Windows 版“WebEx 与 Outlook 集成”概述

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Windows 版“WebEx 与 Outlook 集成”


Windows 版“WebEx 与 Outlook 集成”为您提供一种通过 Microsoft Outlook 安排或开始 WebEx 会议、“WebEx 个人会议室”会议或 WebEx 个人会议的简便方法。 您还可使用“即时会议”功能开始即时会议。

“WebEx 与 Outlook 集成”是“WebEx 快捷会议工具”的一部分。 您的站点管理员可能已经为您安装“WebEx 快捷会议工具”。 如果没有,您可从 WebEx 站点下载“WebEx 快捷会议工具”。

在安装“WebEx 快捷会议工具”后,WebEx 集成选项即会出现在 Microsoft Outlook 中,您可使用这些选项快速方便地安排 WebEx 会议。

当安排会议时,您可使用任何 Outlook 通讯录邀请与会者。 受邀者无需使用“WebEx 与 Outlook 集成”,也不需要 WebEx 帐户(除非会议只限站点上的 WebEx 用户)即可加入会议。

“WebEx 与 Outlook 集成”工具栏选项

在安装“WebEx 快捷会议工具”后,WebEx 集成工具栏将会出现在 Microsoft Outlook 窗口中。

下表将描述 WebEx 集成工具栏的按钮。

  • 即时会议: 开始即时会议或“个人会议室”会议。 即时会议是一种可随时开始而无需事先安排的会议。 缺省情况下,即时会议将在个人会议室中进行。 如果您不希望使用个人会议室召开即时会议,请关闭“首选项”中“即时会议”设置部分的使用个人会议室召开所有即时会议选项。

     

  • 安排会议菜单: 如果选择 Outlook 中 WebEx 任务栏上的“安排会议”菜单,将看到以下选项:

     

    • 安排 WebEx 会议: 选择该选项可安排 WebEx 会议。

       

    • 安排“个人会议室”会议: 选择该选项可在个人会议室中开始会议。

       

    • 首选项: 将打开“WebEx 快捷会议工具”面板的“首选项”对话框。

       

    • 关于: 可查看“WebEx 与 Outlook 集成”的版本号及许可证和专利信息。

       

    • 更多: 选择“更多”菜单以访问以下选项:

       

      • 会议模板: 允许您查看自己或站点管理员在 WebEx 站点上保存的模板。 这些模板包含会议设置。 您可根据需要选择模板。 仅当站点管理设置允许主持人使用 Outlook 模板时才可使用会议模板。

         

      • 设置安排权限: 将打开 WebEx 站点上的我的 WebEx > 安排选项页,您可在该页上指定一名代理代表您安排或编辑会议。

         

      • 开始个人会议: 选择该选项可开始个人会议。

         

      • 我的会议: 将打开“WebEx 快捷会议工具”面板,您可在该面板上查看已安排的 WebEx 会议。

         

      • 转至 WebEx 站点: 将打开 WebEx 站点。

         

      • 帮助: 可查阅有关“WebEx 与 Outlook 集成”的使用说明。

         

      • 检查更新: 检查是否正在使用最新版快捷会议工具或是否有更新版本可供下载。

         

“WebEx 快捷会议工具”面板

根据您的设置,“WebEx 快捷会议工具”面板可能已在桌面上打开。 如果尚未打开,可通过以下操作将其打开:

  • 从 Windows 任务栏选择 WebEx 快捷会议工具图标。

     

  • 从 Windows“开始”菜单选择 WebEx 快捷会议工具

     

  • 从 Windows 桌面选择 WebEx 快捷会议工具

     




根据您的站点设置,可能无法使用快捷会议工具面板或某些快捷会议工具选项。


通过“WebEx 快捷会议工具”面板,您可访问以下选项:

  • 设置: 选择设置图标可打开包含以下功能的菜单:

     

    • 首选项: 将打开“WebEx 快捷会议工具”面板的“首选项”对话框。

       

    • 帮助: 将打开“帮助中心”网站。

       

    • 关于: 将显示版本号及许可证和专利信息。

       

    • 检查更新: 检查是否正在使用最新版快捷会议工具或是否有更新版本可供下载。

       

    • 发送问题报告: 将准备一封电子邮件,您可将其发送给支持团队以汇报问题。

       

    • 退出: 选择退出“WebEx 快捷会议工具”。

       

  • 搜索会议: 选择搜索图标以打开搜索窗口,可在其中输入名称、电子邮件地址、会议号、关键词或会议标题以搜索会议。

     

  • 安排会议: 选择安排图标以打开 Microsoft Outlook 会议窗口并安排 WebEx 会议、“个人会议室”会议或个人会议。

     

  • 开始会议: 选择开始会议以开始即使会议。 缺省情况下,即时会议将在个人会议室中进行。 如果您不希望使用个人会议室召开即时会议,请关闭“首选项”中“即时会议”设置部分的使用个人会议室召开所有即时会议选项。

     

  • 查看我的会议列表: 选择“更多”以查看今日即将召开的会议。 在“我的会议”中,您可执行以下操作:
    • 当时间到达后,您可选择开始加入以开始或加入会议。

       

    • 使用 <> 字符移至一天或前一天。

       

    • 选择日历图标以选择查看其他日期。

       

    • 选择刷新会议列表以刷新会议列表。

       




    “个人会议室”会议及其他 WebEx 站点上创建的会议不会显示在“我的会议”列表中。


 


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