Planificar una reunión en Microsoft Outlook para Windows (WBS30)

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Descripción general de Planificar una reunión

Para planificar una reunión en línea usando Integración de WebEx en Outlook y enviar invitaciones a la reunión, debe tener en cuenta lo siguiente:

  • La integración de WebEx con Outlook proporciona opciones básicas para planificar una reunión. Es posible que algunas opciones que aparecen en el sitio de WebEx no estén disponibles en la integración de WebEx con Outlook.

     

  • La integración de WebEx con Outlook no admite todas las opciones de repetición que están disponibles en Microsoft Outlook.

     

  • En cualquier invitación a una reunión que envíe desde Microsoft Outlook, la hora de inicio de la reunión aparece en la zona horaria configurada en su computadora, y es posible que no coincida con las preferencias de zona horaria establecidas en el sitio de WebEx.

     

Planificar una reunión de WebEx

             
1    Realice una de las acciones siguientes en Microsoft Outlook:
  • Seleccione Planificar una reunión en la barra de herramientas de Outlook.
  • Seleccione Nuevos elementos > Reunión o Cita o, desde el calendario de Outlook, seleccione Nueva reunión o Nueva cita.
 
Nota      

Si su sitio de WebEx admite la nube de Salas de reuniones de colaboración (CMR), cuando planifique una reunión de WebEx, también será una reunión de CMR, e incluirá información que permitirá que los participantes entren desde sistemas y aplicaciones de videoconferencias.

2    Realice los pasos siguientes para especificar la información general de la reunión:
  • Escriba un tema para la reunión en el cuadro Asunto.
  • En las listas Hora de inicio y Hora de finalización, especifique la hora de inicio y de finalización de la reunión, respectivamente.
  • (Opcional) Para especificar un patrón de repetición para la reunión, seleccione Repetición y luego seleccione las opciones de repetición. Para obtener información acerca de las diferencias entre los patrones de repetición de WebEx y Microsoft Outlook, consulte Limitación de patrones de repetición para la integración de WebEx con Outlook.

  • (Opcional) Seleccione Salas o Asistente de planificación > Agregar salas para planificar una sala de TelePresence y permitir que los usuarios entren desde un dispositivo de TelePresence.

  • (Opcional) Especifique otras opciones disponibles en Microsoft Outlook, como una notificación de reunión.
3    Introduzca los nombres o las direcciones de correo electrónico de aquellos a los que invitará a la reunión en el cuadro Para.
Nota      

Si seleccionó Cita para planificar la reunión, seleccione Asistente de planificación para ver el cuadro Para.

4    Seleccione Agregar reunión de WebEx. Aparecerá el panel Opciones de la reunión.
5    (Opcional) En la sección Información de la reunión, puede realizar cambios en las opciones generales de la reunión.
6    (Opcional) Seleccione la ficha Audio y seguimiento para elegir el tipo de conexión de audio y otras opciones relacionadas.
7    (Opcional) Seleccione la ficha Inscripción para elegir si los asistentes deben inscribirse antes de la reunión.
8    (Opcional) Seleccione la ficha Recursos para especificar las siguientes opciones:
  • Seleccione una ficha Información de la reunión diferente para mostrar en la ventana de la reunión.
  • Seleccione uno o más asistentes de la reunión para que sean organizadores alternativos de la reunión. Un organizador alternativo es alguien con permiso para iniciar y organizar la reunión cuando usted no puede asistir a ella. Para obtener más información, consulte https://help.webex.com/docs/DOC-10607.
  • Especifique una presentación para cargar de manera que se reproduzca automáticamente para los asistentes antes de entrar a la reunión.
9    Seleccione Aceptar.
10    Seleccione Enviar para enviarle las invitaciones a la reunión a las personas que invitó.

Planificar reunión de sala personal

Cuando planifica una reunión de sala personal, la reunión se lleva a cabo en su sala personal, y el enlace para entrar a la reunión es la URL de su sala personal.

       
1    Para iniciar una reunión de sala personal, realice una de las siguientes acciones:
  • Seleccione Nuevos elementos > Reunión o Cita o, desde el calendario de Outlook, seleccione Nueva reunión o Nueva cita. Cuando se abra la ventana de la reunión o cita, seleccione Agregar sala personal.
  • Seleccione Planificar una reunión > Planificar una reunión de sala personal.
 
Nota      

Si su sitio de WebEx admite la nube de Salas de reuniones de colaboración (CMR), cuando planifique una reunión de WebEx, también será una reunión de CMR, e incluirá información que permitirá que los participantes entren desde sistemas y aplicaciones de videoconferencias.

2    Realice los pasos siguientes para especificar la información general de la reunión:
  • Escriba un tema para la reunión en el cuadro Asunto.
  • En las listas Hora de inicio y Hora de finalización, especifique la hora de inicio y de finalización de la reunión, respectivamente.
  • (Opcional) Para especificar un patrón de repetición para la reunión, seleccione Repetición y luego seleccione las opciones de repetición. Para obtener información acerca de las diferencias entre los patrones de repetición de WebEx y Microsoft Outlook, consulte Limitación de patrones de repetición para la integración de WebEx con Outlook.

  • (Opcional) Seleccione Agregar sala para planificar una sala de TelePresence como un recurso de salas y permitir que los usuarios entren desde un dispositivo de TelePresence.

  • (Opcional) Especifique otras opciones disponibles en Microsoft Outlook, como una notificación de reunión.
3    Introduzca los nombres o las direcciones de correo electrónico de aquellos a los que invitará a la reunión en el cuadro Para.
Nota      

Si seleccionó Cita para planificar la reunión, seleccione Asistente de planificación para ver el cuadro Para.

4    Seleccione Enviar para enviarle las invitaciones a la reunión a las personas que invitó.

Configurar una reunión de conferencia personal

          
1    Realice una de las acciones siguientes en Microsoft Outlook:
  • Seleccione Planificar una reunión en la barra de herramientas de WebEx.
  • Seleccione Nuevos elementos > Reunión o Cita o, desde el calendario de Outlook, seleccione Nueva reunión o Nueva cita. Cuando se abra la ventana de la reunión o cita, seleccione Agregar sala personal.
2    Seleccione Agregar reunión de conferencia personal en la barra de herramientas de WebEx.
3    Realice los pasos siguientes para especificar la información general de la reunión:
  • Escriba un tema para la reunión en el cuadro Asunto.
  • En las listas Hora de inicio y Hora de finalización, especifique la hora de inicio y de finalización de la reunión, respectivamente.
  • (Opcional) Para especificar un patrón de repetición para la reunión, seleccione Repetición y luego seleccione las opciones de repetición. Para obtener información acerca de las diferencias entre los patrones de repetición de WebEx y Microsoft Outlook, consulte Limitación de patrones de repetición para la integración de WebEx con Outlook.

  • (Opcional) Especifique otras opciones disponibles en Microsoft Outlook, como una notificación de reunión.
4    Introduzca los nombres o las direcciones de correo electrónico en el cuadro Para para invitar personas a la reunión.     
Nota      

Si seleccionó Cita para planificar la reunión, seleccione Asistente de planificación para ver el cuadro Para.

          
5    Si aparece la pestaña Cuenta de la ventana de diálogo Configuración de WebEx, escriba la información necesaria y, a continuación, seleccione Aceptar.     

Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración de WebEx. Si está planificando la reunión para otro organizador, el mensaje “;Está planificando para [nombre del organizador],”; indica eso en el cuadro de diálogo Configuración de WebEx.

     
6    Especifique la configuración de la reunión de WebEx y, seguidamente, seleccione Aceptar. Para obtener más detalles, consulte Configuración de las Herramientas de productividad de WebEx.
7    Seleccione Enviar para enviarle las invitaciones a la reunión a las personas que invitó.

Editar una reunión planificada

  

Cuando planifica una reunión con la Integración de WebEx con Outlook, puede utilizar Outlook para editarla en cualquier momento. Por ejemplo, puede cambiar la hora de inicio, especificar una nueva contraseña, elegir una opción de conexión de audio diferente, etc.

    

Cuando edita una reunión planificada, la integración con Outlook envía una invitación a la reunión actualizada a todos aquellos asistentes invitados a la reunión y actualiza la información de la reunión en su sitio de WebEx.

    

Nota


    

Si vuelve a planificar una única frecuencia de una reunión recurrente de WebEx con Microsoft Outlook, los cambios aparecen solo en el sitio de WebEx.

    
   
      
1    En el calendario de Microsoft Outlook, abra el elemento de la reunión planificada.
2    Para editar la información de la reunión o cambiar las opciones de la barra de herramientas o de la ficha Cita, realice lo siguiente:          
  • Para cambiar la configuración de una reunión de WebEx, seleccione Cambiar configuración.

     

  • Para agregar o modificar un patrón de repetición, seleccione Repetición.      

     

  • Para editar el texto del mensaje de invitación a la reunión por correo electrónico, vaya a la ficha Cita.

     

     
3    Realice una de las acciones siguientes, según corresponda:
  • Para enviar la invitación a la reunión actualizada a los asistentes invitados y guardar la reunión actualizada en el calendario de Outlook, seleccione Enviar actualización.

  • Para guardar la reunión actualizada en el calendario de Outlook, seleccione Guardar y cerrar.

Cancelar una reunión planificada

Si planifica una reunión desde la integración con Outlook, puede cancelar la reunión en Outlook.

Puede usar el botón Cancelar reunión de WebEx, Cancelar reunión de sala personal o Cancelar reunión de conferencia personal en la barra de herramientas de WebEx en Outlook para cancelar y eliminar la información de WebEx de la reunión o cita de Outlook. Es posible que desee hacer esto si está cambiando el tipo de reunión de WebEx, por ejemplo, si originalmente planificó una reunión de WebEx y desea cambiarla a una reunión de sala personal.


Nota


    
  • Si cancela una reunión de WebEx mediante su sitio de WebEx, los cambios no aparecerán en Microsoft Outlook. Por ejemplo, si cancela la reunión en su sitio, la reunión no se cancela en su calendario de Outlook. Por lo tanto, recomendamos que utilice solo Outlook para cancelar una reunión. No se puede editar una reunión en el sitio de WebEx que se planificó usando Outlook.

     

  • Si cancela una única frecuencia de una reunión recurrente de WebEx con Microsoft Outlook, los cambios aparecen solo en el sitio de WebEx.

     

  • Si guarda la reunión o cita después de usar uno de estos botones de cancelación y no agregó otra reunión de WebEx, reunión de sala personal o reunión de conferencia personal, se convertirá en una reunión común de Microsoft Outlook sin información de WebEx.

     

    

También puede cancelar una reunión desde el calendario de Microsoft Outlook como se describe a continuación.

       
1    En el calendario de Microsoft Outlook, abra el elemento de la reunión planificada.
2    Seleccione Cancelar reunión.
3    Haga clic en en el mensaje de confirmación.
4    Seleccione Enviar cancelación.

Limitación de los patrones de repetición para la integración de WebEx con Outlook

La siguiente tabla muestra las diferencias entre los patrones de repetición de WebEx y Microsoft Outlook.

 
                    
Tabla 1 Reuniones de WebEx
       

Tipo       

       
       

Opción de Outlook       

       
       

Convertido a la opción de reunión de WebEx       

       
       

Semanales       

       
       

Cada [X] semanas el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado]       

       

Para los eventos de Event Center y las sesiones de capacitación de Training Center:

Cada semana el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado]

Si planifica una reunión que se repite cada X semanas, donde X es mayor que 1, en Microsoft Outlook, la reunión se planifica en Outlook según lo especificado, pero aparece como una reunión semanal en su sitio de WebEx.

El inicio de semana siempre comienza con el valor predeterminado en el día domingo. La personalización no es compatible. Por lo tanto, si cambia el inicio de semana a un día diferente, el inicio de semana no se sincroniza con el sitio de WebEx.

       

Mensuales       

       

El [primer, segundo, tercer, cuarto, último] día no compatible de cada mes

       

No admitido       

                    
       

El [primer, segundo, tercer, cuarto, último] día laboral o de fin de semana       

       
       

No admitido       

       
       

Anualmente       

       
                    

[primer, segundo, tercer, cuarto, último] [día, día laboral, día de fin de semana] de [enero....diciembre]       

       
                    

No admitido.       

       
 
                                
Tabla 2 Reuniones de conferencia personal de WebEx
       

Tipo       

       
       

Opción de Outlook       

       
       

Conversión a la opción de reunión de conferencia personal WebEx

       
       

Mensuales              

       
       

Día [X] de cada [y] mes

       

Día [X] de cada mes.

El [primer, segundo, tercer, cuarto, último] día laboral o de fin de semana

No admitido       

       

Anualmente

       

Cada [1,… 31] de [enero… diciembre]

       

No admitido       

                    
       

[primer, segundo, tercer, cuarto, último] [día, día laboral, día de fin de semana] de [enero....diciembre]       

       
       

No admitido       

       

[primer, segundo, tercer, cuarto, último] [Domingo, no compatible. lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado] de [enero.... diciembre]

No admitido       

Fecha de finalización

              

Sin fecha de finalización.

Si el periodo de tiempo es mayor de un año, se convierte a un año.

Finalizar después de [x] repeticiones.

Si el periodo de tiempo es mayor de un año, se convierte a un año.

                    

Finalizar el [ingresar fecha]

       
                    

Si el periodo de tiempo es mayor de un año, se convierte a un año.

       
 

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