排定個人會議或純音訊會議

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個人會議和純音訊會議

 

 

個人會議包括音訊部分和線上部分。 開始音訊部分,系統會自動在您的 WebEx 網站上建立線上部分。 如果您在會議的音訊部分,並且需要與會議參加者共用簡報、文件或應用程式,您可以開始會議的線上部分,參加者可以加入線上部分同時仍然參加會議的音訊部分。

  

您最多可建立和儲存三個個人會議號帳戶。 當排定個人會議時,選取其中一個個人會議號帳戶用於個人會議的音訊部分。 您還可使用個人會議號帳戶從任何電話開始即時音訊會議,而無需事先排定。 對於每個帳戶,您可以生成主持人存取碼和出席者存取碼。 如果您的網站已啟用全球撥入選項,則您建立的個人會議號帳戶也可以使用該選項。

  

個人會議號帳戶還指定想要用於開始個人會議的音訊部分的主持人存取碼和可供出席者用於加入個人會議的音訊部分的出席者存取碼。

  

您可隨時刪除個人會議帳戶。

  

僅當您的網站支援個人會議並且您的網站使用 WebEx 音訊時才可使用個人會議。 如果您的網站使用電話服務提供者(TSP),您可能可以改為排定純音訊會議。 (純音訊會議沒有線上部分。) 您可以隨時在任何地方進行隨選 WebEx 音訊會議。 當排定定期的 WebEx 會議時,您也可以使用您的個人會議號帳戶。

  

設定您的個人會議號碼

 

在 WebEx 中設定您的個人帳戶。

  
       
1    轉至我的 WebEx > 喜好設定
2    在「音訊」部分旁,選取設定
3    在「個人會議」下,選取生成帳戶  

您最多可建立三個個人會議帳戶。

  

個人會議帳戶包含用於開始個人會議的音訊部分的主持人存取碼。 您還可以在帳戶中包含供他人加入會議的出席者存取碼。

  

在排定個人會議時,您可選擇其中一個個人會議帳戶。 您還可以使用其中一個帳戶從任何電話開始即時個人會議,而無需事先排定會議。

  

您可隨時刪除個人會議帳戶。

  
4    選取儲存

從 WebEx 網站排定個人會議或純音訊會議

 

從 WebEx 網站排定會議。
         
1    登入您的 WebEx Meeting Center 網站。
2    在左側導覽列上,選取排定會議
3    選取進階排定程式,然後選取必填資訊
4    對於「會議類型」,選取個人會議純音訊會議
5    輸入要求的資訊。  

如果正在排定個人會議,不需要指定密碼。 預設情況下,密碼是為該會議指定的個人會議號帳戶中的出席者存取碼。

  
6    立即排定您的會議或新增詳細資訊。
  • 若要立即排定您的會議,請選取排定會議
  • 若要新增更多資訊,選取下一步或選取排定程式中的另一個頁面。 當您完成時,選取排定會議

透過 Windows 版 Microsoft Outlook 排定個人會議

 
  •  

    如果您在使用電話服務提供者(TSP)音訊,您可以排定純音訊會議。

      

  •  

    當 WebEx 與 Outlook 整合後,它提供用於排定會議的基本選項。 某些在您的 WebEx 網站上可用的選項可能在「WebEx 與 Outlook 之整合」中不可用。

      

  •  

    「WebEx 與 Outlook 之整合」並不支援在 Microsoft Outlook 中可用的所有重複選項。

      

  •  

    在您從 Microsoft Outlook 傳送的任何會議邀請中,會議的開始時間都以您電腦上設定的時區顯示,並且可能與您在 WebEx 網站上設定的時區喜好設定不符。

      

  
            
1    若要排定個人會議,請執行以下操作之一:
  • 選取新項目 > 會議或約會,或從 Microsoft Outlook 行事歷選取新會議新約會
  • 在「WebEx 生產力工具」面板上選取排定圖示。
  • 在 Microsoft Outlook 工具列上選取排定會議 > 排定個人會議排定純音訊會議
   

您必須先進入 WebEx 設定,然後再指定一般會議資訊。

  
2    在 Outlook 會議或約會中,指定一般會議資訊。
  1. 主旨方塊中鍵入會議主題。
  2. 開始時間結束時間清單中,指定會議的開始時間和結束時間。
  3. 可選: 若要為會議指定重複模式,選取週期性,然後選取重複選項。 有關 WebEx 與 Microsoft Outlook 之間重複模式的差異的資訊,請參閱「WebEx 與 Outlook 之整合」的重複模式限制
  4. 可選: 指定任何其它選項,譬如會議通知。
3    收件者方塊中輸入受邀者的姓名或電子郵件地址。  

如果您已選取「約會」來排定會議,請選取排程小幫手以檢視收件者方塊。

  
4    選取新增個人會議  

如果您已在步驟 1 中選取「排定個人會議」,那麼此步驟不是必需的。

  
5    如果必要,請輸入要求的個人會議資訊。
6    如有必要,在「WebEx 設定」中的「音訊與追蹤」標籤中選擇音訊連線類型和其它必需的選項。
7    (可選)選取「資源」標籤以新增候補主持人。  

候補主持人是有權在您無法出席自己的會議時開始和主持您的會議的人。 有關更多資訊,請參閱 https://help.webex.com/docs/DOC-11539.

  
8    選取確定
9    選取傳送以將會議邀請傳送給受邀者。

透過 MAC 版 Microsoft Outlook 排定個人會議

 

透過使用 MAC 版「WebEx 與 Outlook 之整合」來設定個人會議。

  
          
1    執行以下操作之一:
  •  

    在 Mac 工具列上,選取 WebEx 球形圖示並選取排定個人會議

      
  •  

    在 Outlook 中,選取 WebEx 球形圖示並選取排定個人會議

      
    附註        

    如果您的 WebEx 網站支援協作會議室(CMR)雲端,那麼您排定的 WebEx 會議也是 CMR 會議,且包含允許受邀者從視訊會議系統和應用程式加入會議的資訊。

      
      
2    指定一般會議資訊。
  1. 主旨方塊中鍵入會議主題。
  2. 開始時間結束時間清單中,指定會議的開始時間和結束時間。
  3. 若要為會議指定重複模式,選取週期性,然後選取重複選項。 有關更多資訊,請參閱「WebEx 與 Outlook 之整合」的重複模式限制
  4. 可選: 指定 Microsoft Outlook 提供的其它選項,譬如會議通知。
3    收件者方塊中輸入受邀者的姓名或電子郵件地址。  

如果您已選取「約會」來排定您的會議,請選取邀請受邀者以顯示收件者方塊。

  
4    選取新增個人會議
5    如果必要,請輸入要求的個人會議資訊。
6    指定個人會議設定。
  1. 可選: 輸入供 WebEx 受邀者使用的會議密碼。 如果您的網站要求使用會議密碼,方塊旁會顯示星號。
  2. 可選: 從受邀者清單中為會議選取任何候補主持人。 有關更多資訊,請參閱 https://help.webex.com/docs/DOC-11539.
  3. 選取要使用的音訊連線。
7    選取傳送以將會議邀請傳送給受邀者。

透過 IBM Lotus Notes 排定個人會議

 

如果您在使用電話服務提供者(TSP)音訊,您可以改為排定純音訊會議。

  
         
1    若要排定個人會議:
  • 在您的 Lotus Notes 行事歷中,選取排定會議
  • 在「WebEx 生產力工具」面板上選取排定圖示。
  顯示「新的日曆項目」標籤。
2    選取新增個人會議新增純音訊會議
3    如果必要,請輸入要求的個人會議資訊。
4    指定一般會議資訊:
  1. 輸入會議的主旨
  2. 指定會議的開始時間和結束時間。
  3. 可選: 若要為會議指定重複模式,選取重複,然後選取重複選項。 有關更多資訊,請參閱指定會議的重複模式
  4. 可選: 指定 Lotus Notes 提供的其它選項,譬如會議通知。
5    若要邀請他人加入會議,請選取通訊錄圖示並在受邀者面板中選取受邀者姓名,或手動輸入姓名。  

您透過使用「WebEx 與 Lotus Notes 之整合」邀請的所有出席者都不會出現在您 WebEx 網站的出席者清單中。

  

有關在 Lotus Notes 中邀請出席者的更多資訊,請參閱 Lotus Notes 說明。

  
6    處理邀請。
  • 選取儲存並傳送邀請以將邀請傳送給出席者。
  • 選取存成草稿,並在稍後邀請出席者加入已排定的會議。
   

您可以在排定會議後變更任何會議設定。

   「WebEx 生產力工具」將已排定的會議新增至您的 Lotus Notes 行事曆以及 WebEx 網站上的公開行事曆。

指定會議的重複模式

您可以使用 Lotus Notes 重複選項為會議指定重複模式。 譬如,您可以指定會議在某個特定日期之前的每週三下午 2:00 重複進行。 「WebEx 與 Lotus Notes 之整合」會將會議排定在重複模式中指定的每一天進行。

然而,某些 Lotus Notes 重複選項可能不受支援,這取決於您的服務。 有關更多資訊,請參閱「WebEx 與 Lotus Notes 之整合」中的重複模式限制

     
1    如果您已使用「WebEx 與 Lotus Notes 之整合」排定一個會議,請在您的 Lotus Notes 行事曆中開啟該行事曆項目。



  出現「重複選項」對話方塊。
2    在對話方塊中指定重複選項,然後選取確定

「WebEx 與 Lotus Notes 之整合」中的重複模式限制

下表顯示了 WebEx 和 Lous Notes 重複模式之間的差異。

 
                                            
表格 1 WebEx 會議

類型

Lotus Notes 選項

轉換為 WebEx 會議選項

每週

每 1 - 8 週的: [星期日,星期一,星期二,星期三,星期四,星期五,星期六]

對於 Meeting Center:

每 1 - 8 週的: [星期日,星期一,星期二,星期三,星期四,星期五,星期六]

對於 Event Center 活動和 Training Center 訓練課:

每週的: [星期日,星期一,星期二,星期三,星期四,星期五,星期六]

如果您在 Lotus Notes 中排定一個每隔 X 週重複的會議(X 的值大於 1),則在 Lotus Notes 中會議會按照您的指定值進行排定,但是在 WebEx 網站上則顯示為每週會議。

每月

從月底開始計數

不支援

每年

每 1 - 10 年

每年。

如果您在 Lotus Notes 中排定一個每隔 X 年重複的會議(X 的值大於 1),則在 Lotus Notes 中會議會按照您的指定值進行排定,但是在 WebEx 網站上則顯示為每年一次會議。

自訂

自訂設定

不支援

結束日期

開始日期的範圍

如果時間段長於一年,它將被轉換為一年。

開始日期(持續 X 次)

如果時間段長於一年,它將被轉換為一年。

指定例外

不要移動

不支援。

移至星期五

不支援。

移至星期一

不支援。

移至最近的工作日

不支援。

刪除

不支援。

 
                                                  
表格 2 WebEx 個人會議

類型

Lotus Notes 選項

轉換為 WebEx 個人會議選項

每天

每 1 - 31 天

每天

每月

每 1 - 12 月的第 1 - 31 天

每月的[第 1 個,第 2 個,第 3 個,第 4 個,最後一個][星期日,星期一,星期二,星期三,星期四,星期五,星期六]

從月底開始計數

不支援

每 1 - 12 月的[第 1 個,第 2 個,第 3 個,第 4 個,最後一個][星期日,星期一,星期二,星期三,星期四,星期五,星期六]

每週的[星期日,星期一,星期二,星期三,星期四,星期五,星期六]

每年

每 1 - 10 年

不支援

自訂

自訂設定

不支援

結束日期

開始日期的範圍

如果時間段長於一年,它將被轉換為一年。

開始日期(持續 X 次)

如果時間段長於一年,它將被轉換為一年。

指定例外

不要移動

不支援。

移至星期五

不支援。

移至星期一

不支援。

移至最近的工作日

不支援。

刪除

不支援。


附註


有關修改或刪除 Lotus Notes 中的重複會議,請注意以下事項:

  • 當您編輯重複會議(譬如,重新排定其日期或變更其會議選項)時,您對會議的單次實例的變更必須套用至該會議的所有實例,這樣才能使變更在您的 WebEx 網站上生效。 如果您只將變更套用至單次實例,那麼將只在 Lotus Notes 中進行更新,而不會在您網站的行事曆上進行更新。

     

  • 如果您取消重複會議的單次實例,則該實例將從 Lotus Notes 中刪除,但仍將保留在您的行事曆上。 您需要在 Lotus Notes 中刪除重複會議的所有實例,才能將其從行事曆中移除。

     


開始個人會議或純音訊會議

 

 

個人會議和純音訊會議不會在排定的時間自動開始。 您必須首先開始會議的音訊部分,然後才能開始線上部分。

  
      
1    透過呼叫電子郵件邀請或「個人會議資訊」頁中列出的號碼開始會議的音訊部分。  

該按鈕僅當個人會議的音訊部分已開始時可用。

  
2    遵循音訊提示並輸入主持人存取碼。
3    開始會議的線上部分
  1. 選取電子郵件邀請中的鏈結以檢視「個人會議資訊」頁,或透過 WebEx 網站導覽至該頁面。
  2. 在「個人會議資訊」頁上,選取開始

編輯 WebEx 喜好設定

 

您可以為您的 WebEx 帳戶設定以下喜好設定。

       
1    轉至我的 WebEx > 喜好設定
2    選取全部展開以展開所有部分,或選取個別部分以將其展開。
3    在每個部分指定您的喜好設定:
  • 概況: 設定將用於您的 WebEx 網站上的網頁的時區、語言和地點。 您還可以設定每個標籤的預設頁面。

     
  • 「即時會議」設定: 設定您透過即時會議開始的即時會議的預設選項。 您可以選取預設會議類型、會議範本、密碼和音訊連線選項。 根據您的網站設定,您還可以選取是否在您的個人會議室中進行即時會議。

     
  • 音訊: 輸入您的電話號碼資訊和個人會議資訊。

     

    我的電話號碼下輸入您的電話號碼,然後選取更多選項:

     

    撥入驗證: 如果您的網站已啟用此選項,那麼您無需輸入會議號即可撥入會議。 在您的喜好設定中為電話號碼勾選該選項將會把您的電子郵件地址與該電話號碼進行對應。 此功能僅適用於已為音訊啟用CLI(呼叫者線路識別)或 ANI(自動號碼識別)的會議。

     

    呼叫我: 如果您的 WebEx 網站支援「呼叫我」服務,此選項允許您接收來自會議的呼叫以連線至音訊。 您可以為喜號設定中的任意電話號碼勾選此選項。

     

    音訊 PIN: 您的音訊 PIN 有助於防止他人使用您的電話號碼加入會議。 當您撥入會議時,您可能會被要求輸入音訊 PIN。 您的 WebEx 網站可能要求您指定音訊 PIN,尤其在您使用撥入驗證選項的情況下。

     

    個人會議下,選取生成帳戶以設定三個個人會議帳戶。

    個人會議帳戶包含主持人存取碼,您可以使用此存取碼開始個人會議的音訊部分。 您還可以在帳戶中包含供他人加入會議的出席者存取碼。

    在排定個人會議時,您可以選擇其中一個個人會議帳戶。 您還可以使用這些帳戶透過任意電話開始即時個人會議而無需預先排定會議。

     

    您可隨時刪除個人會議帳戶。

  • 視訊系統: 新增您想要與 WebEx 一起使用的視訊會議系統的視訊位址。 如果您的網站已啟用此功能,您可以接收會議對視訊系統的呼叫以連線至音訊和視訊。

  • 我的個人會議室: 指定唯一的名稱和唯一的 URL,並複製 URL 以與其他人共用。 根據您的網站設定,您還可以為您的個人會議室指定其它 URL。 您可以設定選項以在進入會議室後的 5、10、15 或 20 分鐘後自動鎖定會議室,並在離開會議室期間當有人進入個人會議室大廳時接收通知。

     
  • 排定範本: 管理可供您快速排定會議的排定範本。

     
  • 排定選項: 設定有關刪除已完成的會議、預設會議類型、「快速啟動」頁以及排定權限的選項。

     
  • Support Center: 設定出現在「支援」儀表板上的標籤的順序。

     
4    選取儲存以儲存變更。

電話鍵盤指令

 

 

在個人會議期間可以使用以下鍵盤指令。 主持人可以存取出席者無法存取的功能。

  

如果您開始個人會議的線上部分,電話鍵盤指令將不再可用。

   
                
表格 3 主持人和出席者:
若要...輸入...
聽到所有鍵盤指令**
將您的音訊靜音*6
將您的音訊取消靜音*6
播報參加者人數*#
   
                      
表格 4 僅主持人:
若要...輸入...
鎖定會議;防止其他任何人加入*5
解除鎖定會議*5
傳送電子郵件提醒*7
允許參加者在無主持人的情況下繼續會議*8(然後掛斷)
將所有出席者靜音##
將所有出席者取消靜音99
  
 

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