Планирование совещания в Microsoft Outlook для Windows (WBS30)

Document created by Cisco Localization Team on Oct 14, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Jan 13, 2017
Version 3Show Document
  • View in full screen mode
 

Общие сведения о планировании совещания

При планировании онлайн-совещания с использованием интеграции WebEx в Outlook и отправке приглашений на совещание необходимо иметь в виду указанное ниже.

  • Интеграция WebEx в Outlook обеспечивает возможность использования базовых параметров планирования совещания. Некоторые параметры, отображающиеся на веб-сайте WebEx, могут быть недоступны в интеграции WebEx в Outlook.

     

  • Интеграция WebEx в Outlook поддерживает не все параметры повторений, доступные в Microsoft Outlook.

     

  • Во всех приглашениях на совещание, отправляемых с помощью Microsoft Outlook, время начала совещания отображается в часовом поясе, заданном на вашем компьютере, и может не совпадать с часовым поясом, установленным в предпочтительных параметрах на веб-сайте WebEx.

     

Планирование совещания WebEx

             
1    Выполните в Microsoft Outlook одно из перечисленных ниже действий.
  • Выберите параметр Запланировать совещание на панели инструментов Outlook.
  • Выберите Создать элемент > Собрание или Встреча или в календаре Outlook выберите Создать собрание или Создать встречу.
 
Примечание      

Если ваш веб-сайт WebEx поддерживает работу в облаке совместных комнат совещаний (CMR), при планировании совещание WebEx также относится к типу совещания CMR, благодаря чему в его данных указывается информация, с помощью которой приглашенные могут присоединиться к совещанию с использованием систем для видеоконференций и приложений.

2    Чтобы задать основную информацию о совещании, выполните указанные ниже действия.
  • Введите тему совещания в поле Тема.
  • В списках Время начала и Время завершения укажите соответствующие параметры совещания.
  • (Необязательно) Чтобы задать шаблон повторения для совещания, нажмите Повторение и выберите параметры повторения. Информацию об отличиях шаблонов повторения в WebEx и Microsoft Outlook см. в разделе Ограничения шаблонов повторения в интеграции WebEx в Outlook.

  • (Необязательно) Выберите Комнаты или выберите Помощник по планированию > Добавить комнаты, чтобы запланировать комнату TelePresence и разрешить пользователям присоединяться с устройства TelePresence.

  • (Необязательно) Укажите другие параметры Microsoft Outlook, например уведомление о совещании.
3    Введите имена или адреса электронной почты пользователей, которых необходимо пригласить на совещание, в поле Кому.
Примечание      

Если для планирования совещания было выбрано меню Встреча, выберите Помощник по планированию для отображения поля Кому.

4    Выберите Добавить совещание WebEx. Отобразится панель параметров совещания.
5    (Необязательно) В разделе Информация о совещании можно вносить изменения в общие параметры совещания.
6    (Необязательно) Откройте вкладку Аудио и слежение, чтобы выбрать тип аудиосоединения и другие связанные параметры.
7    (Необязательно) Откройте вкладку Регистрация, чтобы определить необходимость предварительной регистрации посетителей на совещание.
8    (Необязательно) Откройте вкладку Материалы для выбора приведенных ниже параметров.
  • Выбор другой вкладки информации о совещании, отображаемой в окне совещания.
  • Выбор одного или нескольких посетителей в качестве альтернативных организаторов совещания. Альтернативный организатор может начинать и организовывать ваше совещание, если вы не можете принять участие в нем самостоятельно. Дополнительную информацию см. в статье https://help.webex.com/docs/DOC-10607.
  • Загрузка презентации для автоматического воспроизведения посетителям перед присоединением к совещанию.
9    Нажмите ОК.
10    Выберите Отправить для отправки приглашений на совещание приглашенным пользователям.

Планирование совещания в персональной комнате

Запланированное совещание в персональной комнате проводится в вашей персональной комнате, ссылка на присоединение к совещанию представляет собой URL вашей персональной комнаты.

       
1    Начало совещания в персональной комнате.
  • Выберите Создать элемент > Собрание или Встреча или в календаре Outlook выберите Создать встречу или Создать собрание. В открывшемся окне собрания или встречи выберите Добавить персональную комнату.
  • Выберите Запланировать совещание > Запланировать совещание в персональной комнате.
 
Примечание      

Если ваш веб-сайт WebEx поддерживает работу в облаке совместных комнат совещаний (CMR), при планировании совещание WebEx также относится к типу совещания CMR, благодаря чему в его данных указывается информация, с помощью которой приглашенные могут присоединиться к совещанию с использованием систем для видеоконференций и приложений.

2    Чтобы задать основную информацию о совещании, выполните указанные ниже действия.
  • Введите тему совещания в поле Тема.
  • В списках Время начала и Время завершения укажите соответствующие параметры совещания.
  • (Необязательно) Чтобы задать шаблон повторения для совещания, нажмите Повторение и выберите параметры повторения. Информацию об отличиях шаблонов повторения в WebEx и Microsoft Outlook см. в разделе Ограничения шаблонов повторения в интеграции WebEx в Outlook.

  • (Необязательно) Нажмите Добавить комнату, чтобы запланировать комнату TelePresence в качестве ресурса комнат, благодаря чему пользователи смогут присоединиться к совещанию с помощью устройств TelePresence.

  • (Необязательно) Укажите другие параметры Microsoft Outlook, например уведомление о совещании.
3    Введите имена или адреса электронной почты пользователей, которых необходимо пригласить на совещание, в поле Кому.
Примечание      

Если для планирования совещания было выбрано меню Встреча, выберите Помощник по планированию для отображения поля Кому.

4    Выберите Отправить для отправки приглашений на совещание приглашенным пользователям.

Планирование персонального совещания

          
1    Выполните в Microsoft Outlook одно из перечисленных ниже действий.
  • Выберите параметр Запланировать совещание на панели инструментов WebEx.
  • Выберите Создать элемент > Собрание или Встреча или в календаре Outlook выберите Создать встречу или Создать собрание. В открывшемся окне собрания или встречи выберите Добавить персональную комнату.
2    На панели инструментов WebEx нажмите Добавить персональное совещание.
3    Чтобы задать основную информацию о совещании, выполните указанные ниже действия.
  • Введите тему совещания в поле Тема.
  • В списках Время начала и Время завершения укажите соответствующие параметры совещания.
  • (Необязательно) Чтобы задать шаблон повторения для совещания, нажмите Повторение и выберите параметры повторения. Информацию об отличиях шаблонов повторения в WebEx и Microsoft Outlook см. в разделе Ограничения шаблонов повторения в интеграции WebEx в Outlook.

  • (Необязательно) Укажите другие параметры Microsoft Outlook, например уведомление о совещании.
4    Введите имена или адреса электронной почты в поле Кому, чтобы пригласить пользователей на совещание.     
Примечание      

Если для планирования совещания было выбрано меню Встреча, выберите Помощник по планированию для отображения поля Кому.

          
5    Если отобразится вкладка Учетная запись диалогового окна настроек WebEx, введите необходимую информацию и нажмите ОК.     

Отобразится диалоговое окно настроек WebEx. При планировании совещания от имени другого организатора в диалоговом окне настроек WebEx отображается сообщение "Вы планируете совещание от имени [имя организатора]".

     
6    Установите настройки совещания WebEx и нажмите ОК. Подробности см. в разделе "Настройка инструментов повышения производительности WebEx".
7    Выберите Отправить для отправки приглашений на совещание приглашенным пользователям.

Изменение запланированного совещания

  

Совещание, запланированное с помощью интеграции WebEx в Outlook, можно в любой момент изменить с помощью Outlook. Например, можно изменить время начала, задать новый пароль, выбрать другой параметр аудиосоединения и так далее.

    

После правки запланированного совещания с помощью интеграции WebEx в Outlook всем приглашенным на совещание посетителям отправляется обновленное приглашение на совещание. Кроме того, обновляется информация о совещании на вашем веб-сайте WebEx.

    

Примечание


    

При переносе одного совещания WebEx из серии с помощью Microsoft Outlook изменения будут также отражены на веб-сайте WebEx.

    
   
      
1    Откройте пункт календаря Microsoft Outlook, соответствующий запланированному совещанию.
2    Чтобы изменить информацию о совещании или изменить его параметры на панели инструментов либо во вкладке "Встреча", выполните приведенные ниже действия.          
  • Изменить настройки совещания WebEx можно, нажав Изменить параметры.

     

  • Добавить или изменить шаблон повторения можно, нажав Повторение.      

     

  • Правку текста сообщения электронной почты с приглашением на совещание следует выполнять во вкладке Встреча.

     

     
3    Выполните одно из указанных ниже действий.
  • Чтобы отправить посетителям по электронной почте обновленное приглашение и сохранить обновленное совещание в календаре Outlook, нажмите Отправить обновленные сведения.

  • Чтобы сохранить обновленное совещание в календаре Outlook, нажмите Сохранить и закрыть.

Отмена запланированного совещания

Если совещание запланировано с помощью интеграции в Outlook, можно отменить это совещание в Outlook.

Чтобы отменить и удалить информацию WebEx из совещания или встречи в Outlook, используйте кнопку Отменить совещание WebEx, Отменить совещание в персональной комнате или Отменить персональное совещание на панели инструментов WebEx в Outlook. Эта функция может пригодиться при изменении типа совещания WebEx, например, после планирования совещания WebEx его необходимо изменить на совещание в персональной комнате.


Примечание


    
  • В случае отмены совещания WebEx на веб-сайте WebEx изменения не будут отражены в Outlook. Например, если совещание было отменено на веб-сайте, оно не будет отменено в календаре Outlook. Поэтому для отмены совещания рекомендуется использовать только Outlook. Правка совещания, запланированного в Outlook, с помощью веб-сайта Webex не приводит к желаемому результату.

     

  • При отмене одного совещания WebEx из серии с помощью Microsoft Outlook изменения будут также отражены на веб-сайте WebEx.

     

  • Если вы сохраните собрание или встречу после использования одной из этих кнопок отмены, не добавив другое совещание WebEx, совещание в персональной комнате или персональное совещание, оно станет обычным совещанием Microsoft Outlook без информации WebEx.

     

    

Совещание можно также отменить из календаря Microsoft Outlook, как описано ниже.

       
1    Откройте пункт календаря Microsoft Outlook, соответствующий запланированному совещанию.
2    Выберите Отменить совещание.
3    Выберите Да в окне подтверждения.
4    Выберите Отправить уведомление об отмене.

Ограничения шаблонов повторения в интеграции WebEx в Outlook

В таблице ниже показаны отличия шаблонов повторения в WebEx и Microsoft Outlook.

 
                    
Таблица 1. Совещание WebEx
       

Тип       

       
       

Параметр Outlook       

       
       

Преобразован в параметр совещания WebEx       

       
       

По неделям       

       
       

Кажд. [X] нед. в: [воскресенье, понедельник, вторник, среду, четверг, пятницу, субботу].       

       

Для event-совещаний Event Center и сеансов обучения Training Center.

Каждую неделю в: [воскресенье, понедельник, вторник, среду, четверг, пятницу, субботу].

При планировании в Microsoft Outlook совещания, которое должно повторяться каждую X неделю (где X больше 1), совещание будет запланировано в Outlook надлежащим образом, однако на веб-сайте WebEx будет отображаться как еженедельное.

Для параметра начала недели по умолчанию всегда установлено значение "Воскресенье". Пользовательская настройка не поддерживается, поэтому изменение дня начала недели не будет синхронизировано с веб-сайтом WebEx.

       

По месяцам       

       

[Первый, второй, третий, четвертый, последний] день каждого месяца

       

Не поддерживается.       

                    
       

[Первый, второй, третий, четвертый, последний] рабочий или выходной день       

       
       

Не поддерживается.       

       
       

Ежегодно       

       
                    

[Первый, второй, третий, четвертый, последний] [день, рабочий день, выходной день] [января, ..., декабря]       

       
                    

Не поддерживается.       

       
 
                                
Таблица 2. Персональные совещания WebEx
       

Тип       

       
       

Параметр Outlook       

       
       

Преобразованный параметр персонального совещания WebEx

       
       

По месяцам              

       
       

[X]-й день кажд. [y] мес.

       

[x]-й день каждого месяца.

[Первый, второй, третий, четвертый, последний] рабочий или выходной день

Не поддерживается.       

       

Ежегодно

       

Кажд. [1,..., 31] [января,..., декабря]

       

Не поддерживается.       

                    
       

[первый, второй, третий, четвертый, последний] [день, рабочий день, выходной день] [января,..., декабря]       

       
       

Не поддерживается.       

       

[Перв., втор., трет., четв., посл.] [воскресенье, понедельник, вторник, среда, четверг, пятница, суббота] [января, ..., декабря]

Не поддерживается.       

Дата окончания

              

Без указания даты окончания.

Если период времени превышает год, он преобразовывается в один год.

Завершить после [x] повторен.

Если период времени превышает год, он преобразовывается в один год.

                    

Закончить до [ввести дату]

       
                    

Если период времени превышает год, он преобразовывается в один год.

       
 

Attachments

    Outcomes