di iscrizione per accettare tutte le richieste di iscrizione.
6   Selezionare OK.
7   Selezionare Invia per inviare gli inviti per la riunione alle persone invitate.

Pianificazione di una conferenza personale o di una riunione solo audio

Se invece si utilizza l'audio di un provider di servizi di telefonia (TSP), è possibile pianificare una riunione solo audio.

         
1   Per pianificare una conferenza personale, effettuare una delle seguenti operazioni:
  • Selezionare l'icona WebEx sulla barra dei menu Mac e selezionare Pianifica conferenza personale o Riunione solo audio.
  • Selezionare Nuovi elementi > Riunione o Appuntamento oppure, nel calendario di Microsoft Outlook, selezionare Nuova riunione o Nuovo appuntamento.
  • In Microsoft Outlook, selezionare Pianifica conferenza personale o Riunione solo audio dal menu di Cisco WebEx.
2   Nella riunione o nell'appuntamento Outlook, specificare le informazioni generali sulla riunione:
  • Digitare un argomento per la riunione nella casella Oggetto.
  • Negli elenchi Ora di inizio e Ora di fine, specificare rispettivamente gli orari d'inizio e fine della riunione.
  • (Opzionale) Per specificare uno schema di ricorrenza per la riunione, selezionare Ricorrenza, quindi selezionare le relative opzioni. Per informazioni sulle differenze negli schemi di ricorrenza tra WebEx e Microsoft Outlook, vedere Limitazione degli schemi di ricorrenza per l'integrazione WebEx per Outlook.

  • (Opzionale) Specificare altre opzioni offerte da Microsoft Outlook, come una notifica di riunione.
3   Immettere i nomi o gli indirizzi e-mail nella casella A per invitare le persone alla riunione.
4   Selezionare Modifica impostazioni per specificare le impostazioni della conferenza personale per quanto segue.
  • (Opzionale) Inserire una password per la riunione per gli invitati WebEx. Se il proprio sito richiede una password della riunione, accanto alla casella viene visualizzato un asterisco.
  • (Opzionale) Selezionare Escludi la password dall'invito e-mail per rendere più sicura la riunione.
  • (Opzionale) Selezionare eventuali organizzatori alternativi che si desidera nominare per la riunione dall'elenco degli invitati. Per ulteriori informazioni, vedere https://help.webex.com/docs/DOC-11644.
5   Selezionare Mostra impostazioni avanzate per specificare le seguenti impostazioni:
  • Selezionare il Tipo di riunione.
  • Selezionare la Connessione audio.
  • (Opzionale) Selezionare Richiedi iscrizione invitati per scegliere se i partecipanti devono iscriversi prima della riunione.
  • Selezionare Accetta automaticamente tutte le richieste di iscrizione per accettare tutte le richieste di iscrizione.
6   Selezionare OK.
7   Selezionare Invia per inviare gli inviti per la riunione alle persone invitate.

Pianificazione di una riunione WebEx e TelePresence

  
          
1   Per pianificare una riunione WebEx e TelePresence, effettuare una delle seguenti operazioni:
  • Selezionare Nuovi elementi > Riunione o Appuntamento oppure, nel calendario di Microsoft Outlook, selezionare Nuova riunione o Nuovo appuntamento.
  • In Microsoft Outlook, selezionare Pianifica riunione WebEx e TelePresence dal menu di Cisco WebEx.
    Nota      

    Sarà necessario immettere le impostazioni WebEx e TelePresence per poter specificare le informazioni generali sulla riunione.

  • Selezionare l'icona WebEx sulla barra dei menu Mac e selezionare Pianifica riunione WebEx e TelePresence.
    Nota      

    Sarà necessario immettere le impostazioni WebEx e TelePresence per poter specificare le informazioni generali sulla riunione.

2   Nella riunione o nell'appuntamento Outlook, specificare le informazioni generali sulla riunione:
  • Digitare un argomento per la riunione nella casella Oggetto.
  • Negli elenchi Ora di inizio e Ora di fine, specificare rispettivamente gli orari d'inizio e fine della riunione.
  • (Opzionale) Per specificare uno schema di ricorrenza per la riunione, selezionare Ricorrenza, quindi selezionare le relative opzioni. Per informazioni sulle differenze negli schemi di ricorrenza tra WebEx e Microsoft Outlook, vedere Limitazione degli schemi di ricorrenza per l'integrazione WebEx per Outlook.

  • (Opzionale) Specificare altre opzioni offerte da Microsoft Outlook, come una notifica di riunione.
3   Inserire i nomi o gli indirizzi e-mail delle persone da invitare alla riunione nella casella A.
Nota      

Se è stata selezionata l'opzione Appuntamento per la pianificazione della riunione, selezionare Invita partecipanti per visualizzare la casella A.

4   Selezionare Aggiungi riunione WebEx e TelePresence dal menu Aggiungi riunione WebEx.
5   Nella finestra di dialogo WebEx e TelePresence, specificare le opzioni WebEx per la riunione:
  1. (Opzionale) Inserire una password per la riunione per gli invitati WebEx. Se il proprio sito richiede una password della riunione, accanto alla casella viene visualizzato un asterisco.      
    Nota             

    Una password della riunione WebEx è diversa dal PIN, che è possibile specificare per una riunione TelePresence.

          
         
  2. (Opzionale) Selezionare Escludi la password dall'invito e-mail per rendere più sicura la riunione.
  3. (Opzionale) Selezionare eventuali organizzatori alternativi che si desidera nominare per la riunione dall'elenco degli invitati. Un organizzatore alternativo è qualcuno che ha l'autorizzazione ad avviare e organizzare la propria riunione quando si è impossibilitati a farlo. Per ulteriori informazioni, vedere https://help.webex.com/docs/DOC-11644.
  4. (Opzionale) Selezionare Impostazioni WebEx avanzate per specificare i seguenti dettagli:
    • Scegliere il Tipo di riunione.

       

    • Scegliere la Connessione audio.

       

    • (Opzionale) Selezionare Richiedi iscrizione invitati per scegliere se i partecipanti devono iscriversi prima della riunione.

       

    • Selezionare Accetta automaticamente tutte le richieste di iscrizione per accettare tutte le richieste di iscrizione.

       

6   Nella finestra di dialogo WebEx e TelePresence, specificare le opzioni TelePresence per la riunione:
  1. Inserire la Sala TelePresence da utilizzare per la riunione

    I sistemi selezionati vengono aggiunti alle caselle A e Ubicazione nella finestra della riunione.

  2. (Opzionale) Inserire il numero di partecipanti con chiamata video in ingresso che possono chiamare per accedere alla riunione in Aggiungi partecipanti con chiamata video in ingresso.     
    Nota      

    Questa opzione consente di riservare la capacità per la partecipazione di più persone che utilizzano sistemi di videoconferenza come Cisco TelePresence Serie EX e dispositivi che eseguono applicazioni video Cisco Jabber. Il numero inserito esclude qualsiasi sistema di TelePresence aggiunto nelle caselle A e Posizione. Tenere in considerazione il numero consigliato per il sito e non superare il limite consigliato.

               
  3. (Opzionale) Selezionare Impostazioni TelePresence avanzate per specificare i seguenti dettagli:
    • PIN riunione: Creare una password numerica per evitare che persone casuali chiamino per partecipare alla riunione TelePresence. Il PIN è incluso nell'invito e-mail

       

    • Codice di fatturazione: Inserire il codice di fatturazione per questa riunione, se l'amministratore non ne ha ancora specificato uno.

       

    • Tipo di connessione alla riunione: Selezionare la connessione da utilizzare, ad esempio, Pulsante singolo per l'accesso.

       

    • Aggiungi connessione con chiamata in ingresso: Selezionare + per aggiungere una connessione con chiamata in ingresso, selezionare Video o Audio per il tipo di connessione, quindi specificare il numero di persone che possono effettuare una chiamata in ingresso utilizzando il tipo di connessione selezionato. Il numero tecnicamente si riferisce al numero di dispositivi; se su un dispositivo si collegheranno quattro persone, verrà contato come uno.

       

    • Aggiungi connessione con chiamata in uscita: Selezionare + per aggiungere una connessione con chiamata in uscita, selezionare Audio SIP, Video SIP, Audio IP, Video IP o Audio ISDN per il tipo di connessione, quindi immettere le informazioni di contatto degli invitati. I loro dispositivi verranno connessi automaticamente all'ora di inizio pianificata.

       

7   Selezionare OK.
8   Selezionare Invia per inviare gli inviti per la riunione alle persone invitate.

Pianificazione di una riunione nella sala riunioni personale

Quando si pianifica una riunione in una sala riunioni personale, la riunione avviene nella sala riunioni personale e il collegamento per accedere alla riunioni corrisponde all'URL della sala riunioni personale.

      
1   Per pianificare una riunione nella sala riunioni personale, effettuare una delle seguenti operazioni:
  • In Microsoft Outlook, selezionare Pianifica riunione nella sala riunioni personale dal menu di Cisco WebEx.
  • Selezionare l'icona WebEx sulla barra dei menu Mac e selezionare Pianifica riunione nella sala riunioni personale.
  • Selezionare Nuovi elementi > Riunione o Appuntamento oppure, nel calendario di Microsoft Outlook, selezionare Nuova riunione o Nuovo appuntamento, quindi selezionare Aggiungi sala riunioni personale dal menu Aggiungi riunione WebEx.
Nota      

Se il sito WebEx e l'account supportano i servizi di videoconferenza Meeting Center, quando si pianifica una riunione nella sala riunioni personale, l'invito alla riunione include le informazioni che consentono agli invitati di partecipare da sistemi e applicazioni video.

2   Attenersi alla seguente procedura per specificare le informazioni generali sulla riunione:
  • Digitare un argomento per la riunione nella casella Oggetto.
  • Negli elenchi Ora di inizio e Ora di fine, specificare rispettivamente gli orari d'inizio e fine della riunione.
  • (Opzionale) Per specificare uno schema di ricorrenza per la riunione, selezionare Ricorrenza, quindi selezionare le relative opzioni. Per informazioni sulle differenze negli schemi di ricorrenza tra WebEx e Microsoft Outlook, vedere Limitazione degli schemi di ricorrenza per l'integrazione WebEx per Outlook.

  • (Opzionale) Selezionare Sale o selezionare Assistente pianificazione > Aggiungi sale per pianificare una sala TelePresence e consentire agli utenti di accedere da un dispositivo TelePresence.

    Nota      

    Se il sito WebEx e l'account supportano i servizi di videoconferenza Meeting Center, quando si aggiunge la sala TelePresence come risorsa sala riunioni, gli invitati possono selezionare Partecipa alla riunione direttamente dal dispositivo TelePresence. Questa funzione è nota anche come Pulsante singolo per l'accesso (OBTP, One Button to Push).

  • (Opzionale) Specificare altre opzioni offerte da Microsoft Outlook, come una notifica di riunione.
3   Inserire i nomi o gli indirizzi e-mail delle persone da invitare alla riunione nella casella A.
Nota      

Se è stata selezionata l'opzione Appuntamento per la pianificazione della riunione, selezionare Invita partecipanti per visualizzare la casella A.

4   Selezionare Invia per inviare gli inviti per la riunione alle persone invitate.

Come modificare una riunione pianificata

 

Una volta pianificata una riunione utilizzando l'integrazione WebEx per Outlook, è possibile utilizzare Outlook per modificare la riunione in qualsiasi momento. Ad esempio, è possibile modificarne l'ora di inizio, specificare una nuova password, scegliere una diversa opzione di connessione audio e così via.

   

Una volta modificata una riunione pianificata, l'integrazione per Outlook invia un invito alla riunione aggiornato a tutti i partecipanti invitati alla riunione e aggiorna anche le informazioni sulla riunione sul sito WebEx.

   

Nota


   

Se si ripianifica una singola occorrenza di una riunione WebEx ricorrente utilizzando Microsoft Outlook, le modifiche vengono visualizzate anche sul sito di WebEx.

   
  
     
1   Nel calendario di Microsoft Outlook, aprire la voce relativa alla riunione pianificata.
2   È possibile effettuare una delle operazioni seguenti:
  • Per modificare le impostazioni della riunione WebEx, selezionare Modifica impostazioni.
  • Per aggiungere o modificare un modello di ricorrenza, fare clic su Ricorrenza.     
  • Per modificare il testo del messaggio e-mail di invito alla riunione, utilizzare la finestra Appuntamento.
3   Effettuare una delle seguenti operazioni:
  • Per inviare l'invito alla riunione aggiornata ai partecipanti invitati e salvare la riunione aggiornata nel calendario di Outlook, fare clic su Invia aggiornamento.

  • Per salvare la riunione aggiornata nel calendario di Outlook, selezionare Salva e chiudi.

Annullamento di una riunione pianificata

Se si pianifica una riunione utilizzando l'integrazione per Outlook, è possibile annullare la riunione in Outlook.

È possibile utilizzare il pulsante Annulla riunione WebEx, Annulla riunione nella sala riunioni personale o Annulla conferenza personale sulla barra degli strumenti WebEx di Outlook per annullare e rimuovere le informazioni WebEx dalla riunione o dall'appuntamento Outlook. È possibile effettuare questa operazione se si modifica il tipo di riunione WebEx; ad esempio, se è stata originariamente pianificata una riunione WebEx e si desidera modificarla in una riunione nella sala riunioni personale.


Nota


   
  • Se si annulla una riunione WebEx utilizzando il sito di WebEx, le modifiche non vengono visualizzate in Microsoft Outlook. Ad esempio, se si annulla la riunione utilizzando il sito, la riunione non viene annullata nel calendario di Outlook. Di conseguenza, si consiglia di utilizzare solo Outlook per annullare una riunione. Non è possibile utilizzare il sito di WebEx per modificare una riunione pianificata con Outlook.

     

  • Se si annulla una singola occorrenza di una riunione WebEx ricorrente utilizzando Microsoft Outlook, le modifiche vengono visualizzate anche sul sito di WebEx.

     

  • Se si salva la riunione o l'appuntamento dopo aver usato uno di questi pulsanti di annullamento e non è stata aggiunta un'altra riunione WebEx, riunione nella sala riunioni personale o conferenza personale, tale riunione o appuntamento diventa una normale riunione Microsoft Outlook senza informazioni WebEx.

     

   

È possibile annullare una riunione anche dal calendario di Microsoft Outlook come descritto di seguito.

      
1   Nel calendario di Microsoft Outlook, aprire la voce relativa alla riunione pianificata.
2   Selezionare Annulla.
3   Selezionare nel messaggio di conferma.
4   Selezionare Invia annullamento.

Limitazioni degli schemi di ricorrenza per l'integrazione WebEx per Outlook

La tabella seguente mostra le differenze tra gli schemi di ricorrenza WebEx e Microsoft Outlook.

                   
Tabella 1 Riunioni WebEx
      

Tipo      

      
      

Opzione Outlook      

      
      

Opzione Convertito in riunione WebEx      

      
      

Settimanale      

      
      

Ogni [X] settimane il: [domenica, lunedì, martedì, mercoledì, giovedì, venerdì, sabato]      

      

Per eventi di Event Center e sessioni di formazione di Training Center:

Ogni settimana il: [domenica, lunedì, martedì, mercoledì, giovedì, venerdì, sabato]

Se si pianifica una riunione che si ripete ogni X settimane, dove X è maggiore di 1, in Microsoft Outlook, la riunione verrà pianificata in Outlook come specificato, ma apparirà come riunione settimanale sul sito di WebEx.

L'inizio della settimana punta sempre al giorno predefinito, domenica. La personalizzazione non è supportata; pertanto, se si desidera modificare l'inizio della settimana in un giorno diverso, l'inizio della settimana non verrà sincronizzato con il sito di WebEx.

      

Mensile      

      

Il [primo, secondo, terzo, quarto, ultimo] giorno Non supportato di ogni mese

      

Non supportato      

                   
      

Il [primo, secondo, terzo, quarto, ultimo] giorno feriale o del fine settimana      

      
      

Non supportato      

      
      

Annuale      

      
                   

[primo, secondo, terzo, quarto, ultimo] [giorno, giorno della settimana, giorno del week-end] di [Gennaio....Dicembre]      

      
                   

Non supportato.      

      
                               
Tabella 2 Conferenze personali WebEx
      

Tipo      

      
      

Opzione Outlook      

      
      

Opzione Convertito a riunione WebEx di tipo Conferenza personale

      
      

Mensile             

      
      

Giorno [X] ogni [Y] mese

      

Giorno [X] di ogni mese.

Il [primo, secondo, terzo, quarto, ultimo] giorno feriale o del fine settimana

Non supportato      

      

Annuale

      

Ogni [Gennaio....Dicembre] [1,....31]

      

Non supportato      

                   
      

[primo, secondo, terzo, quarto, ultimo] [giorno, giorno della settimana, giorno del week-end] di [Gennaio....Dicembre]      

      
      

Non supportato      

      

[primo, secondo, terzo, quarto, ultimo] [domenica, non supportata. lunedì, martedì, mercoledì, giovedì, venerdì, sabato] di [Gennaio.... Dicembre]

Non supportato      

Data di fine

             

Nessuna data di fine.

Se l'intervallo di tempo supera l'anno, il valore viene convertito in un anno.

Terminare dopo [x] ricorrenze.

Se l'intervallo di tempo supera l'anno, il valore viene convertito in un anno.

                   

Terminare entro il [data]

      
                   

Se l'intervallo di tempo supera l'anno, il valore viene convertito in un anno.

      

 


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