Pianificazione di una riunione in IBM Lotus Notes (WBS31)

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Prerequisiti per la pianificazione di una riunione

Per pianificare una riunione online con l'integrazione WebEx per IBM Lotus Notes e inviare gli inviti, tenere presente che:

  • L'integrazione WebEx per Lotus Notes fornisce le opzioni di base per la pianificazione di una riunione. Alcune opzioni che vengono visualizzate sul sito di WebEx potrebbero non essere disponibili nell'integrazione WebEx per Lotus Notes. Per queste opzioni aggiuntive, l'integrazione WebEx per Lotus Notes utilizza le impostazioni relative al modello selezionato per la riunione.

     

  • L'integrazione WebEx per Lotus Notes non supporta tutte le opzioni di ricorrenza disponibili in Lotus Notes.

     

  • Nelle riunioni WebEx pianificate in Lotus Notes, l'ora di inizio della riunione viene visualizzato nel fuso orario impostato nel proprio computer. Tuttavia, sul sito WebEx, tutti gli orari delle riunioni WebEx verranno visualizzati nel fuso orario impostato nelle preferenze, a prescindere dal fuso orario impostato sul computer.

     

Importante:

Lotus Notes non è attualmente supportato nella versione Mac degli Strumenti di produttività WebEx.

Pianificazione di una riunione WebEx

Gli Strumenti di produttività WebEx consentono di pianificare le riunioni utilizzando Lotus Notes senza dover passare al sito WebEx.

Quando si utilizza l'integrazione WebEx per Lotus Notes per pianificare una riunione, è possibile invitare i partecipanti selezionandoli da una delle rubriche Lotus Notes. È inoltre possibile invitare i partecipanti che non sono presenti in un elenco di contatti di Lotus Notes specificando i relativi indirizzi e-mail.

Una volta invitato a una riunione pianificata, un partecipante riceve un messaggio e-mail di invito. L'invito include le informazioni sulla riunione, inclusa la password, e un collegamento selezionabile dal partecipante per partecipare alla riunione.

            
1    Per pianificare una riunione, effettuare una delle seguenti operazioni:
  • Nel calendario Lotus Notes, selezionare Pianifica una riunione.
  • Selezionare l'icona Pianifica nel pannello Strumenti di produttività WebEx.
  Viene visualizzata la scheda Nuova voce di calendario con un pulsante Aggiungi riunione WebEx.
2    Attenersi alla seguente procedura per specificare le informazioni generali sulla riunione:
  • Digitare un argomento per la riunione nella casella Oggetto.
  • Specificare gli orari di inizio e fine della riunione.
  • (Opzionale) Per specificare uno schema di ricorrenza per la riunione, selezionare Ripeti, quindi selezionare le opzioni di ricorrenza. Per ulteriori informazioni, vedere Specifica di uno schema di ricorrenza per una riunione.

  • (Opzionale) Specificare altre opzioni fornite da Lotus Notes.
3    Per invitare persone alla riunione, selezionare un'icona di rubrica nel pannello Invitati e selezionare i nomi degli invitati o immetterli manualmente.


Nota      

I partecipanti invitati utilizzando l'integrazione WebEx per Lotus Notes non appaiono nell'elenco di partecipanti quando si visualizza la riunione sul sito WebEx.

Per ulteriori informazioni sull'invito di partecipanti in Lotus Notes, fare riferimento alla Guida di Lotus Notes.

4    Selezionare Aggiungi riunione WebEx.
5    (Opzionale) Nella sezione Informazioni riunione, è possibile apportare le modifiche alle opzioni generali della riunione.
6    (Opzionale) Selezionare la scheda Audio e Traccia per scegliere il tipo di connessione audio e altre opzioni correlate.
7    (Opzionale) Selezionare la scheda Iscrizione per scegliere se i partecipanti devono iscriversi prima della riunione.
8    (Opzionale) Selezionare la scheda Risorse per specificare le seguenti opzioni:
  • Selezionare una scheda Info riunione diversa da visualizzare nella finestra della riunione.
  • Selezionare uno o più partecipanti come organizzatori alternativi per la riunione. Un organizzatore alternativo è qualcuno che ha l'autorizzazione ad avviare e organizzare la propria riunione quando si è impossibilitati a farlo. Per ulteriori informazioni, vedere https://help.webex.com/docs/DOC-11644.
  • Specificare una presentazione da caricare in modo che venga riprodotta automaticamente per i partecipanti prima di accedere alla riunione.
 

Se si sta pianificando la riunione per un altro organizzatore, ciò è indicato dal messaggio "Si sta pianificando per [nome organizzatore]" nella finestra di dialogo Impostazioni WebEx.

9    Effettuare una delle seguenti operazioni:
  • Selezionare Salva e invia inviti per inviare gli inviti ai partecipanti.

     
  • Selezionare Salva come bozza e invitare i partecipanti alla riunione pianificata successivamente.
  Gli Strumenti di produttività WebEx aggiungono la riunione pianificata al calendario Lotus Notes e il calendario pubblico al sito WebEx.

Pianificazione di una conferenza personale o di una riunione solo audio

Se invece si utilizza l'audio di un provider di servizi di telefonia (TSP), è possibile pianificare una riunione solo audio.

         
1    Per pianificare una riunione, effettuare una delle seguenti operazioni:
  • Nel calendario Lotus Notes, selezionare Pianifica una riunione.
  • Selezionare l'icona Pianifica nel pannello Strumenti di produttività WebEx.
  Viene visualizzata la scheda Nuova voce di calendario con un pulsante Aggiungi conferenza personale o Aggiungi riunione solo audio.
2    Selezionare Aggiungi conferenza personale o Aggiungi riunione solo audio per specificare le impostazioni della conferenza personale.
3    Se necessario, immettere le informazioni della conferenza personale richieste.
4    Attenersi alla seguente procedura per specificare le informazioni generali sulla riunione:
  • Digitare un argomento per la riunione nella casella Oggetto.
  • Specificare gli orari di inizio e fine della riunione.
  • (Opzionale) Per specificare uno schema di ricorrenza per la riunione, selezionare Ripeti, quindi selezionare le opzioni di ricorrenza. Per ulteriori informazioni, vedere Specifica di uno schema di ricorrenza per una riunione.

  • (Opzionale) Specificare altre opzioni offerte da Lotus Notes, come una notifica di riunione.
5    Per invitare persone alla riunione, selezionare un'icona di rubrica nel pannello Invitati e selezionare i nomi degli invitati o immetterli manualmente.
Nota      

I partecipanti invitati utilizzando l'integrazione WebEx per Lotus Notes non appaiono nell'elenco di partecipanti quando si visualizza la riunione sul sito WebEx.

Per ulteriori informazioni sull'invito di partecipanti in Lotus Notes, fare riferimento alla Guida di Lotus Notes.

6    Effettuare una delle seguenti operazioni:
  • Selezionare Salva e invia inviti per inviare gli inviti ai partecipanti.

     
  • Selezionare Salva come bozza e invitare i partecipanti alla riunione pianificata successivamente.
  Gli Strumenti di produttività WebEx aggiungono la riunione pianificata al calendario Lotus Notes e il calendario pubblico al sito WebEx.

Specifica di uno schema di ricorrenza per una riunione

Le opzioni di ripetizione di Lotus Notes consentono di specificare uno schema di ricorrenza per la riunione. Ad esempio, è possibile specificare che una riunione abbia luogo alle 14:00 ogni mercoledì fino a una data specificata. L'integrazione WebEx per Lotus Notes pianifica la riunione per ogni giorno specificato nello schema di ricorrenza.

Tuttavia, in base al servizio disponibile, alcune opzioni di ripetizione in Lotus Notes potrebbero non essere supportate. Per ulteriori informazioni, vedere Limitazione degli schemi di ricorrenza per l'integrazione WebEx per Lotus Notes.

     
1    Se è stata pianificata una riunione utilizzando l'integrazione WebEx per Lotus Notes, aprire la voce di calendario nel calendario Lotus Notes.



  Viene visualizzata la finestra di dialogo Opzioni di ripetizione.
2    Specificare le opzioni di ripetizione nella finestra di dialogo, quindi selezionare OK.

Limitazioni per gli schemi di ricorrenza nell'integrazione WebEx per Lotus Notes

La tabella seguente mostra le differenze tra gli schemi di ricorrenza di WebEx e Lotus Notes.

 
                                            
Tabella 1 WebEx Meetings

Tipo

Opzione Lotus Notes

Opzione Convertito in riunione WebEx

Settimanale

Ogni settimana 1-8 il: [domenica, lunedì, martedì, mercoledì, giovedì, venerdì, sabato]

Per Meeting Center:

Ogni settimana 1-8 il: [domenica, lunedì, martedì, mercoledì, giovedì, venerdì, sabato]

Per eventi di Event Center e sessioni di formazione di Training Center:

Ogni settimana il: [domenica, lunedì, martedì, mercoledì, giovedì, venerdì, sabato]

Se in Lotus Notes si pianifica una riunione che si ripete ogni X settimane, dove X è maggiore di 1, la riunione sarà pianificata in Lotus Notes in base alle specifiche, ma verrà visualizzata sul sito WebEx come riunione settimanale.

Mensile

Conta partendo dalla fine del mese

Non supportato

Annuale

Ogni 1°- 10° anno

Ogni anno.

Se in Lotus Notes si pianifica una riunione che si ripete ogni X anno, dove X è maggiore di 1, la riunione sarà pianificata in Lotus Notes in base alle specifiche, ma verrà visualizzata sul sito WebEx come riunione annuale.

Personalizzato

Impostazioni personalizzate

Non supportato

Data di fine

Da data a data

Se l'intervallo di tempo supera l'anno, il valore viene convertito in un anno.

Inizia da data e continua per X volte

Se l'intervallo di tempo supera l'anno, il valore viene convertito in un anno.

Specifica eccezioni

Non spostare

Non supportato.

Sposta a venerdì

Non supportato.

Sposta a lunedì

Non supportato.

Sposta al prossimo giorno feriale

Non supportato.

Elimina

Non supportato.

 
                                                  
Tabella 2 Conferenze personali WebEx

Tipo

Opzione Lotus Notes

Opzione Convertito a riunione WebEx di tipo Conferenza personale

Giornaliero

Ogni 1 e 31

Ogni giorno

Mensile

Ogni 1°-12° mese, ogni 1 e 31

Ogni mese il [1°, 2°, 3°, 4°, ultimo giorno] [dom, lun, mar, mer, gio, ven e sab]

Conta partendo dalla fine del mese

Non supportato

Ogni 1°-12° mese il [1°, 2°, 3°, 4°, ultimo] [dom, lun, mar, mer, gio, ven, sab]

Ogni 1ª settimana il [dom, lun, mar, mer, gio, ven, sab]

Annuale

Ogni 1°- 10° anno

Non supportato

Personalizzato

Impostazioni personalizzate

Non supportato

Data di fine

Da data a data

Se l'intervallo di tempo supera l'anno, il valore viene convertito in un anno.

Inizia da data e continua per X volte

Se l'intervallo di tempo supera l'anno, il valore viene convertito in un anno.

Specifica eccezioni

Non spostare

Non supportato.

Sposta a venerdì

Non supportato.

Sposta a lunedì

Non supportato.

Sposta al prossimo giorno feriale

Non supportato.

Elimina

Non supportato.


Nota


Per modificare o eliminare una riunione ripetuta in Lotus Notes, tenere presente quanto segue:

  • Quando si modifica una riunione ricorrente, ad esempio si ripianifica la data o si cambiano le opzioni, le modifiche apportate a una singola istanza della riunione devono essere applicate a tutte le istanze affinché abbiano effetto sul sito WebEx. Se le modifiche vengono applicate solo alla singola istanza, viene aggiornato Lotus Notes, ma non il calendario sul sito.

     

  • Se si annulla una singola istanza di una riunione ricorrente, l'istanza viene eliminata in Lotus Notes, ma rimane nel calendario personale. È necessario eliminare tutte le istanze di una riunione ricorrente in Lotus Notes, in modo che esse possano essere rimosse dal calendario.

     


Uso dei modelli di riunione

Un modello di riunione memorizza le impostazioni preferite, così da consentire di pianificare o avviare rapidamente una riunione online scegliendo il modello anziché selezionare le stesse impostazioni per ciascuna riunione pianificata. Un modello, tuttavia, non memorizza le impostazioni relative ad argomento, password e data e ora.

Se non è mai stato specificato un modello di riunione predefinito negli Strumenti di produttività per il computer locale, i valori predefiniti seguiranno le impostazioni del sito WebEx. Una volta specificato un modello di riunione predefinito negli Strumenti di produttività sul computer locale, i valori predefiniti seguiranno le impostazioni locali.

Se si pianifica una riunione utilizzando l'integrazione WebEx per Lotus Notes, è possibile selezionare qualsiasi modello di riunione salvato sul sito WebEx.


Nota


Sebbene l'integrazione WebEx per Lotus Notes fornisca solo un sottoinsieme di tutte le opzioni utilizzate nelle riunioni online, tali opzioni saranno comunque preimpostate nel modello, a prescindere che appaiano o meno nell'integrazione WebEx per Lotus Notes. Ad esempio, se sono stati impostati privilegi specifici per i partecipanti in un modello, tali privilegi vengono impostati per la riunione. Le impostazioni dei privilegi dei partecipanti non sono disponibili nell'integrazione WebEx per Lotus Notes.

Una volta pianificata la riunione, il modello non può più essere modificato.


     
1    Per visualizzare i dettagli di un modello, selezionare il pulsante Configurazione nella barra degli strumenti di Lotus Notes, quindi scegliere Modelli riunione.



Viene visualizzato l'elenco di modelli di riunione salvati sul sito WebEx.

2    Selezionare un modello, quindi selezionare Visualizza.

Come modificare una riunione pianificata

L'integrazione WebEx per Lotus Notes consente di utilizzare Lotus Notes per modificare una riunione pianificata in qualsiasi momento. Ad esempio, è possibile modificarne l'ora di inizio, specificare una nuova password, scegliere una diversa opzione di teleconferenza e così via. Una volta modificata una riunione pianificata, l'integrazione WebEx per Lotus Notes invia un invito alla riunione aggiornato a tutti i partecipanti invitati e aggiorna le informazioni sulla riunione sul sito WebEx.

Importante:
  • Se si modifica una riunione utilizzando il sito WebEx anziché l'integrazione WebEx per Lotus Notes, le modifiche non appaiono in Lotus Notes. Ad esempio, se si modifica l'ora di inizio della riunione utilizzando il proprio sito, tale ora non cambia nel calendario di Lotus Notes. Si consiglia quindi modificare una riunione solo tramite Lotus Notes.

     

  • Quando si utilizza Lotus Notes per modificare una riunione ricorrente, le modifiche apportate a una singola istanza della riunione devono essere applicate a tutte le altre istanze per renderle effettive sul sito WebEx. Se le modifiche vengono applicate a una sola istanza, l'aggiornamento viene effettuato solo in Lotus Notes e non anche nel calendario.

     


Nota


Non è possibile modificare il modello per una riunione pianificata.


       
1    Nel calendario Lotus Notes, individuare la riunione che si desidera modificare, quindi aprire la scheda della voce del calendario.
2    Modificare le informazioni o cambiare le opzioni nella schermata Riunione.
3    Selezionare Modifica riunione WebEx per modificare le opzioni specifiche di WebEx nella finestra di dialogo Impostazioni riunione.
4    Selezionare Salva e invia inviti. La riunione viene aggiornata sul sito WebEx.

Annullamento di una riunione pianificata

Per annullare una riunione online pianificata in Lotus Notes, utilizzare semplicemente le opzioni di annullamento disponibili in Lotus Notes. Tutti gli invitati ricevono automaticamente un avviso di annullamento. La riunione viene annullata anche sul sito WebEx.

Importante:
  • Se si pianifica una riunione WebEx in Lotus Notes, è necessario annullarla direttamente in Lotus Notes. Se si tenta invece di annullarla dal sito WebEx, la riunione non verrà annullata in Lotus Notes.

     

  • Se si annulla una singola istanza di una riunione ricorrente, l'istanza viene eliminata in Lotus Notes, ma rimane nel calendario personale. È necessario eliminare tutte le istanze di una riunione ricorrente in Lotus Notes, in modo che esse possano essere rimosse dal calendario personale.

     

Per ulteriori informazioni sull'annullamento di una riunione in Lotus Notes, fare riferimento alla Guida di Lotus Notes.

 

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