Schemalägg ett möte i Microsoft Outlook för Windows (WBS30)

Document created by Cisco Localization Team on Oct 14, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Jan 13, 2017
Version 3Show Document
  • View in full screen mode
 

Schemalägga ett möte, översikt

När du schemalägger ett onlinemöte och skickar mötesinbjudningar med WebEx-integreringen till Outlook måste du tänka på följande:

  • WebEx-integrering till Outlook tillhandahåller grundläggande alternativ för att schemalägga ett möte. Vissa alternativ som visas på din WebEx-webbplats finns kanske inte i WebEx-integreringen till Outlook.

     

  • WebEx-integreringen till Outlook stöder inte alla alternativ för återkommande möten som finns i Microsoft Outlook.

     

  • När du skickar mötesinbjudningar från Microsoft Outlook visas mötets starttid i den tidszon som är inställd på din dator, vilket innebär att den eventuellt inte överensstämmer med tidszoninställningarna på din WebEx-webbplats.

     

Schemalägga ett WebEx-möte

             
1    Gör något av följande i Microsoft Outlook:
  • Välj Schemalägg möte i Outlook-verktygsfältet.
  • Välj Nya poster > Möte eller Avtalad tid. Om du använder Outlook-kalendern väljer du Nytt möte eller Ny avtalad tid.
 
Observera      

När du schemalägger ett WebEx-möte och din WebEx-webbplats har stöd för mötesrum för samarbete (CMR Cloud) blir det också ett CMR-möte, vilket inbegriper information som gör det möjligt för inbjudna att delta via videokonferenssystem och -program.

2    Gör följande för att ange allmän mötesinformation:
  • Skriv ett mötesämne i rutan Ämne.
  • Ange start- och sluttider för mötet i listrutorna Starttid och Sluttid.
  • (Valfritt) För att ange ett återkommande mönster för ditt möte, klicka på Återkommande och välj sedan återkommande-alternativ. Mer information om skillnader bland återkommande mönster mellan WebEx och Microsoft Outlook finns i Begränsning av återkommande mönster i WebEx-integreringen till Outlook.

  • (Valfritt) Välj Rum eller välj Schemaläggningsassistenten > Lägg till rum om du vill schemalägga ett TelePresence-rum så att användare kan delta via en TelePresence-enhet.

  • (Valfritt) Ange andra alternativ som Microsoft Outlook tillhandahåller, t.ex. en påminnelse om mötet.
3    Ange namn och e-postadresser till de personer som ska bjudas in i rutan Till.
Observera      

Om du valde alternativet Avtalad tid för att schemalägga ditt möte väljer du Schemaläggningsassistenten för att se rutan Till.

4    Välj Lägg till WebEx-möte. Panelen Mötesalternativ visas.
5    (Valfritt) Du kan göra ändringar av de allmänna mötesalternativen under avsnittet Mötesinformation.
6    (Valfritt) Välj fliken Ljud och spårning om du vill välja ljudanslutningstyp och ange andra relaterade alternativ.
7    (Valfritt) Välj fliken Registrering om du vill välja huruvida deltagare behöver registrera sig före mötet.
8    (Valfritt) Välj fliken Resurser om du vill ange följande alternativ:
  • Välj en annan mötesinformationsflik som ska visas i mötesfönstret.
  • Välj en eller flera deltagare som ska vara alternativa värdar för mötet. En alternativ värd är en person som har behörighet att starta och hålla i mötet när du själv inte kan närvara i det. Mer information finns i https://help.webex.com/docs/DOC-10607.
  • Välj en presentation som ska överföras och spelas upp automatiskt för deltagare innan du deltar i mötet.
9    Välj OK.
10    Välj Skicka för att skicka mötesinbjudan till de personer som du har bjudit in.

Schemalägg ett möte i ett personligt rum

När du schemalägger ett möte i ett personligt rum kommer mötet att ske i ditt personliga rum och länken för att delta i mötet är URL:en till ditt personliga rum.

       
1    Gör något av följande för att starta ett möte i ditt personliga rum:
  • Välj Nya poster > Möte eller Avtalad tid. Om du använder Outlook-kalendern väljer du Nytt möte eller Ny avtalad tid. När fönstret Möte eller Avtalad tid öppnas väljer du Lägg till personligt rum.
  • Välj Schemalägg ett möte > Schemalägg ett möte i personligt rum.
 
Observera      

När du schemalägger ett WebEx-möte och din WebEx-webbplats har stöd för mötesrum för samarbete (CMR Cloud) blir det också ett CMR-möte, vilket inbegriper information som gör det möjligt för inbjudna att delta via videokonferenssystem och -program.

2    Gör följande för att ange allmän mötesinformation:
  • Skriv ett mötesämne i rutan Ämne.
  • Ange start- och sluttider för mötet i listrutorna Starttid och Sluttid.
  • (Valfritt) För att ange ett återkommande mönster för ditt möte, klicka på Återkommande och välj sedan återkommande-alternativ. Mer information om skillnader bland återkommande mönster mellan WebEx och Microsoft Outlook finns i Begränsning av återkommande mönster i WebEx-integreringen till Outlook.

  • (Valfritt) Välj Lägg till rum för att schemalägga ett TelePresence-rum som en rumsresurs och därmed göra det möjligt för användare att delta från en TelePresence-enhet.

  • (Valfritt) Ange andra alternativ som Microsoft Outlook tillhandahåller, t.ex. en påminnelse om mötet.
3    Ange namn och e-postadresser till de personer som ska bjudas in i rutan Till.
Observera      

Om du valde alternativet Avtalad tid för att schemalägga ditt möte väljer du Schemaläggningsassistenten för att se rutan Till.

4    Välj Skicka för att skicka mötesinbjudan till de personer som du har bjudit in.

Schemalägg ett personligt konferensmöte

          
1    Gör något av följande i Microsoft Outlook:
  • Välj Schemalägg möte i WebEx-verktygsfältet.
  • Välj Nya poster > Möte eller Avtalad tid. Om du använder Outlook-kalendern väljer du Nytt möte eller Ny avtalad tid. När fönstret Möte eller Avtalad tid öppnas väljer du Lägg till personligt rum.
2    Välj Lägg till personligt konferensmöte på WebEx-verktygsfältet.
3    Gör följande för att ange allmän mötesinformation:
  • Skriv ett mötesämne i rutan Ämne.
  • Ange start- och sluttider för mötet i listrutorna Starttid och Sluttid.
  • (Valfritt) För att ange ett återkommande mönster för ditt möte, klicka på Återkommande och välj sedan återkommande-alternativ. Mer information om skillnader bland återkommande mönster mellan WebEx och Microsoft Outlook finns i Begränsning av återkommande mönster i WebEx-integreringen till Outlook.

  • (Valfritt) Ange andra alternativ som Microsoft Outlook tillhandahåller, t.ex. en påminnelse om mötet.
4    Ange namn och e-postadresser i rutan Till för att bjuda in personer till mötet.     
Observera      

Om du valde alternativet Avtalad tid för att schemalägga ditt möte väljer du Schemaläggningsassistenten för att se rutan Till.

          
5    Om Konto-fliken i dialogrutan WebEx-inställningar visas, skriver du in den nödvändiga informationen och väljer sedan OK.     

Dialogrutan WebEx-inställningar visas. Om du schemalägger mötet åt en annan värd visas meddelandet ”Du schemalägger åt [värdnamn]” i dialogrutan WebEx-inställningar.

     
6    Ange WebEx-inställningar och välj sedan OK. Mer information finns i Konfigurera WebEx produktivitetsverktyg.
7    Välj Skicka för att skicka mötesinbjudan till de personer som du har bjudit in.

Redigera ett schemalagt möte

  

När du har schemalagt ett möte med WebEx-integreringen till Outlook kan du när som helst göra ändringar i mötet via Outlook. Du kan till exempel ändra mötets starttid, ange ett nytt lösenord, välja ett annat ljudanslutningsalternativ o.s.v.

    

När du har gjort ändringar i ett schemalagt möte skickar integreringen till Outlook en uppdaterad mötesinbjudan till de deltagare som du har bjudit in till mötet, samt uppdaterar mötesinformationen på din WebEx-webbplats.

    

Observera


    

Om du bokar om en enstaka förekomst av ett återkommande WebEx-möte via Microsoft Outlook kommer ändringarna även att visas på din WebEx-webbplats.

    
   
      
1    I din Microsoft Outlook-kalender öppnar du posten för det schemalagda mötet.
2    För att redigera mötesinformation eller ändra alternativ via antingen verktygsfältet eller via fliken Avtalad tid ska du göra följande:          
  • För att ändra WebEx-mötesinställningar väljer du Ändra inställningar.

     

  • För att lägga till eller ändra ett återkommande intervall väljer du Återkommande.      

     

  • För att redigera texten i mötets e-postinbjudan går du till fliken Avtalad tid.

     

     
3    Gör något av följande, om det är tillämpligt:
  • För att skicka den uppdaterade mötesinbjudan till de inbjudna deltagarna och spara det uppdaterade mötet i din Outlook-kalender väljer du Skicka uppdatering.

  • Spara det uppdaterade mötet i Microsoft Outlook-kalendern genom att klicka på Spara och stäng.

Avboka ett schemalagt möte

Om du schemalägger ett möte med hjälp av Integration till Outlook kan du avboka mötet i Outlook.

Du kan använda någon av knapparna Avboka WebEx-möte, Avboka möte i personligt rum eller Avboka personligt konferensmöte på WebEx-verktygsfältet i Outlook för att avboka och ta bort WebEx-informationen från Outlook-mötet eller den avtalade tiden. Det kan vara en bra idé att göra detta om du ändrar typen för WebEx-mötet, exempelvis om du ursprungligen schemalade ett WebEx-möte och vill ändra det till ett möte i personligt rum.


Observera


    
  • Om du avbokar ett WebEx-möte via din WebEx-webbplats kommer dessa ändringar inte att återspeglas i Outlook. Om du till exempel avbokar mötet från din webbplats kommer mötet inte att avbokas i din Outlook-kalender. Därför rekommenderar vi att du endast använder Outlook för att avboka ett möte. Det är inte möjligt att redigera ett möte via din WebEx-webbplats om mötet har schemalagts via Outlook.

     

  • Om du avbokar en enstaka förekomst av ett återkommande WebEx-möte via Microsoft Outlook kommer ändringarna även att visas på din WebEx-webbplats.

     

  • Om du sparar mötet eller den avtalade tiden efter att du har använt någon av dessa avbokningsknappar, och du inte har lagt till ett annat WebEx-möte, möte i personligt rum eller personligt konferensmöte, så blir posten i stället ett vanligt Microsoft Outlook-möte utan någon tillhörande WebEx-information.

     

    

Du kan även avboka ett möte via Microsoft Outlook-kalendern genom att följa beskrivningen nedan.

       
1    I din Microsoft Outlook-kalender öppnar du posten för det schemalagda mötet.
2    Välj Avboka möte.
3    Välj Ja i bekräftelsemeddelandet.
4    Välj Skicka avbokning.

Begränsning av återkommande mönster i WebEx-integreringen till Outlook

I följande tabell visas skillnader mellan återkommande mönster i WebEx och Microsoft Outlook.

 
                    
Tabell 1, WebEx-möten
       

Typ       

       
       

Outlook-alternativ       

       
       

Motsvarande alternativ för WebEx-möte       

       
       

Veckovis       

       
       

Var [X] vecka på: [söndag, måndag, tisdag, onsdag, torsdag, fredag, lördag]       

       

Gällande Event Center-händelser och Training Center-utbildningssessioner:

Varje vecka på: [söndag, måndag, tisdag, onsdag, torsdag, fredag, lördag]

Om du använder Microsoft Outlook för att schemalägga ett möte som upprepas var X:e vecka och X är större än 1, schemaläggs mötet så som du angett i Outlook, men det visas som ett veckovist möte på din WebEx-webbplats.

Veckostarten pekar alltid på standardvärdet som är söndag. Anpassning stöds inte, så om du ändrar veckostarten till en annan dag synkroniseras inte veckostarten med WebEx-webbplatsen.

       

Månadsvis       

       

Den [första, andra, tredje, fjärde, sista] dagen i varje månad Stöds ej

       

Stöds ej       

                    
       

Den [första, andra, tredje, fjärde, sista] vardagen eller helgdagen       

       
       

Stöds ej       

       
       

Årligen       

       
                    

[första, andra, tredje, fjärde, sista] [dag, vardag, helgdag] i [januari ... december]       

       
                    

Stöds ej.       

       
 
                                
Tabell 2, personliga konferensmöten i WebEx
       

Typ       

       
       

Outlook-alternativ       

       
       

Motsvarande alternativ för personligt konferensmöte i WebEx

       
       

Månadsvis              

       
       

Dag [X] var [y]:e månad

       

Dag [x] i varje månad.

Den [första, andra, tredje, fjärde, sista] vardagen eller helgdagen

Stöds ej       

       

Årligen

       

Varje [januari....december] [1,....31]

       

Stöds ej       

                    
       

[första, andra, tredje, fjärde, sista] [dag, vardag, helgdag] i [januari .... december]       

       
       

Stöds ej       

       

[första, andra, tredje, fjärde, sista] [söndag, Stöds ej. måndag, tisdag, onsdag, torsdag, fredag, lördag] i [januari ... december]

Stöds ej       

Slutdatum

              

Inget slutdatum.

Om tidsperioden är längre än ett år kommer den att omvandlas till ett år.

Upphör efter [x] förekomster.

Om tidsperioden är längre än ett år kommer den att omvandlas till ett år.

                    

Upphör vid [datuminmatning]

       
                    

Om tidsperioden är längre än ett år kommer den att omvandlas till ett år.

       
 

Attachments

    Outcomes