Planificar una reunión

Document created by Cisco Localization Team on Oct 17, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Aug 7, 2017
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Descripción general sobre Planificar una reunión

Puede planificar una reunión de WebEx con el planificador avanzado o con el rápido.

  •  

    Si dispone de poco tiempo, utilice el planificador rápido. Introduzca algunos detalles y listo.

      

  •  

    Si busca más opciones de reunión, como seguridad o asignar privilegios, utilice el planificador avanzado y añada el nivel de detalle que desee.

      


Nota


Puede cambiar en cualquier momento del planificador avanzado al rápido y viceversa. Además, toda la información que introduzca se guarda en el otro planificador.


Elegir el nivel de seguridad de una reunión planificada

Puede aumentar la protección de una reunión de distintas maneras.

  • En la página Información necesaria del planificador avanzado y del planificador rápido, establezca una contraseña para unirse. Puede aceptar la que genera el sistema o crear una nueva.

      



      

    Según la configuración del sitio, se puede requerir una contraseña.

     

  • En la página Información necesaria del planificador avanzado, rechace la opción de anotar la reunión en el calendario de reuniones.

      



      

    Para unirse a una reunión que no aparezca en el calendario, los asistentes deberán facilitar el número de reunión único que el organizador haya proporcionado. Este número no aparece en el sitio de WebEx.

     

  • No incluir la contraseña de la reunión en las invitaciones por correo electrónico:

     

    • En la página Invitar a asistentes del planificador avanzado, seleccione Excluir contraseña de la invitación por correo electrónico.

        



  • Solicitar a los asistentes que inicien sesión:

     

    •  

      En la página Invitar a asistentes del planificador avanzado, seleccione Requerir que los asistentes dispongan de una cuenta en este sitio para unirse a esta reunión.

        



        
    • Para unirse a la reunión, cada asistente debe disponer de una cuenta en el sitio de WebEx.

       

Planificar una reunión con el Planificador rápido

       
1    Inicie sesión en el sitio de WebEx.
2    Vaya a Organizar una reunión > Planificar una reunión.
3    Si visualiza el planificador avanzado, seleccione el Planificador rápido.
4    Introduzca la información de la reunión y seleccione Iniciar o Planificar. Aparecerá la página Reunión planificada, que confirma que la reunión se ha planificado. También recibirá un correo electrónico con información sobre la reunión.

Planificar una reunión con el Planificador avanzado

        
1    Inicie sesión en el sitio de WebEx.
2    Vaya a Organizar una reunión > Planificar una reunión.
3    Si visualiza el planificador rápido, seleccione el Planificador avanzado.
4    Siga las indicaciones para introducir información sobre la reunión y seleccione Siguiente para pasar a la siguiente página.  
Nota        

Si tiene la versión WBS31 de WebEx Meeting Center, puede solicitar a los asistentes que inicien sesión con la autenticación de inicio de sesión único para unirse a la reunión. Puede restringir el acceso a la reunión solo a asistentes invitados.

  
  
5    En la página Revisión, compruebe la información de la reunión y seleccione Iniciar o Planificar. Aparecerá la página Reunión planificada, que confirma que la reunión se ha planificado. También recibirá un correo electrónico con información sobre la reunión.

Permitir que otro usuario planifique reuniones en su nombre

Si otra persona planifica una reunión con usted, esta aparecerá en su lista de reuniones. Puede iniciar y organizar la reunión como si la hubiese planificado usted mismo.

       
1    Inicie sesión en el sitio de WebEx.
2    Vaya a Mi WebEx > Preferencias.
3    En Opciones de planificación, introduzca la dirección de correo electrónico del organizador en la sección Permiso de planificación.
4    Seleccione Guardar.

Referencia rápida del planificador

   

En la siguiente tabla, se describen los elementos del planificador avanzado que pueden requerir una explicación más amplia.   

     
                                                    
       

Opción

       
       

Description       

       

Contraseña de la reunión.               

        

Confirmar contraseña       

Se solicita a los participantes que introduzcan la contraseña que usted especificó para entrar en la reunión. Cada participante que invite a la reunión recibirá un mensaje de invitación por correo electrónico que incluye la contraseña, a menos que usted solicite que las contraseñas no aparezcan en las invitaciones por correo electrónico. Es posible que la configuración de su sitio le solicite que incluya una contraseña de reunión. Puede aceptar la que genera el sistema o crear una nueva.

        

Una contraseña puede contener como máximo 16 caracteres y no puede incluir espacios ni ninguno de los siguientes caracteres: \ ` “ / & < > = [ ].

        

Códigos de seguimiento               

Identificar su departamento, su proyecto u otra información que su organización desee asociar a sus reuniones. Estos códigos pueden ser opcionales u obligatorios, en función de la configuración definida por el administrador del sitio.       

               
       

Los asistentes pueden unirse [x] minutos antes de la hora de inicio               

       
       

Permitir que los asistentes se unan a la reunión un determinado número de minutos antes de la hora de inicio.       

Nota      

Si desactiva esta casilla o define la opción como 0 minutos, inicie la reunión antes de que los asistentes puedan unirse.

              
       

Los asistentes también pueden conectarse a la audioconferencia               

       
       

Si permite que los asistentes se unan a una reunión antes de la hora de inicio planificada, también puede permitir que se unan a una audioconferencia de WebEx antes del comienzo de la reunión.       

        

Configure la audioconferencia de WebEx en la página siguiente.

       
       

Periodicidad               

       
              

Ninguno: especifica que la reunión no se repetirá.       

        

Diaria: la reunión se repite todos los días hasta la fecha de finalización que seleccione.       

        
  • Cada [x] días: la reunión se repite cuando transcurra el número de días especificado.

     

  • Cada día de la semana: repite la reunión cada día, de lunes a viernes.

     

        

Semanal: la reunión se repite cuando transcurra el número de semanas especificado hasta la fecha de finalización que seleccione.

        
  • Cada [x] semana(s) en: especifica el día de la semana en el que se repetirá la reunión y el número de semanas que transcurrirán antes de que se repita.

     

  • Domingo-sábado: especifica el día que se repetirá la reunión. Puede seleccionar más de un día.

     

        

Mensual: la reunión se repite todos los meses hasta la fecha de finalización que seleccione.

        
  • Día [x] de cada [x] mes(es): especifica el día concreto del mes en el que se repetirá la reunión y el número de meses que transcurrirán antes de que se repita.

     

  • [x] [x] de cada [x] mes(es): especifica la semana y el día de la semana en los que se repetirá la reunión y el número de meses que transcurrirán antes de que se repita.

     

        

Anual: repite la reunión todos los años hasta la fecha de finalización que seleccione.       

        
  • Cada [mes] [fecha]: especifica el mes y la fecha en los que se repetirá la reunión todos los años.

     

  • [x] [día] de [mes]: especifica la semana, el día de la semana y el mes en los que se repetirá la reunión todos los años.

     

       

Seleccionar tipo de conferencia

Audio de WebEx

Especificar que la reunión incluye una audioconferencia integrada. El servicio de audio de WebEx (modo híbrido) ofrece flexibilidad para que los asistentes se conecten al audio con su ordenador o su teléfono.

Otro servicio de teleconferencia

Especificar que la reunión incluye una audioconferencia proporcionada por otro servicio. Introduzca cualquier instrucción necesaria para unirse a la conferencia. Las instrucciones aparecerán en los siguientes lugares:

         
  •           

    La página Información de la reunión de su sitio de WebEx

              

  •           

    La invitación enviada por correo electrónico

              

  •           

    La pestaña Información de la ventana Reunión

              

  •           

    El cuadro de diálogo Conectarse al audio de la ventana de reunión de los participantes.

              

Utilizar únicamente VoIP

Especificar si desea configurar una conferencia de VoIP integrada para la reunión.

Asistentes      

Puede designar uno o varios asistentes como organizadores alternativos. Los organizadores alternativos pueden iniciar la reunión y actuar como el organizador. Un organizador alternativo debe tener una cuenta de usuario en el sitio Web de Meeting Center.

Como alternativa, puede permitir que cualquier usuario con cuenta de organizador de su sitio web de Meeting Center sea organizador alternativo de sus reuniones.

Solicitar que los asistentes comprueben los reproductores de archivos multimedia enriquecidos antes de unirse a la reunión

Solicite que los asistentes comprueben si Flash Player y Windows Media Player están instalados en sus ordenadores.

Agenda               

Definir el orden del día de la reunión. Puede escribir un máximo de 2500 caracteres, incluyendo espacios y signos de puntuación. La agenda aparece en la página Información de la reunión de su sitio WebEx.

Compartir automáticamente una presentación o un documento cuando el participante se una a la reunión

Seleccionar una presentación o un documento para compartir automáticamente cuando un participante se una a la reunión. Esta opción es de utilidad si permite que los asistentes se unan a la reunión antes que el organizador.

El archivo que seleccione debe estar en formato universal de comunicaciones (UCF) y ubicarse en sus carpetas personales del sitio de WebEx.

Iniciar automáticamente               

Las diapositivas de la presentación o las páginas del documento se muestran automáticamente en el visor de contenido.

        
  • Seleccione esta opción únicamente si la presentación o el documento contienen varias diapositivas o páginas.

     

  • No seleccione esta opción si la presentación o el documento contiene archivos multimedia UCF.

     

Reproducción continua: solo está disponible si selecciona Iniciar automáticamente. Especifica que la presentación o el documento compartidos se reinicien al terminar, y que las páginas avancen automáticamente.        

         

Avanzar página cada [x] segundos: solo está disponible si selecciona Iniciar automáticamente. Permite seleccionar la frecuencia con la que avanzan automáticamente las diapositivas o las páginas.        

        

Permitir que los participantes controlen el archivo: permite que los participantes se desplacen por la presentación o el documento de manera independiente en sus visores de contenido. Las diapositivas o las páginas no avanzan automáticamente.       

        

Seleccione esta opción si la presentación o el documento contienen únicamente una diapositiva o una página, o si contienen algún objeto multimedia enriquecido UCF, como objetos de audio o de vídeo.       

Vídeo       

Especificar que las opciones de vídeo estén disponibles en la ventana Reunión durante la reunión.       

        

Activar vídeo de alta calidad: el vídeo puede tener una resolución máxima de 360 p (640 x 360). No obstante, la calidad del vídeo que pueden enviar y recibir los participantes depende de la cámara web y de la capacidad del ordenador de cada uno, y de la velocidad de la red.       

        

Activar vídeo de alta definición: permite que los participantes envíen o reciban vídeo HD con una resolución de hasta 720 p. No obstante, la calidad del vídeo que pueden enviar y recibir los participantes depende de la cámara web y de la capacidad del ordenador de cada uno, y de la velocidad de la red.       

        

Ver miniaturas de vídeo: permite que los participantes cambien de ver la lista de participantes a miniaturas de vídeo de los participantes. Si se desactiva esta opción, los participantes verán únicamente el vídeo del orador activo y sus vistas propias.

Activar los subtítulos       

Permitir que un participante (el creador de subtítulos) transcriba notas durante la reunión. La incorporación de subtítulos resulta útil si asisten a la reunión participantes con problemas auditivos. De forma predeterminada, el organizador es el creador de subtítulos, pero puede designar a otro participante para esta tarea durante la reunión. El Gestor de reuniones publica los subtítulos en la ventana Reunión de todos los participantes una vez que el creador de los subtítulos pulsa la tecla Intro en el teclado. Por tanto, las notas se publican línea a línea. El organizador puede enviar la transcripción de los subtítulos a los participantes en cualquier momento.

Activar archivos multimedia enriquecidos UCF para los asistentes       

Permitir que los asistentes compartan archivos multimedia en formato universal de comunicaciones (UCF) durante la reunión, ya sea en una presentación multimedia UCF o como archivos multimedia UCF independientes. Si el organizador de la reunión es también el presentador, siempre podrá compartir archivos multimedia UCF, independientemente de si ha seleccionado o no esta casilla de verificación.

Nota      

Las opciones de alerta únicamente proceden si selecciona una teleconferencia integrada en la página Teleconferencia del Planificador avanzado.

        

Anotar              

Añadir notas en los documentos o las presentaciones compartidos, o escribir y dibujar en las pizarras compartidas que aparecen en sus visores de contenido con la barra de herramientas que hay sobre el visor. Los participantes pueden ver las anotaciones de los demás.      

Contactar con el operador por privado      

Marcar 00 en cualquier momento durante una teleconferencia para ponerse en contacto con el operador del servicio de teleconferencia.      

Solo está disponible si el sitio incluye la opción de operador privado.      

    

Descripción general de la asignación de organizadores alternativos de una reunión planificada o de sala personal

Descripción general

   

Un organizador alternativo es un usuario con permiso para organizar reuniones planificadas o reuniones de sala personal cuando no puede hacerlo usted mismo. Si no puede asistir a una de sus reuniones planificadas o de sala personal, un organizador alternativo puede desempeñar la función de organizador en su lugar. El organizador alternativo puede iniciar, gestionar y grabar la reunión.

  

Por este motivo, puede asignar la función de organizador alternativo a un usuario únicamente si este ya dispone de una cuenta de organizador de su sitio de WebEx.

  

Nota


 

Un organizador alternativo no puede iniciar una reunión en un sistema Cisco TelePresence ni en otro sistema de vídeo.

  
  

Grabación

   

Un organizador alternativo puede grabar la reunión, pero, dado que usted es el organizador real, la grabación aparecerá en su lista de grabaciones. Recibirá un correo electrónico de notificación con el enlace a la grabación cuando esté disponible.

  

Varios organizadores alternativos

   

Si ha designado dos o más personas como organizadores alternativos y no ha iniciado la reunión, el primero en unirse a esta puede realizar lo siguiente:

  
  •  

    Iniciar la reunión de forma automática.

      

  •  

    Asumir la función de organizador.

      

  

Cualquier organizador alternativo que se una a la reunión después del primero se convierte en un participante como cualquier otro y no dispone de privilegios de organizador. Si usted se une a la reunión más tarde, después de que un organizador alternativo la haya iniciado, se le devolverá la función de organizador automáticamente.

  

Reuniones planificadas

   

Puede asignar la función de organizador alternativo de una reunión planificada a un usuario mediante las opciones del planificador de su sitio de WebEx. Para añadir uno o varios organizadores alternativos a la reunión, tiene estas opciones:

  
  •  

    Especificar organizadores alternativos individuales. Para ello, escriba sus nombres o direcciones de correo electrónico.

      

  •  

    Permitir que cualquier usuario con una cuenta de organizador de su sitio organice reuniones.

      

  

Puede designar organizadores alternativos para una sola reunión o para una serie de reuniones periódicas.

  

Si planifica las reuniones con las herramientas de productividad de WebEx en Microsoft Outlook, también puede añadir uno o varios organizadores alternativos a la reunión, pero no puede permitir que todos los usuarios con una cuenta de organizador se conviertan en organizadores alternativos de la reunión.

  

Cuando se asigna a un usuario la función de organizador alternativo para una reunión planificada, se le comunica en la invitación por correo electrónico.

    

Reuniones de sala personal

   

Puede asignar la función de organizador alternativo de todas las reuniones de sala personal a un usuario configurando las preferencias del organizador alternativo en Mi WebEx > Preferencias > Mi sala personal. Puede añadir uno o varios organizadores alternativos para las reuniones de sala personal de las siguientes formas:

  
  •  

    Especificar organizadores alternativos individuales. Para ello, escriba sus nombres o direcciones de correo electrónico.

      

  •  

    Permitir que cualquier usuario con una cuenta de organizador de su sitio organice reuniones de sala personal.

      

  

Esta configuración se aplica a todas las reuniones de sala personal instantáneas y todas las reuniones de la sala personal planificadas.

  

Cuando se asigna a un usuario la función de organizador alternativo para una reunión de sala personal, se indica dicha información en la página Sala personal.

  

Nota


 

Si asigna la función de organizador alternativo a un usuario que ya se encuentra en la sala de espera de su sala personal, se produce lo siguiente:

  
  •  

    Si la persona ha iniciado sesión, el organizador alternativo inicia automáticamente una reunión en su sala personal si no lo ha hecho usted.

      

  •  

    Si no ha iniciado sesión, se solicita al organizador alternativo que lo haga antes de empezar la reunión.

      

  
  
 

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