Aggiunta di organizzatori alternativi per le riunioni pianificate o nella sala riunioni personale

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Organizzatori alternativi

Se non è possibile partecipare a una delle riunioni pianificate o nella sala riunioni personale, un organizzatore alternativo può assumere il ruolo di organizzatore al proprio posto. Un organizzatore alternativo è qualcuno che ha l'autorizzazione ad organizzare le proprie riunioni pianificate o le riunioni nella sala riunioni personale quando si è impossibilitati a farlo. È possibile nominare uno o più organizzatori alternativi per una singola riunione o per una serie di riunioni ricorrenti.

L'organizzatore alternativo può avviare, gestire e registrare la riunione. Se l'organizzatore alternativo registra la riunione, la registrazione apparirà nell'elenco delle registrazioni. Si riceverà il messaggio e-mail con il collegamento alla registrazione, quando disponibile.


Nota


 

Un organizzatore alternativo non può avviare una riunione da un sistema TelePresence o da un altro sistema video.

  

Se si specificano organizzatori alternativi dal sito WebEx, a seconda delle impostazioni del sito, sono disponibili due opzioni:

  • È possibile scegliere di lasciare a chiunque disponga di un account organizzatore sul proprio sito di essere un organizzatore alternativo. Questa opzione non è disponibile con gli Strumenti di produttività WebEx e Microsoft Outlook.

     

  • È possibile specificare gli organizzatori alternativi inserendo i relativi indirizzi e-mail. Con gli Strumenti di produttività WebEx e Microsoft Outlook, è possibile selezionare gli organizzatori alternativi dall'elenco dei partecipanti.

     


    Nota


    Gli amministratori dei siti impostano queste opzioni. Un amministratore di sito può disabilitare entrambe le opzioni o disabilitare l'opzione per consentire a chiunque disponga di un account organizzatore di essere un organizzatore alternativo.


È possibile impostare qualcuno come organizzatore alternativo solo se tale persona già dispone di un account organizzatore sul proprio sito WebEx. WebEx utilizza i seguenti metodi per notificare a ciascun partecipante che è stato nominato organizzatore alternativo:

  • Un messaggio sulla pagina dell'area di ingresso virtuale della sala riunioni personale informa il partecipante della nomina a organizzatore alternativo per la riunione.

     

  • Nell'invito e-mail per ciascun organizzatore alternativo specificato viene indicata la nomina a organizzatore alternativo per la riunione.

     

Se un organizzatore alternativo accede alla riunione prima dell'organizzatore, la riunione inizia automaticamente e l'organizzatore alternativo assume il ruolo di organizzatore. Gli organizzatori alternativi che accedono dopo il primo organizzatore alternativo non assumono automaticamente il ruolo di organizzatore. Se successivamente l'organizzatore accede alla riunione in corso, WebEx ripristina automaticamente il suo ruolo di organizzatore.

Aggiunta di organizzatori alternativi sul sito WebEx

           
1    Accedere al sito WebEx e andare a Organizza riunione > Pianifica riunione.  

Sono disponibili due strumenti di pianificazione:

  
  • Strumento di pianificazione rapida > Pianifica riunione.
  • Strumento di pianificazione anticipata > Invita partecipanti.
2    (Opzionale) Selezionare la casella di controllo Consenti a chiunque disponga di un account organizzatore su questo sito di organizzare una riunione, quindi passare al punto 7.
3    Se si preferisce avere maggiore controllo su chi può organizzare le proprie riunioni, andare al punto 4.
4    Nei siti WebEx WBS32, inserire gli indirizzi e-mail dei partecipanti nella casella Partecipanti, premere Invio e fare clic su per tutte le persone da identificare come organizzatori alternativi, quindi andare al punto 7. Su altri siti WebEx, selezionare Usa rubrica (Strumento di pianificazione rapida) o Seleziona partecipanti (Strumento di pianificazione anticipata).
5    Nella finestra di dialogo Seleziona partecipanti, selezionare l'origine da cui scegliere i partecipanti (ad esempio, Contatti personali).
6    Selezionare i contatti, quindi selezionare Organizzatore alternativo.  

I contatti specificati appaiono nell'elenco a destra, sotto la categoria Organizzatore alternativo.

  
7    Selezionare OK.
8    Esaminare i dettagli della riunione, quindi selezionare Avvia o Pianifica riunione.

Aggiunta di organizzatori alternativi per le riunioni nella sala riunioni personale


Nota


Se si nomina come organizzatore alternativo qualcuno che è già in attesa nell'area di ingresso virtuale della sala riunioni personale, si verifica una delle seguenti situazioni:

  • Se l'organizzatore alternativo ha eseguito l'accesso, la riunione inizia automaticamente nella sala riunioni personale, qualora non sia già in corso una riunione nella sala riunioni personale.

     

  • Se l'organizzatore alternativo non ha eseguito l'accesso, riceverà una richiesta di procedere con l'accesso prima di avviare la riunione.

     


        
1    Selezionare WebEx personale > Preferenze > Sala riunioni personale.
2    Selezionare la casella di controllo Consenti ad altri di organizzare riunioni nella sala riunione personale in mia assenza.
3    Selezionare una delle seguenti opzioni:
  • Non consentire a nessuno con un account su questo sito di essere un organizzatore alternativo per le riunioni nella sala riunioni personale

     

  • Fammi scegliere organizzatori alternativi per le riunioni nella sala riunioni personale

     

Queste impostazioni si applicano a tutte le riunioni nella sala riunioni personale (riunioni immediate e pianificate).

4    Se è stata selezionata l'opzione per scegliere gli organizzatori alternativi nel punto 3, inserire i relativi indirizzi e-mail (separati da virgole).
5    Selezionare Salva.

Aggiunta di organizzatori alternativi in Microsoft Outlook per Windows

Operazioni preliminari

Assicurarsi che gli Strumenti di produttività WebEx siano installati.

          
1    Utilizzare il metodo preferito per pianificare una riunione con Microsoft Outlook:
  • Sulla barra degli strumenti di WebEx in Microsoft Outlook, selezionare Pianifica riunione > Pianifica riunione WebEx e TelePresence.

     

  • Sulla barra degli strumenti di Microsoft Outlook (vista Posta), selezionare Nuovi elementi > Riunione o Appuntamento.

     

  • Sulla barra degli strumenti di Microsoft Outlook (vista Calendario), selezionare Nuova riunione o Nuovo appuntamento.

     

2    Aggiungere i partecipanti per la riunione.
3    Sulla barra degli strumenti di WebEx per l'invito alla riunione, selezionare Aggiungi riunione WebEx.

È possibile ignorare questa operazione se è stata selezionata l'opzione Pianifica riunione > Pianifica riunione WebEx e TelePresence al punto 1.

4    Se la finestra di dialogo Impostazioni WebEx non è aperta, selezionare Modifica impostazioni sulla barra degli strumenti WebEx per aprirla.
5    Nella finestra di dialogo Impostazioni WebEx, selezionare la scheda Risorse.
6    Nella sezione Organizzatore alternativo, selezionare le caselle di controllo corrispondenti ai partecipanti alla riunione che si desidera specificare come organizzatori alternativi.
7    Selezionare OK.

Aggiunta di organizzatori alternativi in Microsoft Outlook per Windows (riunioni WebEx e TelePresence)

Seguire questa procedura solo se il sito WebEx e l'account sono abilitati per Collaboration Meeting Rooms (CMR) Hybrid.

Operazioni preliminari

Assicurarsi che gli Strumenti di produttività WebEx siano installati.

        
1    Utilizzare il metodo preferito per pianificare una riunione con Microsoft Outlook:
  • Sulla barra degli strumenti di WebEx in Microsoft Outlook, selezionare Pianifica riunione > Pianifica riunione WebEx e TelePresence.

     

  • Sulla barra degli strumenti di Microsoft Outlook (vista Posta), selezionare Nuovi elementi > Riunione o Appuntamento.

     

  • Sulla barra degli strumenti di Microsoft Outlook (vista Calendario), selezionare Nuova riunione o Nuovo appuntamento.

     

2    Aggiungere i partecipanti per la riunione.
3    Sulla barra degli strumenti di WebEx per l'invito alla riunione, selezionare Aggiungi riunione WebEx e TelePresence.

È possibile ignorare questa operazione se è stata selezionata l'opzione Pianifica riunione > Pianifica riunione WebEx e TelePresence al punto 1.

4    Nella finestra di dialogo Opzioni riunione, in Seleziona organizzatore alternativo, selezionare le caselle di controllo corrispondenti ai partecipanti che si desidera specificare come organizzatori alternativi.
5    Selezionare OK.

Aggiunta di organizzatori alternativi in Microsoft Outlook per Mac

Operazioni preliminari

Assicurarsi che gli Strumenti di produttività WebEx siano installati.

         
1    Utilizzare il metodo preferito per pianificare una riunione con Microsoft Outlook:
  • Sulla barra degli strumenti di WebEx in Microsoft Outlook, selezionare Pianifica riunione > Pianifica riunione WebEx e TelePresence.

     

  • Sulla barra degli strumenti di Microsoft Outlook (vista Posta), selezionare Nuovi elementi > Riunione o Appuntamento.

     

  • Sulla barra degli strumenti di Microsoft Outlook (vista Calendario), selezionare Nuova riunione o Nuovo appuntamento.

     

2    Aggiungere i partecipanti per la riunione.
3    Nell'invito alla riunione, selezionare Aggiungi WebEx.

È possibile ignorare questa operazione se è stata selezionata l'opzione Pianifica riunione > Pianifica riunione WebEx e TelePresence al punto 1.

4    Nella finestra di dialogo Impostazioni WebEx, selezionare Modifica impostazioni.
5    Nella sezione Organizzatore alternativo, selezionare le caselle di controllo corrispondenti ai partecipanti alla riunione che si desidera specificare come organizzatori alternativi.
6    Selezionare OK.

Aggiunta di organizzatori alternativi in Microsoft Outlook per Windows (riunioni WebEx e TelePresence)

Utilizzare questa procedura solo se il sito WebEx e l'account sono abilitati per CMR Hybrid.

Operazioni preliminari

Assicurarsi che gli Strumenti di produttività Cisco siano installati.

         
1    Utilizzare il metodo preferito per pianificare una riunione con Microsoft Outlook:
  • Sulla barra degli strumenti di WebEx in Microsoft Outlook, selezionare Pianifica riunione > Pianifica riunione WebEx e TelePresence.

     

  • Sulla barra degli strumenti di Microsoft Outlook (vista Posta), selezionare Nuovi elementi > Riunione o Appuntamento.

     

  • Sulla barra degli strumenti di Microsoft Outlook (vista Calendario), selezionare Nuova riunione o Nuovo appuntamento.

     

2    Aggiungere i partecipanti per la riunione.
3    Sulla barra degli strumenti di WebEx per l'invito alla riunione, selezionare Aggiungi WebEx > Aggiungi riunione WebEx e Telepresence.

È possibile ignorare questa operazione se è stata selezionata l'opzione Pianifica riunione > Pianifica riunione WebEx e TelePresence al punto 1.

4    Selezionare Modifica impostazioni per aprire la finestra di dialogo delle opzioni della riunione WebEx e TelePresence.
5    Nella sezione Organizzatore alternativo, selezionare le caselle di controllo corrispondenti ai partecipanti alla riunione che si desidera specificare come organizzatori alternativi.
6    Selezionare OK.
 

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