IBM Lotus Notes에서 미팅 예약하기 (WBS31)

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미팅 예약하기 전제 조건

IBM Lotus Notes에 WebEx 통합을 사용하여 온라인 미팅을 예약하고 미팅 초대장을 보내려면 다음을 숙지하십시오.

  • Lotus Notes에 WebEx 통합은 미팅을 예약하기 위한 기본 옵션을 제공합니다. WebEx 사이트에 나타나는 일부 옵션은 Lotus Notes에 WebEx 통합에서 사용할 수 없습니다. 해당 추가 옵션에 대해서 Lotus Notes에 WebEx 통합은 미팅에 대해 선택한 템플릿의 설정을 사용합니다.

     

  • Lotus Notes에 WebEx 통합은 Lotus Notes에서 사용할 수 있는 일부 반복 옵션을 지원하지 않습니다.

     

  • Lotus Notes에서 예약한 모든 WebEx 미팅에 대해서는 컴퓨터에 설정된 시간대로 미팅 시작 시간이 나타납니다. 단, WebEx 사이트에서 모든 WebEx 미팅 시간은 컴퓨터에 설정된 시간대와 상관없이 기본 설정에 설정된 시간대로 나타납니다.

     

중요:

Lotus Notes는 현재 WebEx 생산 도구의 Mac 버전에서 지원되지 않습니다.

WebEx 미팅 예약하기

WebEx 생산 도구를 사용하면 귀하의 WebEx 사이트로 이동하지 않고도 Lotus Notes 내에서 미팅을 예약할 수 있습니다.

Lotus Notes에 WebEx 통합을 사용하여 미팅을 예약할 때 Lotus Notes 주소록에서 참석자를 선택하여 참석자를 초대할 수 있습니다. 또한 이메일 주소를 입력하여 Lotus Notes 연락처 목록에 있지 않은 참석자를 초대할 수도 있습니다.

예약된 미팅으로 참석자를 초대하면 참석자는 초대장 이메일 메시지를 수신합니다. 초대장에는 비밀번호를 비롯한 미팅에 대한 정보와 참석자가 미팅에 참여하기 위해 선택할 수 있는 링크가 포함됩니다.

            
1    미팅을 예약하려면 다음 중 하나를 수행합니다.
  • Lotus Notes 달력에서 미팅 예약을 선택합니다.
  • WebEx 생산 도구 목록에서 예약 아이콘을 선택합니다.
  WebEx 미팅 추가 버튼과 함께 새 달력 항목 탭이 나타납니다.
2    일반적인 미팅 정보를 지정하려면 다음을 수행합니다.
  • 제목 상자에 미팅에 대한 주제를 입력합니다.
  • 미팅에 대한 시작 및 종료 시간을 지정합니다.
  • (선택 사항) 미팅에 대한 반복 패턴을 지정하려면 반복을 선택한 후 반복 옵션을 선택합니다. 자세한 정보는 미팅의 반복 패턴 지정을 참조하십시오.

  • (선택 사항) Lotus Notes에서 제공하는 다른 옵션을 지정합니다.
3    미팅으로 사용자를 초대하려면 주소록 아이콘을 선택하고 초대받는 사람 목록에서 초대받는 사람의 이름을 선택하거나 직접 이름을 입력합니다.


참고      

Lotus Notes에 WebEx 통합을 사용하여 초대하는 모든 참석자는 WebEx 사이트에서 해당 미팅을 확인할 때 참석자 목록에 나타나지 않습니다.

Lotus Notes에서 참석자 초대에 대한 자세한 정보는 Lotus Notes 도움말을 참조하십시오.

4    WebEx 미팅 추가를 선택합니다.
5    (선택 사항) 미팅 정보 섹션 아래에서 일반 미팅 옵션을 변경할 수 있습니다.
6    (선택 사항) 오디오 및 추적 탭을 선택하여 오디오 연결 유형 및 기타 관련 옵션을 선택합니다.
7    (선택 사항) 등록 탭을 선택하여 미팅 전에 참석자가 등록해야 하는지 여부를 선택합니다.
8    (선택 사항) 리소스 탭을 선택하여 다음 옵션을 지정합니다.
  • 미팅 창에 표시될 다른 미팅 정보 탭을 선택합니다.
  • 미팅에 대해 대체 호스트가 될 한 명 이상의 참석자를 선택합니다. 대체 호스트는 본인이 참석할 수 없을 때 미팅을 시작하고 호스트할 수 있는 권한을 가진 사용자입니다. 자세한 정보는 https://help.webex.com/docs/DOC-11624을 참조하십시오.
  • 업로드할 프리젠테이션을 지정하여 귀하가 미팅에 참여하기 전에 참석자를 위해 자동으로 재생합니다.
 

다른 호스트를 위해 미팅을 예약하는 경우, WebEx 설정 대화 상자에 "[호스트 이름] 님을 위해 예약하고 있습니다." 라는 메시지가 나타납니다.

9    다음 중 하나를 수행합니다.
  • 초대장 저장 및 보내기를 선택하여 참석자에게 초대장을 보냅니다.

     
  • 임시로 저장을 선택하고 나중에 예약된 미팅으로 참석자를 초대합니다.
  WebEx 생산 도구는 Lotus Notes 달력 및 WebEx 사이트의 공개 달력에 예약된 미팅을 추가합니다.

개인 회의 또는 오디오 전용 미팅 예약

텔레포니 서비스 제공자(TSP) 오디오를 사용하고 있는 경우, 대신 오디오 전용 미팅을 예약할 수 있습니다.

         
1    미팅을 예약하려면 다음 중 하나를 수행합니다.
  • Lotus Notes 달력에서 미팅 예약을 선택합니다.
  • WebEx 생산 도구 목록에서 예약 아이콘을 선택합니다.
  개인 회의 미팅 추가 또는 오디오 전용 미팅 추가 버튼과 함께 새 달력 항목 탭이 나타납니다.
2    개인 회의 미팅 추가 또는 오디오 전용 미팅 추가를 선택하여 개인 회의 미팅 설정을 지정합니다.
3    필요한 경우, 요청받은 개인 회의 미팅 정보를 입력합니다.
4    일반적인 미팅 정보를 지정하려면 다음을 수행합니다.
  • 제목 상자에 미팅에 대한 주제를 입력합니다.
  • 미팅에 대한 시작 및 종료 시간을 지정합니다.
  • (선택 사항) 미팅에 대한 반복 패턴을 지정하려면 반복을 선택한 후 반복 옵션을 선택합니다. 자세한 정보는 미팅의 반복 패턴 지정을 참조하십시오.

  • (선택 사항) 미팅 알림 등 Lotus Notes에서 제공하는 다른 옵션을 지정합니다.
5    미팅으로 사용자를 초대하려면 주소록 아이콘을 선택하고 초대받는 사람 목록에서 초대받는 사람의 이름을 선택하거나 직접 이름을 입력합니다.
참고      

Lotus Notes에 WebEx 통합을 사용하여 초대하는 모든 참석자는 WebEx 사이트에서 해당 미팅을 확인할 때 참석자 목록에 나타나지 않습니다.

Lotus Notes에서 참석자 초대에 대한 자세한 정보는 Lotus Notes 도움말을 참조하십시오.

6    다음 중 하나를 수행합니다.
  • 초대장 저장 및 보내기를 선택하여 참석자에게 초대장을 보냅니다.

     
  • 임시로 저장을 선택하고 나중에 예약된 미팅으로 참석자를 초대합니다.
  WebEx 생산 도구는 Lotus Notes 달력 및 WebEx 사이트의 공개 달력에 예약된 미팅을 추가합니다.

미팅의 반복 패턴 지정

Lotus Notes 반복 옵션을 사용하여 미팅에 대한 반복 패턴을 지정할 수 있습니다. 예를 들어, 특정 날짜가 될 때까지 매주 수요일 오후 2시에 미팅이 반복되도록 지정할 수 있습니다. Lotus Notes에 WebEx 통합은 반복 패턴에 지정한 각 날에 미팅을 예약합니다.

단, 서비스에 따라 일부 Lotus Notes 반복 옵션은 지원되지 않을 수도 있습니다. 자세한 정보는 Lotus Notes에 WebEx 통합의 반복 패턴 제한 사항을 참조하십시오.

     
1    Lotus Notes에 WebEx 통합을 사용하여 미팅을 예약한 경우, Lotus Notes 달력에서 달력 항목을 엽니다.



  반복 옵션 대화 상자가 나타납니다.
2    대화 상자에서 반복 옵션을 지정한 후 확인을 선택합니다.

Lotus Notes에 WebEx 통합의 반복 패턴 제한 사항

다음 표는 WebEx와 Lotus Notes 반복 패턴 간의 차이점을 표시합니다.

 
                                            
표 1 WebEx Meetings

유형

Lotus Notes 옵션

WebEx 미팅 옵션으로 변환된 결과

매주

매 1-8번째 주마다: [일요일, 월요일, 화요일, 수요일, 목요일, 금요일, 토요일]

Meeting Center:

매 1-8번째 주마다: [일요일, 월요일, 화요일, 수요일, 목요일, 금요일, 토요일]

Event Center 이벤트 및 Training Center 교육 세션:

매 주마다: [일요일, 월요일, 화요일, 수요일, 목요일, 금요일, 토요일]

매 X 주마다 반복되는 미팅을 예약한 경우 X가 1 이상의 숫자이면, Lotus Notes에서 미팅은 귀하가 지정한 대로 Lotus Notes에 예약됩니다. 단, WebEx 사이트에서는 주별 미팅으로 나타납니다.

매월

해당 월 마지막부터 계산

지원되지 않음

매년

매 1- 10년마다

매년.

매 X 년마다 반복되는 미팅을 예약한 경우 X가 1 이상의 숫자이면, Lotus Notes에서 미팅은 귀하가 지정한 대로 Lotus Notes에 예약됩니다. 단, WebEx 사이트에서는 연별 미팅으로 나타납니다.

사용자 정의

사용자 정의 설정

지원되지 않음

종료 날짜

특정 날짜에 시작하여 특정 날짜에 종료

기간이 일 년 이상인 경우, 일 년으로 전환됩니다.

특정 날짜에 시작하여 X회 동안 지속

기간이 일 년 이상인 경우, 일 년으로 전환됩니다.

예외 지정

이동하지 않음

지원되지 않음

금요일로 이동

지원되지 않음

월요일로 이동

지원되지 않음

가장 가까운 평일로 이동

지원되지 않음

삭제

지원되지 않음

 
                                                  
표 2 WebEx 개인 회의 미팅

유형

Lotus Notes 옵션

WebEx 개인 회의 미팅 옵션으로 변환된 결과

매일

매 1-31일마다

매일마다

매월

매 1-12월 1-31일마다

매월 [첫번째, 두번째, 세번째, 네번째, 마지막] [일, 월, 화, 수, 목, 금, 토]

해당 월 마지막부터 계산

지원되지 않음

매 1-12월 [첫번째, 두번째, 세번째, 네번째, 마지막] [일, 월, 화, 수, 목, 금, 토]

매 1주 [일, 월, 화, 수, 목, 금, 토]마다

매년

매 1- 10년마다

지원되지 않음

사용자 정의

사용자 정의 설정

지원되지 않음

종료 날짜

특정 날짜에 시작하여 특정 날짜에 종료

기간이 일 년 이상인 경우, 일 년으로 전환됩니다.

특정 날짜에 시작하여 X회 동안 지속

기간이 일 년 이상인 경우, 일 년으로 전환됩니다.

예외 지정

이동하지 않음

지원되지 않음

금요일로 이동

지원되지 않음

월요일로 이동

지원되지 않음

가장 가까운 평일로 이동

지원되지 않음

삭제

지원되지 않음


참고


Lotus Notes에서 반복 미팅을 수정하거나 삭제하려면 다음을 주의하십시오.

  • 날짜를 다시 예약하거나 미팅 옵션을 변경하는 등 반복되는 미팅을 편집할 때 WebEx 사이트에서 변경 내용이 적용되도록 하려면 한 개의 미팅에 적용하는 변경 사항은 모든 미팅에 적용되어야 합니다. 한 개의 미팅만 변경하는 경우, Lotus Notes에는 업데이트가 적용되지만 사이트의 달력에는 적용되지 않습니다.

     

  • 반복되는 미팅 중 한 개의 미팅만 취소하는 경우, 해당 미팅은 Lotus Notes에서 삭제되지만 달력에는 남아있게 됩니다. 달력에서도 제거하려면 Lotus Notes에서 반복되는 미팅의 모든 미팅을 삭제해야 합니다.

     


미팅 템플릿 사용

미팅 템플릿에 자주 사용하는 설정을 저장하여, 예약하는 각 미팅에 대해 일일이 동일한 설정을 선택하는 대신 템플릿을 선택하여 빠르게 온라인 미팅을 예약하거나 시작할 수 있습니다. 단, 템플릿은 주제, 비밀번호, 날짜 및 시간 설정을 저장하지 않습니다.

로컬 컴퓨터에 있는 생산 도구에 기본 미팅 템플릿을 지정하지 않은 경우, 기본값은 WebEx 사이트의 설정을 따릅니다. 로컬 컴퓨터에 있는 생산 도구에 기본 미팅 템플릿을 지정하면 기본값은 로컬 설정을 따릅니다.

Lotus Notes에 WebEx 통합을 사용하여 미팅을 예약할 때 WebEx 사이트에 저장한 미팅 템플릿을 선택할 수 있습니다.


참고


Lotus Notes에 WebEx 통합에서는 온라인 미팅에서 사용할 수 있는 모든 옵션의 일부만 제공하지만, Lotus Notes에 WebEx 통합에 해당 옵션이 나타나는지 여부와 관계없이 모든 옵션은 템플릿에 미리 설정됩니다. 예를 들어, 템플릿에 특정 참석자 권한을 설정하는 경우, 해당 권한이 미팅에 대해 설정됩니다. 참석자 권한 설정은 Lotus Notes에 WebEx 통합에서 사용할 수 없습니다.

미팅을 예약하면 해당 템플릿을 변경할 수 없습니다.


     
1    템플릿의 세부 사항을 확인하려면 Lotus Notes 툴바에서 구성 버튼을 선택한 후 미팅 템플릿을 선택합니다.



WebEx 사이트에 저장된 미팅 템플릿의 목록이 나타납니다.

2    템플릿을 선택한 후 보기를 선택합니다.

예약된 미팅 편집

Lotus Notes에 WebEx 통합으로 언제든지 Lotus Notes를 사용하여 예약된 미팅을 편집할 수 있습니다. 예를 들어, 시작 시간 변경, 새로운 비밀번호 지정, 다른 다자간 전화회의 옵션 선택 등의 작업을 할 수 있습니다. 예약된 미팅을 편집하면 Lotus Notes에 WebEx 통합은 업데이트된 미팅 초대장을 미팅에 초대한 모든 참석자에게 보내고 WebEx 사이트의 미팅 정보도 업데이트합니다.

중요:
  • Lotus Notes에 WebEx 통합 대신 WebEx 사이트를 사용하여 미팅을 편집하는 경우, 변경 사항은 Lotus Notes에 표시되지 않습니다. 예를 들어, 귀하의 사이트를 사용하여 미팅 시작 시간을 변경한 경우에 Lotus Notes 달력에는 시작 시간이 변경되지 않습니다. 따라서 Lotus Notes만 사용하여 미팅을 편집할 것을 권장합니다.

     

  • Lotus Notes를 사용하여 반복되는 미팅을 편집할 때 WebEx 사이트에서 변경 내용이 적용되도록 하려면 한 개의 미팅에 적용하는 변경 사항은 모든 미팅에 적용되어야 합니다. 한 개의 미팅만 변경하는 경우, Lotus Notes에는 업데이트가 적용되지만 달력에는 적용되지 않습니다.

     


참고


예약된 미팅에 대한 템플릿은 변경할 수 없습니다.


       
1    Lotus Notes 달력에서 편집할 미팅을 찾고 달력 항목 탭을 엽니다.
2    미팅 화면에서 정보를 편집하거나 옵션을 변경합니다.
3    WebEx 미팅 편집을 선택하여 미팅 설정 대화 상자에서 WebEx 특정 옵션을 편집합니다.
4    초대장 저장 및 보내기를 선택합니다. WebEx 사이트에서 미팅이 업데이트됩니다.

예약된 미팅 취소

Lotus Notes에서 예약한 온라인 미팅을 취소하려면 Lotus Notes에서 사용할 수 있는 취소 옵션을 사용하십시오. 초대받은 모든 사람은 자동으로 취소 알림을 수신합니다. 해당 미팅은 WebEx 사이트에서도 취소됩니다.

중요:
  • Lotus Notes에서 WebEx 미팅을 예약하는 경우, Lotus Notes에서 직접 취소해야 합니다. WebEx 사이트에서 취소하려고 시도하는 경우, Lotus Notes에서는 취소되지 않습니다.

     

  • 반복되는 미팅 중 한 개의 미팅만 취소하는 경우, 해당 미팅은 Lotus Notes에서 삭제되지만 달력에는 남아있게 됩니다. 달력에서도 제거하려면 Lotus Notes에서 반복되는 미팅의 모든 미팅을 삭제해야 합니다.

     

Lotus Notes에서 미팅 취소에 대한 자세한 정보는 Lotus Notes 도움말을 참조하십시오.

 

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