IBM Lotus Notes ile Toplantı Planlama (WBS30)

Document created by Cisco Localization Team on Oct 20, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Jan 13, 2017
Version 3Show Document
  • View in full screen mode
 

Toplantı Planlamaya Genel Bakış

Lotus Notes WebEx entegrasyonunu kullanarak çevrimiçi bir toplantı planlamak ve toplantı davetiyeleri göndermek için aşağıdakilere dikkat edin:

  • Lotus Notes WebEx entegrasyonu, toplantı planlamaya yönelik temel seçenekleri sağlar. WebEx sitenizde görünen bazı seçenekler Lotus Notes WebEx entegrasyonunda kullanılamayabilir. Bu ek seçenekler için Lotus Notes WebEx entegrasyonu, toplantı için seçtiğiniz şablonun ayarlarını kullanır.

     

  • Lotus Notes WebEx entegrasyonu, Lotus Notes'ta kullanılabilen tüm tekrarlama seçeneklerini desteklemez.

     

  • Lotus Notes'tan gönderdiğiniz tüm toplantı davetlerinde toplantının başlangıç zamanı WebEx hizmetinizin site tercihlerinde değil, bilgisayarınızda ayarlanan saat diliminde görünür.

     


    Not


    WebEx sitenizde tüm toplantı saatleri, bilgisayarınızda ayarlanan saat dilimi ne olursa olsun site tercihlerinizde ayarladığınız saat diliminde görünür.     


WebEx Toplantısı Planlama

WebEx Hızlı Erişim Araçları, WebEx sitenize gitmeden Lotus Notes'ta toplantılar planlamanızı sağlar.

Toplantı planlamak için Lotus Notes WebEx entegrasyonunu kullandığınızda, Lotus Notes adres defterlerinizden herhangi birinde toplantı seçerek katılımcıları davet edebilirsiniz. E-posta adreslerini sağlayarak Lotus Notes kişi listesinde olmayan katılımcıları da davet edebilirsiniz.

Bir katılımcıyı planlanan toplantıya davet ettikten sonra, bu katılımcı davet e-posta mesajı alır. Davet, parola ve katılımcının toplantıya katılmak için seçebileceği bağlantı da dahil olmak üzere toplantı hakkında bilgiler içerir.

            
1    Lotus Notes Takviminizde Bir Toplantı Planla’yı seçin. WebEx Toplantısı Ekle düğmesini içeren Yeni Takvim Girişi sekmesi görünür.
2    Genel toplantı bilgilerini belirtmek için aşağıdakileri yapın:
  • Konu kutusunda toplantı için bir konu yazın.
  • Toplantının başlangıç ve bitiş saatini belirtin.
  • (İsteğe bağlı) Toplantınız için bir tekrarlama şablonu belirtmek isterseniz Tekrar'ı seçin ve ardından tekrarlama seçeneklerini belirleyin. Daha fazla bilgi için bkz. Toplantı için Tekrarlama Şablonu Belirtme.

  • (İsteğe bağlı) Lotus Notes tarafından sunulan diğer seçenekleri belirtin.
3    WebEx Toplantısı Ekle'yi seçin. WebEx Ayarları iletişim kutusu açılır.
4    (İsteğe bağlı) Toplantı Bilgileri bölümünde, genel toplantı seçeneklerinde değişiklikler yapabilirsiniz.
5    (İsteğe bağlı) Ses bağlantısı türünü ve diğer ilgili seçenekleri belirlemek için Ses ve Takip sekmesini seçin.
6    (İsteğe bağlı) Katılımcıların toplantıdan önce kaydolmaları gerekip gerekmediğini belirlemek için Kayıt sekmesini seçin.
7    (İsteğe bağlı) Aşağıdaki seçenekleri belirtmek için Kaynaklar sekmesini seçin:
  • Toplantı penceresinde gösterilecek farklı bir Toplantı Bilgileri sekmesini seçin.
  • Toplantının alternatif sahibi olması için bir veya daha fazla katılımcı seçin. Alternatif toplantı sahibi, toplantıya siz katılamadığınızda toplantınızı başlatma ve toplantıya sahiplik yapma izni olan kişidir. Daha fazla bilgi için bkz. https://help.webex.com/docs/DOC-10607.
  • Siz toplantıya katılmadan önce otomatik olarak yürütülmesi için yüklenecek bir sunum belirtin.
 

Başka bir toplantı sahibi için toplantı planlıyorsanız, WebEx Ayarları iletişim kutusunda bunu belirten "[Toplantı sahibi] için planlama yapıyorsunuz" mesajı gösterilir.

8    Toplantıya kişi davet etmek için bir adres defteri simgesi seçin ve Davetliler panelinde davetli adlarını seçin veya adları manuel olarak girin.


Not      

Lotus Notes WebEx entegrasyonunu kullanarak davet ettiğiniz tüm katılımcılar, WebEx sitenizde toplantı için katılımcılar listesinde görünmez.

Lotus Notes'ta katılımcıları davet etmek hakkında ek bilgi için Lotus Notes Yardımı'na bakın.

9    Şunlardan birini yapın:
  • Davetiyeleri katılımcılara göndermek için Davetiyeleri Kaydet ve Gönder'i seçin.

     
  • Taslak olarak kaydet'i seçin ve katılımcıları planlanan toplantıya daha sonra davet edin.
 
Not       Toplantıyı planladıktan sonra istediğiniz ayarını değiştirebilirsiniz.
  WebEx Hızlı Erişim Araçları, planlanan toplantıyı Lotus Notes takviminize ekler ve WebEx sitenizdeki genel takvime ekler.

Kişisel Konferans Toplantısı Planlama

         
1    Lotus Notes Takviminizde Bir Toplantı Planla’yı seçin.     

Yeni Takvim Girişi sekmesi görünür.

     
2    Kişisel Konferans toplantı ayarlarını belirtmek için Kişisel Konferans Toplantısı Ekle'yi seçin.
3    WebEx Ayarları iletişim kutusunun Hesap sekmesi görünürse gerekli bilgileri yazın ve ardından Tamam'ı seçin.          

WebEx Ayarları iletişim kutusu görünür. Başka bir toplantı sahibi için toplantı planlıyorsanız, WebEx Ayarları iletişim kutusunda bunu belirten "[Toplantı sahibi] için planlama yapıyorsunuz" mesajı gösterilir.

     
4    Genel toplantı bilgilerini belirtmek için aşağıdakileri yapın:
  • Konu kutusunda toplantı için bir konu yazın.
  • Toplantının başlangıç ve bitiş saatini belirtin.
  • (İsteğe bağlı) Toplantınız için bir tekrarlama şablonu belirtmek isterseniz Tekrar'ı seçin ve ardından tekrarlama seçeneklerini belirleyin. Daha fazla bilgi için bkz. Toplantı için Tekrarlama Şablonu Belirtme.

  • (İsteğe bağlı) Lotus Notes tarafından sunulan toplantı bildirimi gibi diğer seçenekleri belirtin.
5    Toplantıya kişi davet etmek için bir adres defteri simgesi seçin ve Davetliler panelinde davetli adlarını seçin veya adları manuel olarak girin.
Not      

Lotus Notes WebEx entegrasyonunu kullanarak davet ettiğiniz tüm katılımcılar, WebEx sitenizde toplantı için katılımcılar listesinde görünmez.

Lotus Notes'ta katılımcıları davet etmek hakkında ek bilgi için Lotus Notes Yardımı'na bakın.

6    Şunlardan birini yapın:
  • Davetiyeleri katılımcılara göndermek için Davetiyeleri Kaydet ve Gönder'i seçin.

     
  • Taslak olarak kaydet'i seçin ve katılımcıları planlanan toplantıya daha sonra davet edin.
 
Not       Toplantıyı planladıktan sonra istediğiniz ayarını değiştirebilirsiniz.
  WebEx Hızlı Erişim Araçları, planlanan toplantıyı Lotus Notes takviminize ekler ve WebEx sitenizdeki genel takvime ekler.

Toplantı için Tekrarlama Şablonu Belirtme

Lotus Notes tekrar seçeneklerini kullanarak toplantınız için tekrarlama şablonu belirtebilirsiniz. Örneğin, toplantının belirli bir tarihe kadar her Çarşamba saat 14:00'da tekrarlanmasını belirtebilirsiniz. Lotus Notes WebEx entegrasyonu, tekrarlama şablonunda belirttiğiniz her gün için toplantıyı planlar.

Ancak hizmetinize bağlı olarak bazı Lotus Notes tekrar seçeneklerinden bazıları desteklenmeyebilir. Daha fazla bilgi için bkz. Lotus Notes WebEx Entegrasyonunda Tekrarlama Şablonu Sınırlamaları.

     
1    Lotus Notes WebEx entegrasyonunu kullanarak bir toplantı planladıysanız, Lotus Notes takviminizde takvim girişini açın.



  Tekrar Seçenekleri iletişim kutusu görünür.
2    İletişim kutusunda tekrar seçeneklerini belirtin ve ardından Tamam'ı seçin.

Lotus Notes WebEx Entegrasyonunda Tekrarlama Şablonu Sınırlamaları

Aşağıdaki tabloda WebEx ile Lotus Notes tekrarlama şablonları arasındaki farklılıklar gösterilmektedir.

 
                                             
Tablo 1 WebEx Toplantıları

Tür

Lotus Notes Seçeneği

WebEx Toplantı Seçeneğine dönüştürülen

Haftalık

Her 1-8. haftada şu günlerde: [Pazar, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi]

Meeting Center'lar için:

Her 1-8. haftada şu günlerde: [Pazar, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi]

Event Center olayları ve Training Center eğitim oturumları için:

Her hafta şu günde: [Pazar, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi]

Lotus Notes'ta X haftada bir tekrar eden bir toplantı planlarsanız (burada X 1'den büyüktür), toplantı Lotus Notes'ta belirttiğiniz gibi planlanacak, ancak WebEx sitenizde haftalık toplantı olarak görünecektir.

Aylık

Desteklenmiyor.

Ayın sonundan itibaren sayma

Yıllık

Her 1- 10. yıl

Her yıl.

Lotus Notes'ta X yılda bir tekrar eden bir toplantı planlarsanız (burada X 1'den büyüktür), toplantı Lotus Notes'ta belirttiğiniz gibi planlanacak, ancak WebEx sitenizde yıllık toplantı olarak görünecektir.

Özel

Özel ayarlar

Desteklenmiyor.

Bitiş tarihi

Başlangıç tarihinden belirli bir tarihe

Zaman dilimi bir yıldan uzunsa, bir yıla dönüştürülür.

Başlangıç tarihinden itibaren X kez devam eder

Zaman dilimi bir yıldan uzunsa, bir yıla dönüştürülür.

İstisnaları belirtin

Taşıma

Desteklenmiyor.

Cumaya taşı

Desteklenmiyor.

Pazartesiye taşı

Desteklenmiyor.

En yakın hafta içi gününe taşı

Desteklenmiyor.

Sil

Desteklenmiyor.

 
                                                  
Tablo 2 WebEx Kişisel Konferans Toplantıları

Tür

Lotus Notes Seçeneği

WebEx Kişisel Konferans Toplantısı Seçeneğine dönüştürüldü

Günlük

Her 1-31. günde

Her gün

Aylık

1-31. günde her 1-12. ay

Her ayın [1., 2., 3., 4., son] [Paz, Pts, Sal, Çar, Per, Cum ve Cts] günü

Ayın sonundan itibaren sayma

Desteklenmiyor

Her 1-12. ayda [1., 2., 3., 4., son][Paz, Pzt, Sal, Çar, Per, Cum, Cts]

Haftada 1 [Paz, Pzt, Sal, Çar, Per, Cum, Cts]

Yıllık

Her 1- 10. yıl

Desteklenmiyor

Özel

Özel ayarlar

Desteklenmiyor

Bitiş tarihi

Başlangıç tarihinden belirli bir tarihe

Zaman dilimi bir yıldan uzunsa, bir yıla dönüştürülür.

Başlangıç tarihinden itibaren X kez devam eder

Zaman dilimi bir yıldan uzunsa, bir yıla dönüştürülür.

İstisnaları belirtin

Taşıma

Desteklenmiyor.

Cumaya taşı

Desteklenmiyor.

Pazartesiye taşı

Desteklenmiyor.

En yakın hafta içi gününe taşı

Desteklenmiyor.

Sil

Desteklenmiyor.


Not


Lotus Notes'ta tekrarlanan toplantının değiştirilmesi veya silinmesi için aşağıdakilere dikkat edin:

  • Tekrarlanan bir toplantıda tarihini yeniden planlamak veya toplantı seçeneklerini değiştirmek gibi bir düzenleme yaptığınızda, değişikliklerin WebEx sitenizde etkili olması için toplantının tek bir örneğinde yaptığınız değişiklikler tüm örneklerine uygulanmalıdır. Değişiklikleri yalnızca tek bir örneğe uygularsanız, Lotus Notes'ta bir güncelleme yapılır, ancak sitenizdeki takvimde yapılmaz.

     

  • Tekrarlanan bir toplantının tek bir örneğini iptal ederseniz örnek Lotus Notes'ta silinir, ancak takviminizde kalır. Takvimden kaldırılması için Lotus Notes'ta tekrarlanan toplantının tüm örneklerini silmeniz gerekir.

     


Toplantı Şablonlarını Kullanma

Toplantı şablonları tercih ettiğiniz ayarları depolar, böylece planladığınız her toplantı için aynı ayarları seçmek yerine ilgili şablonu seçerek hızla çevrimiçi bir toplantı planlayabilir veya başlatabilirsiniz. Ancak bir şablon konu başlığı, parola, tarih ve saat ayarlarını depolamaz.

Yerel bilgisayarınız için Hızlı Erişim Araçları'nda varsayılan toplantı şablonu belirtmediyseniz, varsayılan değerler WebEx sitenizin ayarlarını uygular. Yerel bilgisayarınızdaki Hızlı Erişim Araçları'nda varsayılan toplantı şablonu belirttikten sonra, varsayılan değerler yerel ayarlarınızı uygular.

Lotus Notes WebEx entegrasyonunu kullanarak bir toplantı planlarken, WebEx sitenize kaydettiğiniz herhangi bir toplantı şablonunu seçebilirsiniz.


Not


Lotus Notes WebEx entegrasyonu çevrimiçi toplantı için kullanabileceğiniz tüm seçeneklerin yalnızca bir alt kümesini içerse de, tüm seçenekler Lotus Notes WebEx entegrasyonunda görünüp görünmediklerine bakılmaksızın şablonda mevcuttur. Örneğin, bir şablonda belirli katılımcı ayrıcalıkları ayarlarsanız, bu ayrıcalıklar toplantı için ayarlanır. Katılımcı ayrıcalığı ayarları, Lotus Notes WebEx entegrasyonunda kullanılamaz.

Bir toplantı planladıktan sonra, şablonunu değiştiremezsiniz.


     
1    Şablonun ayrıntılarını görüntülemek için Lotus Notes araç çubuğunda Yapılandırma düğmesini seçin ve ardından Toplantı Şablonları'nı seçin.



WebEx sitenizdeki kayıtlı toplantı şablonlarınızın listesi görünür.

2    Bir şablonu ve ardından Görüntüle'yi seçin.

Planlanan Toplantıyı Düzenleme

Lotus Notes WebEx entegrasyonu sayesinde Lotus Notes’u kullanarak, planlanan bir toplantıyı dilediğiniz zaman kullanabilirsiniz. Örneğin, başlangıç saatini değiştirebilir, yeni bir parola belirtebilir, farklı bir telekonferans seçeneği belirleyebilir ve daha fazlasını yapabilirsiniz. Planlanan bir toplantıyı düzenledikten sonra, Lotus Notes WebEx entegrasyonu toplantıya davet ettiğiniz katılımcılara güncellenen bir toplantı daveti gönderir ve WebEx sitenizde toplantı bilgilerini günceller.

Önemli:
  • Lotus Notes WebEx entegrasyonu yerine WebEx sitenizi kullanarak bir toplantıyı düzenlerseniz, değişiklikleriniz Lotus Notes'ta görünmez. Örneğin, sitenizi kullanarak toplantının başlangıç saatini değiştirirseniz, başlangıç saati Lotus Notes takviminizde görünmez. Bu nedenle, toplantı düzenlemek için yalnızca Lotus Notes'u kullanmanız önerilir.

     

  • Tekrarlanan bir toplantıyı değiştirmek için Lotus Notes'u kullandığınızda, değişikliklerin WebEx sitenizde etkili olması için toplantının tek bir örneğinde yaptığınız değişiklikler tüm örneklerine uygulanmalıdır. Değişiklikleri yalnızca tek bir örneğe uygularsanız, Lotus Notes'ta bir güncelleme yapılır, ancak takvimde yapılmaz.

     


Not


Planlanan toplantı için şablonu değiştiremezsiniz.


       
1    Lotus Notes takviminizde, düzenlemek istediğiniz toplantıyı bulun ve ardından takvim girişi sekmesini açın.
2    Toplantı ekranında bilgileri düzenleyin veya seçenekleri değiştirin.
3    Toplantı Ayarları iletişim kutusunda WebEx'e özgü seçenekleri düzenlemek için WebEx Toplantısını Düzenle'yi seçin.
4    Davetiyeleri Kaydet ve Gönder'i seçin. Toplantınız WebEx sitenizde güncellenir.

Planlanan Toplantıyı İptal Etme

Lotus Notes'ta planladığınız çevrimiçi toplantıyı iptal etmek için Lotus Notes'ta sunulan iptal seçeneklerini kullanmanız yeterlidir. Tüm davetliler otomatik olarak bir iptal bildirimi alır. Toplantı WebEx sitenizde de iptal edilir.

Önemli:
  • Lotus Notes'ta bir WebEx toplantısı planlarsanız, doğrudan Lotus Notes'ta iptal etmeniz gerekir. Bunun yerine WebEx sitesinden iptal etmeyi denersiniz Lotus Notes'ta iptal edilmeyecektir.

     

  • Tekrarlanan bir toplantının tek bir örneğini iptal ederseniz örnek Lotus Notes'ta silinir, ancak takviminizde kalır. Takviminizden kaldırılması için Lotus Notes'ta tekrarlanan toplantının tüm örneklerini silmeniz gerekir.

     

Lotus Notes'ta bir toplantıyı iptal etme hakkında daha fazla bilgi için Lotus Notes Yardımı'na bakın.

 

Attachments

    Outcomes