Agendar uma reunião com o Microsoft Outlook para Windows (WBS30)

Document created by Cisco Localization Team on Oct 14, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Jan 13, 2017
Version 3Show Document
  • View in full screen mode
 

Visão geral do agendamento de uma reunião

Para agendar uma reunião on-line usando a Integração WebEx com o Outlook e enviar convites para a reunião, fique atento ao seguinte:

  • A Integração WebEx com o Outlook oferece as opções básicas para agendar uma reunião. Algumas opções exibidas no site WebEx podem não estar disponíveis na Integração WebEx com o Outlook.

     

  • A Integração WebEx com o Outlook não oferece suporte a todas as opções de recorrência disponíveis no Microsoft Outlook.

     

  • Em qualquer convite de reunião que você envia partir do Microsoft Outlook, a hora de início da reunião é exibida no fuso horário definido no seu computador e não nas suas preferências do serviço definido no seu site WebEx.

     

Agendar uma reunião WebEx

             
1    Faça uma das seguintes ações no Microsoft Outlook:
  • Selecione Agendar reunião na barra de ferramentas do Outlook.
  • Selecione Novos itens > Reunião ou Compromisso ou no calendário do Outlook selecione Nova reunião ou Novo compromisso.
 
Nota      

Caso o site WebEx suporte Salas de Reunião de Colaboração (CMR) em Nuvem, quando você agenda uma reunião WebEx, ela é também uma reunião CMR e inclui informações que permitem os convidados entrarem de sistemas de videoconferência e aplicativos.

2    Faça o seguinte para especificar as informações gerais da reunião:
  • Digite um tópico para a reunião no campo Assunto.
  • Nas listas Hora de início e Hora de término, especifique as horas de início e de término da reunião, respectivamente.
  • (Opcional) Para especificar um padrão recorrente para a sua reunião, selecione Recorrência e, em seguida, selecione opções de recorrência. Para informações sobre as diferenças entre os padrões de recorrência do WebEx e do Microsoft Outlook, consulte Limitação do padrão de recorrência da integração WebEx com o Outlook.

  • (Opcional) Selecione Salas ou selecione Assistente de agendamento > Adicionar salas para agendar uma sala TelePresence para permitir que os usuários entrem de um dispositivo TelePresence.

  • (Opcional) Especifique outras opções que o Microsoft Outlook oferece, como uma notificação de reunião.
3    Insira na caixa Para o nome ou endereço de e-mail das pessoas a serem convidadas para a reunião.
Nota      

Se você tiver selecionado Compromisso para agendar a sua reunião, selecione Assistente de agendamento para visualizar a caixa Para.

4    Selecione Adicionar reunião WebEx. O painel de Opções de Reunião é exibido.
5    (Opcional) Na seção Informações da reunião, você pode fazer alterações nas opções gerais da reunião.
6    (Opcional) Selecione a guia Áudio e Rastreamento para selecionar o tipo de conexão de áudio e outras opções relacionadas.
7    (Opcional) Selecione a guia Registro para escolher se os convidados precisam se registrar antes da reunião.
8    (Opcional) Selecione a guia Recursos para especificar as seguintes opções:
  • Selecione uma guia de informações de reunião diferente para ser exibida na janela de reunião.
  • Selecione um ou mais convidados da sua reunião para ser organizadores alternativos. Um organizador alternativo tem permissão para iniciar e organizar a sua reunião quando você não puder comparecer. Para mais informações, acesse https://help.webex.com/docs/DOC-10607.
  • Especifique a apresentação a ser carregada para ser automaticamente reproduzida para os convidados antes da reunião.
9    Selecione OK.
10    Clique em Enviar para enviar os convites aa reunião para as pessoas que tiver convidado.

Agendar uma reunião de Sala Pessoal

Quando você agenda uma reunião de Sala Pessoal, a reunião acontece na sua Sala Pessoal e o link para entrar na reunião é a URL da sua Sala Pessoal.

       
1    Para iniciar uma reunião de sala pessoal, execute um dos seguintes procedimentos:
  • Selecione Novos itens > Reunião ou Compromisso ou, no calendário do Outlook, selecione Nova reunião ou Novo compromisso. Quando a janela da reunião ou do compromisso abrir, clique em Adicionar sala pessoal.
  • Selecione Agendar uma reunião > Agendar uma reunião de sala pessoal.
 
Nota      

Caso o site WebEx suporte Salas de Reunião de Colaboração (CMR) em Nuvem, quando você agenda uma reunião WebEx, ela é também uma reunião CMR e inclui informações que permitem os convidados entrarem de sistemas de videoconferência e aplicativos.

2    Faça o seguinte para especificar as informações gerais da reunião:
  • Digite um tópico para a reunião no campo Assunto.
  • Nas listas Hora de início e Hora de término, especifique as horas de início e de término da reunião, respectivamente.
  • (Opcional) Para especificar um padrão recorrente para a sua reunião, selecione Recorrência e, em seguida, selecione opções de recorrência. Para informações sobre as diferenças entre os padrões de recorrência do WebEx e do Microsoft Outlook, consulte Limitação do padrão de recorrência da integração WebEx com o Outlook.

  • (Opcional) Selecione Adicionar sala para agendar uma sala TelePresence como um recurso de sala de forma a permitir os usuários a entrarem de um dispositivo TelePresence.

  • (Opcional) Especifique outras opções que o Microsoft Outlook oferece, como uma notificação de reunião.
3    Insira na caixa Para o nome ou endereço de e-mail das pessoas a serem convidadas para a reunião.
Nota      

Se tiver selecionado Compromisso para agendar a sua reunião, selecione Assistente de Agendamento para visualizar a caixa Para.

4    Clique em Enviar para enviar os convites aa reunião para as pessoas que tiver convidado.

Agendar uma reunião de Conferência Pessoal

          
1    Faça uma das seguintes ações no Microsoft Outlook:
  • Selecione Agendar reunião na barra de ferramentas WebEx.
  • Selecione Novos itens > Reunião ou Compromisso ou, no calendário do Outlook, selecione Nova reunião ou Novo compromisso. Quando a janela da reunião ou do compromisso abrir, clique em Adicionar sala pessoal.
2    Clique em Adicionar reunião de conferência pessoal na barra de ferramentas WebEx.
3    Faça o seguinte para especificar as informações gerais da reunião:
  • Digite um tópico para a reunião no campo Assunto.
  • Nas listas Hora de início e Hora de término, especifique as horas de início e de término da reunião, respectivamente.
  • (Opcional) Para especificar um padrão recorrente para a sua reunião, selecione Recorrência e, em seguida, selecione opções de recorrência. Para informações sobre as diferenças entre os padrões de recorrência do WebEx e do Microsoft Outlook, consulte Limitação do padrão de recorrência da integração WebEx com o Outlook.

  • (Opcional) Especifique outras opções que o Microsoft Outlook oferece, como uma notificação de reunião.
4    Insira na caixa Para o nome ou endereço de e-mail das pessoas a serem convidadas para a reunião.     
Nota      

Se tiver selecionado Compromisso para agendar a sua reunião, selecione Assistente de Agendamento para visualizar a caixa Para.

          
5    Caso a aba Conta da caixa de diálogo das Configurações WebEx seja exibida, digite a informação necessária e então selecione OK.     

A caixa de diálogo das Configurações WebEx é exibida. Se você estiver agendando a reunião para outro organizador, a mensagem ”;Você está agendando para [nome do organizador]”; indicará isso na caixa de diálogo Configurações WebEx.

     
6    Especifique configurações de reunião WebEx e, então, selecione OK. Para obter detalhes, consulte Configuração das ferramentas de produtividade WebEx.
7    Clique em Enviar para enviar os convites aa reunião para as pessoas que tiver convidado.

Editar uma reunião agendada

  

Após agendar uma reunião usando a Integração WebEx com o Outlook, você pode usar o Outlook para editá-la a qualquer momento. Por exemplo, você pode alterar a hora de início, especificar uma nova senha, escolher uma opção de conexão de áudio diferente, etc.

    

Ao editar uma reunião agendada, a integração com o Outlook envia um convite por e-mail atualizado para todos convidados que você tenha convidado para reunião e também atualiza as informações da reunião no seu site WebEx.

    

Nota


    

Se você reagendar uma única ocorrência de reunião WebEx recorrente usando o Microsoft Outlook, as alterações serão exibidas também no seu site WebEx.

    
   
      
1    No seu calendário do Microsoft Outlook, abra o item da reunião agendada.
2    Para editar informações da reunião ou alterar opções na barra de ferramentas ou na aba Compromisso, faça o seguinte:          
  • Para alterar as configurações de reunião WebEx, selecione Alterar configurações.

     

  • Para adicionar ou alterar um padrão de recorrência, selecione Recorrência.      

     

  • Para editar o texto na mensagem por e-mail do convite da reunião, faça-o na aba Compromisso.

     

     
3    Faça uma das ações seguintes, conforme apropriado:
  • Para enviar o convite de reunião atualizado para participantes convidados e salvar a reunião atualizada no seu calendário do Outlook, selecione Enviar atualização.

  • Para salvar a reunião atualizada no seu calendário do Outlook, selecione Salvar e Fechar.

Cancelar uma reunião agendada

Se você agendar uma reunião usando a integração com o Outlook, você pode cancelar a reunião no Outlook.

Você pode usar o botão cancelar uma reunião WebEx, cancelar uma Sala Pessoal ou cancelar uma reunião de Conferência Pessoal na barra de ferramentas do WebEx no Outlook para cancelar e remover as informações do WebEx da reunião ou do compromisso do Outlook. Você pode querer fazer isso se estiver alterando o tipo de reunião WebEx; por exemplo, se você originalmente tiver agendado uma reunião WebEx e quiser alterá-la para uma reunião de sala pessoal.


Nota


    
  • Se você cancelar uma reunião WebEx usando seu site WebEx, suas alterações não serão exibidas no Microsoft Outlook. Por exemplo, se você cancelar a reunião usando seu site, a reunião não será cancelada no calendário do Outlook. Portanto, recomendamos que você utilize apenas o Outlook para cancelar uma reunião. Editar uma reunião que foi agendada pelo Outlook usando seu site WebEx não é uma opção.

     

  • Se você cancelar uma única ocorrência de reunião WebEx recorrente usando o Microsoft Outlook, as alterações serão exibidas também no seu site WebEx.

     

  • Se você salvar a reunião ou compromisso após usar um destes botões de cancelamento e não adicionar outra reunião WebEx, uma reunião de sala pessoal ou reunião de conferência pessoal, ela se torna uma reunião regular do Microsoft Outlook sem informações WebEx.

     

    

Você também pode cancelar uma reunião no calendário do Microsoft Outlook conforme descrito abaixo.

       
1    No seu calendário do Microsoft Outlook, abra o item da reunião agendada.
2    Selecione Cancelar reunião.
3    Selecione Sim na mensagem de confirmação.
4    Selecione Enviar cancelamento.

Limitação do padrão de recorrência na integração WebEx com o Outlook

A tabela a seguir mostra as diferenças entre os padrões de recorrência do Microsoft Outlook e do WebEx.

 
                    
Tabela 1 Reuniões WebEx
       

Tipo       

       
       

Opção do Outlook       

       
       

Convertido para a opção Reunião WebEx       

       
       

Semanalmente       

       
       

A cada [X] semanas em: [Domingo, Segunda, Terça, Quarta,         Quinta, Sexta, Sábado]       

       

Para eventos do Event Center e sessões de treinamento do Training Center:

Toda semana em: [Domingo, Segunda, Terça, Quarta, Quinta, Sexta, Sábado]

Se você agendar uma reunião que se repete a cada X semanas, onde X é maior que 1, no Microsoft Outlook, a reunião será agendada no Outlook conforme especificado, mas será exibida como uma reunião semanal no site WebEx.

O início da semana sempre aponta para o valor padrão Domingo. A personalização não é suportada, por isso, se você alterar o início da semana para um dia diferente, o início da semana não será sincronizado com o site WebEx.

       

Mensalmente       

       

O [primeiro, segundo, terceiro, quarto, último] dia não tem suporte para todos os meses

       

Não tem suporte       

                    
       

O [primeiro, segundo, terceiro, quarto, último] dia de semana ou dia do fim-de-semana       

       
       

Não tem suporte       

       
       

Anualmente       

       
                    

[primeiro, segundo, terceiro, quarto, último] [dia, dia de semana, dia do fim de semana] de [Janeiro....Dezembro]       

       
                    

Não tem suporte.       

       
 
                                
Tabela 2 Reuniões de Conferência Pessoal WebEx
       

Tipo       

       
       

Opção do Outlook       

       
       

Convertido para a opção de reunião de Conferência Pessoal WebEx

       
       

Mensalmente              

       
       

Dia [X] a cada [Y] meses

       

Dia [X] de cada mês.

O [primeiro, segundo, terceiro, quarto, último] dia de semana ou dia do fim-de-semana

Não tem suporte       

       

Anualmente

       

A cada [Janeiro....Dezembro] [1,...31]

       

Não tem suporte       

                    
       

[primeiro, segundo, terceiro, quarto, último] [dia, dia de semana, dia do fim de semana] de [Janeiro....Dezembro]       

       
       

Não tem suporte       

       

[primeiro, segundo, terceiro, quarto, último] [domingo, não tem suporte. segunda-feira, terça-feira, quarta-feira, quinta-feira, sexta-feira, Sábado] de [Janeiro.... Dezembro]

Não tem suporte       

Data de término

              

Sem data de término.

Se o período de tempo for mais longo que um ano, ele é convertido para um ano.

Terminar após [X] ocorrências.

Se o período de tempo for mais longo que um ano, ele é convertido para um ano.

                    

Termina em [date input]

       
                    

Se o período de tempo for mais longo que um ano, ele é convertido para um ano.

       
 

Attachments

    Outcomes