Planificación de una reunión con IBM Lotus Notes (WBS30)

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Planificar una reunión: introducción

Para planificar una reunión en línea mediante la integración de WebEx con Lotus Notes y enviar las invitaciones a la reunión, debe tener en cuenta lo siguiente:

  • La integración de WebEx con Lotus Notes ofrece opciones básicas para planificar una reunión. Es posible que algunas opciones que aparecen en el sitio de WebEx no estén disponibles en la integración de WebEx con Lotus Notes. Para estas opciones adicionales, la integración de WebEx con Lotus Notes utiliza la configuración de la plantilla seleccionada para la reunión.

     

  • La integración de WebEx con Lotus Notes no es compatible con todas las opciones de repetición disponibles en Lotus Notes.

     

  • En cualquier invitación a una reunión que envíe con Lotus Notes, la hora de inicio de la reunión aparecerá en la zona horaria configurada en su ordenador, no en la hora establecida en las preferencias del servicio de WebEx.

     


    Nota


    En el sitio de WebEx, todas las horas de las reuniones se aparecerá en la zona horaria configurada en las preferencias del sitio, independientemente de la zona horaria establecida en su ordenador.     


Planificación de una reunión de WebEx

Las herramientas de productividad de WebEx le permiten planificar reuniones en Lotus Notes, sin necesidad de ir al sitio de WebEx.

Cuando utilice la integración de WebEx con Lotus Notes para planificar una reunión, puede seleccionar a los asistentes en cualquiera de las libretas de direcciones de Lotus Notes para invitarlos. También puede invitar a los asistentes que no se encuentran en la lista de contactos de Lotus Notes si introduce sus direcciones de correo electrónico.

Cuando invita a un asistente a una reunión planificada, este recibe un mensaje de invitación por correo electrónico. En la invitación, se incluye información sobre la reunión, incluida la contraseña y un enlace que puede seleccionar el asistente para unirse a la reunión.

            
1    En la agenda de Lotus Notes, seleccione Planificar una reunión. La pestaña Nueva entrada de agenda aparece con el botón Añadir reunión de WebEx.
2    Realice los pasos siguientes para especificar la información general de la reunión:
  • Escriba un tema para la reunión en el cuadro Asunto.
  • Especifique las horas de inicio y de finalización de la reunión.
  • (Opcional) Para especificar un patrón de repetición para la reunión, seleccione Repetir y, a continuación, seleccione las opciones de repetición. Para obtener más información, consulte Especificar un patrón de repetición para una reunión.

  • (Opcional) También puede especificar otras opciones disponibles en Lotus Notes.
3    Seleccione Añadir reunión de WebEx. Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración de WebEx.
4    (Opcional) En la sección Información de la reunión, podrá modificar las opciones generales de la reunión.
5    (Opcional) Seleccione la pestaña Audio y seguimiento para elegir el tipo de conexión de audio y las opciones relacionadas.
6    (Opcional) Seleccione la pestaña Registro para elegir si los asistentes tienen que registrarse o no antes de la reunión.
7    (Opcional) Seleccione la pestaña Recursos para especificar las siguientes opciones:
  • Seleccione la pestaña Información de la reunión para que aparezca en la ventana de la reunión.
  • Seleccione uno o varios asistentes para que sean los organizadores alternativos de la reunión. El organizador alternativo es aquella persona que cuenta con los permisos para iniciar y organizar su reunión cuando usted no puede asistir personalmente. Para obtener más información, consulte https://help.webex.com/docs/DOC-10607.
  • Especifique la presentación que desee cargar para que se reproduzca automáticamente antes de unirse a la reunión y los asistentes la vean.
 

Si está planificando la reunión para otro organizador, en el cuadro de diálogo Configuración de WebEx se mostrará el mensaje “Está planificando para [nombre del organizador]”.

8    Para invitar a personas a la reunión, seleccione el icono de la libreta de direcciones en el panel Invitados y elija los nombres de los invitados o introdúzcalos de forma manual.


Nota      

Los asistentes que invite mediante la integración de WebEx con Lotus Notes no aparecerán en la lista de asistentes en el sitio de WebEx.

Para obtener más información sobre cómo invitar a asistentes en Lotus Notes, consulte la ayuda de Lotus Notes.

9    Realice una de las siguientes acciones:
  • Seleccione Guardar y enviar invitaciones para enviar las invitaciones a los asistentes.

     
  • Seleccione Guardar como borrador e invite a los asistentes a la reunión planificada más tarde.
 
Nota       Puede cambiar cualquier elemento de la configuración de su reunión después de planificarla.
  Las herramientas de productividad de WebEx añaden la reunión planificada a su agenda de Lotus Notes y al calendario público del sitio de WebEx.

Planificación de una reunión de conferencia personal

         
1    En la agenda de Lotus Notes, seleccione Planificar una reunión.     

Se le mostrará la pestaña Nueva entrada de agenda.

     
2    Para especificar la configuración de la reunión de conferencia personal, haga clic en Añadir reunión de conferencia personal.
3    Si aparece la pestaña Cuenta del cuadro de diálogo Configuración de WebEx, escriba la información solicitada y, a continuación, seleccione Aceptar.          

Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración de WebEx. Si está planificando la reunión para otro organizador, en el cuadro de diálogo Configuración de WebEx se mostrará el mensaje “Está planificando para [nombre del organizador]”.

     
4    Realice los pasos siguientes para especificar la información general de la reunión:
  • Escriba un tema para la reunión en el cuadro Asunto.
  • Especifique las horas de inicio y de finalización de la reunión.
  • (Opcional) Para especificar un patrón de repetición para la reunión, seleccione Repetir y, a continuación, seleccione las opciones de repetición. Para obtener más información, consulte Especificar un patrón de repetición para una reunión.

  • (Opcional) También puede especificar otras opciones disponibles en Lotus Notes, como la notificación de reunión.
5    Para invitar a personas a la reunión, seleccione el icono de la libreta de direcciones en el panel Invitados y elija los nombres de los invitados o introdúzcalos de forma manual.
Nota      

Los asistentes que invite mediante la integración de WebEx con Lotus Notes no aparecerán en la lista de asistentes en el sitio de WebEx.

Para obtener más información sobre cómo invitar a asistentes en Lotus Notes, consulte la ayuda de Lotus Notes.

6    Realice una de las siguientes acciones:
  • Seleccione Guardar y enviar invitaciones para enviar las invitaciones a los asistentes.

     
  • Seleccione Guardar como borrador e invite a los asistentes a la reunión planificada más tarde.
 
Nota       Puede cambiar cualquier elemento de la configuración de su reunión después de planificarla.
  Las herramientas de productividad de WebEx añaden la reunión planificada a su agenda de Lotus Notes y al calendario público del sitio de WebEx.

Especificar un patrón de repetición para una reunión

Si utiliza las opciones de repetición de Lotus Notes, podrá especificar el patrón de repetición de la reunión. Por ejemplo, puede especificar que se repita cada miércoles a las 14:00 hasta la fecha especificada. La integración de WebEx con Lotus Notes planifica la reunión todos los días que haya especificado de acuerdo con la frecuencia.

No obstante, según el servicio, es posible que algunas de las opciones de Lotus Notes no sean compatibles. Para obtener más información, consulte Limitaciones del patrón de repetición en la integración de WebEx con Lotus Notes.

     
1    Si planificó una reunión con la integración de WebEx con Lotus Notes, abra la entrada de agenda en su agenda de Lotus Notes.



  Aparecerá el cuadro de diálogo de opciones de repetición.
2    Especifique las opciones de repetición en el cuadro de diálogo y, a continuación, seleccione Aceptar.

Limitaciones del patrón de repetición en la integración de WebEx con Lotus Notes

La tabla siguiente muestra las diferencias entre los patrones de repetición de WebEx y Lotus Notes.

 
                                             
Tabla 1: Reuniones de WebEx

Tipo

Opción Lotus Notes

Equivalencia con WebEx

Semanal

Cada 1-8 semanas el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado]

Para Meeting Center:

Cada 1-8 semanas el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado]

Para eventos de Event Center y sesiones de formación de Training Center:

Cada semana el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado]

Si planifica una reunión que se repite cada X semanas (X > 1), en Lotus Notes la reunión se programará según lo especificado en dicho programa, pero aparecerá como una reunión semanal en su sitio de WebEx.

Mensual

No admitido.

Contar desde el final del mes

Anual

Cada 1-10 años

Cada año.

Si planifica una reunión que se repite cada X años (X > 1), en Lotus Notes la reunión se programará según lo especificado en dicho programa, pero aparecerá como una reunión anual en su sitio de WebEx.

Personalizado

Configuración personalizada

No admitido.

Fecha de finalización:

Comenzar desde fecha hasta fecha

Si el período de tiempo es superior a un año, se convierte en un año.

Comenzar desde la fecha continuar durante X veces

Si el período de tiempo es superior a un año, se convierte en un año.

Especifique excepciones

No mover

No admitido.

Mover al viernes

No admitido.

Mover al lunes

No admitido.

Mover al día laborable más cercano

No admitido.

Eliminar

No admitido.

 
                                                  
Tabla 2: Reuniones de conferencia personal de WebEx

Tipo

Opción Lotus Notes

Opción Convertido a reunión de Conferencia personal de WebEx

Diaria

Cada 1-31 días

Todos los días

Mensual

Cada 1-12 meses, el 1-31

Cada mes, el [1º, 2º, 3º, 4º, último] [Dom, Lun, Mar, Mié, Jue, Vie y Sáb]

Contar desde el final del mes

No admitido.

Cada 1º-12º mes, el [1º, 2º 3º, 4º, último][Dom, Lun, Mar, Mie, Jue, Vie, Sab]

Cada 1 semana los [Dom, Lun, Mar, Mie, Jue, Vie, Sab]

Anual

Cada 1-10 años

No admitido.

Personalizado

Configuración personalizada

No admitido.

Fecha de finalización:

Comenzar desde fecha hasta fecha

Si el período de tiempo es superior a un año, se convierte en un año.

Comenzar desde la fecha continuar durante X veces

Si el período de tiempo es superior a un año, se convierte en un año.

Especifique excepciones

No mover

No admitido.

Mover al viernes

No admitido.

Mover al lunes

No admitido.

Mover al día laborable más cercano

No admitido.

Eliminar

No admitido.


Nota


Para modificar o eliminar reuniones periódicas en Lotus Notes, preste atención a lo siguiente:

  • Cuando edita una reunión periódica, por ejemplo, para volver a planificar la fecha o cambiar sus opciones, los cambios que realiza en una única repetición los debe aplicar a todas las demás para que surtan efecto en el sitio de WebEx. Si solo aplica los cambios a una única repetición, dichos cambios se reflejan en Lotus Notes, pero no en el calendario del sitio.

     

  • Si cancela una única repetición de una reunión periódica, dicha repetición se eliminará de Lotus Notes, pero permanecerá en el calendario. Debe eliminar todas las repeticiones de una reunión periódica en Lotus Notes para que se elimine del calendario.

     


Uso de plantillas de reunión

En las plantillas de reunión se almacenan sus valores de configuración preferidos, de modo que puede planificar o iniciar una reunión en línea rápidamente seleccionando la plantilla y no tendrá que introducir la misma configuración en cada reunión que planifique. Sin embargo, en una plantilla no se almacenan el tema, la contraseña ni la configuración de fecha y hora.

Si nunca ha especificado una plantilla de reunión predeterminada en las herramientas de productividad en su ordenador local, los valores predeterminados se ajustarán a la configuración de su sitio de WebEx. Una vez especificada una plantilla de reunión predeterminada en las herramientas de productividad en su ordenador local, los valores predeterminados se ajustarán a la configuración local.

Cuando planifica una reunión mediante la integración de WebEx con Lotus Notes, puede seleccionar cualquiera de las plantillas de reunión que haya guardado en el sitio de WebEx.


Nota


Aunque la integración de WebEx con Lotus Notes ofrece solo un subconjunto de todas las opciones que puede usar para una reunión en línea, todas las opciones están preconfiguradas en una plantilla, aunque no aparezcan en la integración. Por ejemplo, si configura privilegios concretos de los asistentes en una plantilla, se establecen esos privilegios para la reunión. Las opciones de privilegios de asistentes no están disponibles en la integración de WebEx con Lotus.

Una vez planificada una reunión, no podrá cambiar la plantilla.


     
1    Para consultar la información de una plantilla, seleccione el botón Configuración en la barra de herramientas de Lotus Notes y, a continuación, seleccione Plantillas de reunión.



Aparecerá su lista de plantillas de reunión guardadas en el sitio de WebEx.

2    Seleccione una plantilla y, a continuación, Ver.

Editar una reunión planificada

Gracias a la integración de WebEx con Lotus Notes, podrá utilizar este último para editar una reunión planificada en cualquier momento. Por ejemplo, puede cambiar la hora de inicio, especificar una nueva contraseña, elegir una opción de teleconferencia diferente, etc. Al editar una reunión planificada, con la integración de WebEx con Lotus Notes se envía una invitación actualizada a todos aquellos asistentes a los que ha invitado a la reunión y se actualiza la información en el sitio de WebEx.

Importante:
  • Si edita una reunión en el sitio de WebEx en lugar de con la integración de WebEx con Lotus Notes, sus cambios no aparecerán en Lotus Notes. Por ejemplo, si cambia la hora de inicio de la reunión en su sitio, la hora de inicio no cambiará en la agenda de Lotus Notes. Por lo tanto, se recomienda que solo utilice Lotus Notes para editar una reunión.

     

  • Cuando utiliza Lotus Notes para editar una reunión periódica, los cambios que realiza en una única repetición de la reunión se deben aplicar a todas las demás para que surtan efecto en el sitio de WebEx. Si solo aplica los cambios a una única repetición, dichos cambios se reflejan en Lotus Notes, pero no en el calendario.

     


Nota


No puede cambiar la plantilla de una reunión planificada.


       
1    En la agenda de Lotus Notes, localice la reunión que quiere editar y, a continuación, abra la pestaña de la entrada de la agenda.
2    Edite la información o cambie las opciones de la pantalla Reunión.
3    Seleccione Editar reunión de WebEx para editar las opciones específicas de WebEx en el cuadro de diálogo Configuración de la reunión.
4    Seleccione Guardar y enviar invitaciones. La reunión se actualizará en el sitio de WebEx.

Cancelar una reunión planificada

Para cancelar una reunión en línea planificada con Lotus Notes, tan solo debe utilizar las opciones de cancelación disponibles en este programa. Todos los invitados recibirán de forma automática una notificación de cancelación. Asimismo, la reunión se cancelará en el sitio de WebEx.

Importante:
  • Si planifica una reunión de WebEx en Lotus Notes, debe cancelarla directamente desde Lotus Notes. Si, en su lugar, intenta cancelarla desde WebEx, la reunión no desaparecerá de Lotus Notes.

     

  • Si cancela una única repetición de una reunión periódica, dicha repetición se eliminará de Lotus Notes, pero permanecerá en el calendario. Debe eliminar todas las repeticiones de una reunión periódica en Lotus Notes para eliminarla del calendario.

     

Para obtener más información sobre cómo cancelar una reunión en Lotus Notes, consulte la ayuda de Lotus Notes.

 

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