Planlæg et møde i IBM Lotus Notes (WBS31)

Document created by Cisco Localization Team on Oct 20, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Feb 8, 2017
Version 4Show Document
  • View in full screen mode
 

Planlæg forudsætning for møde

For at planlægge et online møde ved hjælp af WebEx-integration med IBM Lotus Notes og for at sende mødeinvitationer skal du være opmærksom på følgende:

  • WebEx-integration med Lotus Notes giver grundlæggende valgmuligheder til at planlægge et møde. Nogle valgmuligheder, der vises på dit WebEx-websted, er muligvis ikke tilgængelige i WebEx-integration med Lotus Notes. For disse ekstra valgmuligheder bruger WebEx-integration med Lotus Notes indstillinger for skabelonen, du valgte for mødet.

     

  • WebEx-integration med Lotus Notes understøtter ikke alle valgmuligheder for gentagelser, der er tilgængelige i Lotus Notes.

     

  • I alle WebEx-møder, som du planlægger i Lotus Notes, vises mødestarttidspunktet i tidszonen, som du indstiller på din computer. På dit WebEx-websted vises alle WebEx-mødetider dog i den tidszone, du fastsætter i dine præferencer, uanset hvilken tidszone din computer er indstillet til.

     

Vigtigt:

Lotus Notes understøttes i øjeblikket ikke på Mac-versionen af WebEx-produktivitetsværktøjer.

Planlæg et WebEx-møde

WebEx-produktivitetsværktøjer tillader dig at planlægge møder på Lotus Notes uden at gå til dit WebEx-websted.

Når WebEx-integration med Lotus Notes bruges til at planlægge et møde, kan du invitere mødedeltagere ved at vælge dem i enhver af dine Lotus Notes-adressebøger. Du kan også invitere mødedeltagere, som ikke er inkluderet i en Lotus Notes-kontaktliste, ved at angive deres e-mailadresser.

Når du inviterer en mødedeltager til et planlagt møde, modtager han eller hun en invitation via en e-mailmeddelelse. Invitationen inkluderer oplysninger om mødet, herunder adgangskoden og et link, som mødedeltageren kan trykke på for at deltage i mødet.

            
1    For at planlægge et møde, skal du gøre et af følgende:
  • I din Lotus Notes-kalender, vælg Planlæg et møde.
  • Vælg ikonet Planlæg i panelet WebEx-produktivitetsværktøjer.
  Fanen Ny kalenderpost vises med en Tilføj WebEx-møde-knap.
2    Gør følgende for at specificere grundlæggende mødeoplysninger:
  • Skriv et emne for mødet i feltet Emne.
  • Angiv start- og sluttidspunkt for mødet.
  • (Valgfri) For at angive et gentagelsesmønster for dit møde skal du vælge Gentag og derefter vælge valgmuligheder for gentagelse. For yderligere oplysninger, se Angiv et gentagelsesmønster for et møde.

  • (Valgfri) Angiv andre valgmuligheder, som Lotus Notes stiller til rådighed.
3    For at invitere personer til mødet, vælg et adressebog-ikon, og i panelet Besøgende vælges de besøgendes navne, eller indtast navnene manuelt.


Note      

Alle mødedeltagere, som du inviterer ved hjælp af WebEx-integration med Lotus Notes, vises ikke på mødedeltagerlisten, når du ser mødet på dit WebEx-websted.

For yderligere oplysninger om invitation af mødedeltagere i Lotus Notes, se Lotus Notes hjælp.

4    Vælg Tilføj WebEx-møde.
5    (Valgfri) Under afsnittet Mødeoplysninger, kan du lave ændringer til de grundlæggende mødevalgmuligheder.
6    (Valgfri) Vælg fanen Lyd og sporing for at vælge lydforbindelsestypen og andre relaterede valgmuligheder.
7    (Valgfri) Vælg fanen Tilmelding for at vælge om mødedeltagere skal tilmeldes før mødet.
8    (Valgfri) Vælg fanen Ressourcer til at angive følgende valgmuligheder:
  • Vælg en anden fane med mødeoplysninger, som skal vises i mødevinduet.
  • Vælg en eller flere af mødedeltagerne for dit møde, som alternative værter for mødet. En alternativ vært er én, som har tilladelse til at starte og være vært for dit møde, når du ikke selv kan deltage. For mere information se https://help.webex.com/docs/DOC-11626.
  • Angiv en præsentation du vil overføre, så den afspilles automatisk for mødedeltagere, før du deltager i mødet.
 

Hvis du planlægger mødet for en anden vært, angiver meddelelsen "Du planlægger for [værtsnavn]" dette i dialogboksen WebEx-indstillinger.

9    Gør ét af følgende:
  • Vælg Gem og send invitationer for at sende invitationerne til mødedeltagere.

     
  • Vælg Gem som udkast, og inviter mødedeltagere til det planlagte møde senere.
  WebEx-produktivitetsværktøjer tilføjer det planlagte møde til din Lotus Notes-kalender og den offentlige kalender på dit WebEx-websted.

Planlæg en personlig konference eller et møde kun med lyd

Hvis du bruger lyd fra en telefontjenesteudbyder (TSP), kan du i stedet planlægge et møde kun med lyd.

         
1    For at planlægge et møde, skal du gøre et af følgende:
  • I din Lotus Notes-kalender, vælg Planlæg et møde.
  • Vælg ikonet Planlæg i panelet WebEx-produktivitetsværktøjer.
  Fanen Ny kalenderpost vises med knappen Tilføj personligt konferencemøde eller Tilføj møde kun med lyd.
2    Vælg Tilføj personligt konferencemøde eller Tilføj møde kun med lyd for at specificere mødeindstillinger for personligt konferencemøde.
3    Om nødvendigt indtastets den anmodede information om Personlig konference-mødet.
4    Gør følgende for at specificere grundlæggende mødeoplysninger:
  • Skriv et emne for mødet i feltet Emne.
  • Angiv start- og sluttidspunkt for mødet.
  • (Valgfri) For at angive et gentagelsesmønster for dit møde skal du vælge Gentag og derefter vælge valgmuligheder for gentagelse. For yderligere oplysninger, se Angiv et gentagelsesmønster for et møde.

  • (Valgfri) Specificer andre valgmuligheder, som Lotus Notes tilbyder, såsom en mødeunderretning.
5    For at invitere personer til mødet, vælg et adressebog-ikon, og i panelet Besøgende vælges de besøgendes navne, eller indtast navnene manuelt.
Note      

Alle mødedeltagere, som du inviterer ved hjælp af WebEx-integration med Lotus Notes, vises ikke på mødedeltagerlisten, når du ser mødet på dit WebEx-websted.

For yderligere oplysninger om invitation af mødedeltagere i Lotus Notes, se Lotus Notes hjælp.

6    Gør ét af følgende:
  • Vælg Gem og send invitationer for at sende invitationerne til mødedeltagere.

     
  • Vælg Gem som udkast, og inviter mødedeltagere til det planlagte møde senere.
  WebEx-produktivitetsværktøjer tilføjer det planlagte møde til din Lotus Notes-kalender og den offentlige kalender på dit WebEx-websted.

Angiv et gentagelsesmønster for et møde

Ved hjælp af Lotus Notes-valgmuligheder for gentagelse kan du specificere et gentagelsesmønster for dit møde. Du kan for eksempel angive, at mødet afholdes kl. 14.00 hver onsdag indtil en specifik dato. WebEx-integration med Lotus Notes planlægger mødet på alle de dage, du har angivet i gentagelsesmønstret.

Dog understøttes nogle af Lotus Notes-valgmuligheder for gentagelse muligvis ikke, afhængigt af din tjeneste. For yderligere oplysninger, se Begrænsninger af gentagelsesmønster i WebEx-integration med Lotus Notes.

     
1    Hvis du har planlagt et møde vha. WebEx-integrering med Lotus Notes, kan du åbne kalenderposten i din Lotus Notes-kalender.



  Dialogboksen Valgmuligheder for gentagelse vises.
2    Angiv gentagelsesvalgmulighederne i dialogboksen, og vælg derefter OK.

Begrænsninger for gentagelsesmønster i WebEx-integration med Lotus Notes

Følgende tabel viser forskellene mellem WebEx- og Lotus Notes-gentagelsesmønstre.

 
                                            
Tabel 1 WebEx-møder

Type

Lotus Notes-valgmulighed

Konverteret til WebEx-mødevalgmulighed

Ugentligt

Hver 1.-8. uge på: [søndag, mandag, tirsdag, onsdag, torsdag, fredag, lørdag]

For Meeting Centers:

Hver 1.-8. uge på: [søndag, mandag, tirsdag, onsdag, torsdag, fredag, lørdag]

For undervisningssessioner i Event Center og Training Center:

Hver uge på: [søndag, mandag, tirsdag, onsdag, torsdag, fredag, lørdag]

Hvis du planlægger et møde, der gentages hver X. uge, hvor X er større end 1, i Lotus Notes, planlægges mødet i Lotus Notes efter dine specifikationer, men vil vises som et ugentligt møde på dit WebEx-websted.

Månedligt

Tælling fra slutningen af måneden

Ikke understøttet

Årlig

Hvert 1.-10. år.

Hvert år.

Hvis du planlægger et møde, der gentages hvert X. år, hvor X er større end 1, i Lotus Notes, planlægges mødet i Lotus Notes efter dine specifikationer, men vises som et årligt møde på dit WebEx-websted.

Brugertilpasset

Brugertilpassede indstillinger

Ikke understøttet

Slutdato

Start fra dato til dato

Hvis tidsperioden er længere end et år, konverteres den til et år.

Start fra dato fortsætter X gange

Hvis tidsperioden er længere end et år, konverteres den til et år.

Angiv undtagelser

Flyt ikke

Ikke understøttet.

Flyt til fredag

Ikke understøttet.

Flyt til mandag

Ikke understøttet.

Flyt til nærmeste ugedag

Ikke understøttet.

Slet

Ikke understøttet.

 
                                                  
Tabel 2 WebEx Personlig konference-møder

Type

Lotus Notes-valgmulighed

Konverteret til valgmuligheden WebEx personligt konferencemøde

Dagligt

Hver 1.-31. dag

Hver dag

Månedligt

Hver 1.-12. måned på den 1.-31.

Hver måned på den [1., 2., 3., 4., dag sidste] [Søn, Man, Tir, Ons, Tor, Fre og Lør]

Tælling fra slutningen af måneden

Ikke understøttet

Hver 1.-12. måned på den [1., 2., 3., 4., sidste][søn, man, tir, ons, tor, fre, lør]

Hver 1. uge på [søn, man, tir, ons, tor, fre, lør]

Årlig

Hvert 1.-10. år.

Ikke understøttet

Brugertilpasset

Brugertilpassede indstillinger

Ikke understøttet

Slutdato

Start fra dato til dato

Hvis tidsperioden er længere end et år, konverteres den til et år.

Start fra dato fortsætter X gange

Hvis tidsperioden er længere end et år, konverteres den til et år.

Angiv undtagelser

Flyt ikke

Ikke understøttet.

Flyt til fredag

Ikke understøttet.

Flyt til mandag

Ikke understøttet.

Flyt til nærmeste ugedag

Ikke understøttet.

Slet

Ikke understøttet.


Note


For ændring eller sletning af et gentaget møde i Lotus Notes skal du være opmærksom på følgende:

  • Når du redigerer et gentaget møde, såsom for at ændre dets dato eller mødevalgmuligheder, skal ændringerne, du laver til et enkelt tilfælde af mødet, anvendes for alle dets tilfælde, for at ændringerne kan træde i kraft på dit WebEx-websted. Hvis du kun anvender ændringerne for det enkelte tilfælde, laves der en opdatering på Lotus Notes, men ikke til kalenderen på dit websted.

     

  • Hvis du annullerer et enkelt tilfælde af et gentaget møde, slettes tilfældet i Lotus Notes, men bliver i din kalender. Du skal slette alle tilfælde af et gentaget møde i Lotus Notes, så det kan fjernes fra kalenderen.

     


Brug af mødeskabeloner

En mødeskabelon gemmer alle dine foretrukne indstillinger, så du hurtigt kan planlægge eller starte et online møde ved at vælge skabelonen i stedet for at vælge de samme indstillinger for hvert møde, du planlægger. En skabelon gemmer dog ikke emnet, adgangskoden og dato- og tidsindstillinger.

Hvis du aldrig har angivet en standard mødeskabelon i produktivitetsværktøjer for din lokale computer, vil standardværdierne følge indstillingerne for dit WebEx-websted. Efter du angiver en standard mødeskabelon i produktivitetsværktøjer på din lokale computer, vil standardværdierne følge dine lokale indstillinger.

Når du vælger et møde ved hjælp af WebEx-integration med Lotus Notes, kan du vælge enhver af mødeskabelonerne, som du gemte på dit WebEx-websted.


Note


Selvom WebEx-integration med Lotus Notes kun leverer et undersæt af alle de valgmuligheder, du kan bruge til et online møde, er alle valgmulighederne forudindstillede på en skabelon, uanset om de vises i WebEx-integration med Lotus Notes eller ej. For eksempel hvis du indstiller specifikke mødedeltagerprivilegier i en skabelon, indstilles disse privilegier for mødet. Mødedeltagerprivilegium-indstillinger er ikke tilgængelige i WebEx-integration med Lotus Notes.

Når du planlægger et møde, kan du ikke ændre dets skabelon.


     
1    For at se oplysninger om en skabelon skal du vælge knappen Konfiguration på værktøjsbjælken Lotus Notes og derefter vælge Mødeskabeloner.



Din liste over gemte mødeskabeloner på dit WebEx-websted vises.

2    Vælg en skabelon, og vælg derefter Vis.

Rediger et planlagt møde

Med WebEx-integration med Lotus Notes kan du bruge Lotus Notes til at redigere et planlagt møde når som helst. Du kan for eksempel ændre dets starttidspunkt, angive en ny adgangskode, vælge en anden telekonferencevalgmulighed osv. Efter du redigerer et planlagt møde, vil WebEx-integration med Lotus Notes sende en opdateret mødeinvitation til alle mødedeltagere, som du har inviteret til mødet, og opdatere mødeoplysningerne på dit WebEx-websted.

Vigtigt:
  • Hvis du redigerer et møde ved hjælp af WebEx-websted i stedet for WebEx-integration med Lotus Notes, vises dine ændringer ikke i Lotus Notes. Hvis du for eksempel ændrer mødets starttidspunkt vha. dit websted, vil starttidspunktet ikke ændres i din Lotus Notes-kalender. Derfor anbefaler vi, at du kun bruger Lotus Notes til at redigere et møde.

     

  • Når du bruger Lotus Notes til at redigere et gentaget møde, skal ændringerne, du laver til et enkelt tilfælde af mødet, anvendes for alle dets tilfælde, for at ændringerne kan træde i kraft på dit WebEx-websted. Hvis du kun anvender ændringerne for det enkelte tilfælde, laves der en opdatering på Lotus Notes, men ikke til kalenderen.

     


Note


Du kan ikke ændre skabelonen for et planlagt møde.


       
1    På dit Lotus Notes-kalender skal du finde mødet, du vil redigere, og derefter åbne fanen kalenderpost.
2    Rediger oplysningerne, eller ændr valgmuligheder på mødeskærmen.
3    Vælg Rediger WebEx-møde for at redigere WebEx-specifikke valgmuligheder i dialogboksen Mødeindstillinger.
4    Vælg Gem og send invitationer. Dit møde opdateres på dit WebEx-websted.

Annuller et planlagt møde

For at annullere et online møde, som du planlagde i Lotus Notes, skal du bare bruge valgmulighederne for annullering i Lotus Notes. Alle besøgende modtager automatisk en meddelelse om annullering. Mødet annulleres også på dit WebEx-websted.

Vigtigt:
  • Hvis du planlægger et WebEx-møde i Lotus Notes, skal du annullere det direkte i Lotus Notes. Hvis du i stedet forsøger at annullere det fra dit WebEx-websted, vil det ikke blive annulleret på Lotus Notes.

     

  • Hvis du annullerer et enkelt tilfælde af et gentaget møde, slettes tilfældet i Lotus Notes, men bliver i din kalender. Du skal slette alle tilfælde af et gentaget møde i Lotus Notes, så det kan fjernes fra din kalender.

     

For yderligere oplysninger om annullering af et møde i Lotus Notes, se Lotus Notes hjælp.

 

Attachments

    Outcomes