Agendar uma reunião no IBM Lotus Notes (WBS30)

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Visão geral do agendamento de uma reunião

Para agendar uma reunião on-line usando a Integração WebEx com o Lotus Notes e enviar convites para a reunião, fique atento ao seguinte:

  • A integração WebEx com o Lotus Notes oferece as opções básicas para agendar uma reunião. Algumas opções exibidas no site WebEx podem não estar disponíveis na Integração WebEx com o Lotus Notes. Para estas opções adicionais, a integração WebEx com o Lotus Notes usa as configurações para o modelo que você selecionar para a reunião.

     

  • A integração WebEx com o Lotus Notes não tem suporte para todas as opções de recorrência que estão disponíveis no Lotus Notes.

     

  • Nos convites para reunião que você envia do Lotus Notes, a hora de início da reunião é exibido no fuso horário definido no seu computador, e não nas suas preferências do site do serviço WebEx.

     


    Nota


    No seu site WebEx, todas as horas da reunião são exibidas no fuso horário     definido nas preferências do site, independentemente do fuso horário definido     no seu computador.     


Agendar uma reunião WebEx

As Ferramentas de Produtividade WebEx permitem agendar reuniões no Lotus Notes sem ir ao seu site WebEx.

Ao usar a integração WebEx com o Lotus Notes para agendar uma reunião, você pode convidar convidados selecionando-os em qualquer uma das listas de endereços do Lotus Notes. Você também pode convidar convidados que não estão em uma lista de contatos do Lotus Notes fornecendo seus endereços de e-mail.

Depois de convidada para uma reunião agendada, o convidado receberá uma mensagem de e-mail de convite. O convite inclui informações sobre a reunião, incluindo sua senha e um link em que o convidado pode selecionar para entrar na reunião.

            
1    No calendário do Lotus Notes, selecione Agendar uma Reunião. A guia Nova Entrada de Calendário aparece com um botão Adicionar reunião WebEx.
2    Faça o seguinte para especificar as informações gerais da reunião:
  • Digite um tópico para a reunião no campo Assunto.
  • Especifique o horário de início e fim da reunião.
  • (Opcional) Para especificar um padrão de recorrência para sua reunião, selecione Repetir e, em seguida, selecione opções de recorrência. Para mais informações, consulte Especificar um padrão de recorrência para uma reunião.

  • (Opcional) Especifique outras opções que o Lotus Notes fornece.
3    Selecione Adicionar reunião WebEx. A caixa de diálogo Configurações WebEx aparece.
4    (Opcional) Na seção Informações da Reunião, você pode fazer as alterações nas opções gerais de reunião.
5    (Opcional) Selecione a guia Áudio e Rastreamento para selecionar o tipo de conexão de áudio e outras opções relacionadas.
6    (Opcional) Selecione a guia Registro para escolher se os convidados precisam se registrar antes da reunião.
7    (Opcional) Selecione a guia Recursos para especificar as seguintes opções:
  • Selecione uma guia de informações de reunião diferente para ser exibida na janela de reunião.
  • Selecione um ou mais convidados da sua reunião para ser organizadores alternativos. Um organizador alternativo tem permissão para iniciar e organizar a sua reunião quando você não puder comparecer. Para mais informações, acesse https://help.webex.com/docs/DOC-10607.
  • Especifique a apresentação a ser carregada para ser automaticamente reproduzida para os convidados antes da reunião.
 

Se você estiver agendando a reunião para outro organizador, a mensagem ”;Você está agendando para [nome do organizador]”; indicará isso na caixa de diálogo Configurações WebEx.

8    Para convidar pessoas para a reunião, selecione um ícone da lista de endereços e, no painel Convidados, selecione o nome dos convidados ou insira os nomes manualmente.


Nota      

Os convidados que você convida usando a integração WebEx com o Lotus Notes não aparecem na lista de convidados da reunião em seu site WebEx.

Para obter informações adicionais sobre como convidar convidados no Lotus Notes, consulte a Ajuda do Lotus Notes.

9    Execute um dos seguintes procedimentos:
  • Selecione Salvar e enviar convites para enviar os convites para os convidados.

     
  • Selecione Salvar como rascunho e convide mais tarde os convidados para a reunião agendada.
 
Nota       Você pode alterar as configurações da reunião depois de agendá-la.
  As Ferramentas de Produtividade WebEx adicionam a reunião agendada ao calendário do Lotus Notes e ao calendário público em seu site WebEx.

Agendar uma reunião de Conferência Pessoal

         
1    No calendário do Lotus Notes, selecione Agendar uma Reunião.     

A guia Nova Entrada de Calendário aparece.

     
2    Clique em Adicionar reunião de Conferência Pessoal para especificar as configurações da reunião de Conferência Pessoal.
3    Caso a aba Conta da caixa de diálogo das Configurações WebEx seja exibida, digite as informações necessárias e, então, selecione OK.          

A caixa de diálogo das Configurações WebEx é exibida. Se você estiver agendando a reunião para outro organizador, a mensagem ”;Você está agendando para [nome do organizador]”; indicará isso na caixa de diálogo Configurações WebEx.

     
4    Faça o seguinte para especificar as informações gerais da reunião:
  • Digite um tópico para a reunião no campo Assunto.
  • Especifique o horário de início e fim da reunião.
  • (Opcional) Para especificar um padrão de recorrência para sua reunião, selecione Repetir e, em seguida, selecione opções de recorrência. Para mais informações, consulte Especificar um padrão de recorrência para uma reunião.

  • (Opcional) Especifique outras opções que o Lotus Notes oferece, como uma notificação de reunião.
5    Para convidar pessoas para a reunião, selecione um ícone da lista de endereços e, no painel Convidados, selecione o nome dos convidados ou insira os nomes manualmente.
Nota      

Os convidados que você convida usando a integração WebEx com o Lotus Notes não aparecem na lista de convidados da reunião em seu site WebEx.

Para obter informações adicionais sobre como convidar convidados no Lotus Notes, consulte a Ajuda do Lotus Notes.

6    Execute um dos seguintes procedimentos:
  • Selecione Salvar e enviar convites para enviar os convites para os convidados.

     
  • Selecione Salvar como rascunho e convide mais tarde os convidados para a reunião agendada.
 
Nota       Você pode alterar as configurações da reunião depois de agendá-la.
  As Ferramentas de Produtividade WebEx adicionam a reunião agendada ao calendário do Lotus Notes e ao calendário público em seu site WebEx.

Especificar um padrão de recorrência para uma reunião

Usando as opções de recorrência do Lotus Notes, você pode especificar um padrão de recorrência para a reunião. Por exemplo, você pode especificar que uma reunião ocorrerá toda quarta-feira às 14h00 até uma determinada data. A integração WebEx com o Lotus Notes agenda a reunião em cada dia que você especificar no padrão de recorrência.

No entanto, dependendo do seu serviço, algumas das opções de recorrência do Lotus Notes podem não ter suporte. Para mais informações, consulte Limitações de recorrência na integração WebEx com o Lotus Notes.

     
1    Se você tiver agendado uma reunião usando a integração WebEx com o Lotus Notes, abra a entrada de calendário no seu calendário do Lotus Notes.



  A caixa de diálogo Opções de Recorrência aparece.
2    Especifique as opções de recorrência na caixa de diálogo e, então, selecione OK.

Limitações padrão de recorrência na Integração WebEx com o Lotus Notes

A tabela a seguir mostra as diferenças de padrão de recorrência entre o WebEx e o Lotus Notes.

 
                                             
Tabela 1 Reuniões WebEx

Tipo

Opção do Lotus Notes

Convertido para a opção Reunião WebEx

Semanalmente

A cada 1-8 semanas em: [Domingo, Segunda, Terça, Quarta, Quinta, Sexta, Sábado]

Para Meeting Centers:

A cada 1-8 semanas em: [Domingo, Segunda, Terça, Quarta, Quinta, Sexta, Sábado]

Para eventos do Event Center e sessões de treinamento do Training Center:

Toda semana em: [Domingo, Segunda, Terça, Quarta, Quinta, Sexta, Sábado]

Se você agendar uma reunião que se repete a cada X semanas, onde X é maior que 1, no Lotus Notes, a reunião será agendada no Lotus Notes conforme especificado, mas será exibida como uma reunião semanal no site WebEx.

Mensalmente

Não tem suporte.

Contar a partir do final do mês

Anualmente

A cada 1º-10º ano

A cada ano.

Se você agendar uma reunião que se repete a cada X anos, onde X é maior que 1, no Lotus Notes, a reunião será agendada no Lotus Notes conforme especificado, mas será exibida como uma reunião anual no site WebEx.

Personalizadas

Configurações personalizadas

Não tem suporte.

Data de término

Iniciar a partir de data a data

Se o período de tempo for superior a um ano, ele é convertido a um ano.

Inicie a partir da data, continue por X vezes

Se o período de tempo for superior a um ano, ele é convertido a um ano.

Especificar exceções

Não mover

Não tem suporte.

Mover para sexta-feira

Não tem suporte.

Mover para segunda-feira

Não tem suporte.

Mover para o dia de semana mais próximo

Não tem suporte.

Excluir

Não tem suporte.

 
                                                  
Tabela 2 Reuniões de Conferência Pessoal WebEx

Tipo

Opção do Lotus Notes

Convertido para a opção de reunião de Conferência Pessoal WebEx

Diariamente

A cada 1-31 dias

Todos os dias

Mensalmente

Todo 1º-12º do mês no 1º-31º dia

Todo mês no [1º, 2º, 3º, 4º, último dia] [Dom, Seg, Ter, Qua, Qui, Sex e Sáb]

Contar a partir do final do mês

Não tem suporte

A cada 1º-12º mês no [1º, 2º, 3º, 4º, último] [Dom, Seg, Ter, Qua, Qui, Sex, Sáb]

A cada 1 semana no [Dom, Seg, Ter, Qua, Qui, Sex, Sáb]

Anualmente

A cada 1º-10º ano

Não tem suporte

Personalizadas

Configurações personalizadas

Não tem suporte

Data de término

Iniciar a partir de data a data

Se o período de tempo for superior a um ano, ele é convertido a um ano.

Inicie a partir da data, continue por X vezes

Se o período de tempo for superior a um ano, ele é convertido a um ano.

Especificar exceções

Não mover

Não tem suporte.

Mover para sexta-feira

Não tem suporte.

Mover para segunda-feira

Não tem suporte.

Mover para o dia de semana mais próximo

Não tem suporte.

Excluir

Não tem suporte.


Nota


Para modificar ou excluir uma reunião repetida no Lotus Notes, preste atenção ao seguinte:

  • Ao editar uma reunião repetida, como para reagendar sua data ou alterar as opções de reunião, as alterações feitas em uma única ocorrência da reunião devem ser aplicadas a todas as ocorrências para que as alterações tenham efeito no seu site WebEx. Se você aplicar as alterações somente à única ocorrência, é feita uma atualização no Lotus Notes, mas não no calendário em seu site.

     

  • Se você cancelar uma única ocorrência de uma reunião repetida, a ocorrência será excluída no Lotus Notes, mas permanecerá no seu calendário. Você precisa excluir todas as ocorrências de uma reunião repetida no Lotus Notes para que ela possa ser removida do calendário.

     


Usar modelos de reunião

Um modelo de reunião armazena todas as configurações preferidas, assim você pode agendar ou iniciar uma reunião on-line rapidamente escolhendo o modelo em vez de selecionar as mesmas configurações para cada reunião que você agendar. Um modelo, no entanto, não armazena as  configurações de tópico, senha, data e hora.

Se você nunca tiver especificado um modelo de reunião predefinido nas ferramentas de produtividade do seu computador local, os valores predefinidos seguirão as configurações do seu site WebEx. Depois de especificar um modelo de reunião padrão nas ferramentas de produtividade no computador local, os valores padrão seguirão as configurações locais.

Ao agendar uma reunião usando a integração WebEx com o Lotus Notes, você pode selecionar qualquer um dos modelos de reunião que você salvou em seu site WebEx.


Nota


Embora a integração WebEx com o Lotus Notes fornece apenas um subconjunto de todas as opções que você pode usar para uma reunião on-line, todas as opções são predefinidas em um modelo, independentemente se aparecem na integração WebEx com o Lotus Notes. Por exemplo, se você definir privilégios específicos do convidado em um modelo, esses privilégios são configurados para a reunião. As configurações de privilégios do convidado não estão disponíveis na integração WebEx com o Lotus Notes.

Depois de agendar uma reunião, você não pode alterar seu modelo.


     
1    Para visualizar os detalhes de um modelo, selecione o botão Configuração na barra de ferramentas do Lotus Notes e, em seguida, escolha Modelos de reunião.



A lista de modelos de reunião salvos no seu site WebEx aparece.

2    Selecione um modelo e, em seguida, selecione Visualizar.

Editar uma reunião agendada

Com a integração WebEx com o Lotus Notes, você pode usar o Lotus Notes para editar uma reunião agendada a qualquer momento. Por exemplo, você pode alterar sua hora de início, especificar uma nova senha, escolher uma opção de teleconferência diferente, etc. Depois de editar uma reunião agendada, a integração WebEx com o Lotus Notes envia um convite de reunião atualizado para os convidados que você convidou para a reunião e atualiza as informações da reunião em seu site WebEx.

Importante:
  • Se você editar uma reunião usando seu site WebEx em vez da integração WebEx com o Lotus Notes, as alterações não aparecem no Lotus Notes. Por exemplo, se você alterar a hora de início da reunião usando seu site, a hora de início não é alterada no calendário do Lotus Notes. Assim, recomenda-se usar somente o Lotus Notes para editar uma reunião.

     

  • Quando você usar o Lotus Notes para editar uma reunião repetida, as alterações feitas em uma única ocorrência da reunião devem ser aplicadas a todas as ocorrências para que as alterações tenham efeito no seu site WebEx. Se você aplicar as alterações somente à única ocorrência, é feita uma atualização no Lotus Notes, mas não no calendário.

     


Nota


Não é possível alterar o modelo para uma reunião agendada.


       
1    No calendário do Lotus Notes, encontre a reunião que você deseja editar e, em seguida, abra a guia de entrada do calendário.
2    Edite as opções de alteração ou as informações na tela de Reunião.
3    Selecione Editar reunião WebEx para editar as opções específicas WebEx na caixa de diálogo Configurações de reunião.
4    Selecione Salvar e enviar convites. Sua reunião é atualizada em seu site WebEx.

Cancelar uma reunião agendada

Para cancelar uma reunião on-line que você agendou no Lotus Notes, basta usar as opções de cancelamento disponíveis no Lotus Notes. Todos os convidados recebem automaticamente um aviso de cancelamento. A reunião também é cancelada em seu site WebEx.

Importante:
  • Se você agendar uma reunião WebEx no Lotus Notes, você deve cancelá-la diretamente no Lotus Notes. Se você tentar cancelar do seu site WebEx em vez disso, ela não será cancelada no Lotus Notes.

     

  • Se você cancelar uma única ocorrência de uma reunião repetida, a ocorrência será excluída no Lotus Notes, mas permanecerá no seu calendário. Você precisa excluir todas as ocorrências de uma reunião repetida no Lotus Notes para que ela possa ser removida do seu calendário.

     

Para obter mais informações sobre o cancelamento de uma reunião no Lotus Notes, consulte a Ajuda do Lotus Notes.

 

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