在 IBM Lotus Notes 中排定會議(WBS30)

Document created by Cisco Localization Team on Oct 20, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Dec 8, 2016
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排定會議概觀

若要使用「WebEx 與 Lotus Note 之整合」排定線上會議並傳送會議邀請,請注意以下資訊:

  • 「WebEx 與 Lotus Notes 之整合」提供了用於排定會議的基本選項。 某些出現在您的 WebEx 網站上的選項可能在「WebEx 與 Lotus Notes 之整合」中不可用。 對於這些附加選項,「WebEx 與 Lotus Notes 之整合」使用您為會議所選取的範本的設定。

     

  • 「WebEx 與 Lotus Notes 之整合」並不支援 Lotus Notes 中可用的所有重複選項。

     

  • 在您從 Lotus Notes 傳送的任何會議邀請中,會議的開始時間都以您電腦上設定的時區顯示,而不是以您在 WebEx 服務的網站喜好設定中設定的時區顯示。

     


    附註


    在您的 WebEx 網站上,所有會議時間都以您在網站喜好設定中設定的時區顯示,而與您電腦上設定的時區無關。     


排定 WebEx 會議

「WebEx 生產力工具」使您能夠直接在 Lotus Notes 中排定會議,而無需轉至您的 WebEx 網站。

當您使用「WebEx 與 Lotus Notes 之整合」排定會議時,可透過在任何 Lotus Notes 通訊錄中選取出席者來邀請他們。 您還可以透過提供電子郵件地址來邀請不在 Lotus Notes 聯絡人清單中的出席者。

當您邀請某個出席者加入已排定的會議後,此人會收到一封邀請電子郵件。 邀請中包含會議的相關資訊(包含其密碼)與一個鏈結,出席者選取此鏈結即可加入會議。

            
1    在您的 Lotus Notes 行事歷中,選取排定會議 出現帶有新增 WebEx 會議按鈕的「新增日曆項目」標籤。
2    執行以下操作來指定一般會議資訊:
  • 主旨方塊中鍵入會議主題。
  • 指定會議的開始時間和結束時間。
  • (可選)若要為會議指定重複模式,選取重複,然後選取重複選項。 有關更多資訊,請參閱指定會議的重複模式

  • (可選)指定 Lotus Notes 提供的其它選項。
3    選取新增 WebEx 會議 出現「WebEx 設定」對話方塊。
4    (可選)在會議資訊部分下,您可以對一般會議選項進行變更。
5    (可選)選取音訊與追蹤標籤以選擇音訊連線類型和其它相關選項。
6    (可選)選取註冊標籤以選擇出席者是否必須在會議前進行註冊。
7    (可選)選取資源標籤以指定下列選項:
  • 選取另一個將在會議視窗中顯示的「會議資訊」標籤。
  • 選取您會議的一個或多個出席者作為該會議的候補主持人。 候補主持人是有權在您無法出席自己的會議時開始和主持您的會議的人。 有關更多資訊,請參閱 https://help.webex.com/docs/DOC-11539.
  • 指定簡報以上傳,在您加入會議前將自動為出席者播放該簡報。
 

如果您正在代表其他主持人排定會議,那麼「WebEx 設定」對話方塊中將出現表示該狀況的訊息「您正在代表 [主持人姓名] 排定會議」。

8    若要邀請他人加入會議,請選取通訊錄圖示並在受邀者面板中選取受邀者姓名,或手動輸入姓名。


附註      

您使用「WebEx 與 Lotus Notes 之整合」邀請的所有出席者都不會出現在您 WebEx 網站的出席者清單中。

有關在 Lotus Notes 中邀請出席者的更多資訊,請參閱 Lotus Notes 說明。

9    執行以下操作之一:
  • 選取儲存並傳送邀請以將邀請傳送給出席者。

     
  • 選取存成草稿,並在稍後邀請出席者加入已排定的會議。
 
附註       您可以在排定會議後變更其任何設定。
  「WebEx 生產力工具」將已排定的會議新增至您的 Lotus Notes 行事曆以及 WebEx 網站上的公開行事曆。

排定個人會議

         
1    在您的 Lotus Notes 行事歷中,選取排定會議     

出現「新的日曆項目」標籤。

     
2    選取新增個人會議以指定個人會議設定。
3    如果出現「WebEx 設定」對話方塊的帳戶標籤,那麼請鍵入必要的資訊,然後選取確定。          

出現「WebEx 設定」對話方塊。 如果您正在代表其他主持人排定會議,那麼「WebEx 設定」對話方塊中將出現表示該狀況的訊息「您正在代表 [主持人姓名] 排定會議」。

     
4    執行以下操作來指定一般會議資訊:
  • 主旨方塊中鍵入會議主題。
  • 指定會議的開始時間和結束時間。
  • (可選)若要為會議指定重複模式,選取重複,然後選取重複選項。 有關更多資訊,請參閱指定會議的重複模式

  • (可選)指定 Lotus Notes 提供的其它選項,譬如會議通知。
5    若要邀請他人加入會議,請選取通訊錄圖示並在受邀者面板中選取受邀者姓名,或手動輸入姓名。
附註      

您使用「WebEx 與 Lotus Notes 之整合」邀請的所有出席者都不會出現在您 WebEx 網站的出席者清單中。

有關在 Lotus Notes 中邀請出席者的更多資訊,請參閱 Lotus Notes 說明。

6    執行以下操作之一:
  • 選取儲存並傳送邀請以將邀請傳送給出席者。

     
  • 選取存成草稿,並在稍後邀請出席者加入已排定的會議。
 
附註       您可以在排定會議後變更其任何設定。
  「WebEx 生產力工具」將已排定的會議新增至您的 Lotus Notes 行事曆以及 WebEx 網站上的公開行事曆。

指定會議的重複模式

您可以使用 Lotus Notes 重複選項為會議指定重複模式。 譬如,您可以指定會議在某個特定日期之前的每週三下午 2:00 重複進行。 「WebEx 與 Lotus Notes 之整合」會將會議排定在重複模式中指定的每一天進行。

然而,某些 Lotus Notes 重複選項可能不受支援,這取決於您的服務。 有關更多資訊,請參閱「WebEx 與 Lotus Notes 之整合」中的重複模式限制

     
1    如果您已使用「WebEx 與 Lotus Notes 之整合」排定一個會議,請在您的 Lotus Notes 行事曆中開啟該行事曆項目。



  出現「重複選項」對話方塊。
2    在對話方塊中指定重複選項,然後選取確定

「WebEx 與 Lotus Notes 之整合」中的重複模式限制

下表顯示了 WebEx 和 Lous Notes 重複模式之間的差異。

 
                                             
表格 1 WebEx 會議

類型

Lotus Notes 選項

轉換為 WebEx 會議選項

每週

每 1 - 8 週的: [星期日,星期一,星期二,星期三,星期四,星期五,星期六]

對於 Meeting Center:

每 1 - 8 週的: [星期日,星期一,星期二,星期三,星期四,星期五,星期六]

對於 Event Center 活動和 Training Center 訓練課:

每週的: [星期日,星期一,星期二,星期三,星期四,星期五,星期六]

如果您在 Lotus Notes 中排定一個每隔 X 週重複的會議(X 的值大於 1),則在 Lotus Notes 中會議會按照您的指定值進行排定,但是在 WebEx 網站上則顯示為每週會議。

每月

不支援。

從月底開始計數

每年

每 1 - 10 年

每年。

如果您在 Lotus Notes 中排定一個每隔 X 年重複的會議(X 的值大於 1),則在 Lotus Notes 中會議會按照您的指定值進行排定,但是在 WebEx 網站上則顯示為每年一次會議。

自訂

自訂設定

不支援。

結束日期

開始日期的範圍

如果時間段長於一年,它將被轉換為一年。

開始日期(持續 X 次)

如果時間段長於一年,它將被轉換為一年。

指定例外

不要移動

不支援。

移至星期五

不支援。

移至星期一

不支援。

移至最近的工作日

不支援。

刪除

不支援。

 
                                                  
表格 2 WebEx 個人會議

類型

Lotus Notes 選項

轉換為 WebEx 個人會議選項

每日

每 1 - 31 天

每天

每月

每 1 - 12 月的第 1 - 31 天

每月的[第 1 個,第 2 個,第 3 個,第 4 個,最後一個][星期日,星期一,星期二,星期三,星期四,星期五,星期六]

從月底開始計數

不支援

每 1 - 12 月的[第 1 個,第 2 個,第 3 個,第 4 個,最後一個][星期日,星期一,星期二,星期三,星期四,星期五,星期六]

每週的[星期日,星期一,星期二,星期三,星期四,星期五,星期六]

每年

每 1 - 10 年

不支援

自訂

自訂設定

不支援

結束日期

開始日期的範圍

如果時間段長於一年,它將被轉換為一年。

開始日期(持續 X 次)

如果時間段長於一年,它將被轉換為一年。

指定例外

不要移動

不支援。

移至星期五

不支援。

移至星期一

不支援。

移至最近的工作日

不支援。

刪除

不支援。


附註


有關修改或刪除 Lotus Notes 中的重複會議,請注意以下事項:

  • 當您編輯重複會議(譬如,重新排定其日期或變更其會議選項)時,您對會議的單次實例的變更必須套用至該會議的所有實例,這樣才能使變更在您的 WebEx 網站上生效。 如果您只將變更套用至單次實例,那麼將只在 Lotus Notes 中進行更新,而不會在您網站的行事曆上進行更新。

     

  • 如果您取消重複會議的單次實例,則該實例將從 Lotus Notes 中刪除,但仍將保留在您的行事曆上。 您需要在 Lotus Notes 中刪除重複會議的所有實例,才能將其從行事曆中移除。

     


使用會議範本

會議範本儲存您所有的慣用設定,因此您可以透過選取範本來快速排定或開始線上會議,而無需為您排定的每個會議選取相同的設定。 但是,範本不儲存主題、密碼以及日期與時間的設定。

如果您從未在本地電腦的生產力工具中指定預設會議範本,那麼預設值將遵循您的 WebEx 網站的設定。 當您在本地電腦上的生產力工具中指定預設會議範本後,預設值將遵循您的本地設定。

當您使用「WebEx 與 Lotus Notes 之整合」排定會議時,可以選取儲存在您的 WebEx 網站上的任何會議範本。


附註


雖然「WebEx 與 Lotus Notes 之整合」只提供了一部分可用於線上會議的選項,但所有選項都已在範本中進行預設,無論其是否在「WebEx 與 Lotus Notes 之整合」中顯示。 譬如,如果您在範本中設定特定的出席者特權,那麼也會為會議設定這些特權。 出席者特權設定在「WebEx 與 Lotus Notes 之整合」中不可用。

當您排定會議後,您無法變更其範本。


     
1    若要檢視範本的詳細資訊,請選取 Lotus Notes 工具列上的設定按鈕,然後選擇會議範本



出現您 WebEx 網站上已儲存的會議範本的清單。

2    選取範本,然後選取檢視

編輯已排定的會議

透過「WebEx 與 Lotus Notes 之整合」,您可以隨時使用 Lotus Notes 編輯已排定的會議。 譬如,可以變更其開始時間、指定新密碼、選擇其它通信會議選項等。 當您編輯已排定的會議後,「WebEx 與 Lotus Notes 之整合」會向受邀參加會議的所有出席者傳送更新的會議邀請,並更新您 WebEx 網站上的會議資訊。

重要:
  • 如果您使用 WebEx 網站而非「WebEx 與 Lotus Notes 之整合」來編輯會議,那麼您的變更將不會出現在 Lotus Notes 中。 譬如,如果您使用網站變更會議的開始時間,則在 Lotus Notes 行事曆上,開始時間不會變更。 因此,建議您只使用 Lotus Notes 來編輯會議。

     

  • 當您使用 Lotus Notes 來編輯重複會議時,您對會議的單次實例所做的變更必須套用至該會議的所有實例,這樣才能使變更在您的 WebEx 網站上生效。 如果您只將變更套用至單次實例,那麼將只在 Lotus Notes 中進行更新,而不會在行事曆上進行更新。

     


附註


您不能變更已排定的會議的範本。


       
1    在您的 Lotus Notes 行事曆上,找到要編輯的會議,然後開啟行事曆項目標籤。
2    在「會議」螢幕上編輯資訊或變更選項。
3    選取編輯 WebEx 會議以編輯「會議設定」對話方塊中的 WebEx 特定選項。
4    選取儲存並傳送邀請 您的會議已在 WebEx 網站上更新。

取消已排定的會議

若要取消您在 Lotus Notes 中排定的線上會議,只需使用 Lotus Notes 中的取消選項即可。 所有受邀者將自動收到取消通知。 此會議同時在 WebEx 網站上被取消。

重要:
  • 如果您在 Lotus Notes 中排定 WebEx 會議,應該直接在 Lotus Notes 中取消此會議。 如果您改為從 WebEx 網站取消會議,該會議將不會在 Lotus Notes 中取消。

     

  • 如果您取消重複會議的單次實例,則該實例將從 Lotus Notes 中刪除,但仍將保留在您的行事曆上。 您需要在 Lotus Notes 中刪除重複會議的所有實例,才能將其從行事曆中移除。

     

有關在 Lotus Notes 中取消會議的更多資訊,請參閱「Lotus Notes 說明」。

 

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