Concesión de permisos para planificar reuniones en su nombre con Lotus Notes (WBS30)

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Descripción general de la concesión de permisos para planificar reuniones en su nombre

  

La integración de WebEx con Lotus Notes permite asignar a otra persona como delegado para planificar, editar, cancelar e iniciar reuniones en su nombre.

Por ejemplo, si ha de organizar reuniones de WebEx periódicamente, puede otorgar permiso a su asistente para que gestione reuniones en su nombre.

      

El delegado debe tener una cuenta de organizador y las herramientas de productividad de WebEx instaladas en su ordenador.

  •     

    En su sitio de WebEx, otorgue el permiso de planificación al delegado.

        

  •     

    En Lotus Notes, asigne un delegado mediante la función de delegación del calendario.

        

         

Nota


   

Puede quitarle el permiso de gestionar reuniones en su nombre al delegado en cualquier momento.

   
   

Asignación de un delegado en el sitio de WebEx

Instrucciones antes de empezar
  •      

    Asegúrese de que el administrador del sitio ha activado la función de delegado.

         

  •      

    Asegúrese de que su delegado tiene una cuenta de organizador de WebEx en su sitio de WebEx.

         

  •      

    Asegúrese de que las direcciones de correo electrónico de su sitio de WebEx y las cuentas del delegado coinciden con las de Lotus Notes.

         

        
1    En su sitio de WebEx, seleccione Mi WebEx.
2    Seleccione Preferencias.
3    Seleccione Opciones de planificación.
4    En el cuadro de Permiso de planificación, introduzca las direcciones de correo electrónico del organizador o los organizadores que desea que planifiquen reuniones en su nombre.
5    Seleccione Guardar en la parte inferior de la página Preferencias.

Configuración del permiso de planificación en Lotus Notes

Es necesario especificar quién tiene acceso a su calendario de Lotus Notes y qué nivel de acceso posee el delegado para que este pueda planificar reuniones en su nombre.

         
1    En la vista de calendario de Lotus Notes, seleccione Herramientas > Preferencias.
2    En la ventana de Preferencias seleccione la pestaña Acceso y Delegación y, a continuación, la pestaña Acceso a su correo electrónico y calendario.
3    Seleccione Añadir persona o grupo.
4    Seleccione la opción Introducir o escoger un usuario/grupo y, a continuación, haga clic en la barra desplazamiento del cuadro de texto debajo de la sección 1 para que se muestre el cuadro de diálogo Seleccionar nombre.
5    Seleccione la persona que debe planificar reuniones en su nombre y haga clic en Aceptar.
6    Especifique el nivel de acceso que tendrá el delegado y seleccione Aceptar.

Planificación y gestión de una reunión para otro organizador

Si el organizador le ha otorgado los permisos necesarios, puede planificar una reunión en su nombre.

Si está planificando la reunión con otro organizador, se lo indicará un mensaje del cuadro de diálogo Configuración de WebEx.

        
1    En el menú de la agenda, seleccione Acción > Más > Abrir agenda de otra persona.



  Aparece el cuadro de diálogo Agenda.
2    Seleccione Otros y, a continuación, el nombre del organizador.
Sugerencia      

La próxima vez que planifique una reunión para este organizador, mientras sus permisos sigan siendo válidos, podrá seleccionar directamente el nombre de dicho organizador en el menú Calendario.

  El calendario del organizador aparece como una ficha en su calendario.
3    Seleccione la fecha y la hora en el calendario del organizador. Aparece el cuadro de diálogo Entrada de agenda.
4    Haga clic en Añadir reunión de WebEx en la parte superior del cuadro de diálogo de la Entrada de agenda. Planifique la reunión. Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración de WebEx.



Si está planificando la reunión con otro organizador, se lo indicará un mensaje del cuadro de diálogo Configuración de WebEx.

5    Planifique la reunión.

Puede editar o cancelar las reuniones existentes en nombre del organizador. Para obtener más información, consulte Planificación de una reunión con la integración de WebEx con Lotus Notes.

 

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