Ansetzen eines Meetings in IBM Lotus Notes (WBS31)

Document created by Cisco Localization Team on Oct 20, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Feb 8, 2017
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Voraussetzungen zum Ansetzen eines Meetings

Beim Ansetzen eines Online-Meetings über die WebEx-Integration in IBM Lotus Notes und beim Versenden von Meeting-Einladungen müssen Sie Folgendes beachten:

  • Die WebEx Integration in Lotus Notes bietet grundlegende Optionen zum Ansetzen eines Meetings. Einige Optionen, die auf Ihrer WebEx-Site angezeigt werden, stehen in der WebEx-Integration in Lotus Notes möglicherweise nicht zur Verfügung. Für diese zusätzlichen Optionen verwendet WebEx Integration in Lotus Notes die Einstellungen der Vorlage, die Sie für das Meeting gewählt haben.

     

  • Die WebEx Integration in Lotus Notes unterstützt nicht alle Wiederholungsoptionen, die in Lotus Notes zur Verfügung stehen.

     

  • In WebEx-Meetings, die Sie in Lotus Notes ansetzen, wird die Startzeit des Meetings in derjenigen Zeitzone angezeigt, die auf Ihrem Computer festgelegt ist. Auf Ihrer WebEx-Site werden jedoch alle Meeting-Zeiten in der Zeitzone angezeigt, die Sie in Ihren Einstellungen festgelegt haben, unabhängig von der auf Ihrem Computer eingestellten Zeitzone.

     

Wichtig:

In der Mac-Version der WebEx-Produktivitätswerkzeuge wird Lotus Notes aktuell nicht unterstützt.

WebEx-Meetings ansetzen

Mit den WebEx-Produktivitätswerkzeugen können Sie Meetings in Lotus Notes ansetzen, ohne Ihre WebEx-Site aufrufen zu müssen.

Bei Verwendung der WebEx Integration in Lotus Notes zum Ansetzen eines Meetings können Sie Teilnehmer einladen, indem Sie sie in beliebigen Lotus Notes-Adressbüchern auswählen. Sie können auch Teilnehmer einladen, die nicht in einer Kontaktliste in Lotus Notes zu finden sind, indem Sie ihre E-Mail-Adresse angeben.

Nachdem Sie einen Teilnehmer zu einem angesetzten Meeting eingeladen haben, erhält dieser eine Einladungs-E-Mail. Die Einladung enthält Informationen über das Meeting (einschließlich Passwort) und einen Link, auf den der Teilnehmer klicken kann, um dem Meeting beizutreten.

            
1    Führen Sie zum Ansetzen eines Meetings einen der folgenden Schritte aus:
  • Wählen Sie in Ihrem Lotus Notes-Kalender Meeting ansetzen aus.
  • Wählen Sie im WebEx-Produktivitätswerkzeuge-Bereich das Symbol Ansetzen aus.
  Daraufhin wird die Registerkarte für neue Kalendereinträge mit der Schaltfläche WebEx-Meeting hinzufügen geöffnet.
2    Geben Sie die allgemeinen Meeting-Informationen wie folgt an:
  • Geben Sie im Feld Betreff ein Thema für das Meeting an.
  • Geben Sie die Start- und Endzeit für das Meeting an.
  • (Optional) Um ein Wiederholungsmuster für das Meeting anzugeben, klicken Sie auf Wiederholen, und wählen Sie dann Wiederholungsoptionen aus. Weitere Informationen finden Sie unter Festlegen eines Wiederholungsmusters für ein Meeting.

  • (Optional) Legen Sie weitere Optionen fest, die in Lotus Notes verfügbar sind.
3    Um Teilnehmer zum Meeting einzuladen, klicken Sie auf ein Adressbuch-Symbol, und wählen Sie im Bereich Eingeladene den Namen der Eingeladenen aus, oder geben Sie die Namen manuell ein.


Hinweis      

Die über WebEx Integration in Lotus Notes eingeladenen Teilnehmer werden nicht in der Teilnehmerliste für das Meeting auf Ihrer WebEx-Site angezeigt.

Weitere Informationen zum Einladen von Teilnehmern in Lotus Notes finden Sie in der Hilfe zu Lotus Notes.

4    Wählen Sie die Option WebEx-Meeting hinzufügen.
5    (Optional) Unter dem Abschnitt Meeting-Informationen können Sie die allgemeinen Meeting-Optionen ändern.
6    (Optional) Klicken Sie auf die Registerkarte Audio & Tracking, um den Audioverbindungstyp und andere damit zusammenhängende Optionen zu wählen.
7    (Optional) Wählen Sie die Registerkarte Registrierung aus, um festzulegen, ob Teilnehmer sich vor dem Meeting registrieren müssen.
8    (Optional) Wählen Sie die Registerkarte Ressourcen aus, um die folgenden Optionen festzulegen:
  • Wählen Sie eine andere Meeting-Informationen-Registerkarte aus, die im Meeting-Fenster angezeigt werden soll.
  • Wählen Sie einen oder mehrere Teilnehmer aus, die in Ihrem Meeting als alternative Gastgeber fungieren sollen. Ein alternativer Gastgeber ist eine Person, die Ihr Meeting starten und abhalten kann, wenn Sie selbst nicht am Meeting teilnehmen können. Weitere Informationen finden Sie unter https://help.webex.com/docs/DOC-11625.
  • Wählen Sie eine Präsentation für den Upload aus; diese wird den Teilnehmern angezeigt, bevor Sie dem Meeting beitreten.
 

Wenn Sie das Meeting für einen anderen Gastgeber ansetzen, wird im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ die Meldung „Sie planen für [Name des Gastgebers]“ angezeigt.

9    Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
  • Klicken Sie auf Einladungen speichern und senden, um den Teilnehmern die Einladungen zu schicken.

     
  • Klicken Sie auf Als Entwurf speichern, und laden Sie die Teilnehmer zu einem späteren Zeitpunkt zum angesetzten Meeting ein.
  Die WebEx-Produktivitätswerkzeuge fügen das angesetzte Meeting Ihrem Lotus Notes-Kalender und dem öffentlichen Kalender auf Ihrer WebEx-Site hinzu.

Ansetzen einer persönlichen Konferenz oder eines Nur-Audio-Meetings

Wenn Sie Telefondienstleister (TSP)-Audio verwenden, können Sie stattdessen ein Nur-Audio-Meeting ansetzen.

         
1    Führen Sie zum Ansetzen eines Meetings einen der folgenden Schritte aus:
  • Wählen Sie in Ihrem Lotus Notes-Kalender Meeting ansetzen aus.
  • Wählen Sie im WebEx-Produktivitätswerkzeuge-Bereich das Symbol Ansetzen aus.
  Daraufhin wird die Registerkarte für neue Kalendereinträge mit der Schaltfläche Persönliches Konferenz-Meeting hinzufügen oder Nur-Audio-Meeting hinzufügen geöffnet.
2    Wählen Sie Persönliches Konferenz-Meeting hinzufügen oder Nur-Audio-Meeting hinzufügen aus, um die Einstellungen für persönliche Konferenz-Meetings vorzunehmen.
3    Geben Sie ggf. die erforderlichen Informationen zum persönlichen Konferenz-Meeting ein.
4    Geben Sie die allgemeinen Meeting-Informationen wie folgt an:
  • Geben Sie im Feld Betreff ein Thema für das Meeting an.
  • Geben Sie die Start- und Endzeit für das Meeting an.
  • (Optional) Um ein Wiederholungsmuster für das Meeting anzugeben, klicken Sie auf Wiederholen, und wählen Sie dann Wiederholungsoptionen aus. Weitere Informationen finden Sie unter Festlegen eines Wiederholungsmusters für ein Meeting.

  • Sie können weitere in Lotus Notes verfügbare Optionen festlegen, etwa eine Meeting-Benachrichtigung.
5    Um Teilnehmer zum Meeting einzuladen, klicken Sie auf ein Adressbuch-Symbol, und wählen Sie im Bereich Eingeladene den Namen der Eingeladenen aus, oder geben Sie die Namen manuell ein.
Hinweis      

Die über WebEx Integration in Lotus Notes eingeladenen Teilnehmer werden nicht in der Teilnehmerliste für das Meeting auf Ihrer WebEx-Site angezeigt.

Weitere Informationen zum Einladen von Teilnehmern in Lotus Notes finden Sie in der Hilfe zu Lotus Notes.

6    Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
  • Klicken Sie auf Einladungen speichern und senden, um den Teilnehmern die Einladungen zu schicken.

     
  • Klicken Sie auf Als Entwurf speichern, und laden Sie die Teilnehmer zu einem späteren Zeitpunkt zum angesetzten Meeting ein.
  Die WebEx-Produktivitätswerkzeuge fügen das angesetzte Meeting Ihrem Lotus Notes-Kalender und dem öffentlichen Kalender auf Ihrer WebEx-Site hinzu.

Festlegen eines Wiederholungsmusters für ein Meeting

Mit den Wiederholungsoptionen von Lotus Notes können Sie ein Wiederholungsmuster für das Meeting angeben. Beispielsweise können Sie festlegen, dass ein Meeting jeden Mittwoch um 14:00 Uhr bis zu einem bestimmten Datum wiederholt werden soll. Durch WebEx Integration in Lotus Notes wird das Meeting an jedem im Wiederholungsmuster angegebenen Tag angesetzt.

Abhängig von Ihrem Dienst werden eventuell nicht alle Wiederholungsoptionen in Lotus Notes unterstützt. Weitere Informationen finden Sie unter Einschränkungen für Wiederholungsmuster in WebEx Integration in Lotus Notes.

     
1    Wenn Sie ein Meeting mithilfe von WebEx Integration in Lotus Notes angesetzt haben, öffnen Sie den Kalendereintrag in Ihrem Lotus Notes-Kalender.



  Das Dialogfeld für Wiederholungsoptionen wird geöffnet.
2    Geben Sie im Dialogfeld die Wiederholungsoptionen an, und klicken Sie auf OK.

Einschränkungen für Wiederholungsmuster in WebEx Integration in Lotus Notes

In der folgenden Tabelle werden die Unterschiede in Wiederholungsmustern zwischen WebEx und Lotus Notes aufgeführt.

 
                                            
Tabelle 1: WebEx Meetings

Typ

Lotus Notes-Option

Umgewandelt in WebEx-Meeting-Option

Wöchentlich

Jede 1.-8. Woche am: [Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag]

Für Meeting Center:

Jede 1.-8. Woche am: [Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag]

Für Event Center-Events und Training Center-Schulungssitzungen:

Jede Woche am: [Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag]

Wenn Sie ein Meeting ansetzen, das sich jede X. Woche wiederholt (X größer als 1), dann wird das Meeting wie von Ihnen angegeben in Lotus Notes angesetzt. Auf Ihrer WebEx-Site wird es jedoch als wöchentliches Meeting angezeigt.

Monatlich

Gerechnet vom Monatsende

Nicht unterstützt

Jährlich

Jedes 1.-10. Jahr

Jedes Jahr.

Wenn Sie ein Meeting ansetzen, das sich alle X Jahre wiederholt (X größer als 1), dann wird das Meeting wie von Ihnen angegeben in Lotus Notes angesetzt. Auf Ihrer WebEx-Site wird es jedoch als jährliches Meeting angezeigt.

Benutzerdefiniert

Benutzerdefinierte Einstellungen

Nicht unterstützt

Enddatum

Starten von Datum bis Datum

Wenn die Zeitspanne ein Jahr überschreitet, wird sie in ein Jahr umgewandelt.

Starten von Datum X-mal wiederholen

Wenn die Zeitspanne ein Jahr überschreitet, wird sie in ein Jahr umgewandelt.

Ausnahmen angeben

Nicht wechseln

Nicht unterstützt.

Zu Freitag wechseln

Nicht unterstützt.

Zu Montag wechseln

Nicht unterstützt.

Zum nächsten Wochentag wechseln

Nicht unterstützt.

Löschen

Nicht unterstützt.

 
                                                  
Tabelle 2: Persönliche-WebEx-Konferenz-Meetings

Typ

Lotus Notes-Option

Umgewandelt in Persönliche WebEx-Konferenz-Meeting-Option

Täglich

Jeder 1.-31. Tag

Täglich

Monatlich

Jeden Monat täglich

Jeden Monat am [1., 2., 3., 4., letzten] [So, Mo, Di, Mi, Do, Fr und Sa]

Gerechnet vom Monatsende

Nicht unterstützt

Jeden Monat am [1., 2., 3., 4., letzten][So, Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa]

Jede Woche am [So, Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa]

Jährlich

Jedes 1.-10. Jahr

Nicht unterstützt

Benutzerdefiniert

Benutzerdefinierte Einstellungen

Nicht unterstützt

Enddatum

Starten von Datum bis Datum

Wenn die Zeitspanne ein Jahr überschreitet, wird sie in ein Jahr umgewandelt.

Starten von Datum X-mal wiederholen

Wenn die Zeitspanne ein Jahr überschreitet, wird sie in ein Jahr umgewandelt.

Ausnahmen angeben

Nicht wechseln

Nicht unterstützt.

Zu Freitag wechseln

Nicht unterstützt.

Zu Montag wechseln

Nicht unterstützt.

Zum nächsten Wochentag wechseln

Nicht unterstützt.

Löschen

Nicht unterstützt.


Hinweis


Wenn Sie ein sich wiederholendes Meeting in Lotus Notes ändern oder löschen, beachten Sie Folgendes:

  • Wenn Sie ein sich wiederholendes Meeting bearbeiten, z. B. das Datum oder die Meeting-Optionen ändern, müssen alle an einer einzelnen Instanz des Meetings vorgenommenen Änderungen auf alle Instanzen angewendet werden, damit die Änderungen sich auf Ihre WebEx-Site auswirken. Wenn Sie die Änderungen nur auf die Einzelinstanz anwenden, wird eine Aktualisierung in Lotus Notes vorgenommen, aber nicht im Kalender auf der Site.

     

  • Wenn Sie eine einzelne Instanz eines wiederholten Meetings stornieren, wird die Instanz in Lotus Notes gelöscht, verbleibt aber im Kalender. Sie müssen alle Instanzen eines wiederholten Meetings in Lotus Notes löschen, damit es aus dem Kalender entfernt wird.

     


Meeting-Vorlagen verwenden

In einer Meeting-Vorlage werden all Ihre bevorzugten Einstellungen für Meetings gespeichert, so dass Sie ein Online-Meeting schnell ansetzen oder starten können, indem Sie die Vorlage auswählen, anstatt für jedes angesetzte Meeting dieselben Einstellungen zu wählen. In Vorlagen werden jedoch keine Informationen über Thema, Passwort sowie Datum und Uhrzeit gespeichert.

Wenn Sie in den Produktivitätswerkzeugen noch keine standardmäßige Meeting-Vorlage für Ihren lokalen Computer angegeben haben, richten sich die Standardwerte nach den Einstellungen für Ihre WebEx-Site. Nachdem Sie in den Produktivitätswerkzeugen auf Ihrem lokalen Computer eine standardmäßige Meeting-Vorlage festgelegt haben, richten sich die Standardwerte nach den lokalen Einstellungen.

Beim Ansetzen eines Meetings mit WebEx Integration in Lotus Notes können Sie eine der Meeting-Vorlagen auswählen, die Sie auf Ihrer WebEx-Site gespeichert haben.


Hinweis


Obwohl WebEx Integration in Lotus Notes nur eine Teilmenge aller Optionen enthält, die für ein Online-Meeting verwendet werden können, werden alle Optionen in der Vorlage festgelegt, unabhängig davon, ob sie in WebEx Integration in Lotus Notes verfügbar sind. Wenn Sie beispielsweise in einer Vorlage bestimmte Teilnehmer-Privilegien festlegen, werden diese Privilegien für das Meeting festgelegt. Einstellungen für Teilnehmer-Privilegien sind in WebEx Integration in Lotus Notes nicht verfügbar.

Nach dem Ansetzen eines Meetings können Sie dessen Vorlage nicht mehr ändern.


     
1    Klicken Sie zum Anzeigen der Details einer Vorlage in der Symbolleiste von Lotus Notes auf die Schaltfläche Konfiguration, und wählen Sie dann Meeting-Vorlagen aus.



Die Liste der gespeicherten Meeting-Vorlagen auf Ihrer WebEx-Site wird angezeigt.

2    Wählen Sie eine Vorlage aus, und klicken Sie anschließend auf Ansicht.

Bearbeiten eines angesetzten Meetings

Wenn Sie über die WebEx-Integration in Lotus Notes verfügen, können Sie ein angesetztes Meeting jederzeit mit Lotus Notes bearbeiten. Beispielsweise können Sie den Startzeitpunkt ändern, ein neues Passwort angeben, eine andere Telefonkonferenz-Option auswählen usw. Nach dem Bearbeiten eines angesetzten Meetings sendet WebEx Integration in Lotus Notes eine aktualisierte Meeting-Einladung an alle Teilnehmer, die Sie zum Meeting eingeladen haben, und aktualisiert die Meeting-Informationen auf Ihrer WebEx-Site.

Wichtig:
  • Wenn Sie ein Meeting über Ihre WebEx-Site anstatt über WebEx Integration in Lotus Notes ändern, werden die Änderungen nicht in Lotus Notes übernommen. Wenn Sie beispielsweise den Startzeitpunkt des Meetings über Ihre Site ändern, wird der Startzeitpunkt im Lotus Notes-Kalender nicht geändert. Daher empfiehlt sich zum Bearbeiten eines Meetings die ausschließliche Verwendung von Lotus Notes.

     

  • Wenn Sie ein wiederholtes Meeting mit Lotus Notes bearbeiten, müssen die Änderungen für eine einzelne Meeting-Instanz auf alle entsprechenden Instanzen angewendet werden, damit die Änderungen auf der WebEx-Site wirksam werden. Wenn Sie die Änderungen nur auf die Einzelinstanz anwenden, wird eine Aktualisierung in Lotus Notes vorgenommen, aber nicht im Kalender.

     


Hinweis


Sie können die Vorlage für ein angesetztes Meeting nicht ändern.


       
1    Suchen Sie in Ihrem Lotus Notes-Kalender das Meeting, das Sie bearbeiten möchten, und öffnen Sie dann die Registerkarte für den Kalendereintrag.
2    Bearbeiten Sie die Informationen oder ändern Sie Optionen im Fenster „Meetings“.
3    Wählen Sie WebEx-Meeting bearbeiten, um im Dialogfeld „Meeting-Einstellungen“ WebEx-spezifische Optionen zu bearbeiten.
4    Klicken Sie auf Einladungen speichern und senden. Ihr Meeting wird auf Ihrer WebEx-Site aktualisiert.

Stornieren eines angesetzten Meetings

Um ein in Lotus Notes angesetztes Online-Meeting zu stornieren, verwenden Sie einfach die entsprechenden Optionen von Lotus Notes. Alle eingeladenen Teilnehmer erhalten automatisch eine Stornierungsmitteilung. Das Meeting wird auch auf Ihrer WebEx-Site storniert.

Wichtig:
  • Wenn Sie ein WebEx-Meeting in Lotus Notes ansetzen, sollten Sie es direkt in Lotus Notes stornieren. Versuchen Sie stattdessen, es über Ihre WebEx-Site zu stornieren, wird es in Lotus Notes nicht storniert.

     

  • Wenn Sie eine einzelne Instanz eines wiederholten Meetings stornieren, wird die Instanz in Lotus Notes gelöscht, verbleibt aber im Kalender. Sie müssen alle Instanzen eines wiederholten Meetings in Lotus Notes löschen, damit es aus dem Kalender entfernt wird.

     

Informationen zum Stornieren von Meetings in Lotus Notes finden Sie in der Hilfe zu Lotus Notes.

 

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