在 IBM Lotus Notes 中安排会议(WBS30)

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安排会议概述

要使用“WebEx 与 Lotus Notes 集成”安排在线会议并发送会议邀请,必须注意以下要点:

  • “WebEx 与 Lotus Notes 集成”中提供基本的会议安排选项。 某些出现在 WebEx 站点上的选项无法在“WebEx 与 Lotus Notes 集成”中使用。 对于这些额外的选项,“WebEx 与 Lotus Notes 集成”将使用所选会议模板中的设置。

     

  • “WebEx 与 Lotus Notes 集成”并非支持 Lotus Notes 中的所有重复周期选项。

     

  • 在任何用 Lotus Notes 发送的会议邀请中,会议开始时间将以您计算机上所设置的时区显示,而非 WebEx 服务中的站点首选项中的时区。

     




    在 WebEx 站点上,所有会议时间按您在站点首选项中设置的时区显示,与计算机上设置的时区无关。     


安排 WebEx 会议

WebEx 快捷会议工具允许您通过 Lotus Notes 安排会议,无需转至 WebEx 服务网站。

当使用“WebEx 与 Lotus Notes 集成”安排会议时,您可以通过在 Lotus Notes 通讯录中选择与会者来邀请他们。 您还可以邀请不在 Lotus Notes 联系人列表中的与会者,只需输入其电子邮件地址即可。

一旦您邀请与会者参加一个已安排的会议,其就会收到一封邀请电子邮件。 该邀请包含有关会议密码及链接在内的会议信息,与会者单击该链接就可加入会议。

            
1    在 Lotus Notes 日历中选择安排会议 显示带有添加 WebEx 会议按钮的 New Calendar Entry 标签页。
2    执行以下操作以指定常规会议信息:
  • 主题框中输入会议的主题。
  • 指定会议的开始和结束时间。
  • (可选)要为您的会议指定一种重复模式,请选择重复,然后选择重复选项。 有关更多信息,请参阅指定会议的重复模式

  • (可选)指定 Lotus Notes 提供的其他选项。
3    选择添加 WebEx 会议 出现“WebEx 设置”对话框。
4    (可选)在会议信息区域中,可更改常规会议选项。
5    (可选)选择音频和跟踪标签页以选择音频连接类型和其他相关选项。
6    (可选)选择注册标签页以选择与会者是否需要在会议开始前注册。
7    (可选)选择资源标签页以指定以下选项:
  • 选择要显示在会议窗口中的其他会议信息标签页。
  • 选择一个或多个与会者以担任会议的候补主持人。 当您无法出席会议时,候补主持人有权开始并主持您的会议。 有关更多信息,请参阅 https://help.webex.com/docs/DOC-11615
  • 指定要上传的演示,这样可在您加入会议前自动向与会者播放。
 

如果您正在为另一位主持人安排会议,“WebEx 设置”对话框中将显示消息“您正在代表 [主持人姓名] 安排会议”。

8    要邀请其他人加入会议,选择通讯录图标并在受邀者面板上选择受邀者姓名或手动输入姓名。


注      

所有您使用“WebEx 与 Lotus Notes 集成”邀请的与会者将不会出现在 WebEx 站点上的会议与会者列表中。

有关在 Lotus Notes 中邀请与会者的其他信息,请参阅 Lotus Notes 帮助。

9    请执行以下操作之一:
  • 选择保存并发送邀请以向与会者发送邀请。

     
  • 选择保存为草稿,并邀请与会者稍后加入已安排的会议。
 
注       您可以在安排会议后更改其任何设置。
  WebEx 快捷会议工具添加已安排的会议到 Lotus Notes 日历及 WebEx 站点上的公共日历中。

安排个人会议

         
1    在 Lotus Notes 日历中选择安排会议     

出现“新日历项”标签页。

     
2    选择添加个人会议以指定个人会议设置。
3    如果出现“WebEx 设置”对话框的帐户标签页,请输入必要的信息,然后选择确定。          

出现“WebEx 设置”对话框。 如果您在为另一位主持人安排会议,“WebEx 设置”对话框中将显示消息“您正在代表[主持人姓名]安排会议”。

     
4    执行以下操作以指定常规会议信息:
  • 主题框中输入会议的主题。
  • 指定会议的开始和结束时间。
  • (可选)要为您的会议指定一种重复模式,请选择重复,然后选择重复选项。 有关更多信息,请参阅指定会议的重复模式

  • (可选)指定 Lotus Notes 提供的其他选项,例如会议通知。
5    要邀请其他人加入会议,选择通讯录图标并在受邀者面板上选择受邀者姓名或手动输入姓名。
注      

所有您使用“WebEx 与 Lotus Notes 集成”邀请的与会者将不会出现在 WebEx 站点上的会议与会者列表中。

有关在 Lotus Notes 中邀请与会者的其他信息,请参阅 Lotus Notes 帮助。

6    请执行以下操作之一:
  • 选择保存并发送邀请以向与会者发送邀请。

     
  • 选择保存为草稿,并邀请与会者稍后加入已安排的会议。
 
注       您可以在安排会议后更改其任何设置。
  WebEx 快捷会议工具添加已安排的会议到 Lotus Notes 日历及 WebEx 站点上的公共日历中。

指定会议的重复模式

您可使用 Lotus Notes 重复选项为会议指定一种重复模式。 例如,您可指定在每周三下午两点召开会议,直到某个特定日期为止。 “WebEx 与 Lotus Notes 集成”将会议安排在重复模式中指定的各个日期。

但根据站点设置,可能不支持某些 Lotus Notes 的重复功能。 有关更多信息,请参阅“WebEx 与 Lotus Notes 集成”中的重复模式限制

     
1    如果已使用“WebEx 与 Lotus Notes 集成”安排会议,则在 Lotus Notes 日历中打开该日历项。



  出现“Repeat Options”对话框。
2    在对话框中指定重复选项,然后选择确定

“WebEx 与 Lotus Notes 集成”中的重复模式限制

下表将显示 WebEx 和 Lous Notes 中的重复模式的区别。

 
                                             
表 1   WebEx 会议

类型

Lotus Notes 选项

对应的 WebEx 会议选项

每周

每 1 到 8 周的: [星期日、星期一、星期二、星期三、星期四、星期五、星期六]

适用于 Meeting Center:

每 1 到 8 周的: [星期日、星期一、星期二、星期三、星期四、星期五、星期六]

适用于 Event Center 活动和 Training Center 培训课程:

每周的: [星期日、星期一、星期二、星期三、星期四、星期五、星期六]

如果您在 Lotus Notes 中安排一个每隔 X 周重复的会议,且 X 大于 1,在 Lotus Notes 中会议将按照您的指定安排,但在 WebEx 站点上,该会议将显示为每周重复的会议。

每月

不支持。

从月末开始计数

每年

每 1 到 10 年

每年。

如果您在 Lotus Notes 中安排一个每隔 X 年重复的会议,且 X 大于 1,在 Lotus Notes 中会将按照您的指定安排,但在 WebEx 站点上,该会议将显示为每年重复的会议。

自定义

自定义设置

不支持。

结束日期

从某日到某日

如果持续时间超过一年,将转为一年。

从某日开始持续 X 次

如果持续时间超过一年,将转为一年。

指定例外情况

不移动

不支持。

移至星期五

不支持。

移至星期一

不支持。

移至最近的工作日

不支持。

删除

不支持。

 
                                                  
表 2   WebEx 个人会议

类型

Lotus Notes 选项

转换为 WebEx 个人会议选项

每日

每 1 到 31 天

每天

每月

每 1 到 12 个月的第 1 到 31 天

每月的 [第一、第二、第三、第四、最后一个][星期天、星期一,星期二,星期三、星期四、星期五、星期六]

从月末开始计数

不支持

每 1 到 12 个月的 [第一个、第二个、第三个、第四个、最后一个][星期天、星期一、星期二、星期三、星期四、星期五、星期六]

每周的 [星期天、星期一、星期二、星期三、星期四、星期五、星期六]

每年

每 1 到 10 年

不支持

自定义

自定义设置

不支持

结束日期

从某日到某日

如果持续时间超过一年,将转为一年。

从某日开始持续 X 次

如果持续时间超过一年,将转为一年。

指定例外情况

不移动

不支持。

移至星期五

不支持。

移至星期一

不支持。

移至最近的工作日

不支持。

删除

不支持。




在删除或修改 Lotus Notes 中的重复会议时,请注意以下事项:

  • 当您编辑重复会议时(例如重新安排日期或更改会议选项),必须将单个会议实例的更改应用于所有会议实例,这样才能使该更改在 WebEx 站点上生效。 如果您仅将更改应用于单个会议实例,该更新将在 Lotus Notes 中生效,但不会在站点上的日历中生效。

     

  • 如果您取消重复会议中的单个会议实例,该实例将在 Lotus Notes 中删除,但依然保留在 WebEx 日历中。 您必须在 Lotus Notes 中删除重复会议中的所有实例才能在日历中删除该会议。

     


使用会议模板

会议模板中已保存所有首选项,因此可通过选择模板来快速安排或开始在线会议,无需在安排每个会议时重复选择相同的设置。 但是模板中不保存主题、密码以及日期和时间设置。

如果您从未在本地计算机的快捷会议工具中指定过缺省会议模板,缺省值则由 WebEx 站点中的设置决定。 您在本地计算机的快捷会议工具中指定了缺省会议模板后,缺省值则由本地设置决定。

使用“WebEx 与 Lotus Notes 集成”安排会议时,您可以选择您在 WebEx 站点上保存的任何会议模板。




虽然“WebEx 与 Lotus Notes 集成”只提供一部分可用于在线会议的选项,但是在模板中已对所有选项进行预设,不论这些选项是否显示在“WebEx 与 Lotus Notes 集成”中。 例如,如果您在模板中设置了特定的与会者权限,这些权限将应用到会议中。 “WebEx 与 Lotus Notes 集成”不能使用与会者权限设置。

安排会议后,您不能更改其模板。


     
1    要查看模板的详细信息,在 Lotus Notes 的工具栏上,选择配置,然后选择会议模板



出现 WebEx 站点上已保存的会议模板的列表。

2    选择一个模板,然后选择查看

编辑已安排的会议

通过“WebEx 与 Lotus Notes 集成”,您可随时使用 Lotus Notes 编辑已安排的会议。 例如,您可更改会议的开始时间、指定新密码、选择不同的电话会议选项等。 在编辑已安排的会议后,“WebEx 与 Lotus Notes 集成”将向此会议的所有受邀与会者发送一封更新的会议邀请,并在 WebEx 站点上更新会议信息。

重要:
  • 如果您使用 WebEx 站点而不是“WebEx 与 Lotus Notes 集成”编辑会议,则您所作的更改将不会显示在 Lotus Notes 中。 例如,如果使用您的站点更改了会议的开始时间,则 Lotus Notes 日历中的开始时间并不会改变。 因此,建议您只使用 Lotus Notes 编辑会议。

     

  • 当您使用 Lotus Notes 编辑重复会议时,必须将单个会议实例的更改应用于所有会议实例,这样才能使更改在 WebEx 站点上生效。 如果您仅将更改应用于单个会议实例,则 Lotus Notes 中会进行更新,但 WebEx 日历不会更新。

     




您不能为已安排的会议更改模板。


       
1    在  Lotus Notes 日历上,找到要编辑的会议,然后打开日历项标签页。
2    在“会议”屏幕上编辑信息并更改选项。
3    选择编辑 WebEx 会议,然后在“会议设置”对话框中编辑 WebEx 特定选项。
4    选择保存并发送邀请 您的会议已在站点上更新。

取消已安排的会议

要取消您使用 Lotus Notes 安排的在线会议,只需使用 Lotus Notes 中的取消选项即可。 所有受邀者将自动收到取消通知。 您的会议也已在站点上删除。

重要:
  • 如果您在 Lotus Notes 中安排会议,应该在 Lotus Notes 中直接取消。 但如果您尝试在 WebEx 站点上取消,则它不会在 Lotus Notes 中取消。

     

  • 如果您取消重复会议中的单个会议实例,该实例将在 Lotus Notes 中删除,但依然保留在 WebEx 日历中。 您必须在 Lotus Notes 中取消重复会议中的所有会议实例,这样才能在日历中删除该会议。

     

有关在 Lotus Notes 中取消会议的更多信息,请参阅 Lotus Notes 的帮助。

 

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