Configuración y planificación de una sesión de formación

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Elección del nivel de seguridad de una sesión de formación

   

Realice una de las siguientes acciones para proporcionar seguridad a la sesión de formación:

    
  •      

    Solicitar una contraseña. En la mayor parte de los sitios web de Training Center deberá especificar una contraseña para cualquier sesión que organice. Los asistentes deberán proporcionar esta contraseña para poder unirse a la sesión.

         

  •      

    Unirse a una sesión de formación no listada. Puede especificar que se trata de una sesión no listada. Una sesión de formación no listada no aparece en el calendario de sesiones de formación. Para unirse a una sesión de formación no listada, los asistentes deben proporcionar un número de sesión exclusivo.

         

  •      

    Requerir a los asistentes que inicien sesión con la autenticación de inicio de sesión único antes de unirse a esta sesión: Se podrá permitir el acceso únicamente a los asistentes a los que se haya invitado directamente y restringir al resto, a fin de evitar que otras personas se unan a través de una invitación reenviada.

         

  •      

    Restringir el acceso a la sesión solo a asistentes invitados (se desactivarán las opciones de registro): Puede restringir el acceso a la sesión solo a asistentes invitados. No se permite reenviar esta invitación.

         

  •      

    Excluir la contraseña de sesión de las invitaciones por correo electrónico. Puede impedir que la contraseña aparezca en las invitaciones por correo electrónico que el sitio web de Training Center envía de forma automática a los asistentes.

         

  •      

    Requerir a los asistentes que se conecten. Puede requerir a los asistentes que dispongan de una cuenta de usuario en el sitio web de Training Center. De esta forma, los asistentes deberán iniciar sesión en el sitio antes de asistir a la sesión.

         

  •      

    Requerir a los asistentes que se registren en la sesión de formación. Puede requerir a cada uno de los asistentes que complete una solicitud de registro donde figure el nombre, la dirección de correo electrónico y cualquier otra información que usted considere necesaria, y que, a continuación, le envíe esta solicitud. De este modo podrá aceptar o rechazar cada una de las solicitudes de registro.

         

  •      

    Restricción del acceso a la sesión de formación. Una vez que todos los asistentes se hayan unido a una sesión de formación, puede restringir el acceso a la sesión para impedir que entren nuevos asistentes.

          


    Sugerencia


          

    Elija un nivel de seguridad en función del objetivo de la sesión de formación. Por ejemplo, si planifica una sesión para organizar una excursión al campo con su empresa, seguramente solo necesite especificar una contraseña para la sesión. Si planifica una sesión en la que tratarán datos financieros confidenciales, es posible que desee especificar que se trata de una sesión no listada. También puede restringir el acceso a la sesión una vez todos los asistentes hayan entrado.

          
         
   

Configuración de un nombre de tema y una contraseña

   

Al planificar una sesión de formación, configure el nombre de tema y la contraseña. Puede editar el nombre de tema y la contraseña en la página Editar sesión de formación planificada.

    

Nota


    
  •       

    El tema de una sesión de formación no puede contener ninguno de los siguientes caracteres: \ ` " / & < > = [ ].

          

  •       

    La contraseña de una sesión de formación debe contener un mínimo de 4 caracteres y puede contener un máximo de 16 caracteres. La contraseña no puede contener ninguno de los siguientes caracteres: \ ` " / & < > = [ ], y no puede ser su nombre de usuario, el nombre del organizador, el nombre del tema ni el nombre del sitio.

          

    
   
        
1    En la página Planificar sesión de formación o la página Editar sesión de formación planificada, desplácese a Información sobre la sesión y acceso.
2    (Opcional) Si está planificando la sesión de formación en nombre de otra persona, seleccione a dicha persona en la lista desplegable Planificar para. Para obtener información detallada, consulte Planificación de una sesión de formación para otro organizador.
3    Especifique un tema para la sesión de formación en el cuadro Tema.
4    (Opcional) Escriba una contraseña en el cuadro Definir contraseña de la sesión.
5    Si ha terminado de especificar opciones, seleccione Planificar o Actualizar.

Especificar si la sesión de formación es listada o no listada

      
1    En la página Planificar sesión de formación o la página Editar sesión de formación planificada, desplácese a Información sobre la sesión y acceso.
2    En Esta sesión de formación es, seleccione una de las siguientes opciones:             
OpciónDescription
Listada para todosla sesión de formación aparece tanto en la lista de sesiones como en el calendario de formación para cualquiera que visite el sitio web de Training Center.
Listada solo para usuarios autorizados 

La sesión de formación:

  
  •  

    Aparece en la lista de sesiones y en el calendario de sesiones de formación.

      

  •  

    Aparece solo para los usuarios que tengan cuenta y hayan iniciado sesión en el sitio web del Training Center.

      

  
No listada 
  •  

    la sesión de formación no aparece ni en la lista de sesiones ni en el calendario de formación.

      

  •  

    Una sesión de formación que no figure en la lista impide a un usuario consultar información acerca de ella, como su organizador, el tema, la hora. Esto ayuda a evitar el acceso no autorizado a la sesión.

      

  •  

    Para unirse a una sesión de formación no listada, el asistente debe proporcionar un número de sesión exclusivo.

      

  •  

    Si invita a un asistente a una sesión de formación que no esté en la lista, el asistente recibe:

      

    •  

      Una mensaje de correo electrónico que incluye instrucciones completas para unirse a la sesión de formación, incluido el número de la sesión de formación.

        

    •  

      Una URL que enlaza directamente con una página web en la que el asistente puede unirse a la sesión de formación.

        

      
  
3    Seleccione Planificar o Actualizar.

Admitir más de 500 asistentes

   

Puede configurar su sesión de formación para admitir más de 500 asistentes. No obstante, si selecciona esta opción, es posible que algunas de las funciones de Training Center se vean limitadas y que otras no se admitan: Entre ellas se incluyen:

    
  •      

    Las funciones de vídeo de varios puntos, chat privado e indicador visual del orador activo no están disponibles.

         

  •      

    Los asistentes no pueden ver los nombres de los demás asistentes.

         

  •      

    Cada ordenador de laboratorio de prácticas y sesión de grupo admitirá 100 asistentes como máximo.

         

    

Nota


    

No puede cambiar esta opción en la sesión.

    
   
       
1    En la página Planificar sesión de formación o la página Editar sesión de formación planificada, desplácese a Información sobre la sesión y acceso.
2    Marque Esta sesión incluye más de 500 asistentes.       

Aparecerá un cuadro de mensaje en el que se describen las limitaciones de esta opción.

     
3    Seleccione Aceptar.
4    Si ha terminado de especificar opciones, seleccione Planificar o Actualizar.

Eliminación de sesiones automáticamente

   
Importante:     

 Todas las pruebas que asocia esta sesión de formación se perderán si selecciona esta opción. Todas las pruebas asociadas se eliminarán junto con la sesión de formación.

    
   
      
1    En la página Planificar sesión de formación o la página Editar sesión de formación planificada, desplácese a Información sobre la sesión y acceso.
2    Marque Eliminar automáticamente la sesión cuando finalice.
3    Si ha terminado de especificar opciones, seleccione Planificar o Actualizar.

Añadir una categoría

A continuación se incluyen instrucciones para añadir una categoría cuando se programa una sesión de formación. También puede agregar una categoría después de haber planificado una sesión de formación.
       
1    En la página Planificar sesión de formación o la página Editar sesión de formación planificada, desplácese a Información sobre la sesión y acceso.
2    Seleccione una categoría.
3    Para agregar una categoría:
  1. Haga clic en Añadir una nueva categoría.
  2. Introduzca un nombre y, si lo desea, una descripción.
  3. En Estado de la categoría, seleccione si desea que esta sea pública (Listada) o privada (No listada).
  4. Haga clic en Crear.
4    Si ha terminado de especificar opciones, seleccione Planificar o Actualizar.

Copiar la información de sesión de otra sesión

   

Puede copiar información de sesión específica de otras sesiones en tiempo real que haya planificado o de las planificadas en su nombre. Parte de la información de planificación varía de una sesión a otra y, por lo tanto, no puede copiarse en el planificador. Esta incluye lo siguiente:

    
  •      

    Fecha, hora y frecuencia (excepto las opciones de duración, zona horaria y entrada antes que el organizador).

         

  •      

    Listas de asistentes y presentadores invitados (excepto el número estimado de asistentes y presentadores).

         

  •      

    Datos de registro de los asistentes registrados.

         

  •      

    Información y reserva del laboratorio de prácticas.

         

  •      

    Material del curso y pruebas.

         

  •      

    Pruebas

         

   
     
1    En la página Planificar sesión de formación o la página Editar sesión de formación planificada, desplácese a Información de la sesión y acceso y seleccione Copiar desde.
2    Seleccione la sesión desde la que desee copiar información y seleccione Aceptar.

Especificación de códigos de seguimiento para una sesión planificada

   

El administrador del sitio puede especificar que esas opciones de código de seguimiento se muestren en la página Planificar formación. Los códigos de seguimiento pueden identificar departamentos, proyectos y demás información que una organización desee asociar a las sesiones de formación. Estos códigos pueden ser opcionales u obligatorios, en función de la configuración definida por el administrador del sitio.

   
       
1    En la página Planificar sesión de formación o la página Editar sesión de formación planificada, desplácese a Códigos de seguimiento y, a continuación, seleccione una etiqueta de código del cuadro de la izquierda.       

Si el administrador de su sitio requiere que se seleccione un código de una lista predefinida, aparecerá una lista de códigos.

     
2    Realice una de las siguientes acciones:
  •       

    Si aparece una lista de códigos en el cuadro situado a la derecha, seleccione un código de la lista.

          
  •       

    Escriba un código en el cuadro situado a la derecha.

          
3    Repita con cada etiqueta de código de seguimiento.
4    Seleccione Planificar o Actualizar.       
Sugerencia             

Si el administrador del sitio también ha especificado que deben aparecer las mismas opciones de código de seguimiento en su perfil de usuario, puede editar dicho perfil para especificar los códigos de seguimiento. A continuación, los códigos se mostrarán automáticamente en la página Planificar sesión de formación.

      
     

Configuración de una audioconferencia para una sesión planificada

 

Las opciones de audioconferencia pueden variar según las opciones que utilice su organización.

  
      
1    En la página Planificar sesión de formación o en la página Editar sesión de formación planificada, desplácese hasta Configuración de audioconferencia.
2    Seleccione una de las siguientes opciones:
  •  

    Audio de WebEx: especifica que la sesión incluye una audioconferencia integrada. Puede seleccionar las siguientes opciones:

      
    •  

      Mostrar números gratuitos: si su sitio de Training Center ofrece audioconferencia de llamada directa gratuita, tiene a su disposición tanto un número de pago como uno gratuito. En la teleconferencia de llamada directa gratuita, la organización asume los costes de las llamadas. De lo contrario, son los participantes los que los asumen.

        

    •  

      Mostrar el enlace de restricciones de uso de marcación gratuita: Seleccione el enlace para que aparezca una lista de restricciones de llamada por país (www.webex.com/pdf/tollfree_restrictions.pdf).

        

    •  

      Mostrar números de llamada globales: Esta opción ofrece una lista de números, como números locales o gratuitos, a los que pueden llamar los asistentes de otros países para unirse a la audioconferencia.

        

    •  

      Activar autenticación de teleconferencia CLI cuando llamen los participantes: CLI (identificación de línea de llamada) es una forma de ID de llamada, un servicio inteligente de telefonía que envía el número de teléfono de una persona que llama antes de responder la llamada. Toda persona que llama con una cuenta de sitio de organizador puede autenticarse y verse colocada en la teleconferencia correcta sin necesidad de introducir el número de sesión de formación.

        

    •  

      Silenciar a los asistentes al entrar: seleccione esta opción si quiere que el audio de los asistentes esté silenciado cuando entren en la sesión de formación. De este modo, puede evitar interrupciones. En especial si la sesión de formación está en curso.

        

    •  

      Tono de entrada y salida: seleccione la alerta sonora o la forma de anuncio, si existe, que quiere que todos los participantes oigan cuando un asistente se una o abandone la sesión.

        

      
    Nota        

    La audioconferencia de WebEx admite un máximo de 125 hablantes.

      
      
  •  

    Otro servicio de teleconferencia 

      
    •  

      Especifica que la sesión incluye una teleconferencia proporcionada por otro servicio.

        

    •  

      Introduzca instrucciones para unirse a la teleconferencia. Aparecen en la página Información de la sesión, en las invitaciones por correo electrónico y en la sesión de formación.

        

      
  •  

    Utilizar solamente VoIP: Especifica que los participantes pueden utilizar ordenadores con audio para comunicarse a través de Internet.

      
  •  

    Ninguno: especifica que no se necesita audioconferencia para la sesión.

      
3    Seleccione Planificar o Actualizar.   
Nota        

Una vez planificada la sesión de formación, aparecen las instrucciones para entrar en la audioconferencia.

  
  •  

    La página Información de la sesión de su sitio, que los participantes pueden ver antes de que inicie la sesión de formación

      

  •  

    En los mensajes de invitación por correo electrónico, si invita a los participantes mediante las opciones de la página Planificar formación

      

  •  

    En la pestaña Información, que aparece en el visor de contenido de la ventana Sesión de formación

      

  
  

Especificación de opciones de fecha y hora

   

Puede especificar la fecha y la hora a la que comenzará una sesión de formación planificada, su frecuencia y la duración estimada. También puede determinar en qué modo y con cuántos minutos de antelación permitirá a los asistentes unirse a la sesión de formación y la audioconferencia antes de la hora de inicio.

     
                                  
        

Opción

        
        

Description

        
        

Hora de inicio        

        
        

Sirve para seleccionar la fecha y la hora a la que quiere que tenga lugar la sesión de formación.

        
        

Los asistentes pueden entrar ___ minutos antes de la hora de inicio        

        
        

Permite que los asistentes entren en la sesión de formación durante un determinado número de minutos antes de la hora de inicio de la sesión de formación.

         
Nota                

Si anula la selección de esta casilla de verificación, debe iniciar la sesión de formación antes de que los asistentes puedan unirse a ella.

         
        
        

Los asistentes también pueden conectarse al audio de WebEx        

        
        

Permite que los asistentes también entren en la audioconferencia antes de la hora de inicio de la sesión de formación.

         
Nota                

Esta opción solo está disponible si permite a los asistentes unirse a la sesión de formación antes de su hora de inicio.

         
        
        

Frecuencia        

        
 
        
  •           

    Clase de sesión única          

              

        
        

Una clase que abarca una sesión de formación única y se produce solo una vez (no tiene un patrón de repetición).

        
        
  •           

    Clase de sesión única periódica          

              

        
        

Una clase que consta de una única sesión de formación y se repite de forma regular.

         
Nota                

Los asistentes se registran solo en una sesión.

         
         

Las opciones de Repetición incluyen:

         
  •           

    Diaria: clase que se repite a diario en función de las siguientes condiciones:

               

    •             

      Cada ___ días: seleccione esta opción para planificar una sesión de formación para que tenga lugar un día cada número de días especificados.

                  

    •             

      Cada día de la semana: seleccione esta opción para planificar sesiones de formación de lunes a viernes.

                  

              
  •           

    Semanal: seleccione la casilla de verificación de los días de la semana en los que desee que tenga lugar la sesión de formación cada semana.

              

  •           

    Mensual: clase que se repite cada mes en función de las siguientes condiciones:

               

    •             

      Día ___ de cada ___ mes/es: especifique el día del mes y el número de meses en los que tendrá lugar la sesión de formación.

                  

    •             

      [which] [day] de cada ___ meses: elija el día del mes y el número de meses en los que tendrá lugar la sesión de formación.

                  

              
         

Las opciones de Finalización incluyen:

         
  •           

    Finalización: elija la fecha para la última sesión de formación.

              

  •           

    Después: especifique el número de sesiones de formación, tras las que no se producirá ninguna sesión de formación más.

              

        
        
  •           

    Curso de varias sesiones          

              

        
        

Un curso que comprende más de una sesión de formación, es decir, una serie de sesiones que abarcan días, semanas, meses, etc.

         
Nota                

Los asistentes se registran una vez en una serie completa de sesiones.

         
         

Las opciones de Repetición incluyen:

         
  •           

    Diaria: clase que se repite a diario en función de las siguientes condiciones:

               

    •             

      Cada ___ días: seleccione esta opción para planificar una sesión de formación para que tenga lugar un día cada número de días especificados.

                  

    •             

      Cada día de la semana: seleccione esta opción para planificar sesiones de formación de lunes a viernes.

                  

              
  •           

    Semanal: seleccione la casilla de verificación de los días de la semana en los que desee que tenga lugar la sesión de formación cada semana.

              

  •           

    Mensual: clase que se repite cada mes en función de las siguientes condiciones:

               

    •             

      Día ___ de cada ___ mes/es: especifique el día del mes y el número de meses en los que tendrá lugar la sesión de formación.

                  

    •             

      [which] [day] de cada ___ meses: elija el día del mes y el número de meses en los que tendrá lugar la sesión de formación.

                  

              
         

Las opciones de Finalización incluyen:

         
  •           

    Finalización: elija la fecha para la última sesión de formación.

              

  •           

    Después: especifique el número de sesiones de formación, tras las que no se producirá ninguna sesión de formación más.

              

        
        

Planificación de sesiones irregulares        

        
        

Un curso de sesión única que se ofrece en varias fechas de manera irregular.

         
Nota                

Los asistentes se registran solo en una sesión. Cada sesión se puede modificar de manera independiente.

         
         
  •           

    De forma intermitente: Una clase que se repite de forma irregular en función de las siguientes condiciones:

               

    •             

      Sesión 1: elija la fecha y la hora en que tendrá lugar la primera sesión de formación.

                  

    •             

      Añadir otra sesión: seleccione el enlace y, a continuación, la fecha y la hora en que tendrán lugar otras sesiones de formación.

                  

              
        
        

Planificar zonas horarias de la sesión        

        
        

Seleccione la zona horaria en la que aparecerá la hora de la sesión de formación en la lista de sesiones y en el calendario de formación.

        
        

Duración estimada        

        
        

Seleccione el tiempo que cree que durará la sesión de formación.

         
Nota                

La duración estimada se proporciona para su planificación. La sesión de formación no finaliza automáticamente tras la duración especificada.

         
        
    

Nota


    
  •       

    Si invita a un asistente a una sesión de formación, el asistente recibirá un mensaje de correo electrónico de invitación que incluye la hora de inicio de la sesión de formación y su duración estimada.

          

  •       

    Si invita a asistentes a una sesión de formación, sus mensajes de correo electrónico de invitación especifican la hora de inicio de la sesión de formación en la zona horaria que ha especificado. Sin embargo, si los asistentes residen en una zona horaria diferente, podrán ver la hora de inicio en sus zonas horarias, en la lista de sesiones de la página Sesiones en directo.

          

    
   

Planificación de la hora, frecuencia y duración de una sesión de formación

             
1    En la página Planificar sesión de formación o la página Editar sesión de formación planificada, desplazarse a Fecha y hora.
2    En las listas de Hora de inicio, seleccione cuándo desea que comience la sesión de formación.
3    Seleccione si permitirá a los asistentes unirse a la sesión de formación antes de la hora de inicio planificada. Si es así, seleccione el número de minutos en la lista.
4    Seleccione si los asistentes también pueden unirse antes a la audioconferencia.
5    En Frecuencia, seleccione una de las siguientes opciones:
  •       

    Clase de sesión única      

          
  •       

    Clase de sesión única periódica      

          
  •       

    Curso de varias sesiones      

          
  •       

    Planificación de sesiones irregulares      

          
6    Si planifica una Clase de sesión única periódica o un Curso de varias sesiones, realice lo siguiente:
  • Seleccione uno de los siguientes patrones de Repetición:
    •         

      Diaria: seleccione esta opción para que la sesión tenga lugar cada cierto número especificado de días o cada día de la semana.

              

    •         

      Semanal: marque la casilla de verificación de los días de la semana en los que tendrá lugar la sesión de formación.

              

    •         

      Mensual: seleccione esta opción para que la sesión tenga lugar en una fecha concreta (por ejemplo, el día 5 de cada mes) o un día concreto (por ejemplo, el segundo martes de cada mes), así como el patrón de repetición mensual (por ejemplo, 1 = cada mes, 2 = cada dos meses, etc.).

              

          
  • Seleccione la fecha de Finalización para que se produzca en una fecha seleccionada o después de un número especificado de sesiones.
7    Si elige una Planificación de sesiones irregulares, realice lo siguiente:
  • Seleccione la fecha para la primera sesión.
  • Seleccione Añadir otra sesión y la fecha para la segunda sesión, y repita estos pasos para las sesiones adicionales.
8    (Opcional) En la lista Zona horaria, seleccione una zona horaria distinta.       

En la lista Zona horaria, se selecciona de forma predeterminada la zona horaria que especificó en el perfil de usuario.

     
9    En las listas Duración estimada, seleccione la hora y los minutos por los que estima que durará la sesión de formación.
10    Si ha terminado de especificar opciones en las página Planificar sesión de formación o la página Editar sesión de formación planificada, seleccione Planificar o Actualizar, respectivamente.

Especificación de opciones de seguridad para una sesión de formación

         
1    En la página Planificar sesión de formación o la página Editar sesión de formación planificada, desplácese a Opciones de sesión > Editar opciones > Seguridad.
2    Marque Excluir la contraseña de los mensajes de correo electrónico que se han enviado a los asistentes.
3    Marque Requerir a los asistentes que inicien sesión con la autenticación de inicio de sesión único antes de unirse a esta sesión.
4    Marque Restringir el acceso a la sesión solo a asistentes invitados (se desactivarán las opciones de registro).
5    Marque Los asistentes deben tener una cuenta en este servicio para asistir a la sesión.
6    Seleccione Guardar.

Especificación de una página web de destino cuando termina la sesión

      
1    En la página Planificar formación o la página Editar sesión de formación planificada, desplácese a Opciones de sesión.
2    Introduzca una dirección de sitio web de destino (URL) en el cuadro Dirección de destino (URL) tras la sesión.
3    Seleccione Planificar o Actualizar.

Creación de un mensaje saludo para una sesión de formación planificada

         
1    En la página Planificar formación o la página Editar sesión de formación planificada, desplácese a Opciones de sesión.
2    Junto a Mensaje de saludo, seleccione Personalizar mensaje de saludo para la entrada de un asistente.
3    (Opcional) Marque Mostrar este mensaje cuando los asistentes entren en la sesión.
4    Escriba un mensaje o saludo en el cuadro Mensaje.       

Un mensaje o saludo puede contener un máximo de 4000 caracteres.

     
5    Seleccione Aceptar.
6    Seleccione Planificar o Actualizar.       
Nota             

Los asistentes pueden ver el mensaje o saludo en cualquier momento de la sesión de formación, seleccionando Mensaje de bienvenida del menú Sesión.

      
     

Uso de las plantillas de planificación

   

Al planificar una sesión de formación, puede guardar la configuración de las opciones de planificación como una plantilla para utilizarla en un futuro. Parte de la información de planificación varía de una sesión a otra y, por lo tanto, no puede importarse en una plantilla. Las siguientes opciones de planificación no pasan a la plantilla:

    
  •      

    Fecha, hora y frecuencia (excepto las opciones de duración, zona horaria y entrada antes que el organizador).

         

  •      

    Listas de asistentes y presentadores invitados (excepto el número estimado de asistentes y presentadores).

         

  •      

    Datos de registro de los asistentes registrados.

         

  •      

    Información y reserva del laboratorio de prácticas.

         

  •      

    Material del curso y pruebas.

          

    Cuando seleccione una plantilla, los campos de opción del planificador se completarán con los valores de la plantilla seleccionada. Cada plantilla puede actualizarse o guardarse como una nueva plantilla en el sitio web de Training Center.

         

   
       
1    En la página Planificar sesión de formación o la página Editar sesión de formación planificada, introduzca los datos en los campos de opción de planificación o cambie la configuración.
2    Seleccione Guardar como plantilla, en la parte inferior de la página.
3    Rellene el campo Nombre de plantilla o cambie el nombre si está modificando una plantilla existente.
4    Seleccione Guardar.       

La próxima vez que planifique una sesión, puede seleccionar la plantilla en la lista Configurar opciones mediante plantilla.

      

Para eliminar una plantilla, seleccione Mi WebEx > Mi perfil > Plantillas de planificación. Seleccione la plantilla y, a continuación, Eliminar.

     
 

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