Schemalägg ett möte i IBM Lotus Notes (WBS30)

Document created by Cisco Localization Team on Oct 20, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Jan 13, 2017
Version 3Show Document
  • View in full screen mode
 

Schemalägga ett möte, översikt

När du schemalägger ett onlinemöte och skickar mötesinbjudningar med WebEx-integreringen till Lotus Notes ska du tänka på följande:

  • WebEx-integreringen till Lotus Notes tillhandahåller grundläggande alternativ för att schemalägga ett möte. Vissa alternativ som visas på din WebEx-webbplats finns eventuellt inte i WebEx-integreringen till Lotus Notes. När det gäller dessa ytterligare alternativ använder WebEx integrering till Lotus Notes inställningar för den mall du väljer till mötet.

     

  • WebEx-integreringen till Lotus Notes har inte stöd för alla ”återkommande”-alternativ som finns tillgängliga i Lotus Notes.

     

  • När du skickar mötesinbjudningar från Lotus Notes visas mötets starttid i den tidszon som är inställd på din dator och inte i den tidszon som du har angett i webbplatsinställningarna för din WebEx-tjänst.

     


    Observera


    På din WebEx-webbplats visas alla mötestider i den tidszon som du har ställt in på webbplatsen, oavsett vilken tidszon du har angett på din dator.     


Schemalägga ett WebEx-möte

Med WebEx produktivitetsverktyg kan du schemalägga möten i Lotus Notes utan att behöva öppna din WebEx-webbplats.

När du använder WebEx integrering till Lotus Notes för att schemalägga ett möte kan du bjuda in deltagare genom att välja dem i någon av dina adressböcker i Lotus Notes. Du kan också bjuda in deltagare som inte finns i kontaktlistan i Lotus Notes genom att tillhandahålla deras e-postadresser.

När du har bjudit in en deltagare till ett schemalagt möte får denne en e-postinbjudan. Inbjudan innehåller information om mötet, inklusive ett lösenord och en länk som deltagaren kan klicka på för att delta i mötet.

            
1    I din Lotus Notes-kalender väljer du Schemalägg ett möte. Fliken Ny kalenderpost visas med knappen Lägg till WebEx-möte.
2    Gör följande för att ange allmän mötesinformation:
  • Skriv ett mötesämne i rutan Ämne.
  • Ange mötets start- och sluttid.
  • (Valfritt) Om du vill ange ett återkommande mönster för ditt möte klickar du på Upprepa och väljer sedan återkommande-alternativ. Mer information finns i Ange ett återkommande mönster för ett möte.

  • (Valfritt) Ställ in andra alternativ som visas i Lotus Notes.
3    Välj Lägg till WebEx-möte. Dialogrutan för WebEx-inställningar visas.
4    (Valfritt) Du kan göra ändringar av de allmänna mötesalternativen under avsnittet Mötesinformation.
5    (Valfritt) Välj fliken Ljud och spårning om du vill välja ljudanslutningstyp och ange andra relaterade alternativ.
6    (Valfritt) Välj fliken Registrering om du vill välja huruvida deltagare behöver registrera sig före mötet.
7    (Valfritt) Välj fliken Resurser om du vill ange följande alternativ:
  • Välj en annan mötesinformationsflik som ska visas i mötesfönstret.
  • Välj en eller flera deltagare som ska vara alternativa värdar för mötet. En alternativ värd är en person som har behörighet att starta och hålla i mötet när du själv inte kan närvara i det. Mer information finns i https://help.webex.com/docs/DOC-10607.
  • Välj en presentation som ska överföras och spelas upp automatiskt för deltagare innan du deltar i mötet.
 

Om du schemalägger mötet åt en annan värd visas meddelandet ”Du schemalägger åt [värdnamn]” i dialogrutan WebEx-inställningar.

8    Om du vill bjuda in personer till mötet klickar du på en adressbokikon och väljer sedan de inbjudna personernas namn på panelen Inbjudna. Du kan även ange namnen manuellt.


Observera      

Deltagare som du bjuder in via WebEx integrering till Lotus Notes visas inte i deltagarlistan för mötet på din WebEx-webbplats.

Se hjälpdokumentationen till Lotus Notes för mer information om hur du bjuder in deltagare i Lotus Notes.

9    Gör något av följande:
  • Välj Spara och skicka inbjudningar för att skicka inbjudningarna till deltagare.

     
  • Klicka på Spara som utkast och bjud in deltagare till det schemalagda mötet senare.
 
Observera       Du kan ändra inställningarna för ditt möte efter att du har schemalagt det.
  WebEx produktivitetsverktyg lägger till det schemalagda mötet i din Lotus Notes-kalender och i den offentliga kalendern på din WebEx-webbplats.

Schemalägg ett personligt konferensmöte

         
1    I din Lotus Notes-kalender väljer du Schemalägg ett möte.     

Fliken Ny kalenderpost visas.

     
2    Välj Lägg till personligt konferensmöte för att ange inställningarna för det personliga konferensmötet.
3    Om Konto-fliken i dialogrutan WebEx-inställningar visas skriver du in den nödvändiga informationen och klickar sedan på OK.          

Dialogrutan WebEx-inställningar visas. Om du schemalägger mötet åt en annan värd visas meddelandet ”Du schemalägger åt [värdnamn]” i dialogrutan WebEx-inställningar.

     
4    Gör följande för att ange allmän mötesinformation:
  • Skriv ett mötesämne i rutan Ämne.
  • Ange mötets start- och sluttid.
  • (Valfritt) Om du vill ange ett återkommande mönster för ditt möte klickar du på Upprepa och väljer sedan återkommande-alternativ. Mer information finns i Ange ett återkommande mönster för ett möte.

  • (Valfritt) Ange andra alternativ som visas i Lotus Notes, t.ex. om en avisering om mötet ska visas.
5    Om du vill bjuda in personer till mötet klickar du på en adressbokikon och väljer sedan de inbjudna personernas namn på panelen Inbjudna. Du kan även ange namnen manuellt.
Observera      

Deltagare som du bjuder in via WebEx integrering till Lotus Notes visas inte i deltagarlistan för mötet på din WebEx-webbplats.

Se hjälpdokumentationen till Lotus Notes för mer information om hur du bjuder in deltagare i Lotus Notes.

6    Gör något av följande:
  • Välj Spara och skicka inbjudningar för att skicka inbjudningarna till deltagare.

     
  • Klicka på Spara som utkast och bjud in deltagare till det schemalagda mötet senare.
 
Observera       Du kan ändra inställningarna för ditt möte efter att du har schemalagt det.
  WebEx produktivitetsverktyg lägger till det schemalagda mötet i din Lotus Notes-kalender och i den offentliga kalendern på din WebEx-webbplats.

Specificera ett återkommandemönster för ett möte

Du kan ange ett återkommande mönster för ditt möte via upprepningsalternativen i Lotus Notes. Du kan till exempel specificera att ett möte hålls varje onsdag kl. 14.00 fram till ett specifikt datum. WebEx integrering till Lotus Notes schemalägger mötet varje dag som du anger i återkommandemönstret.

Beroende på din tjänst kan det dock hända att vissa av upprepningsalternativen i Lotus Notes inte stöds. Mer information finns i Begränsningar av återkommande mönster i WebEx-integreringen till Lotus Notes.

     
1    Om du har schemalagt ett möte med WebEx integrering till Lotus Notes öppnar du kalenderposten i din Lotus Notes-kalender.



  Dialogrutan Upprepningsalternativ visas.
2    Ange upprepningsalternativen i dialogrutan och klicka sedan på OK.

Begränsningar av återkommande mönster i WebEx-integreringen till Lotus Notes

I följande tabell visas skillnader mellan återkommande mönster i WebEx och Lotus Notes.

 
                                             
Tabell 1, WebEx-möten

Typ

Lotus Notes Option

Motsvarande alternativ för WebEx-möte

Veckovis

Var 1:a till 8:e vecka på: [söndag, måndag, tisdag, onsdag, torsdag, fredag, lördag]

Gällande Meeting Center:

Var 1:a till 8:e vecka på: [söndag, måndag, tisdag, onsdag, torsdag, fredag, lördag]

Gällande Event Center-händelser och Training Center-utbildningssessioner:

Varje vecka på: [söndag, måndag, tisdag, onsdag, torsdag, fredag, lördag]

Om du schemalägger ett möte i Lotus Notes som upprepas var X:e vecka och X är större än 1, schemaläggs mötet så som du har angett i Lotus Notes, men det visas som ett veckovist möte på din WebEx-webbplats.

Månadsvis

Stöds ej.

Räkna från slutet av månaden

Årligen

Var 1:a till 10:e år

Varje år.

Om du schemalägger ett möte i Lotus Notes som upprepas var X:e år och X är större än 1, schemaläggs mötet så som du har angett i Lotus Notes, men det visas som ett årligt möte på din WebEx-webbplats.

Anpassat

Anpassade inställningar

Stöds ej.

Slutdatum

Starta från-datum till datum

Om perioden är längre än ett år konverteras den till ett år.

Starta från-datum fortsätter X antal gånger

Om perioden är längre än ett år konverteras den till ett år.

Specificera undantag

Flytta ej

Stöds ej.

Flytta till fredag

Stöds ej.

Flytta till måndag

Stöds ej.

Flytta till närmaste veckodag

Stöds ej.

Ta bort

Stöds ej.

 
                                                  
Tabell 2, personliga konferensmöten i WebEx

Typ

Lotus Notes Option

Motsvarande alternativ för personligt konferensmöte i WebEx

Dagligen

Var 1:a till 31:a dag

Varje dag

Månadsvis

Var 1:a till 12:e månad den 1:a till 31:a

Varje månad den [1:a, 2:a, 3:e, 4:e, sista dagen] [sön, mån, tis, ons, tor, fre och lör]

Räkna från slutet av månaden

Stöds ej

Var 1:a till 12:e månad den [1:a, 2:a, 3:e, 4:e, sista dagen][sön, mån, tis, ons, tor, fre, lör]

Var 1:a vecka på [sön, mån, tis, ons, tor, fre, lör]

Årligen

Var 1:a till 10:e år

Stöds ej

Anpassat

Anpassade inställningar

Stöds ej

Slutdatum

Starta från-datum till datum

Om perioden är längre än ett år konverteras den till ett år.

Starta från-datum fortsätter X antal gånger

Om perioden är längre än ett år konverteras den till ett år.

Specificera undantag

Flytta ej

Stöds ej.

Flytta till fredag

Stöds ej.

Flytta till måndag

Stöds ej.

Flytta till närmaste veckodag

Stöds ej.

Ta bort

Stöds ej.


Observera


Observera följande vid ändring eller borttagning av ett återkommande möte i Lotus Notes:

  • När du redigerar ett återkommande möte, t.ex. i syfte att ändra datum eller mötesalternativ, måste de ändringar du gör i en enskild instans av mötet tillämpas på alla instanser för att ändringarna ska träda i kraft på din WebEx-webbplats. Om du bara tillämpar ändringarna på en enda instans görs en uppdatering i Lotus Notes, men inte i kalendern på din webbplats.

     

  • Om du avbokar en enskild instans av ett återkommande möte tas denna instans bort i Lotus Notes, men finns kvar i din kalender. Du måste ta bort alla instanser av ett återkommande möte i Lotus Notes så att det kan tas bort från kalendern.

     


Använda mötesmallar

En mötesmall sparar dina föredragna inställningar så att du snabbt kan schemalägga eller starta ett onlinemöte genom att välja mallen i stället för att ange samma inställningar inför varje möte du schemalägger. I mallen sparas dock inte inställningar avseende ämne, lösenord eller datum och tid.

Om du aldrig har specificerat en standardmötesmall i produktivitetsverktygen på din lokala dator kommer standardvärdena att följa inställningarna som gäller för din WebEx-webbplats. Efter att du har specificerat en standardmötesmall i produktivitetsverktygen på din lokala dator kommer standardvärdena att följa dina lokala inställningar.

När du schemalägger ett möte via WebEx integrering till Lotus Notes kan du fritt välja någon av de mötesmallar som du har sparat på din WebEx-webbplats.


Observera


Även om WebEx integrering till Lotus Notes endast tillhandahåller en delmängd av alla de alternativ som du kan använda för ett onlinemöte, finns alla alternativ förinställda i en mall oavsett om de visas i WebEx integrering till Lotus Notes eller ej. Om du exempelvis anger specifika deltagarbehörigheter i en mall, kommer dessa behörigheter att anges för mötet. Inställningar för deltagarbehörighet är ej tillgängliga i WebEx integrering till Lotus Notes.

När du väl har schemalagt ett möte kan du inte ändra dess mall.


     
1    Välj knappen Konfiguration i verktygsfältet för Lotus Notes , och välj sedan Mötesmallar för att visa uppgifter om en mall.



Din lista med sparade mötesmallar på din WebEx-webbplats visas.

2    Välj en mall och välj sedan Visa.

Redigera ett schemalagt möte

När du har WebEx-integreringen till Lotus Notes kan använda Lotus Notes för att när som helst redigera ett schemalagt möte. Du kan till exempel ändra när mötet ska börja, ange ett nytt lösenord, välja ett annat telekonferensalternativ o.s.v. När du har gjort ändringar i ett schemalagt möte skickar WebEx integrering till Lotus Notes en uppdaterad mötesinbjudan till de deltagare som du har bjudit in till mötet samt uppdaterar mötesinformationen på din WebEx-webbplats.

Viktigt:
  • Om du redigerar ett möte på din WebEx-webbplats i stället för via WebEx integrering till Lotus Notes visas inte dina ändringar i Lotus Notes. Om du till exempel ändrar mötets starttid på din webbplats visas inte den nya starttiden i din Lotus Notes-kalender. Det rekommenderas därför att du bara använder Lotus Notes när du vill ändra i möten.

     

  • När du använder Lotus Notes för att redigera ett återkommande möte måste de ändringar du gör i en enda instans av mötet tillämpas på alla instanser för att ändringarna ska träda i kraft på din WebEx-webbplats. Om du bara tillämpar ändringarna på en enda instans görs en uppdatering i Lotus Notes, men inte i kalendern.

     


Observera


Du kan inte ändra mallen för ett schemalagt möte.


       
1    Leta upp mötet som du vill ändra i din Lotus Notes-kalender, och öppna sedan fliken med kalenderposter.
2    Redigera informationen eller ändra alternativ på mötesskärmen.
3    Välj Redigera WebEx-möte för att ändra specifika WebEx-alternativ i dialogrutan för mötesinställningar.
4    Välj Spara och skicka inbjudningar. Ditt möte uppdateras på din WebEx-webbplats.

Avboka ett schemalagt möte

För att avboka ett onlinemöte som du har schemalagt i Lotus Notes använder du avbokningsalternativen som finns tillgängliga i Lotus Notes. Alla inbjudna får automatiskt ett avbokningsmeddelande. Mötet avbokas även på din WebEx-webbplats.

Viktigt:
  • Om du schemalägger ett WebEx-möte i Lotus Notes bör du avboka det direkt i Lotus Notes. Om du försöker avboka det från din WebEx-webbplats i stället kommer det inte att avbokas i Lotus Notes.

     

  • Om du avbokar en enskild instans av ett återkommande möte tas denna instans bort i Lotus Notes, men finns kvar i din kalender. Du måste ta bort alla instanser av ett återkommande möte i Lotus Notes så att det kan tas bort i din kalender.

     

Se hjälpdokumentationen till Lotus Notes för mer information om hur du avbokar ett möte i Lotus Notes.

 

Attachments

    Outcomes