Agregar organizadores alternativos para reuniones planificadas o de salas personales

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Organizadores alternativos

Si no puede asistir a una de sus reuniones planificadas o de sala personal, un organizador alternativo puede asumir la función del organizador por usted. Un organizador alternativo es alguien con permiso para organizar sus reuniones planificadas o de sala personal cuando usted no puede organizarlas. Puede designar uno o varios organizadores alternativos para una única reunión o para una serie de reuniones recurrentes.

El organizador alternativo puede iniciar, administrar y grabar la reunión. Si un organizador alternativo graba la reunión, aparece en la lista de grabaciones. Recibirá un mensaje de correo electrónico con el enlace a la grabación cuando esté disponible.


Nota


 

Un organizador alternativo puede iniciar una reunión desde un sistema de Cisco TelePresence u otros sistemas de vídeo.

  

Cuando especifique los organizadores alternativos desde su sitio de WebEx, según la configuración de su sitio, tiene dos opciones:

  • Puede permitir que todos los usuarios que tienen una cuenta de organizador en su sitio sean organizadores alternativos. Esta opción no está disponible para las Herramientas de productividad de WebEx y Microsoft Outlook.

     

  • Puede especificar los organizadores alternativos al introducir sus direcciones de correo electrónico. Con las Herramientas de productividad de WebEx y Microsoft Outlook, puede seleccionar organizadores alternativos desde la lista de asistentes.

     


    Nota


    Los administradores del sitio configuran estas opciones. Un administrador del sitio puede deshabilitar ambas opciones o deshabilitar la opción que permite que todos los usuarios con una cuenta de organizador sean organizadores alternativos.


Puede convertir a alguien en organizador alternativo solo si esa persona tiene una cuenta de organizador en su sitio de WebEx. WebEx utiliza los siguientes métodos para notificarle a cada participante que lo especificó como organizador alternativo:

  • Un mensaje en la página de recepción de la sala personal le comunica al participante que será un organizador alternativo para la reunión.

     

  • La invitación por correo electrónico para cada organizador alternativo especificado les informará que son un organizador alternativo de la reunión.

     

Si un organizador alternativo entra a la reunión antes que usted, la reunión se iniciará automáticamente y ese organizador alternativo asume la función de organizador. Los organizadores alternativos que entran después del primer organizador alternativo no se convertirán automáticamente en el organizador. Si usted entra a la reunión en curso más tarde, WebEx automáticamente le otorga la función de organizador.

Agregar organizadores alternativos en su sitio de WebEx

           
1    Inicie sesión en su sitio de WebEx y vaya a Organizar una reunión > Planificar una reunión.  

Verá dos planificadores disponibles:

  
  • Planificador rápido > Planificar una reunión.
  • Planificador avanzado > Invitar asistentes.
2    (Opcional) Marque la casilla Permitir que cualquier persona con una cuenta de organizador en este sitio organice mi reunión, y vaya al Paso 7.
3    Si prefiere tener más control sobre quién puede organizar sus reuniones, vaya al Paso 4.
4    En sitios de WebEx WBS32, introduzca las direcciones de correo electrónico de los asistentes en el cuadro de Asistentes, presione Intro y haga clic en para cada persona que quiera definir como organizador alternativo; luego, vaya al Paso 7. En otros sitios de WebEx, seleccione Utilizar libreta de direcciones (Planificador rápido) o Seleccionar asistentes (Planificador avanzado).
5    En el cuadro de diálogo Seleccionar asistentes, seleccione la fuente desde la que seleccionará a los asistentes (por ejemplo, Contactos personales).
6    Seleccione sus contactos y luego elija Organizador alternativo.  

Los contactos especificados aparecen en la lista de la derecha, en la categoría Organizador alternativo.

  
7    Selecione Aceptar.
8    Revise los detalles de su reunión y luego seleccione Iniciar o Planificar reunión.

Agregar organizadores alternativos para reuniones de salas personales


Nota


Si alguien está esperando en la recepción de su sala personal como organizador alternativo, ocurre una de las siguientes situaciones:

  • Si el organizador alternativo está conectado, la reunión se iniciará automáticamente en su sala personal, si no tiene una reunión de sala personal en curso.

     

  • Si el organizador alternativo no inició sesión, recibirá un mensaje para que inicie sesión antes de comenzar la reunión.

     


        
1    Seleccione Mi WebEx > Preferencias > Mi sala personal.
2    Marque la casilla Permitir a otras personas que organicen mis reuniones de sala personal sin mí.
3    Seleccione una de las siguientes opciones:
  • Permitir a cualquiera que tenga una cuenta en este sitio que sea organizador alternativo para mis reuniones de Sala personal

     

  • Permitirme elegir organizadores alternativos para mis reuniones de Sala personal

     

Esta configuración se aplica a todas las reuniones de la sala personal (reuniones instantáneas y planificadas).

4    Si optó por seleccionar organizadores alternativos en el Paso 3, introduzca sus direcciones de correo electrónico (separadas por comas).
5    Seleccione Guardar.

Agregar organizadores alternativos en Microsoft Outlook para Windows

Antes de comenzar

Asegúrese de que están instaladas las Herramientas de productividad de WebEx.

          
1    Utilice el método preferido para planificar una reunión con Microsoft Outlook:
  • En la barra de herramientas de WebEx en Microsoft Outlook, seleccione Planificar reunión > Planificar reunión de WebEx y Telepresence.

     

  • En la barra de herramientas de Microsoft Outlook (vista de Correo), seleccione Nuevos elementos > Reunión o Cita.

     

  • En la barra de herramientas de Microsoft Outlook (vista de Calendario), seleccione Nueva reunión o Nueva cita.

     

2    Agregar asistentes para la reunión.
3    En la barra de herramientas de WebEx para la invitación a la reunión, seleccione Añadir reunión WebEx.

Puede saltear este paso si selecciona Planificar reunión > Planificar reunión de WebEx y TelePresence en el paso 1.

4    Si el cuadro de diálogo Configuración de WebEx no está abierto, seleccione Cambiar configuración en la barra de herramientas de WebEx para abrirlo.
5    En el cuadro de diálogo Configuración de WebEx, seleccione la ficha Recursos.
6    En la sección organizador alternativo , marque las casillas de verificación correspondientes a los asistentes de la reunión que desea establecer como organizadores alternativos.
7    Selecione Aceptar.

Agregar organizadores alternativos en Microsoft Outlook para Windows (Reuniones de WebEx y TelePresence)

Siga este procedimiento solo si su sitio WebEx y su cuenta están habilitados para Salas de reuniones de colaboración (CMR) híbridas.

Antes de comenzar

Asegúrese de que están instaladas las Herramientas de productividad de WebEx.

        
1    Utilice el método preferido para planificar una reunión con Microsoft Outlook:
  • En la barra de herramientas de WebEx en Microsoft Outlook, seleccione Planificar reunión > Planificar reunión de WebEx y Telepresence.

     

  • En la barra de herramientas de Microsoft Outlook (vista de Correo), seleccione Nuevos elementos > Reunión o Cita.

     

  • En la barra de herramientas de Microsoft Outlook (vista de Calendario), seleccione Nueva reunión o Nueva cita.

     

2    Agregar asistentes para la reunión.
3    En la barra de herramientas de WebEx para la invitación a la reunión, seleccione Añadir WebEx y TelePresence.

Puede saltear este paso si selecciona Planificar reunión > Planificar reunión de WebEx y TelePresence en el paso 1.

4    En el cuadro de diálogo Opciones de la reunión , en Seleccionar organizador alternativo, marque las casillas de verificación correspondientes para los asistentes que desea especificar como organizadores alternativos.
5    Selecione Aceptar.

Agregar organizadores alternativos en Microsoft Outlook para Mac

Antes de comenzar

Asegúrese de que están instaladas las Herramientas de productividad de WebEx.

         
1    Utilice el método preferido para planificar una reunión con Microsoft Outlook:
  • En la barra de herramientas de WebEx en Microsoft Outlook, seleccione Planificar reunión > Planificar reunión de WebEx y Telepresence.

     

  • En la barra de herramientas de Microsoft Outlook (vista de Correo), seleccione Nuevos elementos > Reunión o Cita.

     

  • En la barra de herramientas de Microsoft Outlook (vista de Calendario), seleccione Nueva reunión o Nueva cita.

     

2    Agregar asistentes para la reunión.
3    En la invitación a la reunión, seleccione Añadir WebEx.

Puede saltear este paso si selecciona Planificar reunión > Planificar reunión de WebEx y TelePresence en el paso 1.

4    En el cuadro de diálogo Configuración de WebEx, seleccione Cambiar configuración.
5    En la sección Organizador alternativo, marque las casillas de verificación correspondientes a los asistentes de la reunión que desea especificar como organizadores alternativos.
6    Selecione Aceptar.

Agregar organizadores alternativos en Microsoft Outlook para Mac (Reuniones de WebEx y TelePresence)

Utilice este procedimiento solo si su sitio de WebEx y su cuenta están habilitadas para CMR híbrida.

Antes de comenzar

Asegúrese de que las herramientas de productividad de Cisco está instalado.

         
1    Utilice el método preferido para planificar una reunión con Microsoft Outlook:
  • En la barra de herramientas de WebEx en Microsoft Outlook, seleccione Planificar reunión > Planificar reunión de WebEx y Telepresence.

     

  • En la barra de herramientas de Microsoft Outlook (vista de Correo), seleccione Nuevos elementos > Reunión o Cita.

     

  • En la barra de herramientas de Microsoft Outlook (vista de Calendario), seleccione Nueva reunión o Nueva cita.

     

2    Agregar asistentes para la reunión.
3    En la barra de herramientas de WebEx para la invitación a la reunión, seleccione Añadir WebEx > Añadir WebEx y TelePresence.

Puede saltear este paso si selecciona Planificar reunión > Planificar reunión de WebEx y TelePresence en el paso 1.

4    Seleccione Cambiar configuración para abrir el cuadro de diálogo de las opciones de reunión de WebEx y TelePresence.
5    En la sección Organizador alternativo, marque las casillas de verificación correspondientes a los asistentes de la reunión que desea especificar como organizadores alternativos.
6    Selecione Aceptar.
 

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