Planificar una reunión en Microsoft Outlook para Mac

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Requisitos previos para planificar una reunión


Para planificar una reunión en línea usando la integración de WebEx con Microsoft Outlook y enviar invitaciones de la reunión, debe tener en cuenta lo siguiente:

  • La integración de WebEx con Outlook proporciona opciones básicas para planificar una reunión. Es posible que algunas opciones que aparecen en el sitio de WebEx no estén disponibles en la integración de WebEx con Outlook.

     

  • La integración de WebEx con Outlook no admite todas las opciones de repetición que están disponibles en Microsoft Outlook.

     

  • En cualquier invitación a una reunión que envíe con Microsoft Outlook, la hora de inicio de la reunión aparece en la zona horaria configurada en su computadora y, tal vez, no coincida con las preferencias de zona horaria configuradas en el sitio de WebEx.

     

Planificar una reunión de WebEx

         
1   Para planificar una reunión de WebEx, haga una de las siguientes acciones:
  • Seleccione el icono WebEx en la barra de menú de Mac, seleccione Planificar Reunión de WebEx.
  • Seleccione Nuevos elementos > Reunión o Cita o, desde el calendario de Microsoft Outlook, seleccione Nueva reunión o Nueva cita.
  • En Microsoft Outlook, seleccione Planificar reunión de WebEx desde el Menú de Cisco WebEx.
2   En la reunión o cita de Outlook, especifique la información general de la reunión:
  • Escriba un tema para la reunión en el cuadro Asunto.
  • En las listas Hora de inicio y Hora de finalización, especifique la hora de inicio y de finalización de la reunión, respectivamente.
  • (Opcional) Para especificar un patrón de repetición para la reunión, seleccione Repetición y luego seleccione las opciones de repetición. Para obtener información acerca de las diferencias en los patrones de repetición entre WebEx y Microsoft Outlook, consulte Limitaciones de los patrones de repetición en la integración de WebEx con Outlook.

  • (Opcional) Seleccione Buscador de salas o Planificación > Agregar salas para planificar una sala de TelePresence para permitir que los usuarios entren desde un dispositivo de TelePresence.

    Nota      

    Si su sitio y cuenta de WebEx admiten las videoconferencias de Meeting Center, cuando agregue la sala de TelePresence como recurso de salas, los invitados pueden seleccionar Entrar a la reunión directamente desde el dispositivo de TelePresence. Esta función también se conoce como un botón para pulsar (OBTP).

  • (Opcional) Especifique otras opciones disponibles en Microsoft Outlook, como una notificación de reunión.
3   Introduzca los nombres o las direcciones de correo electrónico de aquellos a los que invitará a la reunión en el cuadro Para.
Nota      

Si su sitio y cuenta de WebEx admiten las videoconferencias de Meeting Center, cuando planifica una reunión de WebEx, la invitación de la reunión incluye información que permite que los invitados entren desde sistemas y aplicaciones de vídeo.

4   Seleccione Cambiar ajustes para especificar los ajustes de la reunión de WebEx.
  • (Opcional) Seleccione la Plantilla de reunión  para utilizar para la reunión.
  • (Opcional) Introduzca una contraseña de reunión para los invitados de WebEx. Si su sitio exige el uso de una contraseña para la reunión, aparecerá un asterisco junto al cuadro.
  • (Opcional) Marque No incluir la contraseña de la invitación por correo electrónico para que su reunión sea más segura.
  • (Opcional) Seleccione cualquier organizador alternativo para la reunión desde la lista de invitados. Para obtener más información, consulte https://help.webex.com/docs/DOC-13352.
5   Seleccione Mostrar configuración avanzada para especificar los siguientes ajustes:
  • Seleccione el Tipo de reunión.
  • Seleccione la Conexión de audio.
  • Marque Requerir inscripción de invitados para elegir si los asistentes necesitan inscribirse antes de la reunión.
  • Marque Aceptar automáticamente todas las solicitudes de inscripción para aceptar todas las solicitudes de inscripción.
6   Seleccione Aceptar.
7   Seleccione Enviar para enviar las invitaciones de la reunión a las personas que invitó.

Planificar una reunión de solo audio o de conferencia personal

Si utiliza un proveedor de servicios de telefonía (TSP) de audio, puede planificar una reunión de solo audio.

         
1   Para planificar una reunión de conferencia personal, haga lo siguiente:
  • Seleccione el icono WebEx en la barra de menú de Mac, y seleccione Planificar reunión de conferencia personal o Reunión de solo audio.
  • Seleccione Nuevos elementos > Reunión o Cita o, desde el calendario de Microsoft Outlook, seleccione Nueva reunión o Nueva cita.
  • En Microsoft Outlook, seleccione Planificar reunión de conferencia personal o Reunión de solo audio desde el menú de Cisco WebEx.
2   En la reunión o cita de Outlook, especifique la información general de la reunión:
  • Escriba un tema para la reunión en el cuadro Asunto.
  • En las listas Hora de inicio y Hora de finalización, especifique la hora de inicio y de finalización de la reunión, respectivamente.
  • (Opcional) Para especificar un patrón de repetición para la reunión, seleccione Repetición y luego seleccione las opciones de repetición. Para obtener información acerca de las diferencias en los patrones de repetición entre WebEx y Microsoft Outlook, consulte Limitaciones de los patrones de repetición en la integración de WebEx con Outlook.

  • (Opcional) Especifique otras opciones disponibles en Microsoft Outlook, como una notificación de reunión.
3   Introduzca los nombres o las direcciones de correo electrónico en el cuadro Para para invitar personas a la reunión.
4   Seleccione Cambiar ajustes para especificar los ajustes  conferencia personal para lo siguiente.
  • (Opcional) Introduzca una contraseña de reunión para los invitados de WebEx. Si su sitio exige el uso de una contraseña para la reunión, aparecerá un asterisco junto al cuadro.
  • (Opcional) Marque No incluir la contraseña de la invitación por correo electrónico para que su reunión sea más segura.
  • (Opcional) Seleccione cualquier organizador alternativo para la reunión desde la lista de invitados. Para obtener más información, consulte https://help.webex.com/docs/DOC-13352.
5   Seleccione Mostrar configuración avanzada para especificar los siguientes ajustes:
  • Seleccione el Tipo de reunión.
  • Seleccione la Conexión de audio.
  • Marque Requerir inscripción de invitados para elegir si los asistentes necesitan inscribirse antes de la reunión.
  • Marque Aceptar automáticamente todas las solicitudes de inscripción para aceptar todas las solicitudes de inscripción.
6   Seleccione Aceptar.
7   Seleccione Enviar para enviar las invitaciones de la reunión a las personas que invitó.

Planificar una reunión de WebEx y TelePresence

  
          
1   Para planificar una reunión de WebEx y TelePresence, realice una de las siguientes acciones:
  • Seleccione Nuevos elementos > Reunión o Cita o, desde el calendario de Microsoft Outlook, seleccione Nueva reunión o Nueva cita.
  • En Microsoft Outlook, seleccione Planificar reunión de WebEx y TelePresence desde el menú de Cisco WebEx.
    Nota      

    Deberá introducir la configuración de TelePresence y WebEx antes de especificar la información general de la reunión.

  • Seleccione el icono WebEx en la barra de menú de Mac, y seleccione Planificar reunión de WebEx y TelePresence.
    Nota      

    Deberá introducir la configuración de TelePresence y WebEx antes de especificar la información general de la reunión.

2   En la reunión o cita de Outlook, especifique la información general de la reunión:
  • Escriba un tema para la reunión en el cuadro Asunto.
  • En las listas Hora de inicio y Hora de finalización, especifique la hora de inicio y de finalización de la reunión, respectivamente.
  • (Opcional) Para especificar un patrón de repetición para la reunión, seleccione Repetición y luego seleccione las opciones de repetición. Para obtener información acerca de las diferencias en los patrones de repetición entre WebEx y Microsoft Outlook, consulte Limitaciones de los patrones de repetición en la integración de WebEx con Outlook.

  • (Opcional) Especifique otras opciones disponibles en Microsoft Outlook, como una notificación de reunión.
3   Introduzca los nombres o las direcciones de correo electrónico de aquellos a los que invitará a la reunión en el cuadro Para.
Nota      

Si seleccionó Cita para planificar su reunión, seleccione Invitar asistentes para ver el cuadro Para.

4   Seleccione Agregar WebEx y TelePresence desde el menú Agregar reunión de WebEx.
5   En el cuadro de diálogo WebEx y TelePresence, especifique las opciones de WebEx para su reunión:
  1. (Opcional) Introduzca una contraseña de reunión para los invitados de WebEx. Si su sitio exige el uso de una contraseña para la reunión, aparecerá un asterisco junto al cuadro.      
    Nota             

    La contraseña de una reunión de WebEx es diferente al PIN que puede especificar para una reunión de TelePresence.

          
         
  2. (Opcional) Marque No incluir la contraseña de la invitación por correo electrónico para que su reunión sea más segura.
  3. (Opcional) Seleccione cualquier organizador alternativo para la reunión desde la lista de invitados. Un organizador alternativo es alguien con permiso para iniciar y organizar la reunión cuando usted no puede asistir a ella. Para obtener más información, consulte https://help.webex.com/docs/DOC-13352.
  4. Seleccione (opcional) Configuración avanzada de WebEx para especificar detalles lo siguiente:
    • Elija el Tipo de reunión.

       

    • Elija la Conexión de audio.

       

    • Marque Requerir inscripción de invitados para elegir si los asistentes necesitan inscribirse antes de la reunión.

       

    • Marque Aceptar automáticamente todas las solicitudes de inscripción para aceptar todas las solicitudes de inscripción.

       

6   En el cuadro de diálogo WebEx y TelePresence, especifique las opciones de TelePresence para su reunión:
  1. Introduzca la Sala de TelePresence para usar para su reunión

    Los sistemas que seleccione se agregarán a los cuadros Para y Ubicación en la ventana de la reunión.

  2. (Opcional) Introduzca la cantidad de participantes adicionales de llamada entrante de vídeo que pueden llamar a la reunión en Agregar participantes de llamada entrante de vídeo.     
    Nota      

    Esta opción le permite reservar capacidad para que entren más personas con sistemas de videoconferencias personales, como los de la serie EX de Cisco TelePresence y otros dispositivos que ejecuten aplicaciones de vídeo de Cisco Jabber. La cantidad que introduzca no incluye los sistemas de TelePresence que agregue en los cuadros Para y Ubicación. Debe conocer la cantidad recomendada para su sitio y no exceder ese límite recomendado.

               
  3. (Opcional) Seleccione Configuración avanzada de TelePresence para especificar los siguientes detalles:
    • PIN de la reunión: Crear una contraseña numérica para evitar que una persona cualquiera pueda llamar a la reunión de TelePresence. El PIN se incluye en la invitación por correo electrónico.

       

    • Código de facturación: Introduzca el código de facturación de esta reunión si todavía el administrador no ha especificado uno.

       

    • Tipo de conexión de la reunión: Seleccione la conexión para usar, como un botón para entrar.

       

    • Agregar conexión de llamada entrante: Seleccione + para agregar una conexión de llamada entrante, seleccione Vídeo o Audio para el tipo de conexión, y luego especifique la cantidad de personas que pueden llamar mediante el tipo de conexión seleccionado. Técnicamente, esta cantidad se refiere a la cantidad de dispositivos; si cuatro personas entran a la reunión con un único dispositivo, cuenta como uno.

       

    • Agregar conexión de llamada saliente: Seleccione + para agregar una conexión de llamada saliente, seleccione Audio SIP, Vídeo SIP, Audio IP, Vídeo IP o Audio ISDN para el tipo de conexión, y luego introduzca la información de contacto de los invitados. Sus dispositivos se conectan automáticamente a la hora de inicio planificada.

       

7   Seleccione Aceptar.
8   Seleccione Enviar para enviar las invitaciones de la reunión a las personas que invitó.

Planificar reunión de sala personal

Cuando planifica una reunión de sala personal, la reunión se lleva a cabo en su sala personal, y el enlace para entrar a la reunión es la URL de su sala personal.

      
1   Para planificar una reunión de sala personal, realice una de las siguientes acciones:
  • En Microsoft Outlook, seleccione Planificar reunión de sala personal desde el menú de Cisco WebEx.
  • Seleccione el icono WebEx en la barra de menú de Mac, y seleccione Planificar reunión de sala personal.
  • Seleccione Nuevos elementos > Reunión o Cita o, desde el calendario de Microsoft Outlook, seleccione Nueva reunión o Nueva cita y seleccione Agregar sala personal desde el menú Agregar reunión de WebEx.
Nota      

Si su sitio y cuenta de WebEx admiten las videoconferencias de Meeting Center, cuando planifique una reunión de sala personal, la invitación a la reunión incluirá información que permitirá que los participantes entren desde sistemas y aplicaciones de vídeo.

2   Realice los pasos siguientes para especificar la información general de la reunión:
  • Escriba un tema para la reunión en el cuadro Asunto.
  • En las listas Hora de inicio y Hora de finalización, especifique la hora de inicio y de finalización de la reunión, respectivamente.
  • (Opcional) Para especificar un patrón de repetición para la reunión, seleccione Repetición y luego seleccione las opciones de repetición. Para obtener información acerca de las diferencias en los patrones de repetición entre WebEx y Microsoft Outlook, consulte Limitaciones de los patrones de repetición en la integración de WebEx con Outlook.

  • (Opcional) Seleccione Salas o Asistente de planificación > Agregar salas para planificar una sala de TelePresence y permitir que los usuarios entren desde un dispositivo de TelePresence.

    Nota      

    Si su sitio y cuenta de WebEx admiten las videoconferencias de Meeting Center, cuando agregue la sala de TelePresence como recurso de salas, los invitados pueden seleccionar Entrar a la reunión directamente desde el dispositivo de TelePresence. Esta función también se conoce como un botón para pulsar (OBTP).

  • (Opcional) Especifique otras opciones disponibles en Microsoft Outlook, como una notificación de reunión.
3   Introduzca los nombres o las direcciones de correo electrónico de aquellos a los que invitará a la reunión en el cuadro Para.
Nota      

Si seleccionó Cita para planificar su reunión, seleccione Invitar asistentes para ver el cuadro Para.

4   Seleccione Enviar para enviar las invitaciones de la reunión a las personas que invitó.

Editar una reunión planificada

 

Cuando planifica una reunión mediante la Integración de WebEx con Outlook, puede utilizar Outlook para editarla en cualquier momento. Por ejemplo, puede cambiar la hora de inicio, especificar una nueva contraseña, elegir una conexión de audio diferente, etc.

   

Cuando edita una reunión planificada, la integración con Outlook envía una invitación actualizada a la reunión a todos aquellos asistentes invitados a la reunión y actualiza la información de la reunión en su sitio de WebEx.

   

Nota


   

Si vuelve a planificar una única instancia de una reunión recurrente de WebEx con Microsoft Outlook, los cambios aparecen solo en el sitio de WebEx.

   
  
     
1   En el calendario de Microsoft Outlook, abra el elemento de la reunión planificada.
2   Puede cambiar cualquiera de las siguientes acciones:
  • Para cambiar la configuración de una reunión de WebEx, seleccione Cambiar configuración.
  • Para agregar o modificar un patrón de repetición, seleccione Repetición.     
  • Para editar el texto del mensaje de invitación a la reunión por correo electrónico, vaya a la ventana Cita.
3   Realice una de las acciones siguientes, según corresponda:
  • Para enviar la invitación a la reunión actualizada a los asistentes invitados y guardar la reunión actualizada en el calendario de Outlook, seleccione Enviar actualización.

  • Para guardar la reunión actualizada en el calendario de Outlook, seleccione Guardar y cerrar.

Cancelar una reunión planificada

Si planifica una reunión desde la integración con Outlook, puede cancelar la reunión en Outlook.

Puede usar el botón Cancelar reunión de WebEx, Cancelar reunión de sala personal o Cancelar reunión de conferencia personal en la barra de herramientas de WebEx en Outlook para cancelar y eliminar la información de WebEx de la reunión o cita de Outlook. Puede hacerlo si está cambiando el tipo de reunión de WebEx; por ejemplo, si originalmente planificó una reunión de WebEx y desea cambiarla a una reunión de sala personal.


Nota


   
  • Si cancela una reunión de WebEx mediante su sitio de WebEx, los cambios no aparecerán en Microsoft Outlook. Por ejemplo, si cancela la reunión en su sitio, la reunión no se cancela en su calendario de Outlook. Por lo tanto, recomendamos que utilice solo Outlook para cancelar una reunión. No se puede editar una reunión en el sitio de WebEx que se planificó usando Outlook.

     

  • Si cancela una única instancia de una reunión recurrente de WebEx con Microsoft Outlook, los cambios aparecen solo en el sitio de WebEx.

     

  • Si guarda la reunión o cita después de utilizar uno de estos botones de cancelación, y no agregó otra reunión de WebEx, reunión de sala personal o reunión de conferencia personal, se convierte en una reunión regular de Microsoft Outlook sin información de WebEx.

     

   

También puede cancelar una reunión desde el calendario de Microsoft Outlook, como se describe a continuación.

      
1   En el calendario de Microsoft Outlook, abra el elemento de la reunión planificada.
2   Seleccione Cancelar.
3   Seleccione en el mensaje de confirmación.
4   Seleccione Enviar cancelación.

Limitaciones de los patrones de repetición en la integración de WebEx con Outlook

La siguiente tabla muestra las diferencias entre los patrones de repetición de Microsoft Outlook y WebEx.

                   
Tabla 1 Reuniones de WebEx
      

Tipo      

      
      

Opción de Outlook      

      
      

Convertido a la opción de reunión de WebEx      

      
      

Semanal      

      
      

Cada [X] semanas el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado]      

      

Para los eventos de Event Center y las sesiones de capacitación de Training Center:

Cada semana el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado]

Si planifica una reunión que se repite cada X semanas, donde X es mayor que 1, en Microsoft Outlook, la reunión se planifica en Outlook según lo especificado, pero aparece como una reunión semanal en su sitio de WebEx.

El inicio de semana siempre comienza con el valor predeterminado en el día domingo. La personalización no es compatible. Por lo tanto, si cambia el inicio de semana a un día diferente, el inicio de semana no se sincroniza con el sitio de WebEx.

      

Mensual      

      

El [primer, segundo, tercer, cuarto, último] día no admitido de cada mes

      

No admitido      

                   
      

El [primer, segundo, tercer, cuarto, último] día laboral o de fin de semana      

      
      

No admitido      

      
      

Anualmente      

      
                   

[primer, segundo, tercer, cuarto, último] [día, día laboral, día de fin de semana] de [enero....diciembre]      

      
                   

No admitido.      

      
                               
Tabla 2 Reuniones de conferencia personal de WebEx
      

Tipo      

      
      

Opción de Outlook      

      
      

Conversión a la opción de reunión de conferencia personal WebEx

      
      

Mensual             

      
      

Día [X] de cada [y] mes

      

Día [X] de cada mes.

El [primer, segundo, tercer, cuarto, último] día laboral o de fin de semana

No admitido      

      

Anualmente

      

Cada [1,… 31] de [enero… diciembre]

      

No admitido      

                   
      

[primer, segundo, tercer, cuarto, último] [día, día laboral, día de fin de semana] de [enero....diciembre]      

      
      

No admitido      

      

[primer, segundo, tercer, cuarto, último] [Domingo, no admitido. [Lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado] de [enero.... diciembre]

No admitido      

Fecha de finalización

             

Sin fecha de finalización.

Si el periodo de tiempo es mayor de un año, se convierte a un año.

Finalizar después de [x] repeticiones.

Si el periodo de tiempo es mayor de un año, se convierte a un año.

                   

Finalizar el [ingresar fecha]

      
                   

Si el periodo de tiempo es mayor de un año, se convierte a un año.

      

 


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