Ajouter des organisateurs suppléants pour les réunions programmées ou Salle personnelle

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Organisateurs suppléants

Si vous ne pouvez pas assister à l'une de vos réunions programmées ou Salle personnelle, un organisateur suppléant peut prendre le rôle d'organisateur suppléant à votre place. Un organisateur suppléant est une personne qui a la permission d'organiser vos réunions programmées ou vos réunions Salle personnelle lorsque vous ne pouvez pas les organiser vous-même. Vous pouvez désigner un ou plusieurs organisateurs suppléants pour une seule réunion, ou pour une série de réunions récurrentes.

L'organisateur suppléant peut démarrer, gérer et enregistrer la réunion. Si l'organisateur suppléant enregistre la réunion, l'enregistrement apparaît dans la liste de vos enregistrements. Vous recevez un message électronique contenant le lien de l'enregistrement lorsqu'il est disponible.


Remarque


 

Un organisateur suppléant ne peut pas démarrer une réunion à partir d'un système Cisco TelePresence ou d'un autre système vidéo.

  

Lorsque vous spécifiez les organisateurs suppléants à partir de votre site WebEx, en fonction des paramètres de votre site, vous avez deux options :

  • Vous pouvez choisir de permettre à toutes les personnes qui ont un compte organisateur sur votre site à prendre le rôle d'organisateur suppléant. Cette option n'est pas disponible avec les Outils de productivité WebEx et Microsoft Outlook.

     

  • Vous pouvez spécifier les organisateurs suppléants en saisissant leurs adresses électroniques. Avec les Outils de productivité WebEx et Microsoft Outlook, vous sélectionnez les organisateurs suppléants dans la liste des invités.

     


    Remarque


    Les administrateurs de site configurent ces options. Un administrateur de site peut désactiver les deux options, ou désactiver l'option permettant à toutes les personnes disposant d'un compte organisateur de prendre le rôle d'organisateur suppléant.


Vous pouvez donner le rôle d'organisateur suppléant à une personne uniquement si cette personne a déjà un compte WebEx sur votre site. WebEx utilise les méthodes suivantes pour avertir chaque participant à qui vous avez donné le rôle d'organisateur suppléant :

  • Un message s'affiche sur la page du lobby de votre salle personnelle indiquant aux participants qu'ils sont organisateurs suppléants pour la réunion.

     

  • Le courrier électronique d'invitation pour chaque organisateur suppléant indiqué leur indique qu'ils ont le rôle d'organisateur suppléant pour cette réunion.

     

Si un organisateur suppléant rejoint la réunion avant vous, la réunion démarre automatiquement et l'organisateur suppléant prend le rôle d'organisateur. Les organisateurs suppléants qui rejoignent la réunion après le premier organisateur ne deviennent pas automatiquement organisateur. Si vous rejoignez la réunion en cours plus tard, WebEx vous restitue le rôle d'organisateur automatiquement.

Ajouter des organisateurs suppléants sur votre Site WebEx

           
1    Connectez-vous à votre site WebEx et allez à Organiser une réunion > Programmer une réunion.  

Il y a deux programmateurs disponibles :

  
  • Le Programmateur rapide > Programmer une réunion.
  • Le Programmateur avancé > Inviter des participants.
2    (Facultatif) Cochez la case Permettre aux personnes ayant un compte organisateur sur ce site à organiser ma réunion, puis passez à l'étape 7.
3    Si vous préférez avoir plus de contrôle sur les personnes qui peuvent organiser vos réunions, passez à l'étape 4.
4    Sur les sites WebEx WBS32, saisissez l’adresse électronique des invités dans la case Invités, appuyez sur Entréeet cliquez sur pour chaque personne que vous souhaitez identifier en tant qu'organisateur suppléant, puis allez à l’étape 7. Sur d’autres sites WebEx, sélectionnez Utilise le carnet d'adresses (Programmateur rapide) ou Sélectionnez les invités (Programmateur avancé).
5    Dans la boite de dialogue, Sélectionner les invités, sélectionnez la source à partir de laquelle choisir les invités (par exemple, les contacts personnels).
6    Sélectionnez vos contacts, puis sélectionnez Organisateur suppléant.  

Les contacts spécifiés s'affichent dans la liste sur la droite, sous la catégorie Organisateur suppléant.

  
7    Sélectionnez OK.
8    Vérifiez les détails de votre réunion et sélectionnez Démarrer ou Programmer la réunion.

Ajouter des organisateurs suppléants pour vos réunions Salle personnelle


Remarque


Si vous donnez le rôle d'organisateur suppléant à une personne qui patiente déjà dans le lobby de votre salle personnelle, l'un des scénarios suivants se produit :

  • Si l'organisateur suppléant est connecté, la réunion démarre automatiquement dans votre Salle personnelle, si vous n'avez pas déjà une réunion Salle personnelle en cours.

     

  • Si l'organisateur suppléant n'est pas connecté, il reçoit une invite pour se connecter avant de démarrer la réunion.

     


        
1    Sélectionnez Mon WebEx > Préférences > Mes salles personnelles.
2    Cochez la case Permettre aux autres personnes d'organiser mes réunions Salle personnelle sans moi.
3    Choisissez l'une des options suivantes :
  • Autoriser toutes les personnes ayant un compte sur ce site à avoir le rôle d'organisateur suppléant pour mes réunions Salle personnelle

     

  • Me laisser choisir les organisateurs suppléants pour mes réunions Salle personnelle

     

Ces paramètres s'appliquent pour toutes vos réunions Salle personnelle (réunions instantanées et programmées).

4    Si vous avez opté pour choisir vos organisateurs suppléants dans l'étape 3, saisissez leurs adresses électroniques (séparées par des virgules).
5    Sélectionnez Enregistrer.

Ajouter des organisateurs suppléants dans Microsoft Outlook pour Windows

Avant de commencer

Vérifiez que les outils de productivité WebEx sont installés.

          
1    Utiliser votre méthode préférée pour programmer une réunion avec Microsoft Outlook :
  • Sur la barre d'outils WebEx dans Microsoft Outlook, sélectionnez Programmer une réunion > Programmer une réunion WebEx et TelePresence.

     

  • Dans la barre d'outils de Microsoft Outlook (Affichage Messagerie électronique), sélectionnez Nouveaux éléments > Réunion ou rendez-vous.

     

  • Dans la barre d'outils de Microsoft Outlook (Affichage du calendrier), sélectionnez Nouvelle réunion ou Nouveau rendez-vous.

     

2    Ajouter des participants à votre réunion.
3    Sur la barre d'outils WebEx pour l'invitation à la réunion, sélectionnez Ajouter une réunion WebEx.

Vous pouvez sauter cette étape si vous avez sélectionné Programmer une réunion > Programmer une réunion WebEx et TelePresence à l'étape 1.

4    Si la boite de dialogue Paramètres WebEx n'est pas ouverte, sélectionnez Changer les paramètres sur la barre d'outils WebEx pour l'ouvrir.
5    Dans la boîte de dialogue Paramètres WebEx, cliquez sur l'onglet Ressources.
6    Dans la section Organisateur suppléant, cochez les cases correspondant aux invités que vous souhaitez spécifier comme organisateurs suppléants.
7    Sélectionnez OK.

Ajouter des organisateurs suppléants dans Microsoft Outlook pour Windows (Réunions WebEx et TelePresence)

Suivez cette procédure uniquement que si les salles de réunion de collaboration (CMR) hybrides sont activées sur votre site WebEx et votre compte.

Avant de commencer

Vérifiez que les outils de productivité WebEx sont installés.

        
1    Utiliser votre méthode préférée pour programmer une réunion avec Microsoft Outlook :
  • Sur la barre d'outils WebEx dans Microsoft Outlook, sélectionnez Programmer une réunion > Programmer une réunion WebEx et TelePresence.

     

  • Dans la barre d'outils de Microsoft Outlook (Affichage Messagerie électronique), sélectionnez Nouveaux éléments > Réunion ou rendez-vous.

     

  • Dans la barre d'outils de Microsoft Outlook (Affichage du calendrier), sélectionnez Nouvelle réunion ou Nouveau rendez-vous.

     

2    Ajouter des participants à votre réunion.
3    Sur la barre d'outils WebEx pour l'invitation à la réunion, sélectionnez Ajouter WebEx et TelePresence.

Vous pouvez sauter cette étape si vous avez sélectionné Programmer une réunion > Programmer une réunion WebEx et TelePresence à l'étape 1.

4    Dans la boîte de dialogue Options de la réunion, sous Sélectionner un organisateur suppléant, cochez les cases correspondantes pour les invités que vous souhaitez désigner comme organisateurs suppléants.
5    Sélectionnez OK.

Ajouter des organisateurs suppléants dans Microsoft Outlook pour Mac

Avant de commencer

Vérifiez que les outils de productivité WebEx sont installés.

         
1    Utiliser votre méthode préférée pour programmer une réunion avec Microsoft Outlook :
  • Sur la barre d'outils WebEx dans Microsoft Outlook, sélectionnez Programmer une réunion > Programmer une réunion WebEx et TelePresence.

     

  • Dans la barre d'outils de Microsoft Outlook (Affichage Messagerie électronique), sélectionnez Nouveaux éléments > Réunion ou rendez-vous.

     

  • Dans la barre d'outils de Microsoft Outlook (Affichage du calendrier), sélectionnez Nouvelle réunion ou Nouveau rendez-vous.

     

2    Ajouter des participants à votre réunion.
3    Dans l'Invitation à la réunion, sélectionnez Ajouter WebEx.

Vous pouvez sauter cette étape si vous avez sélectionné Programmer une réunion > Programmer une réunion WebEx et TelePresence à l'étape 1.

4    Dans la boîte de dialogue Paramètres WebEx, sélectionnez Modifier les paramètres.
5    Dans la section Organisateur suppléant, cochez les cases correspondant aux invités de la réunion que vous souhaitez désigner comme organisateurs suppléants.
6    Sélectionnez OK.

Ajouter des organisateurs suppléants dans Microsoft Outlook pour Mac (Réunions WebEx et TelePresence)

Utilisez cette procédure uniquement si CMR hybride est activé sur votre site WebEx et votre compte.

Avant de commencer

Vérifiez que les Outils de productivité Cisco sont installés.

         
1    Utiliser votre méthode préférée pour programmer une réunion avec Microsoft Outlook :
  • Sur la barre d'outils WebEx dans Microsoft Outlook, sélectionnez Programmer une réunion > Programmer une réunion WebEx et TelePresence.

     

  • Dans la barre d'outils de Microsoft Outlook (Affichage Messagerie électronique), sélectionnez Nouveaux éléments > Réunion ou rendez-vous.

     

  • Dans la barre d'outils de Microsoft Outlook (Affichage du calendrier), sélectionnez Nouvelle réunion ou Nouveau rendez-vous.

     

2    Ajouter des participants à votre réunion.
3    Sur la barre d'outils WebEx pour l'Invitation à la réunion, sélectionnez Ajouter WebEx > Ajouter WebEx et TelePresence.

Vous pouvez sauter cette étape si vous avez sélectionné Programmer une réunion > Programmer une réunion WebEx et TelePresence à l'étape 1.

4    Sélectionnez Modifier les paramètres pour ouvrir la boite de dialogue des options de la réunion WebEx et TelePresence.
5    Dans la section Organisateur suppléant, cochez les cases correspondant aux invités de la réunion que vous souhaitez désigner comme organisateurs suppléants.
6    Sélectionnez OK.
 

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