Planificación de una reunión con Microsoft Outlook en Windows (WBS30)

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Planificar una reunión: introducción

Al planificar una reunión en línea con la integración de WebEx con Outlook y enviar las invitaciones de la reunión, debe tener en cuenta lo siguiente:

  • La integración de WebEx con Outlook proporciona opciones básicas para planificar una reunión. Es posible que algunas opciones que aparecen en el sitio de WebEx no estén disponibles en la integración de WebEx con Outlook.

     

  • La integración de WebEx con Outlook no permite utilizar todas las opciones de repetición disponibles en Microsoft Outlook.

     

  • En cualquier invitación a una reunión que envíe con Microsoft Outlook, la hora de inicio de la reunión aparecerá en la zona horaria configurada en su ordenador y podrá no coincidir con la hora establecida en las preferencias del sitio de WebEx.

     

Planificación de una reunión de WebEx

             
1    Realice una de las acciones siguientes en Microsoft Outlook:
  • Seleccione Planificar una reunión en la barra de herramientas de Outlook.
  • Seleccione Nuevos elementos > Reunión o Cita, o bien las opciones Nueva reunión o Nueva cita que encontrará en el calendario de Outlook.
 
Nota      

Si su sitio de WebEx es compatible con la nube de Collaboration Meeting Rooms (CMR), al planificar una reunión de WebEx, esta se convierte también en una reunión CMR e incluye información para que los invitados puedan unirse con aplicaciones y sistemas de videoconferencia.

2    Realice los pasos siguientes para especificar la información general de la reunión:
  • Escriba un tema para la reunión en el cuadro Asunto.
  • En las listas Hora de inicio y Hora de finalización, especifique la hora de inicio y de finalización de la reunión respectivamente.
  • (Opcional) Para especificar un patrón de repetición para la reunión, seleccione Periodicidad y seleccione las opciones de repetición. Para obtener información sobre las diferencias entre los patrones de repetición de WebEx y Microsoft Outlook, consulte Limitación del patrón de repetición de la integración de WebEx con Outlook.

  • (Opcional) Seleccione Salas o Planificación de asistente > Agregar salas  para planificar un sala de TelePresence y permitir a los usuarios que se unan mediante un dispositivo de TelePresence.

  • (Opcional) También puede especificar otras opciones disponibles en Microsoft Outlook, como la notificación de reunión.
3    Introduzca los nombres o direcciones de correo electrónico de los invitados a la reunión en el cuadro Para.
Nota      

Si selecciona Cita para planificar la reunión, seleccione Planificación de asistente para ver el cuadro Para.

4    Seleccione Añadir reunión de WebEx. Se mostrará el panel Opciones de reunión.
5    (Opcional) En la sección Información de la reunión, podrá modificar las opciones generales de la reunión.
6    (Opcional) Seleccione la pestaña Audio y seguimiento para elegir el tipo de conexión de audio y las opciones relacionadas.
7    (Opcional) Seleccione la pestaña Registro para elegir si los asistentes tienen que registrarse o no antes de la reunión.
8    (Opcional) Seleccione la pestaña Recursos para especificar las siguientes opciones:
  • Seleccione la pestaña Información de la reunión para que aparezca en la ventana de la reunión.
  • Seleccione uno o varios asistentes para que sean los organizadores alternativos de la reunión. El organizador alternativo es aquella persona que cuenta con los permisos para iniciar y organizar su reunión cuando usted no puede asistir personalmente. Para obtener más información, consulte https://help.webex.com/docs/DOC-10607.
  • Especifique la presentación que desee cargar para que se reproduzca automáticamente antes de unirse a la reunión y los asistentes la vean.
9    Seleccione Aceptar.
10    Seleccione Enviar para enviar las invitaciones por correo electrónico a la reunión a las personas que haya invitado.

Planificación de una reunión de sala personal

Cuando planifica una reunión de sala personal, esta tiene lugar en su sala personal y el enlace para unirse a ella es la URL de dicha sala.

       
1    Para iniciar una reunión de sala personal, realice una de las siguientes acciones:
  • Seleccione Nuevos elementos > Reunión o Cita, o bien las opciones Nueva reunión o Nueva cita que encontrará en el calendario de Outlook. Cuando se abra la ventana Reunión o Cita, seleccione Añadir sala personal.
  • Seleccione Planificar una reunión > Planificar una reunión de sala personal.
 
Nota      

Si su sitio de WebEx es compatible con la nube de Collaboration Meeting Rooms (CMR), al planificar una reunión de WebEx, esta se convierte también en una reunión CMR e incluye información para que los invitados puedan unirse con aplicaciones y sistemas de videoconferencia.

2    Realice los pasos siguientes para especificar la información general de la reunión:
  • Escriba un tema para la reunión en el cuadro Asunto.
  • En las listas Hora de inicio y Hora de finalización, especifique la hora de inicio y de finalización de la reunión respectivamente.
  • (Opcional) Para especificar un patrón de repetición para la reunión, seleccione Periodicidad y seleccione las opciones de repetición. Para obtener información sobre las diferencias entre los patrones de repetición de WebEx y Microsoft Outlook, consulte Limitación del patrón de repetición de la integración de WebEx con Outlook.

  • (Opcional) Seleccione Añadir sala para establecer una sala de TelePresence como un recurso de la sala que permita a los usuarios unirse desde un dispositivo de TelePresence.

  • (Opcional) También puede especificar otras opciones disponibles en Microsoft Outlook, como la notificación de reunión.
3    Introduzca los nombres o direcciones de correo electrónico de los invitados a la reunión en el cuadro Para.
Nota      

Si ha seleccionado Cita para planificar la reunión, seleccione Planificación de asistente para ver el cuadro Para.

4    Seleccione Enviar para enviar las invitaciones por correo electrónico a la reunión a las personas que haya invitado.

Planificación de una reunión de conferencia personal

          
1    Realice una de las acciones siguientes en Microsoft Outlook:
  • Seleccione Planificar una reunión en la barra de herramientas de WebEx.
  • Seleccione Nuevos elementos > Reunión o Cita, o bien las opciones Nueva reunión o Nueva cita que encontrará en el calendario de Outlook. Cuando se abra la ventana Reunión o Cita, seleccione Añadir sala personal.
2    Seleccione Añadir reunión de conferencia personal en la barra de herramientas de WebEx.
3    Realice los pasos siguientes para especificar la información general de la reunión:
  • Escriba un tema para la reunión en el cuadro Asunto.
  • En las listas Hora de inicio y Hora de finalización, especifique la hora de inicio y de finalización de la reunión respectivamente.
  • (Opcional) Para especificar un patrón de repetición para la reunión, seleccione Periodicidad y seleccione las opciones de repetición. Para obtener información sobre las diferencias entre los patrones de repetición de WebEx y Microsoft Outlook, consulte Limitación del patrón de repetición de la integración de WebEx con Outlook.

  • (Opcional) También puede especificar otras opciones disponibles en Microsoft Outlook, como la notificación de reunión.
4    Introduzca los nombres o direcciones de correo electrónico en el cuadro Para para invitar a los asistentes a la reunión.     
Nota      

Si ha seleccionado Cita para planificar la reunión, seleccione Planificación de asistente para ver el cuadro Para.

          
5    Si aparece la pestaña Cuenta del cuadro de diálogo Configuración de WebEx, escriba la información solicitada y, a continuación, seleccione Aceptar.     

Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración de WebEx. Si está planificando la reunión para otro organizador, en el cuadro de diálogo Configuración de WebEx se mostrará el mensaje “Está planificando para [nombre del organizador]”.

     
6    Especifique la configuración de la reunión de WebEx y, a continuación, seleccione Aceptar. Para obtener más información, consulte Configuración de las herramientas de productividad de WebEx.
7    Seleccione Enviar para enviar las invitaciones por correo electrónico a la reunión a las personas que haya invitado.

Editar una reunión planificada

  

Cuando planifique una reunión mediante la integración de WebEx con Outlook, podrá utilizar Outlook para editarla en cualquier momento. Por ejemplo, podrá cambiar la hora de inicio, especificar una nueva contraseña, elegir una opción de conexión de audio diferente, etc.

    

Cuando edita una reunión planificada, a través de la integración con Outlook se envía una invitación actualizada a la reunión a todos aquellos asistentes invitados y, además, se actualiza la información de la reunión en el sitio de WebEx.

    

Nota


    

Si vuelve a planificar una única repetición de una reunión periódica de WebEx con Microsoft Outlook, los cambios aparecerán solo en el sitio de WebEx.

    
   
      
1    En el calendario de Microsoft Outlook, abra el elemento de la reunión planificada.
2    Para editar la información de la reunión o cambiar las opciones tanto en la barra de herramientas como en la pestaña Cita, realice las siguientes acciones:          
  • Para cambiar la configuración de la reunión de WebEx, seleccione Cambiar configuración.

     

  • Para agregar o modificar un patrón de repetición, seleccione Periodicidad.      

     

  • Para editar el texto del mensaje de invitación a la reunión por correo electrónico, vaya a la pestaña Cita.

     

     
3    Realizar una de estas acciones, según corresponda:
  • Para enviar la invitación a la reunión actualizada a los asistentes invitados y guardar la reunión actualizada en el calendario de Outlook, seleccione Enviar actualización.

  • Para guardar la reunión actualizada en el calendario de Outlook, seleccione Guardar y cerrar.

Cancelar una reunión planificada

Si planifica una reunión utilizando Integración con Outlook, puede cancelar la reunión en Outlook.

Puede utilizar los botones Cancelar reunión de WebEx, Cancelar reunión de sala personal o Cancelar reunión de conferencia personal de la barra de herramientas de WebEx en Outlook para cancelar y quitar la información de WebEx de la reunión o cita de Outlook. Esto le podrá servir siempre que quiera cambiar el tipo de reunión de WebEx; por ejemplo, si originalmente ha planificado una reunión de WebEx y desea cambiarla por una reunión de sala personal.


Nota


    
  • Si cancela una reunión de WebEx mediante el sitio de WebEx, los cambios no aparecerán en Microsoft Outlook. Por ejemplo, si cancela la reunión a través de su sitio, la reunión no se cancelará en el calendario de Outlook. Por lo tanto, le recomendamos que solo utilice Outlook para cancelar una reunión. No se puede editar en el sitio de WebEx una reunión planificada con Outlook.

     

  • Si cancela una única repetición de una reunión periódica de WebEx con Microsoft Outlook, los cambios aparecerán solo en el sitio de WebEx.

     

  • Si guarda la reunión o la cita tras usar uno de dichos botones de cancelación y no ha agregado otra reunión de WebEx, de sala personal o de conferencia personal, aquella se convertirá en una reunión periódica de Microsoft Outlook sin la información de WebEx.

     

    

También puede cancelar una reunión a través del calendario de Microsoft Outlook, tal y como se describe a continuación.

       
1    En el calendario de Microsoft Outlook, abra el elemento de la reunión planificada.
2    Seleccione Cancelar reunión.
3    Seleccione en el mensaje de confirmación.
4    Seleccione Enviar cancelación.

Limitación del patrón de repetición de la integración de WebEx con Outlook

La tabla siguiente muestra las diferencias entre los patrones de repetición de WebEx y Microsoft Outlook.

 
                    
Tabla 1: Reuniones de WebEx
       

Tipo       

       
       

Opción Outlook       

       
       

Equivalencia con WebEx       

       
       

Semanal       

       
       

Cada [x] semanas el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado]       

       

Para eventos de Event Center y sesiones de formación de Training Center:

Cada semana el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado]

Si planifica una reunión que se repita cada X semanas, donde la X tiene un valor superior a 1, en Microsoft Outlook, la reunión se planifica según lo especificado en Outlook, pero en cambio aparece como una reunión semanal en su sitio de WebEx.

El inicio de la semana siempre apunta al valor predeterminado de domingo. La personalización no es compatible, de forma que si cambia el inicio de la semana por un día diferente, el inicio de la semana no se sincroniza con el sitio de WebEx.

       

Mensual       

       

El [primer, segundo, tercer, cuarto, último] día no admitido de cada mes

       

No admitido.       

                    
       

El [primer, segundo, tercer, cuarto, último] día de cada semana o fin de semana       

       
       

No admitido.       

       
       

Anual       

       
                    

El [primer, segundo, tercer, cuarto, último] [día, día laborable, día de fin de semana] de [Enero....Diciembre]       

       
                    

No admitido.       

       
 
                                
Tabla 2: Reuniones de conferencia personal de WebEx
       

Tipo       

       
       

Opción Outlook       

       
       

Opción Convertido a reunión de Conferencia personal de WebEx

       
       

Mensual              

       
       

Día [X] de cada [y] meses

       

Día [X] de cada mes.

El [primer, segundo, tercer, cuarto, último] día de cada semana o fin de semana

No admitido.       

       

Anual

       

Cada [1,....31] de [enero....diciembre]

       

No admitido.       

                    
       

El [primer, segundo, tercer, cuarto, último] [día, día laborable, día de fin de semana] de [Enero....Diciembre]       

       
       

No admitido.       

       

[primer, segundo, tercer, cuarto, último] [domingo, no admitido. lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado] de [Enero....Diciembre]

No admitido.       

Fecha de finalización:

              

Sin fecha de finalización.

Si el período de tiempo es superior a un año, se convierte en un año.

Finalizar tras [x] ocurrencias.

Si el período de tiempo es superior a un año, se convierte en un año.

                    

Finalizar el [entrada de fecha]

       
                    

Si el período de tiempo es superior a un año, se convierte en un año.

       
 

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