Programmer des réunions avec l'extension WebEx et TelePresence pour Outlook sous Windows (WBS30)

Document created by Cisco Localization Team on Oct 20, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Jan 13, 2017
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Présentation de la programmation d'une réunion

   

Pour pouvoir programmer une réunion CMR Hybride, votre administrateur doit activer CMR Hybride sur votre site, activer CMR Hybride pour votre compte et activer le type de réunion Meeting Center Pro TelePresence pour votre compte. Pour plus d'informations, contactez votre administrateur.

Consultez ce qui suit avant de programmer une réunion en utilisant l'extension CMR Hybride pour Outlook :   
  •      

    Les options de l'extension pour Outlook pour les réunions CMR Hybrides pour programmer une réunion. Toutes les options de programmation ne sont pas disponibles dans cette extension.     

         

  •      

    L'extension pour Outlook pour les réunions CMR Hybrides ne prend pas en charge toutes les options de récurrence disponibles dans Outlook. De plus, elle ne prend pas en charge les exceptions effectuées sur la série de réunions récurrentes, ou une modification sur une seule occurrence de la série de réunions.

         

  •      

    Dans toutes les invitations à une réunion que vous envoyez à partir d'Outlook, l'heure de démarrage de la réunion, par défaut, s'affiche dans le fuseau horaire qui est configuré sur votre ordinateur, au lieu du fuseau horaire qui est configuré dans les préférences du site de votre site WebEx. Vous pouvez spécifier un fuseau horaire différent pour une réunion dans Outlook ; l'heure de démarrage de la réunion s'affichera à l'heure correcte sur le calendrier Outlook de chaque invité.     

         

  •      

    Si vous devez éditer une réunion que vous avez programmée en utilisant l'extension pour Outlook, éditez la réunion dans Outlook, pas sur votre site WebEx.

         

  •      

    Si vous utilisez Outlook pour modifier les paramètres de réunion d'une réunion récurrente, appliquez les modifications à toute la série de réunions. Si vous appliquez des modifications à une seule occurrence d'une réunion jointe récurrente, les modifications prennent effet dans Outlook et votre système de programmation TelePresence, pas sur votre site WebEx.     

         

  •      

    Si vous décochez l'option Les invités peuvent rejoindre la réunion [x] minutes avant l'heure de démarrage ou si vous paramétrez cette option sur 0 minutes, vous devez démarrer la réunion avant que les invités puissent la rejoindre.

         

  • PIN de la réunion : Tout en programmant une réunion, vous pouvez créer un mot de passe numérique pour éviter que des personnes inconnues appellent la réunion TelePresence. Cette option se trouve dans la section Avancée de TelePresence. Le PIN d'une réunion TelePresence est différent du mot de passe d'une réunion WebEx.

     

    
    

Programmer une réunion WebEx uniquement

  

En utilisant l'extension pour Outlook, vous pouvez programmer une réunion WebEx, sans avoir à aller sur votre site WebEx.

    
        
1    Ouvrez un nouvel élément de réunion dans la fenêtre Outlook et sélectionnez Ajouter WebEx et TelePresence à partir de la barre d'outils.
2    Dans le panneau Options de la réunion, spécifiez les options WebEx :
  • Vérifiez que les cases À et Emplacement ne contiennent aucun système TelePresence.
  • Le nombre dans Autoriser X personnes à rejoindre la réunion en utilisant des périphériques vidéo doit être zéro.
  • Sélectionnez Autoriser les personnes à rejoindre la réunion en utilisant WebEx.

    Cette option est toujours décochée par défaut. Vous devez cocher cette case chaque fois que vous programmez une réunion et que vous souhaitez y ajouter WebEx.

  • Saisissez un mot de passe pour les invités WebEx. Si un mot de passe de réunion est obligatoire sur votre site, un astérisque s'affiche à côté de la case.
  • (Facultatif) Cochez Exclure le mot de passe du courrier électronique d'invitation pour augmenter le niveau de sécurité de votre réunion.
  • (Facultatif) Sélectionnez Sélectionner l'organisateur suppléant pour sélectionner un ou plusieurs organisateurs suppléants, qui peuvent démarrer et diriger la réunion jusqu'à ce que vous la rejoigniez. Pour des détails, voir https://help.webex.com/docs/DOC-10607.
  • (Facultatif) Sélectionnez Paramètres avancés de WebEx pour spécifier d'autres détails tels que la connexion audio et l'inscription. Pour des détails, voir Paramètres avancés de WebEx.
3    Effectuez les actions suivantes pour spécifier les informations générales de la réunion :
  • Saisissez un sujet pour la réunion dans la case Objet.
  • Dans les listes Heure de début et Heure de fin, indiquez respectivement les heures de début et de fin de la réunion.
  • (Facultatif) Pour spécifier un critère de récurrence pour votre réunion, cliquez sur Récurrence, puis sélectionnez les options de récurrence. Pour plus d'informations à propos des différences dans les critères de récurrence entre WebEx et Microsoft Outlook, consultez Limites des critères de récurrence de l'extension WebEx pour Outlook.

  • Saisissez l'emplacement de la réunion dans la case Emplacement.    
4    Saisissez les noms ou les adresses électroniques des personnes à inviter à la réunion dans la case À.
Remarque      

Si vous avez sélectionné Rendez-vous pour programmer votre réunion, sélectionnez Assistant de programmation pour voir la case À.

5    Sélectionnez Envoyer.

Programmer une réunion TelePresence uniquement

  

En utilisant l'extension pour Outlook, vous pouvez programmer une réunion TelePresence, sans avoir à utiliser votre système de programmation TelePresence.

    
        
1    Ouvrez un nouvel élément de réunion dans la fenêtre Outlook et sélectionnez Ajouter WebEx et TelePresence à partir de la barre d'outils.
2    Effectuez les actions suivantes pour spécifier les informations générales de la réunion :
  • Saisissez un sujet pour la réunion dans la case Objet.
  • Dans les listes Heure de début et Heure de fin, indiquez respectivement les heures de début et de fin de la réunion.
  • (Facultatif) Pour spécifier un critère de récurrence pour votre réunion, cliquez sur Récurrence, puis sélectionnez les options de récurrence. Pour plus d'informations à propos des différences dans les critères de récurrence entre WebEx et Microsoft Outlook, consultez Limites des critères de récurrence de l'extension WebEx pour Outlook.

3    Saisissez les noms ou les adresses électroniques des personnes à inviter à la réunion dans la case À.
4    Dans le panneau Options de la réunion, spécifiez les options TelePresence :    
  • Vérifiez que l'option Autoriser les personnes à rejoindre la réunion en utilisant WebEx est décochée. Cette option doit être décochée par défaut.
  • Sélectionnez Ajouter des salles TelePresence.

    Les systèmes que vous sélectionnez sont ajoutés dans les case À et Emplacement dans la fenêtre de réunion. Pour des détails, voir Ajouter des systèmes TelePresence au cours de la Programmation.

  • (Facultatif) Saisissez le nombre de participants vidéo appelants supplémentaires qui peuvent appeler la réunion dans Ajouter des participants appelants vidéo.

    Cette option vous permet de réserver de la capacité pour que plus de personnes puissent rejoindre la réunion en utilisant des systèmes de conférence vidéo personnels tel que Cisco TelePresence série EX et les périphériques disposant des applications Cisco Jabber Video. Le nombre que vous saisissez ne tient pas compte des systèmes TelePresence que vous ajoutez dans les cases À et Emplacement. Vous devez connaitre le nombre recommandé pour votre site et ne pas dépasser cette limite recommandée.

  • (Facultatif) Sélectionnez Paramètres avancés TelePresence pour spécifier des détails supplémentaires tels que les paramètres des appels entrants et sortants. Pour des détails, voir Options avancées de TelePresence.
5    Sélectionnez Envoyer.

Programmer une réunion CMR Hybride

   

En utilisant l'extension pour Outlook, vous pouvez programmer une réunion CMR Hybride (WebEx et TelePresence) qui permet aux personnes de la rejoindre en utilisant WebEx Meeting Center ou TelePresence.


Remarque



    
  • L'organisateur et les invités recevront le même courrier électronique d'invitation. Les courriers électroniques d'invitation ne contiennent aucune information confidentielle de l'organisateur, telle que la clé ou le code d'accès organisateur. Les organisateurs peuvent trouver leur clé organisateur ou leur code d'accès organisateur en se connectant et en consultant les informations de la réunion via le navigateur ou l'application WebEx Meetings mobile.

     

  • Si vous programmez un organisateur suppléant, il peut démarrer la réunion, gérer la réunion et enregistrer la réunion ; cependant, l'enregistrement de la réunion vous sera envoyé à vous, l'organisateur de la réunion.

     

  • Lors de la programmation des réunions, ne programmez pas plus de deux réunions pour la même période, car vous ne pouvez pas être l'organisateur de deux réunions actives au même moment. Même si vous autorisez les organisateurs suppléants à démarrer vos réunions sans vous, vous êtes toujours considéré(e) comme l'organisateur des réunions que vous organisez, à moins que vous soyez le/la délégué(e) d'un organisateur.

     

    
        
1    Ouvrez un nouvel élément de réunion dans la fenêtre Outlook et sélectionnez Ajouter WebEx et TelePresence à partir de la barre d'outils.
2    Effectuez les actions suivantes pour spécifier les informations générales de la réunion :
  • Saisissez un sujet pour la réunion dans la case Objet.
  • Dans les listes Heure de début et Heure de fin, indiquez respectivement les heures de début et de fin de la réunion.
  • (Facultatif) Pour spécifier un critère de récurrence pour votre réunion, cliquez sur Récurrence, puis sélectionnez les options de récurrence. Pour plus d'informations à propos des différences dans les critères de récurrence entre WebEx et Microsoft Outlook, consultez Limites des critères de récurrence de l'extension WebEx pour Outlook.

  • Saisissez l'emplacement de la réunion dans la case Emplacement.
3    Saisissez les noms ou les adresses électroniques des personnes à inviter à la réunion dans la case À.
4    Dans le panneau Options de la réunion, spécifiez les options WebEx et TelePresence pour votre réunion CMR Hybride :
  • Cochez Autoriser les personnes à rejoindre la réunion en utilisant WebEx.

    Cette option est toujours décochée par défaut. Vous devez cocher cette case chaque fois que vous programmez une réunion et que vous souhaitez y ajouter WebEx.

  • Sélectionnez Ajouter des salles TelePresence.
  • Saisissez un mot de passe pour les invités WebEx. Si un mot de passe de réunion est obligatoire sur votre site, un astérisque s'affiche à côté de la case.
    Remarque      

    Notez qu'un mot de passe de réunion WebEx est différent du PIN que vous pouvez spécifier pour une réunion TelePresence. Pour en savoir plus sur le code PIN, voir Options avancées de TelePresence.

  • (Facultatif) Saisissez le nombre de participants vidéo appelants supplémentaires qui peuvent appeler la réunion dans Ajouter des participants appelants vidéo.

    Cette option vous permet de réserver de la capacité pour que plus de personnes puissent rejoindre la réunion en utilisant des systèmes de conférence vidéo personnels tel que Cisco TelePresence série EX et les périphériques disposant des applications Cisco Jabber Video. Le nombre que vous saisissez ne tient pas compte des systèmes TelePresence que vous ajoutez dans les cases À et Emplacement. Vous devez connaitre le nombre recommandé pour votre site et ne pas dépasser cette limite recommandée.

  • (Facultatif) Cochez Exclure le mot de passe du courrier électronique d'invitation pour augmenter le niveau de sécurité de votre réunion.
  • (Facultatif) Sélectionnez Sélectionner l'organisateur suppléant pour sélectionner un ou plusieurs organisateurs suppléants, qui peuvent démarrer et diriger la réunion jusqu'à ce que vous la rejoigniez. Pour des détails, voir https://help.webex.com/docs/DOC-10607.
  • (Facultatif) Sélectionnez Paramètres avancés de WebEx pour spécifier d'autres détails tels que la connexion audio et l'inscription. Pour des détails, voir Paramètres avancés de WebEx.
  • (Facultatif) Sélectionnez Paramètres avancés TelePresence pour spécifier des détails supplémentaires tels que les paramètres des appels entrants et sortants. Pour des détails, voir Options avancées de TelePresence.
5    Sélectionnez Envoyer.

Ajouter des systèmes TelePresence au cours de la programmation

   

Grâce à l'extension pour Outlook, vous pouvez facilement ajouter des systèmes TelePresence à une réunion que vous programmez. La boite de dialogue Sélectionner les salles TelePresence affiche tous les systèmes TelePresence de votre organisation. Vous n'avez pas besoin de passer par une longue liste d'adresses globale dans votre organisation.   

    
        
1    Vérifiez que vous êtes dans une fenêtre de réunion avec le panneau des Options de la réunion ouvert.
2    Sélectionnez Ajouter des salles TelePresence. La boite de dialogue Salles TelePresence s'affiche.
3    Parcourez les systèmes ou recherchez-les en utilisant l'une des méthodes suivantes :    
  • Rechercher : Tapez le texte qui compose le nom d'une salle. Cette action ne recherche pas par l'emplacement.           
  • Emplacement : Sélectionnez un emplacement pour afficher uniquement les salles dans l'emplacement.
4    Sélectionnez les systèmes que vous souhaitez ajouter.    
5    Sélectionnez Salles – > OK.     

Sinon, vous pouvez utiliser le carnet d'adresses Outlook ou le sélecteur de salles pour rechercher les systèmes TelePresence parmi toutes les salles de votre organisation. Cependant, les salles équipées avec TelePresence peuvent ne pas être facilement identifiables dans une liste et leurs emplacements peuvent ne pas être clairs.

      
Remarque            

Toutes les salles TelePresence que vous sélectionnez doivent être également listées dans l'extension Cisco TelePresence Management Suite pour Microsoft Exchange (Cisco TMSXE) ; sinon elles ne seront pas programmées.

      
     

Programmer une réunion conférence personnelle ou audio uniquement

       
  
  •     

    En utilisant l'extension pour Outlook, vous pouvez programmer :    

         

    • Une réunion Conférence personnelle, si votre site utilise l'audio de WebEx. Avec une conférence personnelle, vous démarrez tout d'abord la partie audio, mais vous pouvez toujours rejoindre une partie en ligne, si nécessaire.

       

    • Réunion audio uniquement, si votre site utilise l'audio du fournisseur de service téléphonique (TSP).

       

        
    
    

Lorsque vous programmez une réunion Conférence personnelle ou audio uniquement, l'invitation à une réunion que vous recevez en tant qu'organisateur contient le code d'accès que vous pouvez utiliser pour démarrer la partie audio de votre réunion. Pour les réunions Conférence personnelle, elle contient également la clé organisateur, que vous pouvez utiliser pour reprendre les privilèges d'organisateur.

    

Pour certains comptes audio du fournisseur de service téléphonique (TSP), si vous programmez deux réunions CMR Hybrides qui se suivent, le démarrage de la seconde étant programmé immédiatement après la fin de la première, puis si le système de programmation TelePresence prolonge automatiquement la première réunion au delà de l'heure de fin programmée, la seconde réunion s'arrête automatiquement car le même compte audio du fournisseur d'accès téléphonique (TSP) et le code d'accès ne peuvent pas être utilisés pour les deux réunions en même temps. Pour éviter ce problème, vous pouvez configurer deux comptes audio TSP avec des codes d'accès organisateur différents et utiliser un compte pour la première réunion et l'autre compte pour la seconde réunion. Une autre option consiste à demander à votre administrateur de désactiver l'option du système TelePresence qui prolonge automatiquement la réunion.

    
        
1    Sélectionnez Programmer la réunion dans la fenêtre Outlook.          

Sinon, vous pouvez ouvrir un nouvel élément de réunion et sélectionner le bouton Ajouter une Conférence personnelle ou Ajouter une réunion audio uniquement à partir de la barre d'outils.

     
2    Dans la boite de dialogue Paramètres WebEx, spécifiez ces options :
  • Dans l'onglet Audio & Suivi, pour Type de connexion audio, sélectionnez l'un des types suivants :
    • Si vous utilisez l'audio de WebEx, sélectionnez Conférence Personnelle, puis sélectionnez le compte Conférence Personnelle que vous souhaitez utiliser.

       

      Si vous n'avez pas encore spécifié un compte Conférence personnelle, vous devez en générer un.

       

    • Si vous utilisez l'audio du fournisseur d'accès téléphonique (TSP), sélectionnez Service de téléconférence et sélectionnez le compte Conférence personnelle que vous souhaitez utiliser.

       

  • (Facultatif) Saisissez un mot de passe de réunion pour les invités WebEx. Si un mot de passe de réunion est obligatoire sur votre site, un astérisque s'affiche à côté de la case.
    Remarque      

    Notez qu'un mot de passe de réunion WebEx est différent du PIN que vous pouvez spécifier pour une réunion TelePresence. Pour en savoir plus sur le code PIN, voir Options avancées de TelePresence.

  • (Facultatif) Cochez Exclure le mot de passe du courrier électronique d'invitation pour augmenter le niveau de sécurité de votre réunion.
  • (Facultatif) Sélectionnez Sélectionner l'organisateur suppléant pour sélectionner un ou plusieurs organisateurs suppléants, qui peuvent démarrer et diriger la réunion jusqu'à ce que vous la rejoigniez. Pour des détails, voir https://help.webex.com/docs/DOC-10607.
  • (Facultatif) Sélectionnez Paramètres avancés de WebEx pour spécifier d'autres détails tels que la connexion audio et l'inscription. Pour des détails, voir Paramètres avancés de WebEx.
3    Effectuez les actions suivantes pour spécifier les informations générales de la réunion :
  • Saisissez un sujet pour la réunion dans la case Objet.
  • Dans les listes Heure de début et Heure de fin, indiquez respectivement les heures de début et de fin de la réunion.
  • (Facultatif) Pour spécifier un critère de récurrence pour votre réunion, cliquez sur Récurrence, puis sélectionnez les options de récurrence. Pour plus d'informations à propos des différences dans les critères de récurrence entre WebEx et Microsoft Outlook, consultez Limites des critères de récurrence de l'extension WebEx pour Outlook.

  • Saisissez l'emplacement de la réunion dans la case Emplacement de la réunion Outlook.
4    Saisissez les noms ou les adresses électroniques des personnes à inviter à la réunion dans la case À.
5    Sélectionnez Envoyer.

Éditer une réunion programmée

  

Après avoir programmé une réunion en utilisant l’extension WebEx pour Outlook, vous pouvez utiliser Outlook pour la modifier à tout moment. Par exemple, vous pouvez changer l'heure de démarrage, spécifier un nouveau mot de passe, choisir une autre option de téléconférence, etc.

    

Lorsque vous éditez une réunion programmée, l'extension pour Outlook envoie une invitation de réunion mise à jour à tous les participants que vous avez invités à la réunion et met également à jour les informations relatives à la réunion sur votre site WebEx.

    

Remarque


    

Si vous reprogrammez une seule occurrence d'une réunion WebEx récurrente à l'aide de Microsoft Outlook, les modifications s'afficheront également dans Outlook sur votre site WebEx.

    
   
      
1    Dans votre calendrier Microsoft Outlook, ouvrez l'élément de la réunion programmée.
2    Pour modifier les informations de la réunion ou changer les options dans la barre d'outils ou dans l'onglet Rendez-vous, procédez comme suit :          
  • Pour modifier les paramètres de la réunion WebEx, sélectionnez Changer les paramètres.

     

  • Pour ajouter ou changer un critère de récurrence, sélectionnez Récurrence.      

     

  • Pour modifier le texte du message d’un courrier électronique d’invitation à une réunion, faites-le dans l’onglet Rendez-vous.

     

     
3    Effectuez les actions suivantes, selon le cas :
  • Pour envoyer un message électronique d'invitation mis à jour à vos invités et enregistrer la réunion mise à jour dans votre calendrier Outlook, cliquez sur Envoyer la mise à jour.

  • Pour enregistrer la réunion mise à jour dans votre calendrier Outlook, cliquez sur Enregistrer et Fermer.

Annuler une réunion programmée

Si vous programmez une réunion en utilisant l'extension pour Outlook, vous pouvez annuler la réunion dans Outlook.

Vous pouvez utiliser le bouton Annuler la réunion WebEx, Annuler la réunion Salle Personnelle, ou Annuler la réunion Conférence Personnelle avec le bouton de la barre d'outils WebEx dans Outlook pour annuler et supprimer les informations de la réunion ou du rendez-vous Microsoft Outlook. Vous pouvez le faire si vous changez le type de la réunion WebEx ; par exemple, si vous avez initialement programmé une réunion WebEx et souhaitez la remplacer par une réunion salle personnelle.


Remarque


    
  • Si vous annulez une réunion WebEx à partir de votre site WebEx, vos modifications ne sont pas répercutées dans Microsoft Outlook. Par exemple, si vous annulez la réunion en utilisant votre site, la réunion se s'annule pas sur votre calendrier Outlook. En conséquence, nous vous recommandons d'utiliser uniquement Outlook pour annuler une réunion. Éditer une réunion qui a été programmée avec Outlook en utilisant votre site WebEx n'est pas une option.

     

  • Si vous annulez une seule occurrence d'une réunion WebEx récurrente à l'aide de Microsoft Outlook, les modifications s'afficheront également dans Outlook sur votre site WebEx.

     

  • Si vous enregistrez une réunion ou un rendez-vous après avoir utilisé l'un de ces boutons d'annulation et que vous n'avez pas encore ajouté une réunion WebEx, une réunion Salle personnelle, ou une réunion Conférence Personnelle, elle devient une réunion Microsoft Outlook sans aucune information WebEx.

     

    

Vous pouvez également annuler une réunion à partir du calendrier Microsoft Outlook comme décrit ci-dessous.

       
1    Dans votre calendrier Microsoft Outlook, ouvrez l'élément de la réunion programmée.
2    Sélectionnez Annuler la réunion.
3    Sélectionnez Oui dans le message de confirmation.
4    Sélectionnez Envoyer l'annulation.

Paramètres avancés de WebEx

   

Ces options vous aident à personnaliser les paramètres par défaut des réunions WebEx. Certaines options sont indisponibles si votre administrateur les a désactivées.

     
                   
       

Utilisez cette option...       

       
       

Pour...       

       
       

Type de service       

       
       

Sélectionnez le type de réunion que vous souhaitez programmer.

Si vous programmez une réunion jointe en utilisant WebEx et TelePresence, TelePresence est le type de réunion par défaut.

              
       

Mot de passe de la réunion       

       
       

Spécifiez un mot de passe pour rejoindre la réunion WebEx

        

Si vous exigez un mot de passe, les personnes qui ne rejoignent pas la réunion à partir de leur courrier électronique d'invitation ou qui ne sont pas connectées au site WebEx au moment de rejoindre la réunion, doivent fournir un mot de passe pour la rejoindre. Les personnes qui rejoignent la réunion à partir de leur courrier électronique d'invitation ou qui sont connectées au site WebEx au moment de rejoindre la réunion n'ont pas à fournir le mot de passe pour la rejoindre.

       
       

Exclure le mot de passe de l'invitation par courrier électronique        

       
       

Exclure le mot de passe de la réunion dans les courriers électroniques d'invitation

        

Si vous cochez cette option, donnez le mot de passe aux invités en utilisant une autre méthode.

       
       

Lister cette réunion sur le site WebEx       

       
       

Affichez cette réunion sur les calendriers de réunion publics sur votre site WebEx.             

       
       

Les invités peuvent participer à la réunion X minutes avant l'heure de démarrage       

       
       

Autoriser les invités à accéder à la réunion un certain nombre de minutes avant l’heure de démarrage programmée.       

        
Remarque              

Si vous décochez cette option ou la paramétrez sur 0 minutes, vous devez démarrer la réunion avant que les invités ne la rejoignent.       

        
       
    
    
               
      

Onglet Audio & Suivi      

      
       

Utilisez cette option...       

       
       

Pour...       

       
       

Type de conférence       

       
       

Sélectionnez la manière dont vous souhaitez que les participants se connectent à l'audio pendant la réunion :

  • Aucune : La réunion n'a pas d'audio. Vous pouvez fournir l'audio en utilisant une méthode autre que le service de réunion.

     

  • Audio WebEx : La réunion inclut un service audio intégré. Sélectionnez une ou les deux options suivantes :

     

    • Afficher les numéros d’appel internationaux aux invités : Fournit les numéros d'appel que les participants d'autres pays peuvent appeler pour se connecter à l'audio

       

    • Afficher le numéro gratuit : Fournit des numéros gratuits que les participants peuvent appeler pour se connecter à l'audio

       

  • Autre service de téléconférence : La réunion inclut l'audio fourni par un autre service. Les instructions que vous tapez dans la boite de saisie de texte s'affichent dans les courriers électroniques d'invitation.

     

  • Utiliser la VoIP uniquement : Les participants se connectent à l'audio en utilisant leurs ordinateurs.

     

              
       

Tonalité d'entrée et de sortie       

       
       

Si vous sélectionnez Audio WebEx, sélectionnez l'une des options suivantes :

  • Bip : Un simple son est entendu.

     

  • Annoncer le nom : En se connectant à l'audio, les participants enregistrent leurs noms. Lorsqu'un participant entre et sort de la réunion, l'enregistrement de son nom se fait entendre.

     

  • Pas de tonalité : Aucun son n'est entendu.

     

              
       

Code de suivi       

       
       

Identifier votre service, un projet ou d’autres informations que votre organisation souhaite associer à vos réunions. Les codes de suivi peuvent être facultatifs ou obligatoires, en fonction de la configuration choisie par l’administrateur de votre site.

       
    
    
            
      

Onglet Inscription      

      
       

Utilisez cette option...       

       
       

Pour...       

       
       

Demander l'inscription des participants       

       
       

Exiger que tous les invités s'inscrivent pour rejoindre la réunion. Les invités ne peuvent pas participer à la réunion tant que vous n’avez pas accepté leur demande d’inscription.

Cette option est disponible uniquement si l'option Les invités peuvent rejoindre la réunion [x] minutes avant l’heure de démarrage est décochée.

              
       

Accepter toutes les inscriptions automatiquement       

       
       

Accepter toutes les demandes d'inscription automatiquement

        

Si cette option n'est pas sélectionnée, vous devez accepter les demandes d'inscription dans Mon WebEx sur votre site WebEx.

       
    
    
               
      

Onglet Ressources      

      
       

Utilisez cette option...       

       
       

Pour...       

       
       

Modèles de l’onglet Informations       

       
       

Choisir un modèle pour l’onglet Infos qui apparaît dans la zone de présentation au cours de la réunion. L’onglet Infos contient des informations sur la réunion, incluant l'organisateur de la réunion, les numéros d’appel de la connexion audio et le code organisateur (pour l’organisateur uniquement).

Remarque      

Vous pouvez choisir un autre modèle uniquement si un ou plusieurs modèles personnalisés d’onglets Infos sont disponibles dans votre service de réunion. Votre administrateur peut ajouter des modèles à votre site WebEx.

       

Organisateur suppléant       

       
       

Sélectionner un ou plusieurs organisateurs suppléants. L'un deux peut démarrer et diriger la réunion jusqu'à votre arrivée.

        

Seules les personnes ayant des comptes organisateur sur votre site WebEx sont listés dans cette fenêtre.       

       
       

Lecture automatique de la présentation avant que l’organisateur rejoigne la réunion       

       
       

Lecture automatique d'une présentation que les participants peuvent visionner avant que l’organisateur ne rejoigne la réunion.

       
    

Enregistrer comme paramètre par défaut : Cocher cette option enregistre tous les paramètres comme paramètres par défaut.

    

Options avancées de Tel présence

   

Ces options vous aident à personnaliser votre réunion TelePresence.   

     
                
       

Option       

       
       

Ce que vous pouvez faire avec l'option       

       
       

PIN de la réunion       

       
       

Créer un mot de passe numérique pour empêcher différentes personnes d'appeler la réunion TelePresence.       

        

Le code PIN est inclus dans le courrier électronique d'invitation. Les invités doivent saisir le code PIN pour rejoindre la réunion TelePresence.

        

Le PIN d'une réunion TelePresence est différent du mot de passe d'une réunion WebEx.

       
       

Code de facturation       

       
       

Saisir le code de facturation de cette réunion si votre administrateur n'en a pas déjà spécifié un.

        

Le code de facturation TelePresence est différent du code de suivi WebEx.

       
       

Systèmes programmés             

       
       

Ces options définissent comment les systèmes TelePresence programmés se connectent à la réunion à l'heure de démarrage programmée :       

Utiliser les paramètres système par défaut : Utilisez la méthode de connexion par défaut spécifiée par votre administrateur.

Rejoindre automatiquement : Autoriser les systèmes programmés à se connecter automatiquement à la réunion à l'heure de démarrage.

               

Sélectionner la réunion à rejoindre : Un bouton qui représente la réunion et les informations d'appel sont disponibles sur les systèmes programmés. Choisissez cette option pour laisser les participants sélectionner le bouton pour rejoindre la réunion.

               

Pour les systèmes qui ne prennent pas en charge cette option, transférez le courrier électronique d'invitation, qui contient les informations d'appel.

Réserver des salles uniquement : Réserver les salles physiques mais n'autoriser aucune connexion avec les systèmes à l'heure de démarrage.

              
       

Paramètres d'appels entrants et sortants TelePresence               

       
       

Sélectionnez Ajouter pour spécifier les méthodes de connexion des périphériques ou systèmes qui ne sont pas dans la liste des systèmes programmés.

Onglet Appel entrant

        

Sélectionnez un type de connexion—SIP Audio ou SIP Vidéo et spécifiez le nombre de personnes qui peuvent appeler en utilisant le type de connexion sélectionné. Le nombre se rapporte techniquement au nombre de périphériques ; si quatre personnes rejoignent la réunion sur un périphérique, un seul est compté.

Vous pouvez transférer les courriers électroniques d'invitation qui contiennent les informations d'appel aux invités.

Remarque      

Le nombre que vous spécifiez dans Autoriser X personnes à appeler pour rejoindre la réunion en utilisant le type de connexion SIP Vidéo correspond au nombre dans Autoriser X personnes de plus à rejoindre la réunion en utilisant des périphériques vidéo sur le panneau Options de la réunion.

                      

Onglet Appel sortant

        

Sélectionnez un type de connexion, Vidéo IP, Audio IP, Vidéo ISDN, Audio ISDN, Audio SIP,, ou Audio SIP et saisissez les coordonnées des contacts. Leurs périphériques seront automatiquement connectés à l'heure de démarrage programmée.

               

Paramètres d'édition       

Pour éditer ou supprimer une méthode de connexion que vous avez ajoutée, sélectionnez Éditer ou Supprimer, le cas échéant.

              
    

Limites des critères de récurrence dans l'extension WebEx pour Outlook

Le tableau suivant montre les différences entre les critères de récurrence WebEx et Microsoft Outlook.

 
                    
Tableau 1 Réunions WebEx
       

Type       

       
       

Option Outlook       

       
       

Convertie en Option Réunion WebEx       

       
       

Hebdomadaire       

       
       

Toutes les [X] semaines le : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi]       

       

Pour les événements Event Center et les sessions de formation Training Center :

Chaque semaine le : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi]

Si vous programmez une réunion dans Microsoft Outlook qui se répète chaque X semaine, avec X supérieur à 1, la réunion sera programmée dans Outlook selon vos spécifications, mais elle apparaîtra en tant que réunion hebdomadaire sur votre site WebEx.

Le commencement de la semaine pointe toujours vers la valeur par défaut du dimanche. La personnalisation n'est pas prise en charge, donc si vous modifiez le commencement de la semaine sur un autre jour, le commencement de la semaine ne sera pas synchronisé avec le site WebEx.

       

Mensuel       

       

Le [premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] jour Non pris en charge chaque mois

       

Non pris en charge       

                    
       

Le [premier, second, troisième, quatrième, dernier] jour de la semaine ou jour du weekend       

       
       

Non pris en charge       

       
       

Annuellement       

       
                    

[premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] [jour, jour ouvrable, jour du week-end] de [Janvier....Décembre]       

       
                    

Non pris en charge.       

       
 
                                
Tableau 2 Réunions Conférence Personnelle WebEx
       

Type       

       
       

Option Outlook       

       
       

Convertie en Option Réunion Conférence personnelle WebEx

       
       

Mensuel              

       
       

Le [X] de tous les [y] mois

       

Le [X] de chaque mois.

Le [premier, second, troisième, quatrième, dernier] jour de la semaine ou jour du weekend

Non pris en charge       

       

Annuellement

       

Chaque [Janvier....Décembre] [1,....31]

       

Non pris en charge       

                    
       

[premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] [jour, jour ouvrable, week-end] de [Janvier....Décembre]       

       
       

Non pris en charge       

       

[premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] [dimanche, Non pris en charge. Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi] de [Janvier....Décembre]

Non pris en charge       

Date de fin

              

Sans date de fin.

Si la durée est supérieure à un an, elle devient un an.

Se termine après [X] occurrences.

Si la durée est supérieure à un an, elle devient un an.

                    

Se termine le [date input]

       
                    

Si la durée est supérieure à un an, elle devient un an.

       
 

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