在 Windows 版 Microsoft Outlook 中排定會議(WBS30)

Document created by Cisco Localization Team on Oct 14, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Dec 8, 2016
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排定會議概觀

若要使用「WebEx 與 Outlook 之整合」排定線上會議並傳送會議邀請,請注意以下資訊:

  • 「WebEx 與 Outlook 之整合」提供了用於排定會議的基本選項。 某些出現在您的 WebEx 網站上的選項可能在「WebEx 與 Outlook 之整合」中不可用。

     

  • 「WebEx 與 Outlook 之整合」並不支援在 Microsoft Outlook 中可用的所有重複選項。

     

  • 在您從 Microsoft Outlook 傳送的任何會議邀請中,會議的開始時間都以您電腦上設定的時區顯示,並且可能與您在 WebEx 網站上設定的時區喜好設定不符。

     

排定 WebEx 會議

             
1    在 Microsoft Outlook 中執行以下操作之一:
  • 選取 Outlook 工具列上的排定會議
  • 選取新項目 > 會議約會,或從 Outlook 行事歷選取新會議新約會
 
附註      

如果您的 WebEx 網站支援協作會議室(CMR)雲端,那麼排定的 WebEx 會議也是 CMR 會議,且包含允許受邀者從視訊會議系統和應用程式加入會議的資訊。

2    執行以下操作來指定一般會議資訊:
  • 主旨方塊中鍵入會議主題。
  • 開始時間結束時間清單中,分別指定會議的開始時間和結束時間。
  • (可選)若要為會議指定重複模式,選取週期性,然後選取重複選項。 有關 WebEx 與 Microsoft Outlook 之間重複模式的差異的資訊,請參閱「WebEx 與 Outlook 之整合」的重複模式限制

  • (可選)選取會議室或選取排程小幫手 > 新增會議室以預約允許使用者從 TelePresence 裝置加入的 TelePresence 會議室。

  • (可選)指定 Microsoft Outlook 提供的其它選項,譬如會議通知。
3    收件者方塊中輸入受邀加入會議的人員的姓名或電子郵件地址。
附註      

如果您已選取約會來排定會議,請選取排程小幫手以檢視收件者方塊。

4    選取新增 WebEx 會議 出現「會議選項」面板。
5    (可選)在會議資訊部分下,您可以對一般會議選項進行變更。
6    (可選)選取音訊與追蹤標籤以選擇音訊連線類型和其它相關選項。
7    (可選)選取註冊標籤以選擇出席者是否必須在會議前進行註冊。
8    (可選)選取資源標籤以指定下列選項:
  • 選取另一個將在會議視窗中顯示的「會議資訊」標籤。
  • 選取您會議的一個或多個出席者作為該會議的候補主持人。 候補主持人是有權在您無法出席自己的會議時開始和主持您的會議的人。 有關更多資訊,請參閱 https://help.webex.com/docs/DOC-11539.
  • 指定簡報以上傳,在您加入會議前將自動為出席者播放該簡報。
9    選取確定
10    選取傳送以將會議邀請傳送給您已邀請的人員。

排定個人會議室會議

當您排定個人會議室會議時,會議將在您的個人會議室中進行,並且用於加入會議的鏈結是您的個人會議室 URL。

       
1    若要開始個人會議室會議,請執行以下操作之一:
  • 選取新項目 > 會議約會,或從 Outlook 行事歷選取新會議新約會。 當「會議」或「約會」視窗開啟時,選取新增個人會議室
  • 選取排定會議 > 排定個人會議室會議
 
附註      

如果您的 WebEx 網站支援協作會議室(CMR)雲端,那麼排定的 WebEx 會議也是 CMR 會議,且包含允許受邀者從視訊會議系統和應用程式加入會議的資訊。

2    執行以下操作來指定一般會議資訊:
  • 主旨方塊中鍵入會議主題。
  • 開始時間結束時間清單中,分別指定會議的開始時間和結束時間。
  • (可選)若要為會議指定重複模式,選取週期性,然後選取重複選項。 有關 WebEx 與 Microsoft Outlook 之間重複模式的差異的資訊,請參閱「WebEx 與 Outlook 之整合」的重複模式限制

  • (可選)選取新增會議室以將 TelePresence 會議室排定為會議室資源,從而允許使用者從 TelePresence 裝置加入。

  • (可選)指定 Microsoft Outlook 提供的其它選項,譬如會議通知。
3    收件者方塊中輸入受邀加入會議的人員的姓名或電子郵件地址。
附註      

如果您已選取約會來排定您的會議,請選取排程小幫手以檢視收件者方塊。

4    選取傳送以將會議邀請傳送給您已邀請的人員。

排定個人會議

          
1    在 Microsoft Outlook 中執行以下操作之一:
  • 選取 WebEx 工具列上的排定會議
  • 選取新項目 > 會議約會,或從 Outlook 行事歷選取新會議新約會。 當「會議」或「約會」視窗開啟時,選取新增個人會議室
2    從 WebEx 工具列選取新增個人會議
3    執行以下操作來指定一般會議資訊:
  • 主旨方塊中鍵入會議主題。
  • 開始時間結束時間清單中,分別指定會議的開始時間和結束時間。
  • (可選)若要為會議指定重複模式,選取週期性,然後選取重複選項。 有關 WebEx 與 Microsoft Outlook 之間重複模式的差異的資訊,請參閱「WebEx 與 Outlook 之整合」的重複模式限制

  • (可選)指定 Microsoft Outlook 提供的其它選項,譬如會議通知。
4    收件者方塊中輸入姓名或電子郵件地址以邀請人員加入會議。     
附註      

如果您已選取約會來排定您的會議,請選取排程小幫手以檢視收件者方塊。

          
5    如果出現「WebEx 設定」對話方塊的帳戶標籤,那麼請鍵入必要的資訊,然後選取確定     

出現「WebEx 設定」對話方塊。 如果您正在代表其他主持人排定會議,那麼「WebEx 設定」對話方塊中將出現表示該狀況的訊息「您正在代表 [主持人姓名] 排定會議」。

     
6    指定 WebEx 會議設定,然後選取確定 有關詳細資訊,請參閱「設定 WebEx 生產力工具」。
7    選取傳送以將會議邀請傳送給您已邀請的人員。

編輯已排定的會議

  

當您使用「WebEx 與 Outlook 之整合」排定會議後,可以隨時使用 Outlook 對其進行編輯。 譬如,可以變更其開始時間、指定新密碼、選擇其它音訊連線選項等。

    

當您編輯已排定的會議後,Outlook 整合會向受邀參加會議的所有出席者傳送更新的會議邀請,並更新您 WebEx 網站上的會議資訊。

    

附註


    

如果您使用 Microsoft Outlook 重新排定重複的 WebEx 會議中的單次會議,那麼變更將同時顯示在您的 WebEx 網站上。

    
   
      
1    在您的 Microsoft Outlook 行事曆上,開啟已排定的會議項目。
2    若要在工具列或「約會」標籤上編輯會議資訊或變更選項,請執行下列操作:          
  • 若要變更 WebEx 會議設定,請選取變更設定

     

  • 若要新增或變更重複模式,請選取週期性。      

     

  • 若要編輯會議邀請電子郵件中的文字,請在約會標籤上執行此操作。

     

     
3    根據需要執行以下操作之一:
  • 若要向受邀的出席者傳送更新的會議邀請,並在 Outlook 行事曆中儲存更新的會議,請選取傳送更新

  • 若要將更新的會議儲存至 Outlook 行事曆,請選取儲存並關閉。

取消已排定的會議

如果您使用 Outlook 整合來排定會議,您可以在 Outlook 中取消會議。

您可以使用 Outlook 中 WebEx 工具列上的取消 WebEx 會議取消個人會議室會議取消個人會議按鈕以從 Outlook 會議或約會中移除 WebEx 資訊。 如果您要變更 WebEx 會議的類型,您可能需要執行此操作。譬如。您原來已排定一個 WebEx 會議並且希望將其變更為個人會議室會議。


附註


    
  • 如果您使用 WebEx 網站取消 WebEx 會議,那麼在 Microsoft Outlook 中將不會顯示您所做的變更。 譬如,如果使用網站取消會議,那麼不會在 Outlook 行事曆上取消此會議。 因此,我們建議您只使用 Outlook 來取消會議。 無法使用 WebEx 網站來編輯透過 Outlook 排定的會議。

     

  • 如果您使用 Microsoft Outlook 取消重複的 WebEx 會議中的單次會議,那麼變更將同時顯示在您的 WebEx 網站上。

     

  • 如果您在使用某個取消按鈕後儲存會議或約會,並且您尚未新增其它 WebEx 會議、個人會議室會議或個人會議,那麼該會議或約會將成為一般的 Microsoft Outlook 會議,其中不包含 WebEx 資訊。

     

    

您也可以如下所述從 Microsoft Outlook 行事歷取消會議。

       
1    在您的 Microsoft Outlook 行事曆上,開啟已排定的會議項目。
2    選取取消會議
3    在確認訊息中選取
4    選取傳送取消通知

「WebEx 與 Outlook 之整合」的重複模式限制

下表顯示了 WebEx 與 Microsoft Outlook 重複模式之間的差異。

 
                    
表格 1 WebEx 會議
       

類型       

       
       

Outlook 選項       

       
       

轉換為 WebEx 會議選項       

       
       

每週       

       
       

每 [x] 週: [星期日,星期一,星期二,星期三,星期四,星期五,星期六]       

       

對於 Event Center 活動和 Training Center 訓練課:

每週的: [星期日,星期一,星期二,星期三,星期四,星期五,星期六]

如果您在 Microsoft Outlook 中排定一個每隔 X 週重複的會議(X 的值大於 1),則在 Outlook 中會議會按照您的指定值進行排定,但是在 WebEx 網站上則顯示為每週會議。

一週的開始永遠指向預設值「星期日」。 自訂不受支援,所以如果您將一週的開始變更為另一天,這週的開始將不會與 WebEx 網站同步。

       

每月       

       

每月的[第一天,第二天,第三天,第四天,最後一天]

       

不支援       

                    
       

[第一個,第二個,第三個,第四個,最後一個]週一到週五或週末       

       
       

不支援       

       
       

每年       

       
                    

[1 月....12 月] 的 [第一個,第二個,第三個,第四個,最後一個] [天,工作日,週末]       

       
                    

不支援。       

       
 
                                
表格 2 WebEx 個人會議
       

類型       

       
       

Outlook 選項       

       
       

轉換為 WebEx 個人會議選項

       
       

每月              

       
       

每 [y] 個月的第 [X] 天

       

每月的第 [X] 天。

[第一個,第二個,第三個,第四個,最後一個]週一到週五或週末

不支援       

       

每年

       

每年 [1 月....12 月] [1 日,....31 日]

       

不支援       

                    
       

[1 月....12 月] 的 [第一個,第二個,第三個,第四個,最後一個] [天,工作日,週末]       

       
       

不支援       

       

[1 月....12 月] 的 [第一個,第二個,第三個,第四個,最後一個] [星期日,不受支援。 星期一,星期二,星期三,星期四,星期五,星期六]

不支援       

結束日期

              

無結束日期。

如果時間段長於一年,它將被轉換為一年。

在 [x] 次會議後結束。

如果時間段長於一年,它將被轉換為一年。

                    

在[輸入的日期]結束

       
                    

如果時間段長於一年,它將被轉換為一年。

       
 

Attachments

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