Planificar una reunión en IBM Lotus notes (WBS31)

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Requisitos previos para planificar una reunión

Para planificar una reunión en línea usando la integración de WebEx con IBM Lotus Notes y enviar invitaciones a la reunión, debe tener en cuenta lo siguiente:

  • La integración de WebEx con Lotus Notes proporciona opciones básicas para planificar una reunión. Es posible que algunas opciones que aparecen en el sitio de WebEx no estén disponibles en la integración de WebEx con Lotus Notes. Para estas opciones adicionales, la integración de WebEx con Lotus Notes utiliza la configuración de la plantilla que usted selecciona para la reunión.

     

  • La integración de WebEx con Lotus Notes no es compatible con todas las opciones de repeticiones que están disponibles en Lotus Notes.

     

  • En las reuniones de WebEx que planifica en Lotus notes, la hora de inicio de la reunión aparece en la zona horaria configurada en la computadora. No obstante, en su sitio de WebEx, todas las horas de las reuniones de WebEx aparecerán en la zona horaria configurada en sus preferencias, independientemente de la zona horaria configurada en su computadora.

     

Importante:

Lotus Notes no es compatible actualmente con la versión para Mac de las Herramientas de productividad de WebEx.

Planificar una reunión de WebEx

Las Herramientas de productividad de WebEx le permiten planificar reuniones en Lotus Notes sin necesidad de ir a su sitio de WebEx.

Al utilizar la integración de WebEx con Lotus Notes para planificar una reunión, puede invitar asistentes seleccionándolos en alguna de sus libretas de direcciones de Lotus Notes. También puede invitar a los asistentes que no se encuentran en la lista de contactos de Lotus Notes si proporciona sus direcciones de correo electrónico.

Cuando invita a un asistente a una reunión planificada, este recibe un mensaje de invitación por correo electrónico. La invitación incluye información sobre la reunión, incluida la contraseña y un enlace que el asistente puede seleccionar para entrar a la reunión.

            
1    Para planificar una reunión, realice una de las siguientes acciones:
  • En el calendario de Lotus Notes, seleccione Planificar una reunión.
  • Seleccione el icono Planificar en el panel Herramientas de productividad de WebEx.
  Aparece la ficha Nueva entrada de calendario con el botón Agregar reunión de WebEx.
2    Realice los pasos siguientes para especificar la información general de la reunión:
  • Escriba un tema para la reunión en el cuadro Asunto.
  • Especifique las horas de inicio y de finalización de la reunión.
  • (Opcional) Para especificar un patrón de repetición para la reunión, seleccione Repetir y luego seleccione las opciones de repetición. Para obtener más información, consulte Especificar un patrón de repetición para una reunión.

  • (Opcional) Especifique otras opciones que ofrece Lotus Notes.
3    Para invitar personas a la reunión, seleccione un icono de libreta de direcciones y, en el panel Invitados, seleccione los nombres de los invitados o introduzca los nombres de forma manual.


Nota      

Los asistentes que invita mediante la integración de WebEx con Lotus Notes no aparecen en la lista de asistentes al visualizar la reunión en su sitio de WebEx.

Para obtener información adicional sobre la invitación de asistentes en Lotus Notes, consulte Ayuda de Lotus Notes.

4    Seleccione Agregar reunión de WebEx.
5    (Opcional) En la sección Información de la reunión, puede realizar cambios en las opciones generales de la reunión.
6    (Opcional) Seleccione la ficha Audio y seguimiento para elegir el tipo de conexión de audio y otras opciones relacionadas.
7    (Opcional) Seleccione la ficha Inscripción para elegir si los asistentes deben inscribirse antes de la reunión.
8    (Opcional) Seleccione la ficha Recursos para especificar las siguientes opciones:
  • Seleccione una ficha Información de la reunión diferente para mostrar en la ventana de la reunión.
  • Seleccione uno o más asistentes de la reunión para que sean organizadores alternativos de la reunión. Un organizador alternativo es alguien con permiso para iniciar y organizar la reunión cuando usted no puede asistir a ella. Para obtener más información, consulte https://help.webex.com/docs/DOC-13352.
  • Especifique una presentación para cargar de manera que se reproduzca automáticamente para los asistentes antes de entrar a la reunión.
 

Si está planificando la reunión para otro organizador, el mensaje “;Está planificando para [nombre del organizador],”; indica eso en el cuadro de diálogo Configuración de WebEx.

9    Elija uno de los siguientes procedimientos:
  • Seleccione Guardar y enviar invitaciones para enviar las invitaciones a los asistentes.

     
  • Si desea invitar a los asistentes a la reunión planificada en otro momento, seleccione Guardar como borrador.
  Las Herramientas de productividad de WebEx agregan la reunión planificada a su calendario de Lotus Notes y al calendario público en su sitio de WebEx.

Planificar una reunión de solo audio o de conferencia personal

Si utiliza un proveedor de servicios de telefonía (TSP) de audio, puede planificar una reunión de solo audio.

         
1    Para planificar una reunión, realice una de las siguientes acciones:
  • En el calendario de Lotus Notes, seleccione Planificar una reunión.
  • Seleccione el icono Planificar en el panel Herramientas de productividad de WebEx.
  La ficha Nueva entrada de calendario aparece con un botón Agregar reunión de conferencia personal o Agregar reunión de solo audio.
2    Seleccione Agregar reunión de conferencia personal o Agregar reunión de solo audio para especificar la configuración de la reunión de conferencia personal.
3    Si es necesario, introduzca la información solicitada de la reunión de conferencia personal.
4    Realice los pasos siguientes para especificar la información general de la reunión:
  • Escriba un tema para la reunión en el cuadro Asunto.
  • Especifique las horas de inicio y de finalización de la reunión.
  • (Opcional) Para especificar un patrón de repetición para la reunión, seleccione Repetir y luego seleccione las opciones de repetición. Para obtener más información, consulte Especificar un patrón de repetición para una reunión.

  • (Opcional) Especifique otras opciones disponibles en Lotus Notes, como una notificación de reunión.
5    Para invitar personas a la reunión, seleccione un icono de libreta de direcciones y, en el panel Invitados, seleccione los nombres de los invitados o introduzca los nombres de forma manual.
Nota      

Los asistentes que invita mediante la integración de WebEx con Lotus Notes no aparecen en la lista de asistentes al visualizar la reunión en su sitio de WebEx.

Para obtener información adicional sobre la invitación de asistentes en Lotus Notes, consulte Ayuda de Lotus Notes.

6    Elija uno de los siguientes procedimientos:
  • Seleccione Guardar y enviar invitaciones para enviar las invitaciones a los asistentes.

     
  • Si desea invitar a los asistentes a la reunión planificada en otro momento, seleccione Guardar como borrador.
  Las Herramientas de productividad de WebEx agregan la reunión planificada a su calendario de Lotus Notes y al calendario público en su sitio de WebEx.

Especificar un patrón de repetición para una reunión

Si utiliza las opciones de repetición de Lotus Notes, podrá especificar un patrón de repetición para la reunión. Por ejemplo, puede especificar que una reunión se repita todos los miércoles a las 2:00 p. m. hasta la fecha especificada. La integración de WebEx con Lotus Notes planifica la reunión todos los días que haya especificado en el patrón de repetición.

Sin embargo, según su servicio, es posible que algunas de las opciones de repetición de Lotus Notes no sean compatibles. Para obtener más información, consulte Limitaciones de los patrones de repetición en la integración de WebEx con Lotus Notes.

     
1    Si ha planificado una reunión mediante la integración de WebEx con Lotus Notes, abra la entrada de calendario en su calendario de Lotus Notes.



  Aparece el cuadro de diálogo Opciones de repetición.
2    Especifique las opciones de repetición en el cuadro de diálogo y, a continuación, seleccione Aceptar.

Limitaciones de los patrones de repetición en la integración de WebEx con Lotus Notes

La siguiente tabla muestra las diferencias entre los patrones de repetición de WebEx y Lotus Notes.

 
                                            
Tabla 1 Reuniones de WebEx

Tipo

Opción de Lotus Notes

Convertido a la opción de reunión de WebEx

Semanales

Todas las semanas 1.°-8.° el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado]

Para Meeting Center:

Todas las semanas 1.°-8.° el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado]

Para los eventos de Event Center y las sesiones de capacitación de Training Center:

Cada semana el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado]

Si planifica una reunión que se repite cada X semanas, donde X es mayor que 1, en Lotus Notes, la reunión se planificará en Lotus Notes según lo especificado, pero aparecerá como una reunión semanal en su sitio de WebEx.

Mensuales

Contar desde el final del mes

No admitido

Anualmente

Cada 1.°-10.° año

Todos los años.

Si planifica una reunión que se repite cada X años, donde X es mayor que 1, en Lotus Notes, la reunión se planificará en Lotus Notes según lo especificado, pero aparecerá como una reunión anual en su sitio de WebEx.

Personalizadas

Personalizar configuración

No admitido

Fecha de finalización

Iniciar de la fecha a la fecha

Si el período de tiempo es mayor de un año, se convierte a un año.

Iniciar de la fecha continúa por X veces

Si el período de tiempo es mayor de un año, se convierte a un año.

Especificar excepciones

No mover

No admitido.

Mover al viernes

No admitido.

Mover al lunes

No admitido.

Mover al día laboral más cercano

No admitido.

Eliminar

No admitido.

 
                                                  
Tabla 2 Reuniones de conferencia personal de WebEx

Tipo

Opción de Lotus Notes

Conversión a la opción de reunión de conferencia personal WebEx

Diarias

Cada día 1.°-31.°

Cada día

Mensuales

Cada 1.°-12.° mes el día 1.°-31.°

Todos los meses el [1.°, 2.°, 3.°, 4.°, último día] [dom., lun., mar., mié., jue., vie. y sáb.]

Contar desde el final del mes

No admitido

Cada 1.°-12.° mes el [1.°, 2.°, 3.°, 4.°, último][dom., lun., mar., mié., jue., vie., sáb.]

Cada 1 semana el [dom., lun., mar., mié., jue., vie., sáb.]

Anualmente

Cada 1.°-10.° año

No admitido

Personalizadas

Personalizar configuración

No admitido

Fecha de finalización

Iniciar de la fecha a la fecha

Si el período de tiempo es mayor de un año, se convierte a un año.

Iniciar de la fecha continúa por X veces

Si el período de tiempo es mayor de un año, se convierte a un año.

Especificar excepciones

No mover

No admitido.

Mover al viernes

No admitido.

Mover al lunes

No admitido.

Mover al día laboral más cercano

No admitido.

Eliminar

No admitido.


Nota


Para modificar o eliminar una reunión recurrente en Lotus Notes, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Cuando edita una reunión recurrente, como volver a planificar la fecha o cambiar las opciones, los cambios que realice en una sola instancia de la reunión deben aplicarse a todas las instancias para que tengan efecto en su sitio de WebEx. Si solo aplica los cambios en una sola instancia, se realiza una actualización en Lotus Notes, pero no en el calendario de su sitio.

     

  • Si cancela una sola instancia de una reunión recurrente, la instancia se elimina en Lotus Notes, pero permanece en el calendario. Tiene que eliminar todas las instancias de una reunión recurrente en Lotus Notes para que pueda eliminarse del calendario.

     


Utilizar plantillas de reunión

Una plantilla de reunión almacena sus ajustes preferidos, de manera que pueda planificar o iniciar rápidamente una reunión en línea eligiendo la plantilla en lugar de seleccionar la misma configuración para cada reunión que planifica. Sin embargo, una plantilla no almacena el tema, la contraseña ni la configuración de fecha y hora.

Si nunca ha especificado una plantilla de reunión predeterminada en las Herramientas de productividad para su computadora local, los valores predeterminados seguirán la configuración de su sitio de WebEx. Después de especificar una plantilla de reunión predeterminada en las Herramientas de productividad en su computadora local, los valores predeterminados seguirán su configuración local.

Al planificar una reunión mediante la integración de WebEx con Lotus Notes, puede seleccionar cualquiera de las plantillas de reunión que guardó en su sitio de WebEx.


Nota


Si bien la integración de WebEx con Lotus Notes ofrece solo un subconjunto de todas las opciones que puede utilizar para una reunión en línea, todas las opciones están preconfiguradas en una plantilla, independientemente de si aparecen en la integración de WebEx con Lotus Notes. Por ejemplo, si configura privilegios específicos de los asistentes en una plantilla, esos privilegios se configuran para la reunión. La configuración de los privilegios de los asistentes no está disponible en la integración de WebEx con Lotus Notes.

Una vez que planifica una reunión, no puede cambiar su plantilla.


     
1    Para ver los detalles de una plantilla, seleccione el botón Configuración en la barra de herramientas de Lotus Notes y luego seleccione Plantillas de reunión.



Aparece su lista de plantillas de reunión guardadas en su sitio de WebEx.

2    Seleccione una plantilla y luego seleccione Ver.

Editar una reunión planificada

Con la integración de WebEx con Lotus notes, puede utilizar Lotus Notes para editar una reunión planificada en cualquier momento. Por ejemplo, puede cambiar la hora de inicio, especificar una nueva contraseña, elegir una opción de teleconferencia diferente, etc. Después de editar una reunión planificada, la integración de WebEx con Lotus Notes envía una invitación a la reunión actualizada a los asistentes invitados a la reunión y actualiza la información de la reunión en su sitio de WebEx.

Importante:
  • Si edita una reunión mediante su sitio de WebEx en lugar de la integración de WebEx con Lotus Notes, sus cambios no aparecen en Lotus Notes. Por ejemplo, si cambia la hora de inicio de la reunión a través de su sitio, la hora de inicio no cambiará en el calendario de Lotus Notes. Por lo tanto, se recomienda que utilice solo Lotus Notes para editar una reunión.

     

  • Cuando utiliza Lotus Notes para editar una reunión recurrente, los cambios que realiza en una sola instancia de la reunión deben aplicarse a todas las instancias para que tengan efecto en su sitio de WebEx. Si solo aplica los cambios en una sola instancia, se realiza una actualización en Lotus Notes, pero no en el calendario.

     


Nota


No puede cambiar la plantilla de una reunión planificada.


       
1    En su calendario de Lotus Notes, busque la reunión que desea editar y luego abra la ficha Entrada de calendario.
2    Edite la información o cambie las opciones en la pantalla Reunión.
3    Seleccione Editar reunión de WebEx para editar las opciones específicas de WebEx en el cuadro de diálogo Configuración de la reunión.
4    Seleccione Guardar y enviar invitaciones. La reunión se actualiza en su sitio de WebEx.

Cancelar una reunión planificada

Para cancelar una reunión en línea que planificó en Lotus Notes, utilice las opciones de cancelación disponibles en Lotus Notes. Todos los invitados reciben automáticamente un aviso de cancelación. La reunión también se cancela en su sitio de WebEx.

Importante:
  • Si planifica una reunión de WebEx en Lotus Notes, debe cancelarla directamente en Lotus Notes. Si, en cambio, intenta cancelarla desde su sitio de WebEx, no se cancelará en Lotus Notes.

     

  • Si cancela una sola instancia de una reunión recurrente, la instancia se elimina en Lotus Notes, pero permanece en el calendario. Tiene que eliminar todas las instancias de una reunión recurrente en Lotus Notes para que pueda eliminarse de su calendario.

     

Para obtener más información sobre la cancelación de una reunión en Lotus Notes, consulte Ayuda de Lotus Notes.

 

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