安排个人会议或纯音频会议

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个人会议和纯音频会议

 

 

个人会议包括音频部分和网络部分。 先开始音频部分,随后会在 WebEx 服务站点上自动创建网络部分。 如果您已开始会议的音频部分并需要与会议参加者共享演示、文档或应用程序,则可开始会议的网络部分,参加者可在参加会议音频部分的同时加入网络部分。

  

您最多可创建并存储三个个人会议号帐户。 当安排个人会议时,您可在其中选择一个用于个人会议音频部分的个人会议号帐户。 您还可使用个人会议号帐户通过任何电话即时开始即时电话会议,无需事先安排。 可为每个帐户生成主持人及与会者访问码。 如果您的站点已启用全球呼入选项,可将该选项用于您创建的个人会议号帐户。

  

个人会议号帐户还将指定用于开始个人会议音频部分的主持人访问码,以及与会者用于加入会议音频部分的与会者访问码。

  

您可随时删除个人会议帐户。

  

仅当您的站点支持个人会议并使用 WebEx 音频时才可使用个人会议。 如果站点使用电话服务提供商(TSP),您可能只能安排纯音频会议。 (纯音频会议没有网络部分)。 您可随时随地根据需要召开 WebEx 音频会议。 在安排常规 WebEx 会议时也可使用个人会议号帐户。

  

设置个人会议帐户

 

在 WebEx 中设置个人会议帐户。

  
       
1    转至我的 WebEx > 首选项
2    选择“音频”旁的设置
3    在“个人会议”下选择生成帐户  

最多可创建 3 个个人会议帐户。

  

个人会议帐户包括主持人访问码,可用来开始个人会议的音频部分。 个人会议帐户还包括与会者访问码以允许其他人加入。

  

在安排个人会议时,您可选择其中一个个人会议帐户。 您还可使用其中一个帐户通过任何电话开始即时个人会议,无需事先安排。

  

您可随时删除个人会议帐户。

  
4    选择保存

从 WebEx 站点安排个人会议或纯音频会议

 

从 WebEx 站点安排会议。
         
1    登录 WebEx Meeting Center 站点。
2    在左侧导航栏上选择安排会议
3    选择高级安排程序,然后选择必填信息
4    对于会议类型,选择 Personal ConferenceAudio Only
5    输入所需的信息。  

如果安排的是个人会议,无需指定密码。 缺省密码即与会者访问码,包含在为该会议指定的个人会议号帐户中。

  
6    立即安排您的会议或添加详细信息。
  • 要立即安排会议,选择安排会议
  • 要添加更多信息,选择下一步或选择安排程序中的其他页面。 完成后,选择安排会议

使用 Windows 版 Microsoft Outlook 安排个人会议

 
  •  

    如果您正在使用电话服务提供商(TSP)音频,可安排纯音频会议:

      

  •  

    当 WebEx 与 Outlook 集成时将会提供基本的会议安排选项。 WebEx 站点上的某些选项无法在“WebEx 与 Outlook 集成”中使用。

      

  •  

    “WebEx 与 Outlook 集成”并非支持 Microsoft Outlook 中的所有重复周期选项。

      

  •  

    从 Microsoft Outlook 发送的会议邀请中的开始时间将以计算机上设置的时区显示,可能与 WebEx 站点上设置的时区首选项不一致。

      

  
            
1    要安排个人会议,请执行以下一项操作:
  • 选择新建项目 > 会议或约会,或从 Microsoft Outlook 日历中选择新建会议新建约会
  • 在“WebEx 快捷会议工具”面板上选择安排图标。
  • 在 Microsoft Outlook 工具栏中选择安排会议 > 安排个人会议安排纯音频会议
   

您必须先输入 WebEx 设置,然后才能指定常规会议信息。

  
2    在 Outlook 会议或约会中指定常规会议信息:
  1. 主题框中输入会议的主题。
  2. 开始时间结束时间列表中指定会议的开始时间和结束时间。
  3. 可选操作: 要为您的会议指定一种重复模式,请选择重复周期,然后选择重复选项。 要了解 WebEx 和 Microsoft 的重复模式的不同之处,请参阅“WebEx 与 Outlook 集成”的重复模式限制
  4. 可选操作: 指定其他选项,例如会议通知。
3    收件人框中输入用户名或电子邮件地址。  

如果您选择“约会”来安排会议,可选择调度助手以显示收件人框。

  
4    选择添加个人会议  

如果您已在第 1 步中选择“安排个人会议”,可略过此步骤。

  
5    如有必要,输入所需的个人会议信息。
6    如有必要,在“WebEx 设置”的“音频和跟踪”标签页中选择音频连接类型和其他所需的选项。
7    (可选)选择资源标签页以添加候补主持人。  

当您无法出席会议时,候补主持人有权开始并主持您的会议。 有关更多信息,请参阅 https://help.webex.com/docs/DOC-11615

  
8    选择确定
9    选择发送向受邀者发送会议邀请。

使用 Mac 版 Microsoft Outlook 安排个人会议

 

使用 Mac 版“Webex 与 Outlook 集成”设置个人会议。

  
          
1    请执行以下一项操作:
  •  

    在 Mac 工具栏上选择 WebEx 图标,然后选择安排个人会议

      
  •  

    在 Outlook 中选择 WebEx 图标,然后选择安排个人会议

      
    注        

    如果 WebEx 站点支持“协作会议室(CMR)云”,当您安排 WebEx 会议时,该会议同时也是 CMR 会议,其中包含允许受邀者通过视频会议系统和应用程序加入的信息。

      
      
2    指定会议常规信息。
  1. 主题框中输入会议的主题。
  2. 开始时间结束时间列表中指定会议的开始时间和结束时间。
  3. 要为您的会议指定一种重复模式,请选择重复周期,然后选择重复选项。 有关更多信息,请参阅“WebEx 与 Outlook 集成”的重复模式限制
  4. 可选操作: 指定 Microsoft Outlook 提供的其他选项,例如会议通知。
3    收件人框中输入用户名或电子邮件地址。  

如果您选择约会来安排会议,可选择邀请与会者以显示收件人框。

  
4    选择添加个人会议
5    如有必要,输入所需的个人会议信息。
6    指定个人会议设置。
  1. 可选操作: 输入针对 WebEx 受邀者的会议密码。 如果站点要求必须提供会议密码,密码框一侧会出现星号。
  2. 可选操作: 在受邀者列表中,选择会议的候补主持人。 有关更多信息,请参阅 https://help.webex.com/docs/DOC-11615
  3. 选择要使用的音频连接。
7    选择发送向受邀者发送会议邀请。

使用 IBM Lotus Notes 中安排个人会议

 

如果您正在使用电话服务提供商(TSP)音频,可改为安排纯音频会议。

  
         
1    要安排个人会议:
  • 在 Lotus Notes 日历中选择安排会议
  • 在“WebEx 快捷会议工具”面板上选择安排图标。
  出现“新日历项”标签页。
2    选择添加个人会议添加纯音频会议
3    如有必要,输入所需的个人会议信息。
4    指定会议常规信息:
  1. 输入会议的主题
  2. 指定会议的开始和结束时间。
  3. 可选操作: 要为您的会议指定一种重复模式,请选择重复周期,然后选择重复选项。 有关更多信息,请参阅指定会议的重复模式
  4. 可选操作: 指定 Lotus Notes 提供的其他选项,例如会议通知。
5    要邀请其他人加入会议,选择通讯录图标并在受邀者面板上选择受邀者姓名或手动输入姓名。  

所有通过“WebEx 与 Lotus Notes 集成”邀请的与会者将不会出现在 WebEx 站点上的会议与会者列表中。

  

有关在 Lotus Notes 中邀请与会者的其他信息,请参阅“Lotus Notes 帮助”。

  
6    处理邀请。
  • 选择保存并发送邀请以向与会者发送邀请。
  • 选择保存为草稿,并邀请与会者稍后加入已安排的会议。
   

您可在安排会议后更改任何会议设置。

   WebEx 快捷会议工具添加已安排的会议到 Lotus Notes 日历及 WebEx 站点上的公共日历中。

指定会议的重复模式

您可使用 Lotus Notes 重复选项为会议指定一种重复模式。 例如,您可指定在每周三下午两点召开会议,直到某个特定日期为止。 “WebEx 与 Lotus Notes 集成”将会议安排在重复模式中指定的各个日期。

但根据站点设置,可能不支持某些 Lotus Notes 的重复功能。 有关更多信息,请参阅“WebEx 与 Lotus Notes 集成”中的重复模式限制

     
1    如果已使用“WebEx 与 Lotus Notes 集成”安排会议,则在 Lotus Notes 日历中打开该日历项。



  出现“Repeat Options”对话框。
2    在对话框中指定重复选项,然后选择确定

“WebEx 与 Lotus Notes 集成”中的重复模式限制

下表将显示 WebEx 和 Lous Notes 中的重复模式的区别。

 
                                            
表 1   WebEx 会议

类型

Lotus Notes 选项

对应的 WebEx 会议选项

每周

每 1 到 8 周的: [星期日、星期一、星期二、星期三、星期四、星期五、星期六]

适用于 Meeting Center:

每 1 到 8 周的: [星期日、星期一、星期二、星期三、星期四、星期五、星期六]

适用于 Event Center 活动和 Training Center 培训课程:

每周的: [星期日、星期一、星期二、星期三、星期四、星期五、星期六]

如果您在 Lotus Notes 中安排一个每隔 X 周重复的会议,且 X 大于 1,在 Lotus Notes 中会议将按照您的指定安排,但在 WebEx 站点上,该会议将显示为每周重复的会议。

每月

从月末开始计数

不支持

每年

每 1 到 10 年

每年。

如果您在 Lotus Notes 中安排一个每隔 X 年重复的会议,且 X 大于 1,在 Lotus Notes 中会将按照您的指定安排,但在 WebEx 站点上,该会议将显示为每年重复的会议。

自定义

自定义设置

不支持

结束日期

从某日到某日

如果持续时间超过一年,将转为一年。

从某日开始持续 X 次

如果持续时间超过一年,将转为一年。

指定例外情况

不移动

不支持。

移至星期五

不支持。

移至星期一

不支持。

移至最近的工作日

不支持。

删除

不支持。

 
                                                  
表 2   WebEx 个人会议

类型

Lotus Notes 选项

转换为 WebEx 个人会议选项

每日

每 1 到 31 天

每天

每月

每 1 到 12 个月的第 1 到 31 天

每月的 [第一、第二、第三、第四、最后一个][星期天、星期一,星期二,星期三、星期四、星期五、星期六]

从月末开始计数

不支持

每 1 到 12 个月的 [第一个、第二个、第三个、第四个、最后一个][星期天、星期一、星期二、星期三、星期四、星期五、星期六]

每周的 [星期天、星期一、星期二、星期三、星期四、星期五、星期六]

每年

每 1 到 10 年

不支持

自定义

自定义设置

不支持

结束日期

从某日到某日

如果持续时间超过一年,将转为一年。

从某日开始持续 X 次

如果持续时间超过一年,将转为一年。

指定例外情况

不移动

不支持。

移至星期五

不支持。

移至星期一

不支持。

移至最近的工作日

不支持。

删除

不支持。




在删除或修改 Lotus Notes 中的重复会议时,请注意以下事项:

  • 当您编辑重复会议时(例如重新安排日期或更改会议选项),必须将单个会议实例的更改应用于所有会议实例,这样才能使该更改在 WebEx 站点上生效。 如果您仅将更改应用于单个会议实例,该更新将在 Lotus Notes 中生效,但不会在站点上的日历中生效。

     

  • 如果您取消重复会议中的单个会议实例,该实例将在 Lotus Notes 中删除,但依然保留在 WebEx 日历中。 您必须在 Lotus Notes 中删除重复会议中的所有实例才能在日历中删除该会议。

     


开始个人会议或纯音频会议

 

 

个人会议和纯音频会议不会在安排的时间自动开始。 您必须先开始个人会议的音频部分,然后再开始网络部分。

  
      
1    通过呼叫电子邮件邀请中或“个人会议信息”页上列出的号码开始会议的音频部分。  

该按钮仅在个人会议的音频部分开始后才可使用。

  
2    根据音频提示操作并输入主持人访问码。
3    开始会议的网络部分
  1. 选择电子邮件邀请中的链接以查看“个人会议信息”页或通过 WebEx 站点导航到该页。
  2. 在“个人会议信息”页上选择开始

编辑您的 WebEx 首选项

 

您可为 WebEx 帐户设置以下首选项。

       
1    转至我的 WebEx > 首选项
2    选择全部展开以展开所有区域,或选中某个区域以将其展开。
3    在每个区域中指定首选项:
  • 常规: 设置在 WebEx 站点的网页上使用的时区、语言和区域设置。 您还可设置每个标签页的缺省页面。

     
  • “即时会议”设置: 设置通过即时会议功能开始的即时会议的缺省选项。 您可选择缺省会议类型、会议模板、密码及音频连接选项。 根据您的站点设置,您还可选择是否在个人会议室中召开即时会议。

     
  • 音频: 输入电话号码信息和个人会议信息。

     

    我的电话号码下,输入电话号码,然后选择其他选项:

     

    呼入验证: 如果已为您的站点启用该选项,可直接呼入会议,无需输入会议号。 如果您在首选项中为某个电话号码选中该选项,您的帐户将与该号码建立映射。 仅当会议中的音频已启用 CLI(呼叫者线路识别)或 ANI(自动号码识别)时才能使用该选项。

     

    呼叫我: 如果您的 WebEx 站点支持“呼叫我”服务,可接听来自会议的来电以连接音频。 您可为首选项中的任何电话号码选中该选项。

     

    音频 PIN: 音频 PIN 有助于防止其他人使用您的电话号码加入会议。 呼入会议时可能会要求您输入音频 PIN。 WebEx 站点设置可能会要求您指定音频 PIN,尤其当您使用呼入验证选项时。

     

    个人会议下,选择生成帐户以设置最多 3 个个人会议帐户。

    个人会议帐户包括主持人访问码,您可用来开始个人会议的音频部分。 个人会议帐户还包括与会者访问码以允许其他人加入。

    在安排个人会议时,您可选择其中一个个人会议帐户。 您还可使用其他帐户通过任何电话开始即时个人会议,无需事先安排。

     

    您可随时删除个人会议帐户。

  • 视频系统: 添加要用于 WebEx 的视频会议系统的视频地址。 如果您的站点已启用该功能,您可接收会议向视频系统发起的呼叫来连接音频和视频。

  • 我的个人会议室: 指定唯一的名称和 URL,复制该 URL 以和其他人共享。 根据您的站点设置,您还可为个人会议室指定不同的 URL。 您可设置选项以在您进入 5、10、15 或 20 分钟后自动锁定会议室,以及当有人在您离开会议室期间进入个人会议室大厅时接收通知。

     
  • 安排模板: 管理您可使用的安排模板以提高安排会议的速度。

     
  • 安排选项: 设置有关删除已完成的会议的选项、缺省会议类型、“快速启动”页以及安排权限。

     
  • Support Center: 设置支持控制板上的标签页的显示顺序。

     
4    选择保存以保存更改。

电话数字键盘命令

 

 

在个人会议期间可使用以下数字键盘命令。 主持人可使用与会者无法使用的功能。

  

如果您开始个人会议的在线部分,将无法再使用电话数字键盘命令。

   
                
表 3   主持人和与会者:
用途...输入...
收听所有数字键盘命令**
静音*6
取消静音*6
播放参加者人数*#
   
                      
表 4   仅限主持人:
用途...输入...
锁定会议,防止其他人加入*5
解锁会议*5
发送电子邮件提醒*7
允许参加者在没有主持人的情况下继续会议*8(随后挂断)
将所有与会者静音##
将所有与会者取消静音99
  
 

Attachments

    Outcomes