Introducción a la integración de CMR híbrida de WebEx y TelePresence con Outlook

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Información general

Las herramientas de productividad de WebEx con TelePresence son un paquete de herramientas que le permiten planificar, iniciar y unirse a reuniones rápidamente desde diversas aplicaciones de su ordenador. Después de instalar las herramientas de productividad, dispondrá del panel Herramientas de productividad de WebEx y de las integraciones con Microsoft Outlook, Microsoft Office, los navegadores web y los programas de mensajería instantánea.

Este complemento para Outlook ofrece una opción cómoda de planificar una reunión de CMR híbrida en la que se permita a los asistentes unirse mediante WebEx Meeting Center o un sistema TelePresence. Después de planificar una reunión de CMR híbrida en Outlook, los invitados reciben una invitación por correo electrónico que contiene el enlace para unirse a la reunión de WebEx e información para unirse a la reunión de TelePresence.

A través de la integración, también puede planificar reuniones solo de WebEx y reuniones solo de TelePresence.

Al planificar una reunión, puede invitar a las personas y reservar salas o sistemas de TelePresence, así como agregar participantes de videollamada desde Outlook. Las personas a quienes invite a una reunión no tienen por qué usar las herramientas de productividad de WebEx ni la integración con Outlook para unirse a la reunión.


Note


Podrá utilizar la integración de CMR híbrida únicamente si su sitio y su cuenta de WebEx se han activado para ello.


Si el administrador del sitio le ha dado permiso tanto para reuniones de vídeo como para reuniones de CMR híbrida, solo podrá utilizar las herramientas de productividad de WebEx para planificar reuniones de vídeo. No podrá planificar las reuniones de CMR híbrida.

La integración también proporciona acceso rápido desde Outlook a las siguientes funciones:

  •     

    Configuración de su cuenta de WebEx

        

  •     

    La página Preferencias en su sitio de WebEx, donde puede otorgar un permiso de planificación a otro organizador

        

  •     

    El botón Reunirse ahora, con el que podrá iniciar una reunión instantánea o una reunión de sala personal (ambas de solo WebEx) sin necesidad de planificarla.

         

    Para proporcionar seguridad a sus reuniones, la integración utiliza cifrado SSL (Secure Sockets Layer) de 128 bits en todos los datos que envía y recupera de su sitio de WebEx.

        


Note


   
  • Una vez disponga de la integración de CMR híbrida, podrá planificar reuniones de sala personal, a las que los usuarios podrán unirse únicamente mediante WebEx. De momento, los usuarios no pueden entrar en las reuniones de sala personal con sistemas TelePresence en la integración de CMR híbrida.

     

  • Si desea información sobre la integración de WebEx con Outlook para usuarios que no son usuarios de CMR híbrida, consulte la Guía del usuario de la integración de WebEx con Outlook para Windows.

     

    

Reunión de CMR híbrida con WebEx y TelePresence

   

La integración de Herramientas de productividad de WebEx con TelePresence Collaboration Meeting Rooms (CMR) híbrida permite a Cisco WebEx Meeting Center y Cisco TelePresence trabajar de forma conjunta en una reunión conjunta.


Note


Está opción está disponible únicamente si su sitio y cuenta están habilitados para la integración de CMR híbrida.


    

Durante una reunión de CMR híbrida, puede ver vídeo en directo tanto de los participantes de WebEx como de los de TelePresence.

    

La lista de participantes en la reunión de WebEx muestra los participantes de TelePresence en una etiqueta añadida “Sistemas TelePresence”. La lista de participantes en los sistemas TelePresence muestra todos los participantes individuales de WebEx.

    

Si un participante de TelePresence conecta el cable VGA o HDMI a un portátil e inicia el uso compartido de pantalla, todos los participantes, incluidos los de WebEx, podrán ver el contenido compartido. Si un presentador de WebEx inicia el uso compartido, todos los participantes, incluidos los de TelePresence, podrán ver el contenido compartido.

Puede grabar vídeo, audio, material compartido, chat y sondeos para las reuniones de CMR híbridas. Seleccione Grabar como lo haría normalmente en la reunión de WebEx y sus grabaciones aparecerán en la lista Mis archivos > Mis reuniones grabadas en la sección Mi WebEx. Las grabaciones de reuniones de CMR híbrida tienen un formato MP4. El vídeo se graba a 360 p.

        

Opciones de integración de CMR híbrida de WebEx y TelePresence con Outlook

   

Después de instalar las herramientas de productividad de WebEx con TelePresence, aparecerán en Outlook las opciones de integración de CMR híbrida. Aparecerán las opciones de planificación en una ventana de reunión cuando esté planificando una reunión.

    

Note


    

Cuando usted y su sitio están activados para la integración de CMR híbrida, la interfaz de la integración con Outlook es diferente que la interfaz de la integración de WebEx con Outlook para los usuarios que no están activados para la integración de CMR híbrida.

    
   

La siguiente tabla describe las opciones de integración:

     
                   
       

Opciones       

       
       

Qué puede hacer...       

       
       

Planificar reunión

       
       

Planificar las siguientes reuniones:

  • Reuniones de CMR híbrida de WebEx y TelePresence

     

  • Reuniones de solo WebEx, incluidas las reuniones de sala personal

     

  • Reuniones de solo TelePresence

     

  • Reuniones de conferencia personal o de solo audio

     

Note      

De momento, los usuarios de CMR híbrida no pueden hacer uso de los recursos de TelePresence en una sala personal, aunque sí pueden utilizar la sala personal para participantes de solo WebEx.

              
       

Configuración de la cuenta

Note      

En Outlook 2007, seleccione la flecha del botón WebEx para ver esta opción. En Outlook 2010, 2013 y 2016, seleccione la flecha del botón Planificar reunión para ver esta opción.

              
       

Editar la información de su cuenta de WebEx, como la URL de su sitio de WebEx y su nombre de usuario y contraseña, en la pestaña Cuenta.

       
       

Definir permiso de planificación

Note      

En Outlook 2007, seleccione la flecha del botón WebEx para ver esta opción. En Outlook 2010, 2013 y 2016, seleccione la flecha del botón Planificar reunión para ver esta opción.

              
       

Se abrirá la página Mi WebEx > Preferencias > Opción de planificación en su sitio de WebEx.

En esta página podrá establecer los valores predeterminados de las reuniones y asignar a un delegado las tareas de planificación o edición de reuniones en su nombre.

              
       

Reunirse ahora       

       
       

Inicie una reunión instantánea de solo WebEx, es decir, una reunión de WebEx que se puede iniciar en cualquier momento, sin haberla planificado de antemano.

Puede especificar las opciones de las reuniones instantáneas en la pestaña Reunirse ahora de Configuración de “Reunirse ahora” en el cuadro de diálogo Configuración de WebEx.

                     
       

Opciones de reunión       

       
       

En una ventana de reunión, active y desactive el botón Opciones de la reunión para mostrar u ocultar las opciones de planificación de WebEx y TelePresence.

       
    

Panel Herramientas de productividad de WebEx

Es posible que el panel Herramientas de productividad de WebEx ya esté abierto en su escritorio, según cuál sea su configuración. Si no lo está, puede abrirlo de alguna de las maneras siguientes:

  • Seleccione el icono Herramientas de productividad de WebEx en la barra de tareas de Windows.

     

  • Seleccione Herramientas de productividad de WebEx en el menú Inicio de Windows.

     

  • Seleccione Herramientas de productividad de WebEx en su escritorio de Windows.

     


Note


Es posible que el panel Herramientas de productividad o algunas de sus opciones no estén disponibles, según la configuración de su sitio.


El panel Herramientas de productividad de WebEx proporciona acceso a los siguientes elementos:

  • Configuración: Seleccione el icono Configuración para abrir un menú con las siguientes características.

     

    • Preferencias: Abre el cuadro de diálogo Preferencias para las herramientas de productividad de WebEx.

       

    • Ayuda: Abre el sitio web Centro de ayuda.

       

    • Acerca de: Muestra el número de versión del programa, así como información de licencia y patente.

       

    • Buscar actualizaciones: Comprueba si está utilizando la última versión de las herramientas de productividad o si se puede descargar una versión más reciente.

       

    • Enviar informe de problemas: Prepara un mensaje de correo electrónico para que lo envíe a soporte para informar de un problema.

       

    • Salir: Seleccione esta opción para salir de las Herramientas de productividad de WebEx.

       

  • Buscar una reunión: Seleccione el icono Buscar para abrir una ventana de búsqueda donde puede introducir un nombre, una dirección de correo electrónico, un número de reunión, una palabra clave o el título de una reunión para buscar una reunión.

     

  • Planificar una reunión: Seleccione el icono Planificar para abrir la ventana “Reunión de Microsoft Outlook” y planifica una reunión de WebEx, de sala personal o de conferencia personal.

     

  • Iniciar una reunión: Seleccione Iniciar reunión para iniciar una reunión instantánea. De forma predeterminada, las reuniones instantáneas tienen lugar en su sala personal. Si no quiere realizarlas en su sala personal, desactive la opción Utilizar la sala personal para todas mis reuniones instantáneas en la sección Configuración de “Reunirse ahora” de las Preferencias.

     

  • Ver la lista Mis reuniones: Seleccione Más para ver sus próximas reuniones del día. En la lista Mis reuniones, puede realizar las siguientes acciones:
    • Seleccionar Iniciar o Unirse para iniciar o unirse a la reunión cuando llegue el momento.

       

    • Utilizar los caracteres < o > para moverse al día siguiente o al anterior.

       

    • Seleccionar el icono Calendario para ver un día distinto.

       

    • Seleccionar Actualizar lista de reuniones para actualizar la lista de reuniones.

       


    Note


    Las reuniones de sala personal y las reuniones creadas en otros sitios de WebEx no aparecen en la lista Mis reuniones.


 

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