Een vergadering plannen in IBM Lotus Notes (WBS30)

Document created by Cisco Localization Team on Oct 20, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Jan 13, 2017
Version 3Show Document
  • View in full screen mode
 

Overzicht van Een vergadering plannen

Let op het volgende bij het plannen van een online vergadering met de Lotus Notes en het verzenden van uitnodigingen:

  • De WebEx-integratie met Lotus Notes biedt basisopties voor het plannen van een vergadering. Een aantal opties die op uw WebEx-site worden weergegeven, zijn mogelijk niet beschikbaar in WebEx-integratie met Lotus Notes. Voor deze aanvullende opties gebruikt WebEx-integratie met Lotus Notes instellingen voor de sjabloon die u voor de vergadering selecteert.

     

  • De WebEx-integratie met Lotus Notes ondersteunt niet alle opties voor terugkerende vergaderingen die beschikbaar zijn in Lotus Notes.

     

  • In alle uitnodigingen voor vergaderingen die u vanuit Lotus Notes verzendt, wordt de begintijd weergegeven in de tijdzone zoals die is ingesteld op uw computer en niet volgens de sitevoorkeuren van uw WebEx-service.

     


    Opmerking


    Op uw WebEx-site worden alle vergadertijden weergegeven in de tijdzone die u hebt ingesteld in uw sitevoorkeuren, ongeacht de tijdzone die u hebt ingesteld op uw computer.     


Een WebEx-vergadering plannen

Met WebEx-productiviteitstools kunt u vergaderingen plannen binnen Lotus Notes zonder naar uw WebEx-site te gaan.

Als u WebEx-integratie met Lotus Notes gebruikt om een vergadering te plannen, kunt u deelnemers uitnodigen door ze in uw Lotus Notes-adresboeken te selecteren. U kunt ook deelnemers uitnodigen die niet in de lijst met contactpersonen van Lotus Notes voorkomen door hun e-mailadres op te geven.

Zodra u een deelnemer hebt uitgenodigd voor een geplande vergadering, ontvangt hij of zij een uitnodigingsmail. De uitnodiging bevat informatie over de vergadering (inclusief het wachtwoord) en een koppeling waar de deelnemer op kan klikken om deel te nemen aan de vergadering.

            
1    Selecteer Een vergadering plannen in uw Lotus-agenda. Het tabblad Nieuw agenda-item wordt weergegeven met een knop WebEx-vergadering toevoegen.
2    Ga als volgt te werk om algemene vergaderinformatie op te geven:
  • Typ het onderwerp van de vergadering in het vak Onderwerp.
  • Geef de begin- en eindtijd voor de vergadering op.
  • (Optioneel) Als u een terugkeerpatroon voor uw vergadering wilt opgeven, klikt u op Herhalen en kiest u de gewenste opties voor terugkerende vergaderingen. Zie Een terugkeerpatroon voor een vergadering instellen voor meer informatie.

  • (Optioneel) Geef andere opties van Lotus Notes op.
3    Selecteer WebEx-vergadering toevoegen. Het dialoogvenster WebEx-instellingen wordt weergegeven.
4    (Optioneel) Onder het gedeelte Informatie over de vergadering kunt u de algemene vergaderopties wijzigen.
5    (Optioneel) Selecteer het tabblad Audio en tracering om het audioverbindingstype en andere verwante opties te kiezen.
6    (Optioneel) Selecteer het tabblad Registratie om te kiezen of deelnemers zich voorafgaand aan de vergadering moeten registreren.
7    (Optioneel) Selecteer het tabblad Resources om de volgende opties op te geven:
  • Selecteer een ander tabblad met Informatie over de vergadering om weer te geven in het vergaderingvenster.
  • Selecteer een of meer van de deelnemers voor uw vergadering om als alternatieve host voor de vergadering aan te wijzen. Een alternatieve host is iemand die toestemming heeft om uw vergadering te starten en te hosten als u zelf niet aan de vergadering kunt deelnemen. Zie https://help.webex.com/docs/DOC-10607 voor meer informatie.
  • Geef een presentatie voor uploaden op, zodat deze automatisch wordt afgespeeld voor deelnemers voordat u aan de vergadering deelneemt.
 

Als u de vergadering plant voor een andere host, verschijnt het bericht ';U plant voor [hostnaam]'; in het dialoogvenster WebEx-instellingen.

8    Selecteer een adresboekpictogram en selecteer in het deelvenster Genodigden de namen van genodigden of voer de namen handmatig in om personen voor de vergadering uit te nodigen.


Opmerking      

Deelnemers die u met WebEx-integratie met Lotus Notes uitnodigt, worden niet weergegeven in de deelnemerslijst voor de vergadering op uw WebEx-site.

Raadpleeg de Lotus Notes Help voor meer informatie over het uitnodigen van deelnemers in Lotus Notes.

9    Voer een van de volgende handelingen uit:
  • Selecteer Uitnodigingen opslaan en verzenden om de uitnodigingen naar de deelnemers te verzenden.

     
  • Selecteer Opslaan als concept en nodig later de deelnemers uit voor de geplande vergadering.
 
Opmerking       U kunt de instellingen van uw vergadering wijzigen nadat u deze hebt gepland.
  WebEx-productiviteitstools voegt de geplande vergadering toe aan uw Lotus Notes-agenda en de openbare agenda op uw WebEx-site.

Een Persoonlijke conferentie plannen

         
1    Selecteer Een vergadering plannen in uw Lotus-agenda.     

Het tabblad Nieuw agenda-item wordt weergegeven.

     
2    Klik op Persoonlijke conferentie toevoegen om de instellingen voor de Persoonlijke conferentie op te geven.
3    Als het tabblad Account van het dialoogvenster WebEx-instellingen wordt weergegeven, geeft u de vereiste informatie op en selecteert u OK.          

Het dialoogvenster WebEx-instellingen wordt weergegeven. Als u de vergadering plant voor een andere host, verschijnt het bericht ';U plant voor [hostnaam]'; in het dialoogvenster WebEx-instellingen.

     
4    Ga als volgt te werk om algemene vergaderinformatie op te geven:
  • Typ het onderwerp van de vergadering in het vak Onderwerp.
  • Geef de begin- en eindtijd voor de vergadering op.
  • (Optioneel) Als u een terugkeerpatroon voor uw vergadering wilt opgeven, klikt u op Herhalen en kiest u de gewenste opties voor terugkerende vergaderingen. Zie Een terugkeerpatroon voor een vergadering instellen voor meer informatie.

  • (Optioneel) Geef andere opties van Lotus Notes op, zoals meldingen voor een vergadering.
5    Selecteer een adresboekpictogram en selecteer in het deelvenster Genodigden de namen van genodigden of voer de namen handmatig in om personen voor de vergadering uit te nodigen.
Opmerking      

Deelnemers die u met WebEx-integratie met Lotus Notes uitnodigt, worden niet weergegeven in de deelnemerslijst voor de vergadering op uw WebEx-site.

Raadpleeg de Lotus Notes Help voor meer informatie over het uitnodigen van deelnemers in Lotus Notes.

6    Voer een van de volgende handelingen uit:
  • Selecteer Uitnodigingen opslaan en verzenden om de uitnodigingen naar de deelnemers te verzenden.

     
  • Selecteer Opslaan als concept en nodig later de deelnemers uit voor de geplande vergadering.
 
Opmerking       U kunt de instellingen van uw vergadering wijzigen nadat u deze hebt gepland.
  WebEx-productiviteitstools voegt de geplande vergadering toe aan uw Lotus Notes-agenda en de openbare agenda op uw WebEx-site.

Een terugkeerpatroon voor een vergadering instellen

Met de herhalingsopties van Lotus Notes kunt u een herhalend patroon voor uw vergadering opgeven. U kunt bijvoorbeeld opgeven dat een vergadering tot een bepaalde datum elke woensdag om 14:00 uur terugkeert. De WebEx-integratie met Lotus Notes plant de vergadering op elke dag die u opgeeft in het herhalingspatroon.

Afhankelijk van uw service worden enkele herhalingsopties van Lotus Notes echter niet ondersteund. Zie Beperkingen voor terugkeerpatroon in WebEx-integratie met Lotus Notes voor meer informatie.

     
1    Als u met behulp van WebEx-integratie met Lotus Notes een vergadering hebt gepland, kunt u de vergadering openen in uw Lotus Notes-agenda.



  Het dialoogvenster Herhalingsopties wordt weergegeven.
2    Geef in het dialoogvenster de herhalingsopties op en selecteer vervolgens OK.

Beperkingen voor terugkeerpatroon in WebEx-integratie met Lotus Notes

In de volgende tabel staan de verschillen tussen de herhalingspatronen van WebEx en Lotus Notes.

 
                                             
Tabel 1 WebEx-vergaderingen

Type

Optie voor Lotus Notes

Geconverteerd naar de optie WebEx-vergadering

Wekelijks

Elke 1e-8e week op: [zondag, maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdag, zaterdag]

Voor Meeting Centers:

Elke 1e-8e week op: [zondag, maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdag, zaterdag]

Voor gebeurtenissen van Event Center en trainingssessies van Training Center:

Elke week op: [zondag, maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdag, zaterdag]

Als u een vergadering plant die om de X weken terugkeert, waarbij X staat voor meer dan 1, wordt de vergadering in Lotus Notes gepland zoals u hebt opgegeven, maar zal deze op uw WebEx-site als een wekelijkse vergadering worden weergegeven.

Maandelijks

Niet ondersteund.

Tellen vanaf het einde van de maand

Jaarlijks

Elk 1e-10e jaar

Elk jaar.

Als u een vergadering plant die om de X jaar terugkeert, waarbij X staat voor meer dan 1, wordt de vergadering in Lotus Notes gepland zoals u hebt opgegeven, maar zal deze op uw WebEx-site als een jaarlijkse vergadering worden weergegeven.

Aangepast

Aangepaste instellingen

Niet ondersteund.

Einddatum

Begindatum tot datum

Als de periode langer is dan een jaar, wordt dit omgezet naar één jaar.

Begindatum X keer doorgaan

Als de periode langer is dan een jaar, wordt dit omgezet naar één jaar.

Uitzonderingen opgeven

Niet verplaatsen

Niet ondersteund.

Verplaatsen naar vrijdag

Niet ondersteund.

Verplaatsen naar maandag

Niet ondersteund.

Verplaatsen naar eerstvolgende werkdag

Niet ondersteund.

Verwijderen

Niet ondersteund.

 
                                                  
Tabel 2 Persoonlijke WebEx-conferenties

Type

Optie voor Lotus Notes

Geconverteerd naar de optie Persoonlijke WebEx-conferentie

Dagelijks

Elke 1e-31e dag

Elke dag

Maandelijks

Elke 1e-12e maand op de 1e-31e

Elke maand op de [1e, 2e, 3e, 4e, laatste dag] [zo, ma, di, woe, do, vrij, za]

Tellen vanaf het einde van de maand

Niet ondersteund

Elke 1e-12e maand op de [1e, 2e, 3e, 4e, laatste] [zo, ma, di, woe, do, vrij, za]

Elke week op [zo, ma, di, woe, do, vrij, za]

Jaarlijks

Elk 1e-10e jaar

Niet ondersteund

Aangepast

Aangepaste instellingen

Niet ondersteund

Einddatum

Begindatum tot datum

Als de periode langer is dan een jaar, wordt dit omgezet naar één jaar.

Begindatum X keer doorgaan

Als de periode langer is dan een jaar, wordt dit omgezet naar één jaar.

Uitzonderingen opgeven

Niet verplaatsen

Niet ondersteund.

Verplaatsen naar vrijdag

Niet ondersteund.

Verplaatsen naar maandag

Niet ondersteund.

Verplaatsen naar eerstvolgende werkdag

Niet ondersteund.

Verwijderen

Niet ondersteund.


Opmerking


Let bij het aanpassen of verwijderen van een herhalende vergadering in Lotus Notes op het volgende:

  • Als u een herhalende vergadering aanpast (zoals het wijzigen van de datum of de vergaderopties), moeten de wijzigingen die u aan een enkel exemplaar van de vergadering aanbrengt, voor alle exemplaren worden aangepast. Dan pas worden de wijzigingen doorgevoerd op uw WebEx-site. Als u de wijzigingen alleen bij een enkel exemplaar aanbrengt, wordt de vergadering bijgewerkt in Lotus Notes, maar wordt de agenda op uw site niet bijgewerkt.

     

  • Als u een enkel exemplaar van een herhalende vergadering annuleert, wordt het exemplaar verwijderd in Lotus Notes, maar blijft de vergadering wel in uw agenda staan. U moet alle exemplaren van een herhalende vergadering in Lotus Notes verwijderen om deze uit uw agenda te verwijderen.

     


Vergaderingssjablonen gebruiken

In een vergaderingssjabloon zijn al uw voorkeursinstellingen opgeslagen, zodat u een online vergadering snel kunt plannen of starten door de sjabloon te kiezen in plaats van dezelfde instellingen te selecteren voor elke vergadering die u plant. In een sjabloon worden echter niet de instellingen van een onderwerp, wachtwoord en datum en tijd opgeslagen.

Als u nog nooit een standaard vergaderingssjabloon hebt opgegeven in Productiviteitstools voor uw lokale computer, worden de standaardwaarden gebaseerd op de instellingen voor uw WebEx-site. Nadat u een standaard vergaderingssjabloon hebt opgegeven in Productiviteitstools op uw lokale computer, worden de standaardwaarden gebaseerd op uw lokale instellingen.

Als u een vergadering plant met WebEx-integratie met Lotus Notes, kunt u de vergaderingssjablonen selecteren die u op uw WebEx-site hebt opgeslagen.


Opmerking


Hoewel WebEx-integratie met Lotus Notes slechts een subset van alle opties biedt die u voor een online vergadering kunt gebruiken, zijn alle opties vooraf ingesteld in een sjabloon, ongeacht of ze in WebEx-integratie met Lotus Notes worden weergegeven. Als u bijvoorbeeld bepaalde deelnemersrechten in een sjabloon instelt, worden die rechten voor de vergadering ingesteld. Instellingen voor deelnemersrechten zijn niet beschikbaar in WebEx-integratie met Lotus Notes.

Nadat u een vergadering hebt gepland, kunt u de sjabloon voor deze vergadering niet meer wijzigen.


     
1    Als u de gegevens van een sjabloon wilt bekijken, selecteert u de knop Configuratie op de Lotus Notes-werkbalk en kiest u Vergaderingssjablonen.



Uw lijst met opgeslagen vergaderingssjablonen op uw WebEx-site wordt weergegeven.

2    Selecteer een sjabloon en selecteer vervolgens Weergeven.

Een geplande vergadering bewerken

Met WebEx-integratie met Lotus Notes kunt u Lotus Notes gebruiken om een geplande vergadering op elk gewenst moment te bewerken. U kunt bijvoorbeeld de starttijd wijzigen, een nieuw wachtwoord opgeven, een andere teleconferentieoptie kiezen, enzovoort. Nadat u een geplande vergadering hebt bewerkt, verzendt WebEx-integratie met Lotus Notes een bijgewerkte uitnodiging voor de vergadering naar de deelnemers die u hebt uitgenodigd. Daarnaast wordt de informatie over de vergadering op uw WebEx-site bijgewerkt.

Belangrijk:
  • Als u een vergadering bewerkt op uw WebEx-site in plaats van met WebEx-integratie met Lotus Notes, worden uw wijzigingen niet weergegeven in Lotus Notes. Als u bijvoorbeeld via uw site de starttijd van de vergadering wijzigt, wordt de starttijd niet gewijzigd in uw Lotus Notes-agenda. Daarom wordt het aanbevolen om alleen Lotus Notes te gebruiken om vergaderingen te bewerken.

     

  • Als u Lotus Notes gebruikt om een herhalende vergadering aan te passen, moeten de wijzigingen die u in een enkel exemplaar van de vergadering aanbrengt, voor alle exemplaren worden aangepast. Dan pas worden de wijzigingen doorgevoerd op uw WebEx-site. Als u de wijzigingen alleen bij een enkel exemplaar aanbrengt, wordt de vergadering bijgewerkt in Lotus Notes, maar wordt de agenda niet bijgewerkt.

     


Opmerking


U kunt de sjabloon voor een geplande vergadering niet wijzigen.


       
1    Zoek in uw Lotus Notes-agenda de vergadering die u wilt bewerken en open het tabblad Agenda-item.
2    Bewerk de informatie of wijzig opties in het scherm Vergadering.
3    Selecteer WebEx-vergadering bewerken om specifieke WebEx-opties in het dialoogvenster Vergaderinstellingen te bewerken.
4    Selecteer Uitnodigingen opslaan en verzenden. Uw vergadering wordt bijgewerkt op uw WebEx-site.

Een geplande vergadering annuleren

Als u een online vergadering wilt annuleren die u in Lotus Notes hebt gepland, gebruikt u de annuleringsopties die beschikbaar zijn in Lotus Notes. Alle genodigden ontvangen automatisch een annuleringsmelding. De vergadering wordt ook geannuleerd op uw WebEx-site.

Belangrijk:
  • Als u een WebEx-vergadering plant in Lotus Notes, moet u deze ook in Lotus Notes annuleren. Als u de vergadering probeert te annuleren vanaf uw WebEx-site, wordt deze niet geannuleerd in Lotus Notes.

     

  • Als u een enkel exemplaar van een herhalende vergadering annuleert, wordt het exemplaar verwijderd in Lotus Notes, maar blijft de vergadering wel in uw agenda staan. U moet alle exemplaren van een herhalende vergadering in Lotus Notes verwijderen om deze uit uw agenda te verwijderen.

     

Raadpleeg de Lotus Notes Help voor meer informatie over het annuleren van een vergadering in Lotus Notes.

 

Attachments

    Outcomes