Планирование совещания в IBM Lotus Notes (WBS30)

Document created by Cisco Localization Team on Oct 20, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Jan 13, 2017
Version 3Show Document
  • View in full screen mode
 

Общие сведения о планировании совещания

При планировании онлайн-совещания с использованием интеграции WebEx в Lotus Notes и отправке приглашений на совещание необходимо иметь в виду указанное ниже.

  • Интеграция WebEx в Lotus Notes обеспечивает возможность использования базовых параметров планирования совещания. Некоторые параметры, отображающиеся на веб-сайте WebEx, могут быть недоступны в интеграции WebEx в Lotus Notes. Для этих дополнительных параметров в интеграции WebEx в Lotus Notes используются настройки шаблона, выбранного для совещания.

     

  • Интеграция WebEx в Lotus Notes не поддерживает все параметры повторения, доступные в Lotus Notes.

     

  • Во всех приглашениях на совещание, отправляемых с помощью Lotus Notes, время начала совещания отображается в часовом поясе, заданном на вашем компьютере, а не в предпочтительных параметрах вашего веб-сайта службы WebEx.

     


    Примечание


    На веб-сайте WebEx время проведения всех совещаний отображается в часовом поясе, установленном в предпочтительных параметрах веб-сайта, независимо от часового пояса, который установлен на вашем компьютере.     


Планирование совещания WebEx

Инструменты повышения производительности WebEx позволяют планировать совещания с помощью Lotus Notes без перехода на веб-сайт WebEx.

При использовании интеграции WebEx в Lotus Notes для планирования совещания можно пригласить посетителей, выбрав их мена в любой адресной книге Lotus Notes. Также можно пригласить посетителей, которых нет в списке контактов Lotus Notes, введя их адреса электронной почты.

После того, как вы пригласите посетителя на запланированное совещание, он получит сообщение электронной почты с соответствующим приглашением. В приглашении содержится информация о совещании, в том числе пароль совещания и ссылка, которую посетитель может выбрать для присоединения к совещанию.

            
1    В календаре Lotus Notes выберите Запланировать совещание. Отобразится вкладка "Новая запись календаря" с кнопкой Добавить совещание WebEx.
2    Чтобы задать основную информацию о совещании, выполните указанные ниже действия.
  • Введите тему совещания в поле Тема.
  • Укажите время начала и завершения совещания.
  • (Необязательно) Чтобы задать шаблон повторения для совещания, нажмите Повтор и выберите параметры повторения. Дополнительную информацию см. в разделе Задание шаблона повторения для совещания.

  • (Необязательно) Укажите другие параметры, доступные в Lotus Notes.
3    Выберите параметр Добавить совещание WebEx. Отобразится диалоговое окно настроек WebEx.
4    (Необязательно) В разделе Информация о совещании можно вносить изменения в общие параметры совещания.
5    (Необязательно) Откройте вкладку Аудио и слежение, чтобы выбрать тип аудиосоединения и другие связанные параметры.
6    (Необязательно) Откройте вкладку Регистрация, чтобы определить необходимость предварительной регистрации посетителей на совещание.
7    (Необязательно) Откройте вкладку Материалы для выбора приведенных ниже параметров.
  • Выбор другой вкладки информации о совещании, отображаемой в окне совещания.
  • Выбор одного или нескольких посетителей в качестве альтернативных организаторов совещания. Альтернативный организатор может начинать и организовывать ваше совещание, если вы не можете принять участие в нем самостоятельно. Дополнительную информацию см. в статье https://help.webex.com/docs/DOC-10607.
  • Загрузка презентации для автоматического воспроизведения посетителям перед присоединением к совещанию.
 

При планировании совещания от имени другого организатора в диалоговом окне настроек WebEx отображается сообщение "Вы планируете совещание от имени [имя организатора]".

8    Чтобы пригласить пользователей на совещание, выберите пиктограмму адресной книги, а затем на панели Приглашенные выберите или введите вручную имена приглашенных.


Примечание      

Все посетители, которых вы пригласили с помощью интеграции WebEx в Lotus Notes, не отображаются в списке посетителей совещания на вашем веб-сайте WebEx.

Для получения дополнительной информации о приглашении посетителей в Lotus Notes см. справку по Lotus Notes.

9    Выполните одно из приведенных ниже действий.
  • Нажмите Сохранить и отправить приглашения, чтобы отправить приглашения посетителям.

     
  • Нажмите Сохранить как черновик и пригласите посетителей на запланированное совещание позднее.
 
Примечание       После планирования совещания можно изменить любые его настройки.
  Инструменты повышения производительности WebEx обеспечивают добавление запланированного совещания в ваш календарь Lotus Notes и в общедоступный календарь на вашем веб-сайте WebEx.

Планирование персонального совещания

         
1    В календаре Lotus Notes выберите Запланировать совещание.     

Отобразится вкладка новой записи календаря.

     
2    Нажмите Добавить персональное совещание, чтобы установить настройки персонального совещания.
3    Если отобразится вкладка Учетная запись диалогового окна настроек WebEx, введите необходимую информацию и нажмите ОК.          

Отобразится диалоговое окно настроек WebEx. При планировании совещания от имени другого организатора в диалоговом окне настроек WebEx отображается сообщение "Вы планируете совещание от имени [имя организатора]".

     
4    Чтобы задать основную информацию о совещании, выполните указанные ниже действия.
  • Введите тему совещания в поле Тема.
  • Укажите время начала и завершения совещания.
  • (Необязательно) Чтобы задать шаблон повторения для совещания, нажмите Повтор и выберите параметры повторения. Дополнительную информацию см. в разделе Задание шаблона повторения для совещания.

  • (Необязательно) Укажите другие параметры Lotus Notes, например уведомления о совещании.
5    Чтобы пригласить пользователей на совещание, выберите пиктограмму адресной книги, а затем на панели Приглашенные выберите или введите вручную имена приглашенных.
Примечание      

Все посетители, которых вы пригласили с помощью интеграции WebEx в Lotus Notes, не отображаются в списке посетителей совещания на вашем веб-сайте WebEx.

Для получения дополнительной информации о приглашении посетителей в Lotus Notes см. справку по Lotus Notes.

6    Выполните одно из приведенных ниже действий.
  • Нажмите Сохранить и отправить приглашения, чтобы отправить приглашения посетителям.

     
  • Нажмите Сохранить как черновик и пригласите посетителей на запланированное совещание позднее.
 
Примечание       После планирования совещания можно изменить любые его настройки.
  Инструменты повышения производительности WebEx обеспечивают добавление запланированного совещания в ваш календарь Lotus Notes и в общедоступный календарь на вашем веб-сайте WebEx.

Задание шаблона повторения для совещания

С помощью параметров повторения Lotus Notes можно определить шаблон повторения совещания. Например, можно настроить повторение совещания каждую среду в 14:00 до определенной даты. Интеграция WebEx в Lotus Notes обеспечивает планирование совещания на каждый указанный в шаблоне повторения день.

Однако, в зависимости от вашей службы, некоторые параметры повторения Lotus Notes могут не поддерживаться. Дополнительную информацию см. в разделе Ограничения шаблонов повторения в интеграции WebEx в Lotus Notes.

     
1    Если совещание запланировано с помощью интеграции WebEx в Lotus Notes, откройте соответствующую запись в своем календаре Lotus Notes.



  Отобразится диалоговое окно параметров повторения.
2    В диалоговом окне укажите параметры повтора и выберите ОК.

Ограничения шаблонов повторения в интеграции WebEx в Lotus Notes

В таблице ниже показаны отличия шаблонов повторения в WebEx и Lotus Notes.

 
                                             
Таблица 1. Совещание WebEx

Тип

Параметр Lotus Notes

Преобразован в параметр совещания WebEx

По неделям

Каждую 1–8-ю неделю в: [воскресенье, понедельник, вторник, среду, четверг, пятницу, субботу].

Для совещаний Meeting Center.

Каждую 1–8-ю неделю в: [воскресенье, понедельник, вторник, среду, четверг, пятницу, субботу].

Для event-совещаний Event Center и сеансов обучения Training Center.

Каждую неделю в: [воскресенье, понедельник, вторник, среду, четверг, пятницу, субботу].

При планировании в Lotus Notes совещания, которое должно повторяться каждую X неделю (где X больше 1), совещание будет запланировано в Lotus Notes надлежащим образом, однако на веб-сайте WebEx будет отображаться как еженедельное.

По месяцам

Не поддерживается.

Отсчет, начиная с конца месяца

Ежегодно

Каждый 1–10-й год

Каждый год.

При планировании в Lotus Notes совещания, которое должно повторяться каждый X год (где X больше 1), совещание будет запланировано в Lotus Notes надлежащим образом, однако на веб-сайте WebEx будет отображаться как ежегодное.

Пользовательский

Пользовательские настройки

Не поддерживается.

Дата окончания

Начало в указанную дату и проведение до указанной даты

Если период времени превышает год, он преобразовывается в один год.

Начало в указанную дату и повторение X раз

Если период времени превышает год, он преобразовывается в один год.

Заданные исключения

Не переносить

Не поддерживается.

Перенести на пятницу

Не поддерживается.

Перенести на понедельник

Не поддерживается.

Перенести на ближайший рабочий день

Не поддерживается.

"Удалить".

Не поддерживается.

 
                                                  
Таблица 2. Персональные совещания WebEx

Тип

Параметр Lotus Notes

Преобразованный параметр персонального совещания WebEx

По дням

Каждый 1–31-й день

Каждый день

По месяцам

Каждый 1–12-й месяц в 1–31-й день

Каждый месяц в [1-й, 2-й, 3-й, 4-й, последний день] [вск, пн, вт, ср, чт, пт, сб]

Отсчет, начиная с конца месяца

Не поддерживается.

Каждый 1–12-й месяц в [1-й, 2-й, 3-й, 4-й, последний день][вск, пн, вт, ср, чт, пт, сб]

Каждую неделю в [вск, пн, вт, ср, чт, пт, сб]

Ежегодно

Каждый 1–10-й год

Не поддерживается.

Пользовательский

Пользовательские настройки

Не поддерживается.

Дата окончания

Начало в указанную дату и проведение до указанной даты

Если период времени превышает год, он преобразовывается в один год.

Начало в указанную дату и повторение X раз

Если период времени превышает год, он преобразовывается в один год.

Заданные исключения

Не переносить

Не поддерживается.

Перенести на пятницу

Не поддерживается.

Перенести на понедельник

Не поддерживается.

Перенести на ближайший рабочий день

Не поддерживается.

"Удалить".

Не поддерживается.


Примечание


При изменении или удалении повторяющегося совещания в Lotus Notes следует обратить внимание на указанное ниже.

  • При редактировании повторяющегося совещания, например при изменении запланированной даты или параметров совещания, изменения отдельного совещания следует применить ко всем его повторениям для отражения этих изменений на веб-сайте WebEx. Если изменения будут применены только к отдельному совещанию, данные будут обновлены в Lotus Notes, но не в календаре на вашем веб-сайте.

     

  • Если отдельное повторение совещания было отменено, оно будет удалено в Lotus Notes, но не в календаре. Следует удалить все экземпляры повторяющегося совещания в Lotus Notes для соответствующего удаления совещаний в календаре.

     


Использование шаблонов совещания

В шаблоне совещания сохраняются ваши предпочтительные настройки, что позволяет быстро планировать и начинать онлайн-совещание путем выбора шаблона вместо установки одних и тех же настроек для каждого планируемого совещания. Шаблон, однако, не содержит данных о теме, пароле, дате и времени совещания.

Если в инструментах повышения производительности не был задан шаблон совещания по умолчанию для локального компьютера, в качестве настроек по умолчанию будут установлены настройки с веб-сайта WebEx. После выбора шаблона совещания по умолчанию в инструментах повышения производительности на локальном компьютере значения по умолчанию будут соответствовать настройкам на локальном компьютере.

При планировании совещания с использованием интеграции WebEx в Lotus Notes можно выбрать один из сохраненных на веб-сайте WebEx шаблонов совещания.


Примечание


Несмотря на то, что в интеграции WebEx в Lotus Notes доступны только некоторые параметры для работы с онлайн-совещаниями, все эти параметры будут предустановлены в шаблоне, независимо от того, отображаются ли они в интеграции WebEx в Lotus Notes. Например, если вы задали в шаблоне определенные права посетителя, эти права будут ему доступны и во время совещания. Настройки прав посетителя недоступны в интеграции WebEx в Lotus Notes.

После планирования совещания изменить его шаблон невозможно.


     
1    Чтобы просмотреть сведения о шаблоне, нажмите кнопку Конфигурация на панели инструментов Lotus Notes и выберите параметр Шаблоны совещания.



Отобразится список сохраненных шаблонов совещания на веб-сайте WebEx.

2    Выберите шаблон, а затем нажмите Просмотр.

Изменение запланированного совещания

Благодаря интеграции WebEx в Lotus Notes можно в любой момент отредактировать запланированное совещание с помощью Lotus Notes. Например, можно изменить время начала, задать новый пароль, выбрать другой параметр телеконференций и так далее. После правки запланированного совещания с помощью интеграции WebEx в Lotus Notes всем приглашенным на совещание посетителям отправляется обновленное приглашение на совещание. Кроме того, обновляется информация о совещании на вашем веб-сайте WebEx.

Важно!
  • При редактировании совещания с помощью веб-сайта WebEx (вместо интеграции WebEx в Lotus Notes) изменения не будут отражены в Lotus Notes. Например, при изменении времени начала совещания на веб-сайте время начала в календаре Lotus Notes не изменится. Потому для редактирования параметров совещания рекомендуется использовать только Lotus Notes.

     

  • При редактировании повторяющегося совещания в Lotus Notes изменения отдельного совещания следует применить ко всем его повторениям для отражения этих изменений на веб-сайте WebEx. Если изменения будут применены только к отдельному совещанию, данные будут обновлены в Lotus Notes, но не в календаре.

     


Примечание


Изменить шаблон запланированного совещания невозможно.


       
1    Найдите в своем календаре Lotus Notes совещание, которое следует отредактировать, и откройте вкладку записи календаря.
2    Отредактируйте информацию или измените параметры в окне "Совещание".
3    Выберите параметр Редактировать совещание WebEx, чтобы изменить определенные параметры WebEx в диалоговом окне "Настройки совещания".
4    Выберите параметр Сохранить и отправить приглашения. Совещание будет обновлено на вашем веб-сайте WebEx.

Отмена запланированного совещания

Чтобы отменить онлайн-совещание, которое вы запланировали с помощью Lotus Notes, просто воспользуйтесь параметрами отмены, доступными в Lotus Notes. Всем приглашенным автоматически рассылается уведомление об отмене совещания. Совещание будет также отменено на вашем веб-сайте WebEx.

Важно!
  • Запланированное в Lotus Notes совещание WebEx следует отменять непосредственно в Lotus Notes. Если вместо этого вы попробуете отменить его на своем веб-сайте WebEx, совещание не будет отменено в Lotus Notes.

     

  • Если отдельное повторение совещания было отменено, оно будет удалено в Lotus Notes, но не в календаре. Чтобы удалить такое совещание из календаря, следует удалить все его повторения в Lotus Notes.

     

Для получения дополнительной информации об отмене совещания в Lotus Notes см. справку по Lotus Notes.

 

Attachments

    Outcomes