Planlæg et møde i IBM Lotus Notes (WBS30)

Document created by Cisco Localization Team on Oct 20, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Jan 13, 2017
Version 3Show Document
  • View in full screen mode
 

Oversigt over Planlæg et møde

For at planlægge et online møde ved hjælp af WebEx-integrering til Lotus Notes og for at sende mødeinvitationer skal du være opmærksom på følgende:

  • WebEx-integrering til Lotus Notes giver grundlæggende valgmuligheder for at planlægge et møde. Nogle valgmuligheder, der vises på dit WebEx-websted, er muligvis ikke tilgængelige i WebEx-integrering til Lotus Notes. For disse ekstra valgmuligheder bruger WebEx-integration med Lotus Notes indstillinger for skabelonen, du valgte for mødet.

     

  • WebEx-integrering til Lotus Notes understøtter ikke alle valgmuligheder for gentagelser, der er tilgængelige i Lotus Notes.

     

  • I alle mødeinvitationer, som du sender fra Lotus Notes, vil mødets starttidspunkt vises i den tidszone, der er indstillet på din computer, og ikke iht. dine webstedspræferencer for din WebEx-tjenesteydelse.

     


    Bemærk


    På dit WebEx-websted vil alle mødetidspunkter vises i den tidszone, som du indstiller i dine webstedspræferencer, uanset hvilken tidszone, der er indstillet på din computer.     


Planlæg et WebEx-møde

WebEx-produktivitetsværktøjer tillader dig at planlægge møder på Lotus Notes uden at gå til dit WebEx-websted.

Når WebEx-integration med Lotus Notes bruges til at planlægge et møde, kan du invitere mødedeltagere ved at vælge dem i enhver af dine Lotus Notes-adressebøger. Du kan også invitere mødedeltagere, som ikke er inkluderet i en Lotus Notes-kontaktliste, ved at angive deres e-mailadresser.

Når du inviterer en mødedeltager til et planlagt møde, modtager han eller hun en invitation via en e-mailmeddelelse. Invitationen inkluderer oplysninger om mødet, herunder adgangskoden og et link, som mødedeltageren kan trykke på for at deltage i mødet.

            
1    Vælg Planlæg et møde i din Lotus Notes-kalender. Fanen Ny kalenderpost vises med en Tilføj WebEx-møde-knap.
2    Gør følgende for at specificere grundlæggende mødeoplysninger:
  • Skriv et emne for mødet i feltet Emne.
  • Angiv start- og sluttidspunktet for mødet.
  • (Valgfri) For at angive et gentagelsesmønster for dit møde skal du vælge Gentagelse og derefter vælge valgmuligheder for gentagelse. Se Angiv et gentagelsesmønster for et møde for yderligere oplysninger.

  • (Valgfri) Angiv andre valgmuligheder, som Lotus Notes tilbyder.
3    Vælg Tilføj WebEx-møde. Dialogboksen WebEx-indstillinger vises.
4    (Valgfri) Under afsnittet Mødeoplysninger kan du ændre de generelle mødevalgmuligheder.
5    (Valgfri) Vælg fanen Lyd og sporing for at vælge lydtilslutningstypen og andre relaterede valgmuligheder.
6    (Valgfri) Vælg fanen Tilmelding for at vælge, om mødedeltagerne skal tilmelde sig inden mødet.
7    (Valgfri) Vælg fanen Ressourcer for at angive følgende valgmuligheder:
  • Vælg en anden Mødeoplysningsfane, som skal vises i mødevinduet.
  • Vælg en eller flere af mødedeltagerne til dit møde, som skal være alternative værter for mødet. En alternativ vært er en person, som har tilladelse til at starte og være vært for dit møde, når du ikke selv kan deltage. Se https://help.webex.com/docs/DOC-10607 for yderligere oplysninger.
  • Angiv en præsentation, som skal overføres, så den automatisk afspilles for mødedeltagere, inden du deltager i mødet.
 

Hvis du planlægger mødet for en anden vært, angiver meddelelsen "Du planlægger for [værtsnavn]" dette i dialogboksen WebEx-indstillinger.

8    For at invitere personer til mødet skal du vælge et adressebog-ikon og i panelet Besøgende vælge de besøgendes navne eller indtaste navnene manuelt.


Bemærk      

Alle mødedeltagere, som du inviterer ved hjælp af WebEx-integration med Lotus Notes, vises ikke på mødedeltagerlisten for mødet på dit WebEx-websted.

For yderligere oplysninger om invitation af mødedeltagere i Lotus Notes, se Lotus Notes hjælp.

9    Gør ét af følgende:
  • Vælg Gem og send invitationer for at sende invitationerne til mødedeltagere.

     
  • Vælg Gem som udkast, og inviter mødedeltagere til det planlagte møde senere.
 
Bemærk       Du kan ændre alle indstillinger for dit møde, efter du planlægger det.
  WebEx-produktivitetsværktøjer tilføjer det planlagte møde til din Lotus Notes-kalender og den offentlige kalender på dit WebEx-websted.

Planlæg et personligt konferencemøde

         
1    Vælg Planlæg et møde i din Lotus Notes-kalender.     

Fanen Ny kalenderpost vises.

     
2    Vælg Tilføj personligt konferencemøde for at specificere mødeindstillinger for personligt konferencemøde.
3    Hvis fanen Konto for dialogboksen WebEx-indstillinger vises, skal du indtaste de nødvendige oplysninger og derefter vælge OK.          

Dialogboksen WebEx-indstillinger vises. Hvis du planlægger mødet for en anden vært, angiver meddelelsen "Du planlægger for [værtsnavn]" dette i dialogboksen WebEx-indstillinger.

     
4    Gør følgende for at specificere grundlæggende mødeoplysninger:
  • Skriv et emne for mødet i feltet Emne.
  • Angiv start- og sluttidspunktet for mødet.
  • (Valgfri) For at angive et gentagelsesmønster for dit møde skal du vælge Gentagelse og derefter vælge valgmuligheder for gentagelse. Se Angiv et gentagelsesmønster for et møde for yderligere oplysninger.

  • (Valgfri) Angiv andre valgmuligheder, som Lotus Notes tilbyder, såsom en mødeunderretning.
5    For at invitere personer til mødet skal du vælge et adressebog-ikon og i panelet Besøgende vælge de besøgendes navne eller indtaste navnene manuelt.
Bemærk      

Alle mødedeltagere, som du inviterer ved hjælp af WebEx-integration med Lotus Notes, vises ikke på mødedeltagerlisten for mødet på dit WebEx-websted.

For yderligere oplysninger om invitation af mødedeltagere i Lotus Notes, se Lotus Notes hjælp.

6    Gør ét af følgende:
  • Vælg Gem og send invitationer for at sende invitationerne til mødedeltagere.

     
  • Vælg Gem som udkast, og inviter mødedeltagere til det planlagte møde senere.
 
Bemærk       Du kan ændre alle indstillinger for dit møde, efter du planlægger det.
  WebEx-produktivitetsværktøjer tilføjer det planlagte møde til din Lotus Notes-kalender og den offentlige kalender på dit WebEx-websted.

Angiv et gentagelsesmønster for et møde

Ved hjælp af Lotus Notes' valgmuligheder for gentagelse kan du angive et gentagelsesmønster for dit møde. Du kan for eksempel angive, at mødet afholdes kl. 14.00 hver onsdag indtil en specifik dato. WebEx-integration med Lotus Notes planlægger mødet på alle de dage, du har angivet i gentagelsesmønstret.

Dog understøttes nogle af Lotus Notes' valgmuligheder for gentagelse ikke, afhængigt af din tjeneste. Se Begrænsning for gentagelsesmønster i WebEx-integrering til Lotus Notes for yderligere oplysninger.

     
1    Hvis du har planlagt et møde vha. WebEx-integrering med Lotus Notes, kan du åbne kalenderposten i din Lotus Notes-kalender.



  Dialogboksen Valgmuligheder for gentagelse vises.
2    Angiv valgmulighederne for gentagelse i dialogboksen, og vælg derefter OK.

Begrænsning for gentagelsesmønster i WebEx-integrering til Lotus Notes.

Følgende tabel viser forskellene mellem gentagelsesmønstre i WebEx og Lotus Notes.

 
                                             
Tabel 1 WebEx Meetings

Type

Lotus Notes-valgmulighed

Konverteret til WebEx-mødevalgmulighed

Ugentligt

Hver 1.-8. uge på: [søndag, mandag, tirsdag, onsdag, torsdag, fredag, lørdag]

For Meeting Centers:

Hver 1.-8. uge på: [søndag, mandag, tirsdag, onsdag, torsdag, fredag, lørdag]

For undervisningssessioner i Event Center og Training Center:

Hver uge på: [søndag, mandag, tirsdag, onsdag, torsdag, fredag, lørdag]

Hvis du planlægger et møde, der gentages hver X. uge, hvor X er større end 1, i Lotus Notes, planlægges mødet i Lotus Notes efter dine specifikationer, men vil vises som et ugentligt møde på dit WebEx-websted.

Månedligt

Ikke understøttet.

Tælling fra slutningen af måneden

Årlig

Hvert 1.-10. år.

Hvert år.

Hvis du planlægger et møde, der gentages hvert X. år, hvor X er større end 1, i Lotus Notes, planlægges mødet i Lotus Notes efter dine specifikationer, men vises som et årligt møde på dit WebEx-websted.

Brugertilpasset

Brugertilpassede indstillinger

Ikke understøttet.

Slutdato

Start fra dato til dato

Hvis tidsperioden er længere end et år, konverteres den til et år.

Start fra dato fortsætter X gange

Hvis tidsperioden er længere end et år, konverteres den til et år.

Angiv undtagelser

Flyt ikke

Ikke understøttet.

Flyt til fredag

Ikke understøttet.

Flyt til mandag

Ikke understøttet.

Flyt til nærmeste ugedag

Ikke understøttet.

Slet

Ikke understøttet.

 
                                                  
Tabel 2 WebEx personlige konferencemøder

Type

Lotus Notes-valgmulighed

Konverteret til valgmuligheden WebEx personligt konferencemøde

Dagligt

Hver 1.-31. dag

Hver dag

Månedligt

Hver 1.-12. måned på den 1.-31.

Hver måned på den [1., 2., 3., 4., dag sidste] [søn, man, tir, ons, tor, fre og lør]

Tælling fra slutningen af måneden

Ikke understøttet

Hver 1.-12. måned på den [1., 2., 3., 4., sidste][søn, man, tir, ons, tor, fre, lør]

Hver 1. uge på [søn, man, tir, ons, tor, fre, lør]

Årlig

Hvert 1.-10. år.

Ikke understøttet

Brugertilpasset

Brugertilpassede indstillinger

Ikke understøttet

Slutdato

Start fra dato til dato

Hvis tidsperioden er længere end et år, konverteres den til et år.

Start fra dato fortsætter X gange

Hvis tidsperioden er længere end et år, konverteres den til et år.

Angiv undtagelser

Flyt ikke

Ikke understøttet.

Flyt til fredag

Ikke understøttet.

Flyt til mandag

Ikke understøttet.

Flyt til nærmeste ugedag

Ikke understøttet.

Slet

Ikke understøttet.


Bemærk


For ændring eller sletning af et gentaget møde i Lotus Notes skal du være opmærksom på følgende:

  • Når du redigerer et gentaget møde, såsom for at ændre dets dato eller mødevalgmuligheder, skal ændringerne, du laver til et enkelt tilfælde af mødet, anvendes for alle dets tilfælde, for at ændringerne kan træde i kraft på dit WebEx-websted. Hvis du kun anvender ændringerne for det enkelte tilfælde, laves der en opdatering på Lotus Notes, men ikke til kalenderen på dit websted.

     

  • Hvis du annullerer et enkelt tilfælde af et gentaget møde, slettes tilfældet i Lotus Notes, men bliver i din kalender. Du skal slette alle tilfælde af et gentaget møde i Lotus Notes, så det kan fjernes fra kalenderen.

     


Brug af mødeskabeloner

En mødeskabelon gemmer dine foretrukne indstillinger, så du hurtigt kan planlægge eller starte et online møde ved at vælge skabelonen i stedet for at vælge de samme indstillinger for hvert møde, du planlægger. En skabelon gemmer dog ikke emnet, adgangskoden samt dato- og tidsindstillingerne.

Hvis du aldrig har angivet en standard mødeskabelon i produktivitetsværktøjer for din lokale computer, vil standardværdierne følge indstillingerne for dit WebEx-websted. Efter du angiver en standard mødeskabelon i produktivitetsværktøjer på din lokale computer, vil standardværdierne følge dine lokale indstillinger.

Når du vælger et møde ved hjælp af WebEx-integration med Lotus Notes, kan du vælge enhver af mødeskabelonerne, som du gemte på dit WebEx-websted.


Bemærk


Selvom WebEx-integration med Lotus Notes kun leverer et undersæt af alle de valgmuligheder, du kan bruge til et online møde, er alle valgmulighederne forudindstillede på en skabelon, uanset om de vises i WebEx-integration med Lotus Notes eller ej. For eksempel hvis du indstiller specifikke mødedeltagerprivilegier i en skabelon, indstilles disse privilegier for mødet. Mødedeltagerprivilegium-indstillinger er ikke tilgængelige i WebEx-integration med Lotus Notes.

Når du planlægger et møde, kan du ikke ændre dets skabelon.


     
1    For at se oplysninger om en skabelon skal du vælge knappen Konfiguration på værktøjsbjælken Lotus Notes og derefter vælge Mødeskabeloner.



Din liste over gemte mødeskabeloner på dit WebEx-websted vises.

2    Vælg en skabelon, og vælg derefter Vis.

Rediger et planlagt møde

Med WebEx-integrering til Lotus Notes kan du bruge Lotus Notes til at redigere et planlagt møde når som helst. Du kan for eksempel ændre dets starttidspunkt, angive en ny adgangskode, vælge en anden telekonferencevalgmulighed osv. Efter du redigerer et planlagt møde, vil WebEx-integration med Lotus Notes sende en opdateret mødeinvitation til alle mødedeltagere, som du har inviteret til mødet, og opdatere mødeoplysningerne på dit WebEx-websted.

Vigtigt:
  • Hvis du redigerer et møde ved hjælp af WebEx-websted i stedet for WebEx-integration med Lotus Notes, vises dine ændringer ikke i Lotus Notes. Hvis du for eksempel ændrer mødets starttidspunkt vha. dit websted, vil starttidspunktet ikke ændres i din Lotus Notes-kalender. Derfor anbefaler vi, at du kun bruger Lotus Notes til at redigere et møde.

     

  • Når du bruger Lotus Notes til at redigere et gentaget møde, skal ændringerne, du laver til et enkelt tilfælde af mødet, anvendes for alle dets tilfælde, for at ændringerne kan træde i kraft på dit WebEx-websted. Hvis du kun anvender ændringerne for det enkelte tilfælde, laves der en opdatering på Lotus Notes, men ikke til kalenderen.

     


Bemærk


Du kan ikke ændre skabelonen for et planlagt møde.


       
1    På dit Lotus Notes-kalender skal du finde mødet, du vil redigere, og derefter åbne fanen kalenderpost.
2    Rediger oplysningerne, eller ændr valgmuligheder på mødeskærmen.
3    Vælg Rediger WebEx-møde for at redigere WebEx-specifikke valgmuligheder i dialogboksen Mødeindstillinger.
4    Vælg Gem og send invitationer. Dit møde opdateres på dit WebEx-websted.

Annuller et planlagt møde

For at annullere et online møde, som du planlagde i Lotus Notes, skal du bare bruge valgmulighederne for annullering i Lotus Notes. Alle besøgende modtager automatisk en meddelelse om annullering. Mødet annulleres også på dit WebEx-websted.

Vigtigt:
  • Hvis du planlægger et WebEx-møde i Lotus Notes, skal du annullere det direkte i Lotus Notes. Hvis du i stedet forsøger at annullere det fra dit WebEx-websted, vil det ikke blive annulleret på Lotus Notes.

     

  • Hvis du annullerer et enkelt tilfælde af et gentaget møde, slettes tilfældet i Lotus Notes, men bliver i din kalender. Du skal slette alle tilfælde af et gentaget møde i Lotus Notes, så det kan fjernes fra din kalender.

     

For yderligere oplysninger om annullering af et møde i Lotus Notes, se Lotus Notes hjælp.

 

Attachments

    Outcomes