Programmer une réunion

Document created by Cisco Localization Team on Oct 17, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Aug 7, 2017
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Présentation de la programmation d'une réunion

Vous pouvez programmer une réunion WebEx dans le programmateur avancé ou dans le programmateur rapide.

  •  

    Si vous avez peu de temps, utilisez le Programmateur rapide. Entrez quelques détails et continuez.

      

  •  

    Si vous recherchez plus d’options de réunions telles que la sécurité ou l'attribution de privilèges, utilisez le Programmateur avancé et ajoutez le niveau de détails que vous souhaitez.

      


Remarque


Vous pouvez basculer du programmateur avancé au programmateur rapide et vice versa, à tout moment. De plus, toutes les informations que vous avez saisies sont  enregistrées dans l'autre programmateur.


Choisir un niveau de sécurité pour une réunion programmée

Vous pouvez sécuriser votre réunion de plusieurs façons.

  • Sur la page Informations requises du Programmateur avancé et sur le Programmateur rapide, exiger un mot de passe pour rejoindre les réunions. Vous pouvez accepter le mot de passe généré par le système ou en créer un nouveau.

      



      

    En fonction des paramètres de votre site, un mot de passe peut être requis.

     

  • Sur la page Informations requises du Programmateur avancé, refusez de lister la réunion sur le Calendrier des réunions.

      



      

    Pour rejoindre une réunion non listée, l'invité doit fournir un numéro de réunion unique que l'organisateur a partagé. Le numéro de la réunion n'est pas listé sur le site WebEx.

     

  • Exclure le mot de passe de la réunion dans les courriers électroniques d'invitation :

     

    • Sur la page Inviter des participants du Programmateur avancé, sélectionnez Exclure le mot de passe du courrier électronique d’invitation.

        



  • Demander aux invités de se connecter :

     

    •  

      Sur la page Inviter des participants du Programmateur avancé, sélectionnez Exiger que les invités aient un compte sur ce site Web pour pouvoir rejoindre cette réunion.

        



        
    • Pour rejoindre la réunion, chaque invité doit avoir un compte sur le site WebEx.

       

Programmer une réunion avec le Programmateur rapide

       
1    Connectez-vous à votre site WebEx.
2    Allez dans Organiser une réunion > Programmer une réunion.
3    Si vous voyez le Programmateur avancé, sélectionnez le Programmateur rapide.
4    Saisissez les détails de votre réunion et sélectionnez Démarrer ou Programmer. La page Réunion programmée s'affiche, confirmant que la réunion est programmée. Vous recevez également un courrier électronique qui inclut les informations sur la réunion.

Programmer une réunion avec le Programmateur avancé

        
1    Connectez-vous à votre site WebEx.
2    Allez dans Organiser une réunion > Programmer une réunion.
3    Si vous voyez le Programmateur rapide, sélectionnez le Programmateur avancé.
4    Suivez les invites pour saisir les détails de votre réunion et sélectionnez Suivant pour continuer sur la page suivante.  
Remarque        

Si vous avez le Centre de réunions WebEx WBS31, vous pouvez demander aux invités de se connecter via l'authentification unique SSO avant de rejoindre la réunion. Vous pouvez ensuite restreindre la réunion aux personnes invitées uniquement.

  
  
5    Sur la page Révision, vérifiez les détails de votre réunion et sélectionnez Démarrer ou Programmer. La page Réunion programmée s'affiche, confirmant que la réunion est programmée. Vous recevez également un courrier électronique qui inclut les informations sur la réunion.

Autoriser un autre utilisateur à programmer des réunions en votre nom

Si une autre personne programme une réunion pour vous, la réunion s'affiche quand même dans votre liste de réunions : Vous pouvez démarrer et organiser la réunion comme si vous l'aviez programmée vous-même.

       
1    Connectez-vous à votre site WebEx.
2    Allez dans Mon WebEx > Préférences.
3    Sous Options de programmation, dans la section Autorisation de programmation, saisissez l’adresse électronique de l’organisateur.
4    Sélectionnez Enregistrer.

Référence rapide sur le Programmateur

   

Le tableau suivant décrit les éléments contenus dans le Programmateur avancé qui nécessitent un complément d'explication.   

     
                                                    
       

Option

       
       

Description       

       

Mot de passe de la réunion               

        

Confirmer le mot de passe       

Demandez aux participants d’entrer le mot de passe défini pour rejoindre votre réunion. Chaque participant que vous invitez à votre réunion reçoit un message électronique d’invitation contenant le mot de passe, à moins que vous choisissiez de ne pas faire apparaître les mots de passe dans les courriers électroniques d'invitation. Les paramètres de votre site peuvent nécessiter d'inclure un mot de passe de réunion. Vous pouvez accepter le mot de passe généré par le système ou en créer un nouveau.

        

Un mot de passe peut contenir un maximum de 16 caractères et ne peut pas contenir des espaces ou l'un des caractères suivants : \ ` “ / & < > = [ ].

        

Codes de suivi               

Identifier votre service, un projet ou d’autres informations que votre organisation souhaite associer à vos réunions. Les codes de suivi peuvent être facultatifs ou obligatoires, en fonction de la configuration choisie par l’administrateur de votre site.       

               
       

Les invités peuvent rejoindre la réunion [x] minutes avant l’heure de démarrage               

       
       

Autoriser les invités à accéder à la réunion un certain nombre de minutes avant l’heure de démarrage.       

Remarque      

Si vous décochez cette case ou si vous configurez cette option sur 0 minutes, vous devez démarrer la réunion avant que les invités puissent la rejoindre.

              
       

Les invités peuvent également se connecter à la conférence audio               

       
       

Si vous autorisez les invités à rejoindre la réunion avant l’heure de démarrage programmée, vous pouvez également les autoriser à rejoindre la conférence audio WebEx avant le démarrage de la réunion.       

        

Vous configurez la conférence audio WebEx sur la page suivante.

       
       

Récurrence               

       
              

Aucune : Indique que la réunion ne se répète pas.       

        

Quotidienne : Répète la réunion chaque jour jusqu'à la date de fin sélectionnée.       

        
  • Tous les [x] jours : Répète la réunion selon le nombre de jours spécifié.

     

  • Chaque jour de la semaine : La réunion se répète chaque jour, du lundi au vendredi.

     

        

Hebdomadaire : Répète la réunion selon un nombre de semaines spécifié jusqu'à la date de fin que vous avez sélectionnée.

        
  • Toutes les [x] semaine(s) le : Indique le jour spécifique de la semaine où la réunion se répète et le nombre de semaines avant que la réunion ne se répète.

     

  • Dimanche - Samedi : Indique le dernier jour auquel la réunion se répète. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs jours.

     

        

Mensuelle : Répète la réunion chaque mois jusqu'à la date de fin sélectionnée.

        
  • Le [x] de tous les [x] mois : Indique le jour spécifique du mois auquel la réunion se répète et le nombre de mois entre deux réunions.

     

  • Le [x] de tous les [y] mois : Indique la semaine et le jour de la semaine spécifiques où la réunion se répète et le nombre de mois entre deux réunions.

     

        

Annuelle : La réunion se répète chaque jour jusqu’à la date de fin que vous sélectionnez.       

        
  • Chaque [mois] [date]:Indique le mois et la date à laquelle la réunion se répète chaque année.

     

  • [x] [jour] de [mois] : Indique la semaine, le jour de la semaine et le mois où la réunion se répète chaque année.

     

       

Sélectionner un type de conférence

Audio WebEx

Indique que la réunion comprend une conférence audio intégrée. L'audio WebEx (audio hybride) offre la flexibilité aux invités de se connecter à l'audio sur leur ordinateur ou par téléphone.

Autre service de téléconférence

Indique que la réunion comprend une téléconférence fournie par un autre service. Saisissez les instructions nécessaires pour rejoindre votre conférence. Les instructions s'affichent sur :

         
  •           

    La page des informations de la réunion sur votre site WebEx

              

  •           

    Le courrier électronique d'invitation

              

  •           

    L'onglet Infos de la fenêtre Réunion

              

  •           

    La boite de dialogue Se connecter à l'audio dans les fenêtres de Réunion des participants

              

Utiliser uniquement la Voix sur IP (VoIP)

Indique que vous souhaitez configurer une conférence VoIP (Voix sur IP) intégrée pour la réunion.

Invités      

Vous pouvez désigner un ou plusieurs invités comme organisateurs suppléants. Un organisateur suppléant peut démarrer la réunion et faire office d’organisateur. Un organisateur suppléant doit avoir un compte utilisateur sur votre site Web Meeting Center.

Sinon, vous pouvez choisir d'autoriser une personne ayant un compte organisateur sur votre site Web Centre de réunions à être organisateur suppléant pour vos réunions.

Exiger que les invités vérifient les lecteurs rich media avant de rejoindre la réunion

Exiger que les invités vérifient que Flash Player et Windows Media Player sont installés sur leur ordinateur.

Ordre du jour               

Configurez l'ordre du jour de la réunion. Vous pouvez taper jusqu'à 2500 caractères, y compris des espaces et de la ponctuation. L'ordre du jour s'affiche sur la page des Informations sur la réunion de la réunion sur votre site WebEx.

Partager automatiquement une présentation ou un document dès qu’un participant rejoint la réunion

Sélectionner une présentation ou un document à partager automatiquement dès qu’un participant rejoint la réunion. Cette option est utile si vous autorisez les invités à rejoindre la réunion avant l’organisateur.

Le fichier que vous sélectionnez doit être au format Universal Communications Format (UCF) et se trouver dans votre dossier personnel sur votre site WebEx.

Démarrage automatique               

Avoir les diapositives ou les pages de documents de la présentation qui démarrent automatiquement dans la zone de présentation du contenu.

        
  • Sélectionnez cette option si la présentation ou le document contient plusieurs diapositives ou pages.

     

  • Ne choisissez pas cette option si la présentation ou le document contient des fichiers UCF multimédia.

     

Lecture continue : Disponible uniquement si vous avez sélectionné Démarrage automatique. Indique que la présentation ou le document partagé redémarrer en fin de lecture et continue de défiler automatiquement.        

         

Avancement des pages toutes les [x] secondes : Disponible uniquement si vous avez sélectionné Démarrage automatique. Vous laisse sélectionner la fréquence à laquelle les diapositives ou les pages avancent automatiquement.        

        

Autoriser les participants à contrôler le fichier : Laisse les participants parcourir la présentation ou le document indépendamment de leurs zones de présentation du contenu. Les diapositives ou les pages n'avancent pas automatiquement.       

        

Sélectionnez cette option si la présentation ou le document contient une seule diapo ou une seule page, ou si elle contient des objets multimédia UCF, comme des objets audio ou vidéo.       

Vidéo       

Indique que les options vidéo sont disponibles dans la fenêtre Réunion pendant la réunion.       

        

Activer la vidéo haute qualité : La vidéo peut atteindre une résolution de 360p (640 x 360). Cependant, la qualité de la vidéo que les participants peuvent envoyer et recevoir dépend de la webcam et des capacités de l'ordinateur de chaque participant, ainsi que de la vitesse du réseau.       

        

Activer la vidéo haute définition : Permet aux participants d'envoyer ou de recevoir la vidéo HD avec une résolution pouvant atteindre 720p. Cependant, la qualité de la vidéo que les participants peuvent envoyer et recevoir dépend de la webcam et des capacités de l'ordinateur de chaque participant, ainsi que de la vitesse du réseau.       

        

Afficher les miniatures vidéo : Permet aux participants de basculer entre l'affichage de la liste des participants aux miniatures vidéo des participants. Si l'option est désactivée, les participants ne pourront voir que la vidéo de l'interlocuteur actif ainsi que leur propre vidéo.

Activer le sous-titrage       

Permet à un seul participant—le sous titreur—de transcrire les notes au cours de la réunion. Le sous-titrage est utile si des participants malentendants participent à la réunion. Par défaut, le sous-titreur est l’organisateur, mais il peut désigner un autre participant comme sous-titreur pendant la réunion. Le Gestionnaire de réunions publie les sous-titres dans la fenêtre Réunion de tous les participants dès que le sous titreur appuie sur la touche Entrée de son clavier. Les sous-titres sont donc généralement publiés un à la fois. L’organisateur peut à tout moment envoyer une transcription des notes aux participants.

Activer UCF rich media pour les invités       

Permet aux invités de partager des fichiers multimédias au format UCF (Universal Communications Format) pendant la réunion, soit dans une présentation UCF multimédia, soit comme des fichiers UCF multimédias séparés. L’organisateur d’une réunion qui en est aussi l’animateur peut toujours partager des fichiers UCF multimédias, que cette option soit activée ou non.

Remarque      

Les options d’alertes ne sont applicables que si vous sélectionnez une téléconférence intégrée dans la page Téléconférence du programmateur avancé.

        

Annoter              

Ajouter des notes à tous les documents ou présentations en partage ou écrire et dessiner sur les tableaux blancs en partage qui s'affichent dans la zone de présentation en utilisant la barre d’outils qui apparait au dessus de la zone de présentation. Les annotations d'un invité sont visibles par tous les participants.      

Contacter l’opérateur en privé      

Composer le 00 à tout moment pendant une téléconférence pour contacter l’opérateur de votre service de téléconférence.      

Disponible uniquement si votre site inclut l’option opérateur privé.      

    

Aperçu de l'attribution des organisateurs suppléants pour une réunion programmée ou une réunion Salle personnelle

Aperçu

   

Un organisateur suppléant est une personne qui a la permission d'organiser vos réunions programmées ou vos réunions Salle personnelle lorsque vous ne pouvez pas les organiser vous-même. Si vous ne pouvez pas assister à l'une de vos réunions programmées ou Salle personnelle, un organisateur suppléant peut prendre le rôle d'organisateur à votre place. L'organisateur suppléant peut démarrer, gérer et enregistrer la réunion.

  

Pour cette raison, vous pouvez donner le rôle d'organisateur suppléant à une personne uniquement si cette personne a déjà un compte organisateur sur votre site WebEx.

  

Remarque


 

Un organisateur suppléant ne peut pas démarrer une réunion à partir d'un système Cisco TelePresence ou d'un autre système vidéo.

  
  

Enregistrement

   

Un organisateur suppléant peut enregistrer votre réunion ; cependant, parce que vous êtes l'organisateur actuel, l'enregistrement est listé dans votre liste d'enregistrements. Vous recevez le courrier électronique de notification contenant le lien de l'enregistrement lorsqu'il est disponible.

  

Plusieurs organisateurs suppléants

   

Si vous désignez deux personnes ou plus comme organisateurs suppléants et que vous n'avez pas démarré la réunion, le premier organisateur suppléant à rejoindre la réunion peut effectuer les actions suivantes :

  
  •  

    Ils peuvent démarrer la réunion automatiquement.

      

  •  

    Ils peuvent prendre le rôle d'organisateur.

      

  

Tous les organisateurs suppléants qui rejoignent la réunion après le premier organisateur suppléant deviennent de simples participants et n'ont pas les privilèges d'organisateur. Si vous rejoignez la réunion plus tard, après qu'un organisateur suppléant l'ait déjà démarrée, le rôle d'organisateur vous sera automatiquement restitué.

  

Réunions programmées

   

Vous pouvez donner le rôle d'organisateur suppléant à une personne pour votre réunion programmée en configurant les options dans le programmateur sur votre site WebEx. Vous pouvez ajouter un ou plusieurs organisateurs suppléants à votre réunion en effectuant les actions suivantes :

  
  •  

    Vous pouvez spécifier des organisateurs suppléants individuels en saisissant leur nom ou leur adresse électronique.

      

  •  

    Vous pouvez permettre à toute personne possédant un compte organisateur sur votre site à organiser votre réunion.

      

  

Vous pouvez désigner des organisateurs suppléants pour une seule réunion ou pour une série de réunions récurrentes.

  

Lors de la programmation des réunions avec les outils de productivité WebEx dans Microsoft Outlook, vous pouvez également ajouter un ou plusieurs organisateurs suppléants à votre réunion. Vous ne pouvez pas laisser toutes les personnes disposant de comptes organisateur à devenir organisateurs suppléants de la réunion.

  

Lorsque vous donnez le rôle d'organisateurs suppléants à des personnes pour une réunion programmée, leur courrier électronique d'invitation indique qu'ils sont organisateurs suppléants.

    

Réunions Salle personnelle

   

Vous pouvez donner le rôle d'organisateur suppléant à une personne pour toutes vos réunions Salle personnelle en sélectionnant Mon WebEx > Préférences > Ma salle personnelle et en paramétrant les préférences de l'organisateur suppléant. Vous pouvez ajouter un ou plusieurs organisateurs suppléants pour vos réunions Salle personnelle en effectuant les actions suivantes :

  
  •  

    Vous pouvez spécifier des organisateurs suppléants individuels en saisissant leur nom ou leur adresse électronique.

      

  •  

    Vous pouvez autoriser toutes les personnes ayant un compte organisateur sur votre site à organiser mes réunions Salle personnelle.

      

  

Ces paramètres s'appliquent à toutes vos réunions instantanées Salle personnelle et toutes vos réunions Salle personnelle programmées.

  

Lorsque vous attribuez le rôle d'organisateurs suppléants à des personnes pour une réunion Salle personnelle, un message sur votre page Salle personnelle indique qu'elle sont organisateurs suppléants.

  

Remarque


 

Si vous donnez le rôle d'organisateur suppléant ç une personne qui patiente déjà dans le lobby de votre salle personnelle, voici ce qui se produit :

  
  •  

    Si la personne s'est connectée, l'organisateur suppléant démarre automatiquement une réunion dans votre Salle personnelle si vous n'en avez pas démarré une.

      

  •  

    Si la personne ne s'est pas connectée, il est demandé à l'organisateur suppléant de se connecter avant de démarrer la réunion.

      

  
  
 

Attachments

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