Programmer une réunion dans IBM Lotus Notes (WBS31)

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Prérequis pour la programmation d'une réunion

Pour programmer une réunion en ligne avec l'extension WebEx pour IBM Lotus Notes et pour envoyer les invitations aux réunions, tenez compte de ce qui suit :

  • L'extension WebEx pour Lotus Notes fournit les options de base nécessaires à la programmation d'une réunion. Certaines options qui s'affichent sur votre site WebEx ne sont pas disponibles dans l'extension WebEx pour Lotus Notes. Pour ces options supplémentaires, l'extension WebEx pour Lotus Notes utilise les paramètres du modèle que vous sélectionnez pour la réunion.

     

  • L'extension WebEx pour Lotus Notes ne prend pas en charge toutes les options de récurrence disponibles dans Lotus Notes.

     

  • Dans toutes les réunions WebEx que vous programmez dans Lotus Notes, l'heure de démarrage de la réunion s'affiche selon le fuseau horaire que vous configurez sur votre ordinateur. Toutefois, sur votre site WebEx, les heures de toutes les réunions WebEx s'affichent dans le fuseau horaire paramétré dans vos préférences, quelle que soit l'heure configurée sur votre ordinateur.

     

Important :

Lotus Notes n'est actuellement pas pris en charge dans la version Mac des outils de productivité WebEx.

Programmer une réunion WebEx

Les outils de productivité WebEx vous permettent de programmer des réunions dans Lotus Notes sans aller sur votre site WebEx.

Lors de l'utilisation de l'extension WebEx pour Lotus Notes pour programmer une réunion, vous pouvez inviter des participants en les sélectionnant dans l'un de vos carnets d'adresses Lotus Notes. Vous pouvez également inviter des participants qui ne figurent pas dans votre liste de contacts Lotus Notes en fournissant leur adresse électronique.

Une fois que vous avez invité un participant à une réunion programmée, il ou elle reçoit un message électronique d'invitation. Le message électronique contient des informations concernant la réunion incluant le mot de passe et un lien sur lequel le participant peut cliquer pour rejoindre la réunion.

            
1    Pour programmer une réunion, effectuez l'une des actions suivantes :
  • Dans votre calendrier Lotus Notes, sélectionnez Programmer une réunion.
  • Cliquez sur l'icône Programmer dans le panneau des Outils de productivité WebEx.
  L'onglet Nouvelle saisie dans le calendrier s'affiche avec un bouton Ajouter une réunion WebEx.
2    Effectuez les actions suivantes pour spécifier les informations générales de la réunion :
  • Saisissez un sujet pour la réunion dans la case Objet.
  • Spécifiez les heures de démarrage et de fin de la réunion.
  • (Facultatif) Pour spécifier un critère de récurrence pour votre réunion, cliquez sur Répéter, puis sélectionnez les options de récurrence. Pour plus d'informations, voir Spécifier un critère de récurrence pour une réunion.

  • (Facultatif) Spécifiez les autres options offertes par Lotus Notes.
3    Pour inviter des personnes à la réunion, sélectionnez l'icône d'un carnet d'adresses dans le panneau Invités et sélectionnez les noms des invités, ou saisissez les noms manuellement.


Remarque      

Tous les invités que vous invitez en utilisant l'extension WebEx pour Lotus Notes ne s'affichent pas dans la liste des invités de la réunion lorsque vous affichez la réunion sur votre site WebEx.

Pour des informations complémentaires concernant l'invitation de participants dans Lotus Notes, veuilles consulter l'Aide Lotus Notes.

4    Sélectionnez Ajouter la réunion WebEx.
5    (Facultatif) Sous la section Information sur la réunion, vous pouvez modifier les options générales de la réunion.
6    (Facultatif) Sélectionnez l'onglet Audio & Suivi pour choisir le type de connexion audio et autres options connexes.
7    (Facultatif) Sélectionnez l'onglet Inscription pour choisir si les participants doivent s'inscrire avant de rejoindre la réunion.
8    (Facultatif) Sélectionnez l'onglet Ressources pour spécifier les options suivantes :
  • Sélectionnez un onglet Infos sur la réunion différent à afficher dans la fenêtre de réunion.
  • Sélectionnez un ou plusieurs participants de votre réunion pour leur donner le rôle d'organisateurs suppléants pendant la réunion. Un organisateur suppléant est une personne autorisée à démarrer et organiser votre réunion lorsque vous ne pouvez pas y assister vous-même. Pour plus d'informations, voir https://help.webex.com/docs/DOC-11577.
  • Spécifiez une présentation à charger pour qu'elle soit lue automatiquement aux invités avant de rejoindre la réunion.
 

Si vous programmez une réunion pour un autre organisateur, un message, « Vous programmez pour [nom organisateur] » l'indique dans la boîte de dialogue des Paramètres WebEx.

9    Effectuez l'une des actions suivantes :
  • Sélectionnez Enregistrer et Envoyer les invitations pour envoyer les invitations aux participants.

     
  • Cliquez sur Enregistrer comme brouillon et invitez ultérieurement des participants à la réunion programmée.
  Les outils de productivité WebEx ajoutent la réunion programmée à votre calendrier Lotus Notes et au calendrier public sur votre site WebEx.

Programmer une réunion Conférence personnelle ou Audio uniquement

Si vous utilisez l'audio du fournisseur de service téléphonique (TSP), vous pouvez, à la place, programmer une réunion audio uniquement.

         
1    Pour programmer une réunion, effectuez l'une des actions suivantes :
  • Dans votre calendrier Lotus Notes, sélectionnez Programmer une réunion.
  • Cliquez sur l'icône Programmer dans le panneau des Outils de productivité WebEx.
  La nouvelle saisie dans le calendrier s'affiche avec un bouton Ajouter une réunion Conférence personnelle ou Ajouter une réunion audio uniquement.
2    Sélectionnez Ajouter une réunion Conférence Personnelle ou Ajouter une réunion audio uniquement pour spécifier les paramètres de réunion Conférence personnelle.
3    Si nécessaire, saisissez les informations sur la réunion Conférence personnelle requises.
4    Effectuez les actions suivantes pour spécifier les informations générales de la réunion :
  • Saisissez un sujet pour la réunion dans la case Objet.
  • Spécifiez les heures de démarrage et de fin de la réunion.
  • (Facultatif) Pour spécifier un critère de récurrence pour votre réunion, cliquez sur Répéter, puis sélectionnez les options de récurrence. Pour plus d'informations, voir Spécifier un critère de récurrence pour une réunion.

  • (Facultatif) Spécifiez les autres options fournies par Lotus Notes, telle qu'une notification de réunion.
5    Pour inviter des personnes à la réunion, sélectionnez l'icône d'un carnet d'adresses dans le panneau Invités et sélectionnez les noms des invités, ou saisissez les noms manuellement.
Remarque      

Tous les invités que vous invitez en utilisant l'extension WebEx pour Lotus Notes ne s'affichent pas dans la liste des invités de la réunion lorsque vous affichez la réunion sur votre site WebEx.

Pour des informations complémentaires concernant l'invitation de participants dans Lotus Notes, veuilles consulter l'Aide Lotus Notes.

6    Effectuez l'une des actions suivantes :
  • Sélectionnez Enregistrer et Envoyer les invitations pour envoyer les invitations aux participants.

     
  • Cliquez sur Enregistrer comme brouillon et invitez ultérieurement des participants à la réunion programmée.
  Les outils de productivité WebEx ajoutent la réunion programmée à votre calendrier Lotus Notes et au calendrier public sur votre site WebEx.

Spécifier un chemin de récurrence pour une réunion

En utilisant les options de répétition Lotus Notes, vous pouvez spécifier un critère de récurrence pour votre réunion. Par exemple, vous pouvez spécifier qu'une réunion se répète chaque mercredi à 14h00 jusqu'à une date spécifique. L’extension WebEx pour Lotus Notes programme la réunion pour chacun des jours spécifiés dans l'option de récurrence.

Cependant, en fonction de votre service, certaines options de répétition Lotus Notes peuvent ne pas être prises en charge. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Limites des critères de récurrence dans l'intégration WebEx pour Lotus Notes.

     
1    Si vous avez programmé une réunion à l’aide de l’extension WebEx pour Lotus Notes, ouvrez l’élément de réunion dans votre calendrier Lotus Notes.



  La boite de dialogue Options de répétition s'affiche.
2    Spécifiez les options dans la boite de dialogue puis sélectionnez OK.

Prise en charge des critères de récurrence dans l'extension WebEx pour Lotus Notes

Le tableau suivant indique les différences des critères de récurrence entre WebEx et Lotus Notes.

 
                                            
Tableau 1 Réunions WebEx

Type

Option Lotus Notes

Convertie en Option Réunion WebEx

Hebdomadaire

Toutes les 1 à 8 semaines le : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi]

Pour les centres de réunions :

Toutes les 1 à 8 semaines le : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi]

Pour les événements Event Center et les sessions de formation Training Center :

Chaque semaine le : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi]

Si vous programmez une réunion qui se répète chaque X semaine, avec X supérieur à 1, dans Lotus Notes, la réunion sera programmée dans Lotus Notes selon vos spécifications, mais elle apparaîtra en tant que réunion hebdomadaire sur votre site WebEx.

Une fois par mois

Compte à partir de la fin du mois

Non pris en charge

Une fois par an

Chaque 1ère-10ème année

Chaque année.

Si vous programmez une réunion qui se répète chaque X année, avec X supérieur à 1, dans Lotus Notes, la réunion sera programmée dans Lotus Notes selon vos spécifications, mais elle apparaîtra en tant que réunion hebdomadaire sur votre site WebEx.

Personnalisé

Paramètres personnalisés

Non pris en charge

Date de fin

Démarrage de date à date

Si la durée est supérieure à un an, elle est convertie en un an.

Démarrage à partir de la date continuer pendant X fois

Si la durée est supérieure à un an, elle est convertie en un an.

Spécifier les exceptions

Ne pas déplacer

Non pris en charge.

Déplacer sur vendredi

Non pris en charge.

Déplacer sur lundi

Non pris en charge.

Déplacer sur le jour de la semaine le plus proche

Non pris en charge.

supprimer

Non pris en charge.

 
                                                  
Tableau 2 Réunions Conférence Personnelle WebEx

Type

Option Lotus Notes

Convertie en Option Réunion Conférence personnelle WebEx

Tous les jours

Chaque 1er-31ème jour

Chaque jour

Une fois par mois

Chaque 1er-12ème mois le 1er-31ème

Chaque mois le [1er, 2ème, 3ème, 4ème, dernier jour] [Dim, Lun, Mar, Mer, Jeu, Ven, Sam]

Compte à partir de la fin du mois

Non pris en charge

Chaque 1er-12ème mois le [1er, 2ème, 3ème, 4ème, dernier jour] [Dim, Lun, Mar, Mer, Jeu, Ven, Sam]

Chaque 1ère semaine le [Dim, Lun, Mar, Mer, Jeu, Ven, Sam]

Une fois par an

Chaque 1ère-10ème année

Non pris en charge

Personnalisé

Paramètres personnalisés

Non pris en charge

Date de fin

Démarrage de date à date

Si la durée est supérieure à un an, elle est convertie en un an.

Démarrage à partir de la date continuer pendant X fois

Si la durée est supérieure à un an, elle est convertie en un an.

Spécifier les exceptions

Ne pas déplacer

Non pris en charge.

Déplacer sur vendredi

Non pris en charge.

Déplacer sur lundi

Non pris en charge.

Déplacer sur le jour de la semaine le plus proche

Non pris en charge.

supprimer

Non pris en charge.


Remarque


Pour la modification ou la suppression d'une réunion récurrente dans Lotus Notes, prenez note de ce qui suit :

  • Lorsque vous éditez une réunion récurrente, comme pour reprogrammer sa date ou modifier ses options de réunion, les modifications que vous effectuez sur une seule instance de la réunion doivent être appliquées à toutes ses instances pour que les modifications soient prises en compte sur votre site WebEx. Si vous appliquez les modifications uniquement sur une seule instance, une mise à jour est effectuée dans Lotus Notes, mais pas sur le calendrier de votre site WebEx.

     

  • Si vous annulez une seule instance d'une réunion récurrente, l'instance est supprimée dans Lotus Notes, mais elle reste dans votre calendrier. Vous devez supprimer toutes les instances d'une réunion récurrente dans Lotus Notes afin qu'elle soit supprimée de votre calendrier.

     


Utiliser les modèles de réunion

Un modèle de réunion mémorise tous vos paramètres préférés, pour vous permettre rapidement de programmer ou démarrer une réunion en ligne en choisissant le modèle au lieu de sélectionner les mêmes paramètres pour chaque réunion que vous programmez. Un modèle, cependant, ne mémorise pas les paramètres du sujet, du mot de passe, ni de la date et de l'heure.

Si vous n'avez jamais spécifié un modèle de réunion par défaut dans les outils de productivité sur votre ordinateur local, les valeurs par défaut suivront les paramètres de votre site WebEx. Après avoir spécifié un modèle de réunion par défaut dans les outils de productivité sur votre ordinateur local, les valeurs par défaut suivent vos paramètres locaux.

Lors de la programmation d'une réunion à l'aide de l'extension WebEx pour Lotus Notes, vous pouvez sélectionner l'un des modèles de réunion que vous avez enregistrés sur votre site WebEx.


Remarque


Bien que l'extension WebEx pour Lotus Notes n'offre qu'un sous-ensemble de toutes les options que vous pouvez utiliser pour une réunion en ligne, toutes les options sont préconfigurées dans un modèle, qu'elles apparaissent ou non dans l'extension WebEx pour Lotus Notes. Par exemple, si vous paramétrez des privilèges spécifiques pour les invités dans un modèle, ces privilèges sont configurés pour la réunion. Les paramètres des privilèges des invités ne sont pas disponibles dans l'extension WebEx pour Lotus Notes.

Lorsque vous programmez une réunion, vous ne pouvez pas changer son modèle.


     
1    Pour afficher les détails d'un modèle, cliquez sur le bouton Configuration sur la barre d'outils Lotus Notes, puis choisissez Modèles de réunion.



Votre liste de modèles de réunions enregistrés sur votre site WebEx s'affiche.

2    Sélectionnez un modèle, puis sélectionnez Afficher.

Éditer une réunion programmée

Avec l'extension WebEx pour Lotus Notes, vous pouvez utiliser Lotus Notes pour éditer une réunion programmée à tout moment. Par exemple, vous pouvez changer l'heure de démarrage, spécifier un nouveau mot de passe, choisir une autre option de téléconférence, etc. Après avoir édité une réunion programmée, l'extension WebEx pour Lotus Notes envoie une invitation à une réunion mise à jour à tous les participants que vous avez invités à la réunion et effectue la mise à jour des informations de la réunion sur votre site WebEx.

Important :
  • Si vous éditez une réunion en utilisant votre site WebEx au lieu de l'extension WebEx pour Lotus Notes, vos modifications n'apparaissent pas dans Lotus Notes. Par exemple, si vous modifiez l'heure de démarrage de la réunion en utilisant votre site, l'heure de démarrage ne change pas sur votre calendrier Lotus Notes. Toutefois, il est recommandé que vous utilisiez uniquement Lotus Notes pour éditer une réunion.

     

  • Lorsque vous utilisez Lotus Notes pour éditer une réunion récurrente, les modifications que vous effectuez sur une seule instance de la réunion doivent être appliquées sur toutes ses instances pour que les modifications soient prises en compte sur votre site WebEx. Si vous appliquez les modifications uniquement sur une seule instance, une mise à jour est effectuée dans Lotus Notes, mais pas sur le calendrier.

     


Remarque


Vous ne pouvez pas modifier le modèle d'une réunion programmée.


       
1    Sur votre calendrier Lotus Notes, recherchez la réunion que vous souhaitez modifier et ouvrez l'onglet de saisie sur le calendrier.
2    Modifier les informations ou changer les options sur l'écran de Réunion.
3    Sélectionnez Éditer la réunion WebEx pour éditer des options WebEx spécifiques dans la boite de dialogue Paramètres de réunion.
4    Sélectionnez Enregistrer et Envoyer les invitations. Votre réunion est mise à jour sur votre site WebEx.

Annuler une réunion programmée

Pour annuler une réunion en ligne que vous avez programmée dans Lotus Notes, utilisez simplement les options d'annulation disponibles dans Lotus Notes. Tous les invités reçoivent automatiquement un avis d'annulation. La réunion est également annulée sur votre site WebEx.

Important :
  • Si vous programmez une réunion WebEx dans Lotus Notes, vous devez l'annuler directement dans Lotus Notes. Si vous tentez de l'annuler directement à partir de votre site WebEx, elle ne sera pas annulée dans Lotus Notes.

     

  • Si vous annulez une seule instance d'une réunion récurrente, l'instance est supprimée dans Lotus Notes, mais elle reste dans votre calendrier. Vous devez supprimer toutes les instances d'une réunion récurrente dans Lotus Notes afin qu'elle soit supprimée de votre calendrier.

     

Pour plus d'informations sur l'annulation d'une réunion dans Lotus Notes, consultez l'Aide Lotus Notes.

 

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